Toplantıların yürütülmesi, hem teknik hem de psikolojik nedenlerle birçok yönetici için birkaç yıl boyunca önemli bir faaliyet haline gelmiştir.
- Çok sayıda kararda yer alan unsurların karmaşıklığı, tek tek bir kişi tarafından alınmalarını engeller ve hazırlanmalarının farklı toplantılar yapmasını gerektirir. bunları kendi karar alma süreçleriyle ilişkilendirmek için gerekli ve uygun, dolayısıyla toplantıların önemi.
Toplantı, iki veya daha fazla kişinin yüz yüze çalışma eylemidir. Toplantılar, başkalarını problem çözme ve karar verme süreçlerine dahil etmenin yoğun bir yoludur.
Personeli dahil etmeyi ve bu süreçten elde edilebilecekleri taahhüt etmeyi başarırsak, şunları sağlar:
- Önerilen çözümlerde etkinlik, bu çözümlerin desteklenmesi ve kabulü.
Toplantılarda farklı davranan iki tür insan vardır:
- Toplantıyı dünyanın göbeği yapanlar Toplantılardan nefret edenler: birçok insan toplantıları zorunlulukla dalmak zorunda oldukları cehennem gibi bir pot olarak görür. Bunun nedeni, şefin masanın başında oturduğu ve çoğu zaman yönetmeye, kontrol etmeye ve konuşmaya başladığı yüzyılın başındaki İngiliz parlamento prosedürleri içinde bazı kayıp versiyonlarda bile birçok toplantı bulunmasıdır. Bu şekilde toplantıların çok kötü çalışması garip değil.
Toplantıların böylesine kötü bir şöhreti varsa, bu toplantıları yürütmek için uygulanan yöntemler ve kilometre uzunlukları nedeniyle, sonuçta herhangi bir sorunu çözmezler.
Toplantılar, geçerli ve önceden tasarlanmış bir amacı olması koşuluyla değerlidir
Maksimum başarı arayışında toplam katılım gerektiğinde toplantılar buna değer, biliyoruz ki engeller var, ancak ulaşmayı teşvik eden bir ortam yaratılmalı, aralarında yüz yüze iletişim olacak şekilde uyum sağlanmalıdır. grubun üyeleri, böylece kişisel ilham dikkat etmek ortak başarı elde edecek.
Toplantılar personeli değerlendirmenin bir yöntemidir, insanların gelişimi, katılımı ve potansiyeli hakkında bilgi edinmenin bir yoludur.
Her toplantıda personelin özellikleri ortaya çıkar. Ustalık, özgünlük, yaratıcılık, sağduyu, bu öğelerin doğumunu teşvik edebilmeli ve şirket lehine bunlardan yararlanabilmelisiniz.
Her görüşmeye değer sadece bu bakış açısından
Toplantı fikri, herkesin tüm fikirleri satarak bir plan satın alma taahhüdünü yerine getirmektir.
Toplantılarımızın etkili olup olmadığını nasıl öğrenebilirim? Bir toplantıyı yargılamanın iki yolu vardır:
- Bunun sonuçları için, içsel gelişim süreci için.
Toplantılar başarısız olursa, yukarıda belirtilen unsurlardan birine veya her ikisine de kötü dikkat gösterilmelidir.
Toplantılarımızın başarısız olmaması için bir dekalog
1. Toplantı yapmamak için bir sorunu çözmeyi planlayın.
Gerçek şu ki, yer, tarih, üyelerin mevcudiyeti demek değildir, bu zamanlamaktır. Gerekli olan, sorunu çözmek için bir yaklaşımdır. Bir konuya eşit bir toplantı.
Toplantıda çözeceğiniz sorun hakkında kendinize sorular sorun.
- Çözülmesi gereken özel sorun nedir? Toplantıya ihtiyacı olan var mı? Toplantı yapma kararımı destekleyecek gerçekler nelerdir? Bu sorunu nasıl çözebilirim? Çözümün bir taslağını alın.
2. Toplantıyı iyi bir araç olarak kullanın
|
TOPLANTI ZAMANI |
BULUNMADIĞINDA |
||||||||||||||
|
Kendimize şunu sormalıyız:
- Bu sorunu çözmek gerekli midir? Kendi başıma mı yoksa kendi başıma yapabilir miyim? Dinleyicilere sahip olmaya ve ne yapacağımı alkışlamaya ya da gerçekten ne düşündüklerini duymaya mı çağırdınız? ve benim için sorumluluk alsın mı?
3. Her bir üyeyi toplantı kaynağı olarak seçin
İhtiyacınız olan tüm insanları bir kaynak kaynağı olarak kullanın, ancak mümkün olduğunca az insanla yapın. İnsanları toplantınıza kişisel olarak davet etmeyi düşünmeye çalışın - mevcut olanlar bir şeylere katkıda bulunabilsinler ve burada ne yaptığımı merak etmiyorlar mı?
4. Gizli amaçlara dikkat edin
İnsanlar sizin gibi hedefleriniz ve beklentilerinizle toplantıya giderler. Bu amaçlar ve beklentiler arasında bir uyum sağlamaya çalışın. Bazen bu olur, çünkü insanlar toplantıda ne olacağını bilmiyorlar.
- Sorunu önceden düşünmek için önceden bildirin: Gündemi iletin ve bir şeylerin değiştirilmesi veya dahil edilmesi gerekip gerekmediği konusunda yorum isteyin.
5. Toplantıyı yürütün. Disiplinsizliğe izin verme
Kalkışlardan, telefon görüşmelerinden, geç gelenlerden kaçının. Toplantınıza saygı duyulması için onları silin.
- İnsanların o zaman hiçbir kesinti yapmayı planlamamaları için 48 saatlik mekanı, zamanı ve zamanı bildirin. ve toplantıda bir dakikanızı kaçırmamalısınız, insanlara toplantınızda onlardan ne beklediğinizi söyleyin.
6. En baştan başlayın
İyi başlama konusunda ne kadar endişelenirseniz, kötü bir şekilde başlama olasılığınız o kadar yüksektir, çünkü tek başına sorumluluk alırsınız ve katılanlar bunu düşünmez. Toplantının başında, bu grubu ne yapacağımızdan sorumlu hissetmeye nasıl teşvik edebileceğinizi düşünün.
Toplantının başında hoş bir atmosfer oluşturulmalı ve üyeler ile siz ve birbiriniz arasında ilişkiler kurulmalıdır, çünkü bu yapılmazsa insanlar kartlarını kapatacak, kendi çıkarlarını korumaya çalışacak ve çözmeye çalıştıkları sorunlarla ilgili sorumlulukları önleyecektir.
7. Toplantının amacına göre bir stil benimsemek
- Bilgilendirme toplantıları için: sizden onlara. Karar vermek için: Demokratik Sorunları çözmek için: Demokratik Bilgi toplamak için: Demokratik Kararları satmak için: Demokratik. Karar vermede demokratik ve uygulamasında otokratik.
8. Sorunu çözmeyi düşünün
- Sorunu tanımlayın Şirket üzerindeki etkisini ve insanların bu konu hakkında ne düşündüğünü açıklayın. Suçluları değil, nedenleri arayın, alternatif çözümler üretin, şirket için iyi çözümler seçin.
9. Viral hastalıklardan kaçının
Çok başlı hayvan sendromu, grubun aynı anda birkaç yönde dağılma eğilimidir (çeşitli hedefler).
Toplantının etkinliği, dikkati nesnel soruna odaklamak anlamına gelir, tek bir odaklamaya odaklanmanız gerekir. İnsan zihninin özelliklerinden biri, dikkatinizi her seferinde tek bir noktaya odaklamanıza izin vermesidir. Bunu görmezden gelme.
Kaç kez bir toplantıda bulunmadınız ve enerjinizi sadece bir anı yakalamak ve duyulacak sohbete atlamak için kullanmak zorunda kaldınız?
Bazen başarılı olduğunda:
- Çok geçti Artık ne söyleyeceğini unuttu Bir başkası tarafından saldırıya uğradı
Üyeler ihlal eden grubun bireyselliklerinden ve başkalarının söylediklerinin uygunluğundan veya kabulünden korkarlar.
- Amaca kişisel ilgisi olduğunda kendini manipüle eder, projesini askıya almaya çalıştıklarında objektif değildir. buluşma zamanı.
Toplantı için gündeminizi veya gündeminizi alabilirsiniz, ancak insanların başka gayri resmi, gizli, ancak yerleşik gündemleri vardır ve daha sonra özellikle toplantıda krizler veya zor zamanlar olduğunda onlarla çalışmaya başlarsınız. Bu gizli gündemler düşmanlıkların, bastırılmış güdüler ve arzuların, gizli özlemlerin, korunan tepkilerin sebebini oluşturur. Grubun lideri olmak isteyen var, grup direniyor çünkü patronun "ağır" olduğunu, birinin kemiklerini öğütmek isteyen patronu vb.
Bu emirler iyi bir işaret değil, ama kötü bir emir de değil.
- Bu gizli gündemleri keşfedin. Hem siz hem de diğerleri.İçinde ne olduğunu söylemesi için insanlara güven.
- Bizi daha ileriye götürmekten alıkoymuş mu? Anlaşmaya bu kadar çabuk ulaşmak için ne yaptık? Neden bu kadar uzun sürdüler? Toplantının ana karakterleri kimdi?
10. Toplantılar için değil, sonuçlar için planlama
İstediğiniz sonuç almak, başka bir toplantı yapmak değil. Toplantı bir araçtır ve son değil evet. Nihai hedefinde dikkate alınmalı ve toplantının bizi buna nasıl yönlendirebileceği düşünülecektir.
Toplantının nihai hedefi, bir sorunu analiz etmek ve çözmek, bu konuda bir karar vermek, bu kararın sonuçlarını kontrol etmek, başkalarının anlayışını kontrol etmek ve nasıl uygulanacağını planlamaktır.
Çözülecek bir sorununuz yoksa toplantıdan değil
