Bu makale, denetim uygulamasında denetim sürecinin önemini, temel unsurlarını analiz ederek, bu süreci yöneten temel ilkeleri ve uygulanmasında üstlenilen riskleri dikkate alarak gösterir.
Denetim: Organizasyonlarda bir gereklilik
Denetim, çeşitli değişikliklere uğramış ve farklı bakış açılarından bakılmış eski bir kavramdır.
Bu arka planı bilmek, bu kursta tartışılan kadar önemli bir işlevi, kamu denetimi bağlamında bulmak için gereklidir.
Bu nedenle, denetim otoritesinin denetim işinde tekniklerin, prosedürlerin ve düzenlemelere uygunluğun nasıl uygulandığı konusunda bilgi sahibi olması, kendisine daha geniş bir vizyon verecek ve daha fazla iş yapmasına olanak sağlayacak hayati önem taşır. profesyonel.
Giriş
Denetime atanan personelin çalışmalarının gözetimi, incelemenin tüm seviyelerinde çalışanların incelemenin genel amaçlarını ve bunlara ulaşmak için gerekli prosedürleri anlamaları için gereklidir.
Planlama aşamasında, incelenecek olan işletmenin özelliklerine ilişkin elde edilen bilgilerin çoğu, özellikle olası muhasebe ve inceleme sorunları ve denetim prosedürlerinin uygulanacağı zaman, denetim personeline bildirilmelidir..
Ayrıntılı çalışmanın çoğu denetçiler tarafından yürütüldüğünden, denetçiler, inceleme sırasında keşfedilen önemli denetim ve muhasebe sorunlarından amirleri haberdar etmelidir.
Bu amaçla, denetim sırasında hazırlanan çalışma kağıtları, yapılan işi gözden geçirmek için kullanılır.
Her denetçinin beceri ve deneyimine göre çalışma kâğıtlarının hazırlanış biçiminde farklılıklar olabilir, ancak bunların sunumuyla ilgili Denetim El Kitabı hükümlerine her zaman uyulur.
Çalışma kağıtlarında hiçbir şekilde denetim prosedürlerinin ve sonuçlarının gerçekte nasıl uygulandığını gösteren kanıt eksikliği olmamalıdır.
Personel şüphesiz sorunlarla karşılaşacak ve amirden tavsiye alması gerekecektir. Çözümü de dahil olmak üzere bu sorunlar çalışma kağıtlarında görünmelidir.
Böylece, personelin uygun şekilde denetlendiğini kanıtlayan kanıtlar oluşturulur. Bu konuda özel bir açıklama yapmak gerekiyor:
Denetçi, çalışma kağıtlarına yansıyan her soru için uygun bir çözümün sunulduğundan ve tam olarak belgelendiğinden emin olmalıdır.
Aksi takdirde, cevapları olmayan soruların varlığı, personel gözetiminin ve gerekli mesleki bakımın eksik olduğunun tartışılmaz bir kanıtı olabilir.
Görüş farklılıkları varsa, denetçi nihai çözüme katılmadığında, sorunu tartıştıktan sonra, çalışma kağıtlarına kaydedilmelidir.
Elbette, uyuşmazlığa verilen nihai çözüm uygun şekilde kurulmalı ve bu belgelerde açıklanmalıdır.
Arka fon
Yönetim gibi denetim de, o dönemin sosyal, ekonomik ve politik yapısını tamamen değiştiren köklü değişikliklerin yaşandığı Sanayi Devrimi'nden bu yana daha büyük bir gelişmeye sahiptir.
Üretilen ana değişiklikler arasında, manüel işin mekanize, daha yüksek hız, üretim miktarı ve kalitesi ile ikame edilmesi ve imalat endüstrilerinin yaratılmasına ve çoğalmasına neden olan işgücüne yönelik büyük talep yer aldı.
Yukarıdakilerin mümkün olması için, çalışma organizasyonunu farklı bir şekilde şekillendirme ihtiyacı vardı ve bu, aralarında şunlar bulunan yeni kavramların ortaya çıkmasına yol açtı:
- İş bölümü ve görevlerin uzmanlaşması; İşlevlerin standardizasyonu; Karar vermede komuta birliği ve merkezileşme; yİş ilişkilerinin resmileştirilmesi.
Bu kavramların sektöre uygulanması, aşağıdaki özellikleri benimseyen görevlerin denetlenmesine yol açtı:
- Üretimi artırmak ve kaliteyi iyileştirmek için yapılan işin mümkün olan en düşük maliyetle gözetimi; İşçiyi birey olarak dikkate almadan sonuçlara vurgu; Kurallara sıkı sıkıya bağlılığın gözetimi.
Bu işlevi yerine getirmek için, o zamanlar "ustabaşı" olarak bilinen teknik olarak eğitilmiş bir kişinin görevlendirilmesi şarttı.
Bu kişi şu görevleri yerine getiren personel üzerinde tam yetkiye sahipti: işe alınan, disipline edilen ve işten atılan; Aynı şekilde malzemeleri seçti, envanterler yaptı, işyerini organize etti vb.
Zaman içinde ve şirketlerin hızlı ve düzensiz büyümesi ile organizasyonlarda verimliliği ve rekabet gücünü artırma ihtiyacı nedeniyle, denetim işlevini deneysel bir uygulamadan işgücüne dönüştüren teknikler, ilkeler ve teoriler geliştirilmiştir. teknik ve uzman. Bu evrimde, insan kaynaklarının hedeflere ulaşmada en önemli unsur olarak kabul edilmesi örtüktür.
Gözetim, artık bir ekibin çalışmalarını izleme, denetleme, değerlendirme ve yürütmenin yanı sıra ekonomi, verimlilik, etkinlik, etkinlik, tarafsızlık ve dürüstlük kriterlerine göre çalışmasını teşvik eden bir işlevdir.
Görülebileceği gibi, iş bir grup insanın ortak çabasını içerdiğinde denetim her zaman gerekli olmuştur.
Bu nedenle süpervizör, organizasyon içinde kendisine emanet edilen bir grup insanı amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesine yönlendiren ve koordinasyon, yönlendirme, doğrulama, denetim ve iş kalitesinden doğrudan sorumlu olan kişidir.
Süpervizyon kelimesi Latince "süper" ve "Visio" sözcüklerinden türetilmiştir, bu da "tekrar görmek" anlamına gelir ve bu da bir etkinliğe yukarıdan bakmak anlamına gelir. Denetim terimi, geleneksel olarak, bir kişinin komutası altındaki personel tarafından gerçekleştirilen iş üzerinde uyguladığı gözetim eylemini tanımlamak için kullanılır.
Ancak, kamu denetim çalışmasının denetimine ilişkin bir tanım geliştirmek için, iç kontrol organlarında, organik yapısının büyüklüğüne göre belirlenen çeşitli “denetim seviyeleri” olduğu unutulmamalıdır. Cameron C. Smith'e göre "Guides for Supervisors" kitabında bu seviyelerde yönetici olarak kabul edilebilirler, ve sorumlulukları, biriminin çalışmalarını planlamak, organize etmek, yönetmek ve kontrol etmekten, ayrıca kaynakları koordine etmekten, astlarının grup ve bireysel çalışmalarını iyileştirmekten oluşur; Talimat vermek, bilgi almak, sonuçları iletmek ve işlerini etkili kılmak için kararlar vermek için iletişimi teşvik edin.
Bu tür düşünceler için şu söylenebilir:
Denetimin Önemi
Her denetimin başarısı, büyük ölçüde tüm düzeylerdeki personel denetiminin etkinliğine bağlıdır.
Denetim, yürütülen faaliyetlerin kontrolüne izin verdiği için denetim fonksiyonunun uygun şekilde geliştirilmesi için temel bir unsurdur. Bu sebeple iç kontrol organlarında yapılan çalışmalarda zorunlu olarak yer alması için standart kategorisine yükseltilmiştir.
İş yürütme standartlarıyla ilgili bölümde, “Denetim İşinin Gözetimi” adlı altıncı standart aşağıdakileri belirler:
- Denetim, ilgili denetçilerin çabalarını yönlendirmeyi içerir; Onlara talimat vermek, karşılaşılan önemli problemlerden haberdar olmak, yapılan işi gözden geçirmek ve sahada eğitim sağlamak Denetim, denetim işine dahil olan tüm personel seviyelerinde veya kategorilerinde ve deneyimle ters orantılı olarak uygulanmalıdır, denetlenen denetçinin teknik hazırlığı ve mesleki kapasitesi.
Denetimin birkaç denetçinin hizmetlerini gerektirecek kadar karmaşık olması durumunda, denetim otoritesi, denetçi olarak denetçi ile bir komut satırı oluşturacak ve bu faaliyet için en büyük deneyime ve profesyonel kapasiteye sahip olanı atayacaktır.
Denetimin hedefleri
Denetim, eylemleri en iyi şekilde uygulamak için teşvik etmeyi ve uygulamasının etkinliğini değerlendirmeyi mümkün kılan belirli hedeflerin peşindedir. Diğerlerinin yanı sıra bu hedefler şunlardır:
- Belirlenen hedeflere göre denetçinin yaptığı işin periyodik olarak gözden geçirilmesi yoluyla denetim kalitesini artırmak; Gözden geçirmelerin maksimum ekonomi, verimlilik, etkinlik, etkinlik, tarafsızlık ve dürüstlükle ve kurallara uygun olarak yapılmasını sağlamak; Genel Kamu Denetim Standartları ve diğer uygulanabilir düzenlemeler; Çalışma kağıtlarını, belirlenen hedefleri yeterince destekleyecek ve objektif bilgiler sağlayacak şekilde hazırlayın; Ek olarak, denetimlerde yeterli, yetkin, ilgili ve ilgili kanıtlar elde edin; Denetçilerin kamu denetimini gerçekleştirmek için gerekli kapasiteyi geliştirmelerini sağlayın; Denetimin ilerleyişini anında ve her zaman bilin;Spesifik denetim prosedürlerinin tam olarak uygulanıp uygulanmadığını belirleyin Denetim gruplarında insani ve profesyonel iş ilişkilerini artırın.
İç kontrol sistemleri denetim gerektirir, yani sistemin düzgün işlediğinin zaman içinde korunduğunu doğrulayan bir süreçtir.
Bu, devam eden izleme faaliyetleri, periyodik değerlendirmeler veya her ikisinin kombinasyonu yoluyla elde edilir.
İşlemler sırasında sürekli denetim gerçekleşir. Hem normal yönetim ve denetim faaliyetlerini hem de personelin görevlerini yerine getirirken gerçekleştirdiği diğer faaliyetleri içerir.
Periyodik değerlendirmelerin kapsamı ve sıklığı, esasen risklerin değerlendirilmesine ve devam eden izleme süreçlerinin etkinliğine bağlı olacaktır.
İç kontrolde tespit edilen eksikliklerin üst kademelere bildirilmesi, üst yönetim ve yönetim kurulunun da gözlemlenen önemli hususlardan haberdar edilmesi gerekmektedir.
Bu bileşenler birbirine bağlı olarak bir sinerji yaratır ve çevrenin değişen koşullarına dinamik bir şekilde yanıt veren entegre bir sistem oluşturur.
İç kontrol sistemi, kurumun işletme faaliyetleriyle iç içedir ve temel ticari nedenlerle mevcuttur.
İç kontrol sistemi, kontroller şirketin altyapısına dahil edildiğinde ve şirketin özünün bir parçası olduğunda en etkilidir. Yerleşik kontroller sayesinde, kalite ve yetkilendirme girişimleri teşvik edilir, gereksiz masraflardan kaçınılır ve değişen koşullara hızlı yanıt verilmesine izin verilir.
Responsable:
Prosedür aşağıdakiler tarafından yürütülecektir:
a) Grup Liderinden denetçiye.
b) Denetim otoritesinden Grup Başkanı'na
c) Denetim Grup Başkanı'na talimat vermezse, denetçiden denetçiye.
Riskler:
1. Denetçilerin, denetlenen aşamanın net ve kesin bir şekilde anlaşılmasını sınırlayan engelleri olduğunu.
2. Önceki denetimlerde bırakılan tavsiyeler yerine getirilmemiştir.
3. Denetimlerin, Denetçi ve / veya işi yapan denetçinin gerektirdiği gerekli zamanda yapılmaması.
4. Bir faaliyetin ve / veya denetimin gelişimini değerlendirmek için süpervizörün çok az hazırlığı.
