Nasıl gündem tutulacağını bilmemek kadar basit bir şey, üretkenlikte feci sonuçlar doğurabilir. Günlük olarak görevleri planlarken ortaya çıkan ilk sorun , acil durum kültürüne girmektir, sadece kısa vadede, uzun vadenin önce gelmesi gerektiğine bakmanızdır. Ve oradan, sadece oradan, orta ve sonra kısa vadede.
Çoğu kişi, bir kağıt, not defteri, normal gündem, dijital veya elektronik gündem olsun, günlük programa güvenmek için kullanır.
Bir keresinde, kişisel verimliliğini artırmak için koçluk programı aldığı bir müşteri ile birlikteydi. İlk seanslarımızda müvekkilim her zaman gündemini elinde, elinde kalem veya kurşun kalemle geldi. Bazen tarihleri not etti ve bazen onları ezberledi.
Öne mi? veya arkadan öne mi?
Bir gün müvekkilime, faaliyetlerini nasıl organize ettiğini benimle paylaşıp paylaşamayacağını sordum. Müvekkilim güldü ve 'Şuna bak neredeyse boş.' Dedi. Her ne kadar müvekkilim çok stresli yaşadı, çünkü her zaman acil görevde ve sürekli yangın söndürdü.
Hemen hemen tüm zamanını ve enerjisini acil konulara ayırmanın başka aktiviteler yapması çok zor olduğu açıktı, bu yüzden kendini organize edemedi, orta veya uzun vadede sadece o anı yapabildi. Bunun üretkenliği üzerinde korkunç bir etkisi oldu. Çok düşük !!!!
Size geriye doğru programlamamız gerektiğini mi söylüyorum? Evet öyle.
Garip görüneceğini biliyorum, ama kesinlikle sen de biliyorsun. Örneğin, uçağınızın belirli bir zamanda ayrıldığını düşünün. Ofisinizden veya evinizden ne zaman ayrılmalısınız? Havaalanı kontuarında ne kadar zaman göstermeniz gerektiğini, ofisinizden taksi almanızın ne kadar sürdüğünü, taksiye ne kadar sürede ulaşacağınızı merak edeceksiniz…
Ne yaptın? Geriye doğru programla.
Bir projeyle başa çıkmak için de aynısını yapmalısınız. Her aşama için ne zaman bitmesini istiyorsunuz? Bu, yıllık bir planla veya en azından üç ayda bir ve nadir durumlarda aylık olarak başlamak anlamına gelir. Oradan daha önce gazeteye gidebilirsiniz. Gün içinde taahhütleri belirtmek kötü değildir, ancak öncesinde bir genel bakış olmalıdır.
Yıllık sorumlulukları olanlar için gerekli gibi görünmektedir. Ve ikinci bir seviye, aylık veya haftalık, genel bakışı korumak için arzu edilir.
En faydalı?: Her ikisiyle de çalışmak.
Gündemi planlayın.
Planlamanın ne yapacağına ve ne zaman bitmesi gerektiğine karar vermeyi içerdiğini söyledik. Programlama ne zaman yapılacağına ve hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğuna karar verir.
• Hangi aşamaları öngörüyorum.
• Hangi kaynaklara, hangi yardıma ihtiyacım olacak.
Zaman sadece terim açısından değerlendirilmekten KAYNAK olarak ciddiye katılmaya kadar gider.
Bu nedenle görevleri değil, kaynağı programlamayı öğrenmeliyiz: zaman ve bu kez gerçekten üretken olan görevlere odaklanmayı öğrenmeliyiz.
Tek mantıklı çözümdür ve zamanla, parayla olduğu gibi garip gelse de, programlamak zorunda olduğunuz şey kıt kaynaktır. Ne kadar vaktim var? Neye yatırım yapmak istiyorum? Ve bu kararlara dayanarak, her bir göreve zaman ayırmam gerekiyor, özellikle ziyaretler, toplantılar, istişareler, yani kontrol etmezsem ne uzatılabilir.
Muhtemelen küçük önemsiz şeylerde, duyarsız bir şekilde, uygun olandan daha fazlasına gidiyoruz.
İş günümüzün yüzde 50 ila 75'ini öngörülemeyen etkinliklere katılmak için harcıyoruz. Daha da kötüsü, faaliyetlerimizin yüzde 50 ila 90'ını zorunlu olarak ele alıyoruz.
Başka bir deyişle, önceliklendirme kasıtlı değil, hedeflere ulaşmaya odaklanmış, sadece zorlayıcıdır.
Doğru ve akıllı şey, dinlenme, eğlenme, ailenize veya başka bir kişiye bakma kararının belirli bir anda ortaya çıkabileceği hedeflere göre öncelik vermektir. Bu senin hakkın çünkü hayatınla ilgili.
Kontrol zamanı ve saati
Zamanı kontrol etmenin saate köle olmak anlamına geldiğine inanmak yaygın bir fikirdir.
Gerçeklikten başka bir şey yok. Zamanı kontrol etmek saate bağlı değildir. Her durumda, pusulayı doğru bir şekilde kullanmayı, yani nereye gitmek istediğinizi, hangi hedefe ulaşmak istediğinizi bilmeyi içerir.
Her andan yararlanmak için, her anın dinlenme, zevk, eğlence ve özgürce karar verilen her şey dahil her anlamda karlı ve karlı olması için, iç saat yeterlidir.
Geleneksel saat ise sadece saygı duymamız gereken başka bir kişi (randevu, ziyaret, toplantı) olduğunda önem kazanır.
Zamanı ve fırsatları kontrol etme
Zamanı kontrol etmenin birçok beklenmedik ama ilginç fırsatı kaçırdığına dair yanlış bir inançtır. Hassas kontrol, ne yapıldığını ve neden yapıldığını bilerek daha büyük karar alma kapasitesini kolaylaştırır ve boşlukları kolaylaştırır. Zamanın kötü yönetimi, bir fırsat ortaya çıktığında buna sahip olmayı önler. Beklenmedik durumlar için yeterli zaman ayırarak, ortaya çıkabilecek fırsatlardan yararlanmak için daha iyi bir konumda olursunuz.
Son bir yansıma olarak
Böylece, zamanımızın, yaşamımızın doğru yönetiminin nasıl önceliklendirileceğini bilmek, tüm özgürlüğümüzü kurtarmak, her zaman bizi ilgilendiren ve yapmak istediğimizi, geniş bir vizyonla karar vermek anlamına gelir.
