Bir sürücü tarafından koordine edilen bir konuyu tartışmak için bir odada fiziksel olarak toplanan bir grup insan (2'den fazla kişi ve maksimum 30 kişi)
TOPLANTI TÜRLERİ
1- Bilgilendirilecek toplantılar
2- Bilgi toplamak için toplantılar
3- Eğitilecek toplantılar
4- Bakış açılarını değiş tokuş etmek için toplantılar
5- Anlaşmaya varmak için toplantılar
6- Fikir üretmek için toplantılar
7- Karar vermek için toplantılar
Toplantı liderinin rolü:
Aşağıdaki işlevleri yerine getirmelidir:
1- Açıklama İşlevi:
• Toplantının başında, toplantının amacının katılımcılar için açık olmasını ve onların hemfikir olmasını sağlamak.
• Kurs boyunca, katılımcıların birbirlerini iyi anlamalarına yardımcı olmak için. Söylenenlerin anlaşıldığından emin olmak için sürekli sorular sormak, anlaşılmadıysa açıklığa kavuşturmaya çalışın.
2- Kontrol Fonksiyonu:
Bu işlevle, toplantı lideri grubun prosedürlerini belirlemesine, yani iletişime izin veren bir dizi kural (az ya da çok otoriter) belirlemesine yardımcı olmaya çalışır.
Ayrıca şunları sağlar:
• Birisinin tekelleşmesini önleyerek toplantıyı düzenleyin
• katılımcıları söz konusu toplantının konusunu tartışmaya geri getirin
• katılmayanları teşvik edin
• Zamanı iyi yönetin.
3- Rahatlama Fonksiyonları:
Sürücü, katılımcıların bilgisizliği, karakter muhalefeti, fikir muhalefeti vb. Nedenlerle toplantıda ortaya çıkabilecek her türlü gerilimi ortadan kaldırmalıdır.
Sürücü, grup iletişimine izin veren, olası çatışmaları bastırmak yerine onlarda uyum sağlayan bir güven ve rahatlama ortamı yaratmalıdır. Uzlaştırıcı rolünü seçmeli ve toplantının gelişimini değiştirmelisiniz.
4- Dinamizasyon Fonksiyonu:
Grubu "bir şey" yapma, onu motive etme, coşkuyla doldurma vb. Arzusunu hissetmeye teşvik etmekten oluşur.
İyi bir toplantı şefinin özellikleri
1- Grubun önünde güvenliği gösterin: Grup korkusu oyuncu için çok yaygındır. İlk başta bu korku var ama sonra geçiyor. Bu güvenlik gösteriyor. Sürücü gerilir ve nasıl saklanacağını bilemezse bu duyguyu gruba aktarır ve sonunda tedirgin olurlar. Grubun düşünmek istediği şey emin ellerde olduğudur.
Bu korkudan kaçınmak için şunları yapabilirsiniz:
• Fiziksel hazırlık: Vücudun nasıl konumlandırılacağı.
• Hareketler ve duruşlar kelimeler kadar önemlidir.
• İzleyicilerin gözlerinin içine bakmaya çalışın.
• Savunma duruşlarıyla savaşın
• Yer kaplamak için hareket edin
• Psikolojik hazırlık: grup denemeleri için korkunun üstesinden gelin.
• Toplantının işe yaramayacağını düşünmek - bunun üstesinden gelmeliyiz.
• Öznenin saptığını gördüğümüzde ortak bir konu bulmak önemlidir.
2- Grubun animatör rolünü nasıl uyarlayacağınızı bilin:
Her şeyi nasıl uyarlayacağımızı bilmeliyiz: jestler, giysiler, ifadeler, ifadeler, ses, kelime bilgisi gibi. Stili uyarlayabiliriz.
Doğrudan animatör: Grubun hedeflerini benimsemek için belirleyen kişidir. Kullanılacak yöntemleri düzeltir ve sürekli olarak grubun sapmamasını sağlar ve sorunun mahiyetini bilmeye çalışır.
Yönlendirici olmayan animatör: grubun hedefleri ve yöntemleri seçmesine izin verin, müdahaleleri toplantıyı düzenlemek ve yeniden düzenlemek için yönlendirilir, grubun yalnızca doğru yolu bulmasına izin verin. O sadece yardım etme görevinde.
3- Öngörülemeyen durumlara nasıl tepki vereceğinizi bilin:
Toplantının geliştirilmesi için malzeme eksikliğini önceden tahmin edin (tahtada tebeşir yok, dağıtmak için yeterli fotokopimiz yok…)
Katılımcılar arasındaki olası çatışma durumları dikkate alınmalıdır, agresif bir ortam yaratılabilir, animatör şunları yapmalıdır:
- Duygusal duruma girmeyin.
- Durumun nedenlerini araştırın. En iyi yol, toplantıyı yarıda kesmek ve üyelere neler olduğunu sormaktır.
TOPLANTININ HAZIRLANMASI
Bir toplantının yararlı olabilmesi için iyi hazırlanmış olması gerekir, bunun için maddi ve işlevsel yönleri hesaba katmak gerekir:
Hazırlığı 5 adıma ayırabiliriz:
1- Hedeflerin tanımı: Toplantının hedeflerini belirleyin. Hedef türleri.
- Elde edilecekler.
- İkincil hedefler: ilginç olabilecekler.
Öncelikli hedefler çoksa, birkaç toplantı yapılır.
2-Katılımcı seçimi: Bir toplantının etkinliği katılımcılara büyük ölçüde bağlıdır. İnsanların uyumlu olup olmadığını görmeniz gerekir.
3-Toplantının gelişimini planlayın: Ele alınacak konuların gelişimi olan gündemde tanımlanır.
4- Toplantı materyalinin organizasyonu: şunları dikkate almalıyız:
• belgeler
• odayı hazırla
• Ekteki hususlar: su şişesi, çöp sepeti, kalemler…
• aramayı hatırlatma
• Katılacaklarından emin olun.
TOPLANTININ GELİŞİMİ
TOPLANTININ BAŞLANGICI
1- Katılımcıları tanıtın
2- Onlara güven verin
3- Toplantının konusunu sunun
4- Toplantının hedeflerini belirleyin
1- Katılımcıların sunumu:
Bunun özel olduğunu ve birbirlerini tanımalarının iyi olduğunu bilmek önemlidir.
2- Onlara güven verin:
Sunum sayesinde bir güven ortamı yaratılır. Katılımcıların kendilerini iyi hissetmesi ve animatörün rahat olması gerekir.
Başlangıçta katılımcılar başkaları tarafından gözlemlendiğini hissettikleri için endişeli hissedeceklerdir. Hesaba zaman ayırmalıyız.
3- Toplantı konusunun sunumu:
• Ne hakkında konuşuluyor
• Çünkü bu konu hakkında konuşuyoruz
• Bu konu hakkında konuşmakla ilgilendikleri için
• Ortaya çıkan sorunlar nelerdir.
4- Toplantının hedeflerini belirleyin:
Sahip olduğumuz gündemi açıklayın, üzerine yorum yapın. Öncelikli hedefleri belirleyin ve toplantı süresi içinde netleştirin, eğer zaman varsa ikincil hedeflere geçeceğiz vb.
KATILIMCILARIN TİPOLOJİSİ
LİDER: çalışma grubunun güçlü kişiliğidir. Kendini ifade ettiğinde başkalarının onu dinlediğine ikna eder. Olumsuz yanı, başkalarının ne söylemek istediklerinden emin olmadıkları için sessiz kalmasına neden olabilmesidir.
MODERATÖR: Sinirleri ve gerginlikleri yatıştırmaya çalışan kişidir.
UZMAN: Gruba ihtiyaç duydukları bilgileri veren kişidir. Zeki bir adam değilseniz bu çok yararlıdır.
AÇIKLAYICI: Açıklama isteyen, terimleri belirleyen, az önce söylenenlerin iyi anlaşılıp anlaşılmadığını öğrenen kişidir. Kimsenin sormaya cesaret edemeyeceği sorular sorduğun için herkes takdir ediyor.
HIZLANDIRICI: Grup kaybolduğunda ve önemsiz tartışmalara karıştığında acı çeken kişidir.
TEŞVİK VERME: Müdahalelerin her birine katılımlarının veya tekliflerinin iyi olduğunu söylemek için doğru kelimeleri nasıl bulacağını bilir.
KURUMSAL LİDER : toplantıda en yüksek yetkiye sahip olandır.
KRİTİK: söylenen veya yapılan her şeyi sistematik olarak sansürleyen kişi.
EL JOVIAL: Yaptığı tek şey insanları güldürmek. (Kontrol etmelisin)
İK öğrenci portalı, Uch de RRHH tarafından sağlanmaktadır.
Orijinal dosyayı indirin
