Şirketler , pazarda kalıcılığın bir gereği olarak performanslarını sürekli olarak iyileştirmeye ihtiyaç duymuşlardır, bu nedenle diğer şartların yanı sıra her gün en iyi yönetim uygulamalarını uygulamaya koymakla yükümlüdürler.
Küba şirketleri için ilgili organizasyonel değişiklikler arasında, KYS'nin tasarımına yönelik süreçler öne çıkıyor. Bu çalışma, 2010 yılına kadar yürütülen bu süreçlerin geliştirilmesi sırasında elde edilen “ Yönetim Sistemi Yaklaşımı ” nın kullanımına ilişkin bazı deneyimleri ele alacak; ancak gerçekleştirilen analiz diğer örgütsel değişim süreçleri için geçerlidir.
Organizasyonel değişim süreçlerinin başarıya ulaşmasında yönetim için sistem yaklaşımının önemi kabul edilmektedir. Bu bağlamda, NC-ISO 9000: 2005 "Bir sistem olarak birbiriyle ilişkili süreçleri tanımlayın, anlayın ve yönetin, bir kuruluşun hedeflerine ulaşmasında etkililiğine ve verimliliğine katkıda bulunur" demektedir.
Ancak şirketlerin işleyişindeki önemli zorluklardan biri de tam da bu yaklaşımın kullanımındaki sınırlamadır. Bazı Küba şirketlerinin durumunda, böyle bir iddia, teşhislerin yürütülmesinde en yaygın kullanılan formların, yani gözlem, belge incelemesi, görüşmeler, anketler ve grup dinamiklerinin sistematik kullanımı ile doğrulanmıştır.
Yürütülen KYS tasarımına yönelik özel danışmanlık durumlarında, az önce ifade edilenlere ilişkin iki somut örnek aşağıdaki gibidir:
İlk örnek, KYS tasarım süreçlerinin temelini oluşturan ilkelerden biri olan "Yönetime Sistem Yaklaşımı" ile ilgilidir.
Bu süreçlerin geliştirilmesi sırasında danışmanların uzman gözlemlerine ek olarak, bu çalışmanın hazırlanması için alınan bu ilkenin değerlendirme deneyimlerine, çoğu adanmış çok sayıda firmadan kalite uzmanları olmak üzere 140'dan fazla kişi katıldı. farklı üretim faaliyetlerine ve (veya) hizmetlere.
Değerlendirmeler, Havana Üniversitesi Kalite, Metroloji ve Standardizasyon Başkanı tarafından desteklenen Kalite ve Çevre Yönetimi Yüksek Lisansı olan CEEC tarafından geliştirilen Yönetim Süreçlerinde Yüksek Lisans öğrencileri ile gerçekleştirilen grup dinamikleri kullanılarak gerçekleştirildi. danışmanlık süreçlerinde çalışanlar için eğitim eylemleri ve yöneticiler için yönetimsel hazırlık. Hepsi arasında en düşük puana sahip olduğu ortaya çıktığı için, yönetim sistemi yaklaşımının kullanımının şirketler için etkili bir şekilde çalışmadığı ölçütü doğrulandı.
İkinci örnek, örgütsel kültürün yönlerini teşhis etmeyi amaçlayan bir anket uygulama uygulamasına atıfta bulunur; burada, kuruluşlarda sistemik yaklaşımın kullanımındaki sınırlamaları ortaya çıkaran yanıtlar da ifade edilmiştir.
Şirketin bir sistem olarak vizyonuyla ilgili üç ifade şu şekildedir:
1. Kuruluşun üyeleri şu konularda daha fazla endişe duyuyor:
iş unvanınız
___ departmanınız
___ organizasyon
2. Çalışma etkinlikleri tercihen aşağıdakiler etrafında düzenlenir:
___ bireysel
___ grup
3. Organizasyon işlevinin yapısal birimleri:
koordineli bir şekilde bağımsız olarak ___
Yanıtların en yüksek yüzdesi şunlara odaklanmıştır:
- bölümünüz
- bireysel
- bağımsız olarak
Yukarıda belirtilen değerlendirmelerin nicel analizini desteklemek için ifade edilen argümanlardan bazıları şunlardır:
• Organizasyonun bir sistem olarak işlev görmesi için süreçler bir bütün olarak tanımlanmamıştır, daha üstün sonuçlar elde etmek için departman veya alanlara göre çalışma ve tüm ekip ile ortak çalışma eğilimi vardır.
• Hakim olan yönetim tarzı merkezileştirildiğinden, uyumlu bir şekilde çalışması gereken varlıklarda departman kültürü hakimdir.
• Alanlar arasında kötü entegrasyon. Organizasyon için değil, genellikle bireysel veya gruplar halinde çalışır.
• Bölümler arası mezhepçilik var. Şirkette var olan farklı süreçler arasında boşanma.
• Bağımsız çalışıyorsunuz. Bu yaklaşımın sağlanmasında Üst Yönetim rolünü oynamaz.
• Üyeleri bireysel olarak veya küçük gruplar halinde izole eden, her zaman kuruluşun hedeflerine ulaşmayı amaçlamayan zayıf örgütsel ve kişilerarası iletişim.
• Karar vermede sorunların ve nedenlerinin sistematik bir şekilde analiz edilmesi mümkün değildir.
• Şirketlerde süreçler veya sistemler değil, yapı ve işlev kültürü vardır.
• Sürekli iyileştirme süreci, sistemik bir yaklaşımın olmaması nedeniyle engellenir. Görev ve işlevlerin ikiliği vardır. Süreçlerin girdileri, kontrolleri ve çıktıları ve gereksinimleri, yürütülmelerini garanti altına almak için dikkate alınmaz.
• Kübalı işadamında sistemli bir yaklaşım yoktur, yapının bu yaklaşımla tasarlanmamasından yola çıkarak, yönetime sistem yaklaşımı hareket etme ve bir şeyler yapma biçimi değildir.
Yönetim için sistem yaklaşımının doğal bir şekilde kullanılmasındaki eksiklikler fark edilir ve bu süreçlerin başrol oyuncularının özelliklerinden dolayı çözülmesi zordur, tüm bileşenleri kendiliğinden algılama olasılığını sınırlayan bir gerçeklik sistemin.
Algılama açısından insan, seçici algı denen şeyi gerçekleştirir. Bu konuda Stephen P. Robbins, Örgütsel Davranış metninde şunu ifade eder: " İnsanlar, gördüklerini ilgi alanlarına, öncüllerine, deneyimlerine ve tutumlarına göre seçici bir şekilde yorumlar."
Bu, insanların tüm sistemi görme konusunda doğal bir eğilime sahip olmadıklarını, ancak her birini karakterize eden algılama biçimine göre seçilen parçalarının yalnızca bazılarının olduğunu göstermektedir. İlgi alanları, geçmişleri, deneyimleri ve tutumları farklı olduğu için en yaygın olanı hepimizin aynı şeyi algılamamasıdır.
Bu nedenle, en az iki amaca ulaşılmasını destekleyen alternatifler bulmak gerekir : bu sistem yaklaşımının kasıtlı bir şekilde benimsenmesi ve algıladığımız sistemin hangisi olduğu konusunda bir fikir birliği.
Bir sistem yaklaşımı ile çalışmanın gerekliliği ve rahatlığından bahseden birçok metin var; ancak bu çalışma için yapılan araştırmada, özellikle nasıl başarılacağına işaret eden hiçbiri görünmedi.
Yazarın, başta Küba Ekonomisi İnceleme Merkezi (CEEC) ve Yönetim Teknikleri Merkezi'nden (CETED) olmak üzere diğer danışmanlarla paylaşılan deneyimi, bu sınırlamanın tedavisine katkıda bulunan işletme yönetiminin bazı yönlerini tespit etmeyi mümkün kılmıştır., çünkü değişim sürecinin hedeflerine ulaşılmasını kolaylaştırmak için organizasyonda sistem yaklaşımına yaklaşımı tercih ederler.
İş konularında 7 uzmana uygulanan bir ankette, organizasyonlarda yönetimin aşağıdaki yönlerinin seçiminde bir tesadüf vardır:
• Stratejik
Yönetim • Süreç Yönetimi
• Takım Çalışması
• İletişim
• Liderlik
• Kalite Yönetimi
Bilindiği gibi değişim süreçleri, söz konusu kurumun belirlediği hedeflere göre şirket kültüründen başlayıp ona geri dönerek onu zenginleştirmelidir. Başarılı sonuçlara ulaşmak için organizasyonel değişim kültürel değişim gerektirir. Bu, kendi açısından, diğer unsurların yanı sıra davranışların ve tutumların bulunduğu en dışsal olanla başlamalıdır.
Danışmanlar, Kalite Yönetiminin, Stratejik Yönetimin veya bu belgede yukarıda bahsedilen diğer konulardan herhangi birinin sistematik kullanımında yöneticilerin yerini alamaz. Davranışları ve tutumları değiştirmek için danışmanlar tarafından geliştirilebilecek doğrudan eylemler, esas olarak, müşteri şirketlerinde yürütülen yöneticiler ve işçiler için eğitim ve genel hazırlığı içeren danışmanlık süreçlerini kolaylaştırmaya odaklanmıştır. değişim için kendi kapasitenize ulaşın.
Yukarıda belirtilen konular analiz edilirse, sadece Liderlik danışmanların faaliyet alanından en uzak olanıdır, ancak geri kalan konulardaki eylemlerin başarılı bir şekilde geliştirilmesi, müşteri şirketin yönetim ekibine liderlik unsurları sağlamaya katkıda bulunur..
Ancak danışmanlar "değişime hazırlandığından"; ancak "şirketlerin üyeleri değişimdir", bu araçların uygulanmasıyla elde edilen az ya da çok etki, şirkete yerleştirilmelerinde elde edilen katılımcı niteliğindedir, bu da alaka verilen bir özelliktir. Küba iş sisteminde yürürlükte olan İş Geliştirme ile ilgili rehber belgeler.
KYS tasarımının sistemik yaklaşımı tüm şirketi kapsayacak şekilde genişletmesi, genellikle olduğu gibi, yönetim tarafından belirlenen küçük bir grup insanın hazırlanmasına ve uygulanmasına katılırsa zordur.
Aynısı, uzmanlar tarafından seçilen atıfta bulunulan diğer yönler için de geçerlidir. Öyle ki, bir sistem olarak şirketin vizyonuna doğru ilerlemenin hedeflerine ulaşmanın ortak ve temel unsuru, tasarım, uygulama ve kontrol süreçlerini karakterize etmesi gereken katılımcı niteliktir.
Katılımcı karakteri basabilen süreçlerden sonra , kalite yönetimi ilkelerinin değerlendirmelerinin ikinci bir uygulaması ve organizasyon kültürünün unsurları üzerine yapılan anket, genellikle sistem yaklaşımının kullanımı açısından daha olumlu sonuçlar göstermektedir. müşteri şirketlerin yönetimi için.
Bu çalışmanın amacı böylesine karmaşık bir konuda sonuçlara varmak değildir, bu nedenle, yalnızca bu yazarın önerdiği bazı fikirleri dikkate alarak tekrarlamak istiyor:
- Şirketlerde değişim süreçlerinin başarısını sınırlayan önemli zorluklardan biri de yönetimde eksik sistem yaklaşımıdır.
- Yönetime Sistem Yaklaşımının benimsenmesi kasıtlı olarak yapılmalıdır.
- Danışmanlar “değişime hazırlanıyor”; ancak "şirketlerin üyeleri değişimdir".
- Yönetimde sistem yaklaşımına giden yolu kolaylaştırabilecek, danışılan uzmanlar tarafından ifade edilenler gibi işletme yönetiminin yönleri vardır; ancak bu yönlerin tasarım, uygulama ve kontrolündeki katılımcı karakter temelinde.
kaynakça
• Bakanlar Kurulu Yürütme Kurulu'nun 281. Kararı “Devlet İşletme Yönetimi ve Yönlendirme Sisteminin Uygulanması ve Güçlendirilmesine İlişkin Yönetmelik”, Ağustos 2007.
• Küba İşletme Yönetim ve Yönlendirme Sisteminin Sürekliliği ve Güçlendirilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname 252 ”. Ağustos 2007.
• Sertifikalı Yönetim Sistemleri hakkında bilgi, Mayıs 2010'da ziyaret edildi.
• NC ISO 9000: 2005 "Kalite Yönetim Sistemleri: Temeller ve Kelime Bilgisi"
• NC ISO 9001: 2008 "Kalite Yönetim Sistemleri: Gereklilikler ”
• NC ISO 9004: 2009" Bir kuruluşun sürdürülebilir başarısı için yönetim - Kalite yönetimi yaklaşımı "
• Ramírez, J. “Küba şirketlerinde Kalite ve Strateji” Üç Aylık Bülten, Aralık 2010, “Küba'da Ekonomi ve Yönetim: Araştırma Gelişmeleri”,
• Ramírez, J.- “CEEC 1987'nin danışma süreçlerinde kalite yönetimi -2009 ", CEEC Yıllık Seminerinde sunum, Mayıs 2009.
• Ramírez, J." Katılımcı süreç tasarımı için çalışma metodolojisi "Üç Aylık Bülten, Aralık 2009," Küba'da Ekonomi ve Yönetim: Araştırma Gelişmeleri ",
• Robbins, SP, "Örgütsel Davranış: Teori ve Uygulama", Prentice Hall, Yedinci Baskı, Meksika, 2000, dijital format.
• Schein, E. “Süreç Danışmanlığı ve Örgütsel Gelişimdeki Rolü” (Cilt I ve II), Adison Weslwy, 1988.
