Satınalma yönetimi

Satın alma eylemi, taş çağında bir şeyi başka bir şeyle (veya daha iyi takas olarak bilinir) değiş tokuş ettiğinde insanlıktaki en eski eylemlerden biridir, bu yüzden alımlar ve satışlar doğar.

1961'de Amerika Birleşik Devletleri'nde malzemelerin yönetimi hakkında konuşmaya başladı, 20 yıl sonra satın alımların yönetimi ve kontrolü olgunlaştı.

Meksika'da, yönetimin yönetimi açısından başlangıç ve yırtıcı olduğunu söyledi, çünkü işleten şirketlerin% 90'ı sadece sipariş verme departmanları olduğundan, talepler teknik alanlarda zaten seçilmiş tedarikçilerle, diğer insanlar tarafından zaten hazırlanmış görüşmelerle geldi, yalnızca satın alma departmanı tarafından yürütülen idari evrakları eksik.

Mantıken, bu bölümlerden sorumlu kişiler pratikti, bulundukları alanı yönetme konusunda eğitim almamışlardı; gerçekleştirdikleri işlevlerin satın alma işleviyle tamamen bağlantısı kesildi ve genel olarak işlevin organizasyonu yanlış yerleştirildi ve tamamen yerinden ve kontrolden çıktı.

Bugün birçok girişimci yukarıdaki durumu fark etti, bu yüzden idarelerini değiştirmeye, personelini daha iyi hazırlamaya ve diğer ilgili işlevlere daha fazla dahil etmeye karar veriyorlar.

Bununla birlikte, işverenler personelini daha iyi hazırlamak ve bölgeye daha fazla dahil etmek istediklerinde, gerçek bir felaket olduğu ortaya çıktı: Kuzey Amerika fonksiyon modelleri, akış şeması ve hiyerarşi yanlış uygulandı, tedarik, tedarik, tedarik, tedarik malzemeleri departmanlarında çözüldü ve hatta Meksika'da satın almalar. Hepsi alışveriş aktivitesini kendisi oluşturur.

Ama ne satın alıyor? Belli bir miktar para karşılığında bir şey ediniyor. Bu açıklama bizi idari sürece yönlendirir; Satınalma departmanı operasyon yönetiminde çok önemli bir rol oynar, bu nedenle bu konuda kendimizi tanıtmak gerekir.

1.1.1 Satın alımların tanımı, önemi.

Bir iş grubunun endüstriyel ve ticari yaşamı içinde bir meslek olarak satın almanın tanımı şu şekildedir: ticaret, doğru kalitede, doğru zamanda, doğru zamanda, doğru yerde ürün veya hizmeti elde etme eylemidir.; bu noktaya kadar, özel kitaplar tarafından kullanılan tanım ve "doğru" kelimesi, "yeterli", "adil" ve / veya "kesin" ile değiştirilebilir.

Bununla birlikte, günümüzde bu şekilde satın alma önemli ölçüde gelişmiştir ve satın alma, malzeme veya malzeme, satın alma içeren faaliyetler ve envanter ve depo kontrolü gibi diğer birçok şirkette diğer kavramların bir parçası haline gelmiştir.

Bu nedenle, işletme yönetimi açısından kişiselleştirilmiş bir satın alma tanımı verirken, satın almanın müzakerelerden sonra tedarikçileri, ürünleri (hammadde, bileşenler veya bitmiş ürünler) bulma ve seçme sürecini içerdiği teyit edilebilir. kararlaştırılan koşullara uyumu garanti altına almak için fiyat ve ödeme koşullarının yanı sıra adı geçen sürecin eşlik etmesi; ve pazarlama açısından, satın alma, bazı iyi, doğru veya mallar için bir para fiyatı satın almaktır..

Yukarıda belirtilenler nedeniyle, belki de daha önce işletme yönetiminde kullanılan tanım, arz, tedarik, malzeme, malzeme kavramına karşılık gelebilir ve aynı tanımdan çıkan farklı faaliyetler, iş bölümü yoluyla ortaya çıkabilir. hepsi daha genel ve / veya tam bir ad altında gruplanmış satın alma işlemleri de dahil olmak üzere çeşitli departmanlar.

İşletme belki de dinamik olduğundan ve kavramlar şirketten şirkete değiştiği için "belki" kelimesinden bahsedilir.

Kesinlikle, hiçbir fonksiyon özerk değildir ve hepsi birbiriyle ve diğer departmanlarınkilerle ilişkilidir, ancak bir fonksiyon ne kadar karmaşıksa, daha fazla alt fonksiyon ortaya çıkar ve her birini tanımlamak o kadar karmaşıktır. Bu nedenle, dün geçerli tanımları bugün geçerli değildir.

Satın alımların tüm endüstriyel, ticari ve hizmet faaliyetlerinde özel önem kazanmasının birkaç nedeni vardır, bunlar: satın alma departmanının kar elde etmeye katılımı, satın alma fiyatı ayarı, satış fiyatı ayarı, yatırımın etkin bir şekilde işletilmesi ve malzemelerin maliyetleri ve değiştirilmesi.

Satış fiyatının sabitlenmesi dışında her birini belirli noktalarda analiz edeceğiz.

1.1.2 Satın alma departmanının kar elde etmeye katılımı.

Kar elde etmek her şirketin temel amacıdır, bu nedenle ticaret, iyi bir satın alma yapıldığı sürece kar elde etmeye yardımcı olan eylemlerden biridir.

Maliyetler, nihai ürünün satış fiyatını doğrudan etkileyecektir, eğer bunlar düşükse, rekabetçi bir piyasa fiyatı sunulabilir ve sonuç olarak daha yüksek bir kar marjı elde edilecektir.

1.1.3 Satın alma fiyatının ayarlanması.

Bazı tedarikçiler fiyatı sadece belirli bir süre için korurlar, çünkü ürüne dahil olan hammaddeler ithal edilebilir, bu nedenle pezonun dolara karşı kaymasına göre fiyatlarda hemen bir ayarlama yapılmalıdır. Teklif edilen fiyata uyulmasını garanti etmek için alıcı şu anda döviz durumu hakkında bilgilendirilmelidir.

Ağırlık-dolar ilişkisinde bir kayma veya ani bir ayarlamanın, satın alınan ürünü etkilediğini bilmek gerekir, çünkü satın alınacak malzemenin satış fiyatı, taşıdığı ithal malzemelerin miktarı ile orantılı olarak artacaktır. bahsedilen ürün; örneğin,% 30 ithal malzemeden yapılmışsa, alıcı% 80'lik bir artışı kabul etmez; Öte yandan, müzakerede hükümet tarafından yardım veya ticari işlemler için yaratılan döviz kuru dikkate alınmalıdır.

Birçok tedarikçi, ithal ürünler bunların imalatına müdahale etmese bile, malzemeleri üzerindeki fiyatlarında aydan aya ayarlamalar yapar, bu da kar marjının onlar için her zaman aynı olmasını sağlar.

1.1.4 Yatırımın etkin işletimi.

Satın alma departmanı, kendisini dönüştürmek ve bitmiş ürünü zamanında müşterilere teslim edebilmek için uygun malzemelerin ve gereken miktarda alımını sağlamalıdır; Aynı zamanda, ihtiyaçları karşılamak ve makul bir güvenlik faktörünü korumak için sadece ilgili envanteri tutmaya ve yatırım, eskime ve alan maliyetlerine olan ilginin oluşturduğu depolama maliyetlerine düşmemeye dikkat etmelisiniz.

1.1.5 Maliyetler ve malzemelerin ikamesi.

Alımlar, satın alma departmanı tarafından kontrol edilebilecek maliyetler çizgisini temsil eder, çünkü alıcının yeteneğine bağlı olarak artırılabilir veya azaltılabilir.

Örneğin, arz ve talebin projelendirilmesi gibi personel satın alma tecrübesi yoluyla müzakerelerde psikolojik değerlendirme, böylece satın alma fiyatında bir düşüş zorlanabilir veya toplu iskontolar elde edilebilir. nakit ödemeler ve ticari indirimler.

Genel olarak pazarda sürekli temas halinde olan satın alma departmanı, kalitesini düşürmek zorunda kalmadan nihai ürünün daha düşük maliyetine sahip olabilen başkalarının yerini alacak yeni malzemeler sunacak bir konumdadır.

Birden fazla teknolojik değişimin olduğu bir dünyada yaşadığımızı, bugün yeni olanın yakında eski olacağını aklımızda tutmalıyız, çünkü daha iyi bir şey olacak; Bu nedenle, yeni alternatifler aramak ve her şeyden önce bağlantı olmak, sürece uygun yeni malzemeler sunan tedarikçilerin onaylanmasına izin vermek, böylece bu değişikliğe dayanarak bu değişikliği yapma tavsiyesini değerlendirmek önemlidir. fiyattan tasarruf, sürecin kullanım miktarında azalma, uzmanlık değil tedarikçi ile birlikte bir ürün olma.

1.2 Satın alma yönetimi, süreç.

Üretim yerine malzeme satın almaya veya dikey olarak entegre etmeye karar veren bir şirketin bir satın alma işlevini yönetmesi gerekir.

Terry ve Franklyn tarafından yapılan idari sürecin tanımı dikkate alınarak: "bir yöneticinin yönetildiği planlama, organizasyon, yürütme ve kontrol uygulaması", satınalma idaresi süreci yapılandırılmıştır.

Şahsen, satın alma yönetimini departmanın envanter ve nakliye maliyetleri, tedarik kullanılabilirliği ve tedarikçi kalitesine odaklanan görevi olarak tanımlayabilirsiniz.

Bu nedenle planlama, organizasyon, yön ve kontrol de içerir.

Söz konusu satınalma idaresi sürecinde aşağıda görülebilecek bazı değişiklikler bulunmaktadır.

1.2.1 Planlama

Satınalma idaresi içindeki planlamadan bahsederken, bize rehberlik eden ve bizi bir satın alma departmanının ve mantıksal olarak şirketin kendisinin amaçlarına ulaşmaya yönlendiren hedefler belirlememiz gerektiğini mutlaka anlamalıyız.

1.2.1.1 Satış tahmini.

"Tahmin, gelecekteki olayları tahmin etme sanatı ve bilimidir".

Tahmin, satış planlamasında geçmiş yılların deneyimlerine dayanan, şirketlerin tüm alanlarında plan ve programların hazırlanmasına temel oluşturan bir tekniktir; Benzer şekilde, pazarın ihtiyaçlarını karşılamak için belirli koşullar altında ve belirtilen kalitede üretilecek veya üretilecek ürün veya ürün sayısını belirtir.

Satış tahmini hazırlamak için aşağıdaki faktörler dikkate alınmalıdır:

Meyve türü Önceki yıllara ait satış istatistikleri Ürünün yönlendirildiği pazar türü Doğrudan veya dolaylı rekabet Ürünün kalitesi Fiyat Fiyat Enflasyon.

Satış tahmini hazırlandıktan ve satın alınacak malzeme veya ürün miktarlarını programlayan mühendislik ve envanter kontrol departmanına sunulduktan sonra, Bu nedenle, depolara verilmesi gereken zamanın yanı sıra, bir satın alma departmanının genel hedefleri de belirlenir.

1.2.1.2 Satınalma departmanının genel ve özel hedefleri.

Satın alma departmanının genel hedefleri:

Şirketin şart ve ihtiyaçlarına uygun norm ve politikalar oluşturmak, en kısa sürede, en kısa sürede, garantili satın alma kapasitesi ve kullanılabilirliği ile, doğru miktarda, gerekli miktarda, en kaliteli, kontrollü ürünü aramak ve satın almak, Yeni malzemelerin kullanımında ortaya çıkabilecek teknolojik değişikliklerden maliyet tasarrufu, malzeme veya eşya kalitesinin iyileştirilmesi, iktisap ve dağıtım hizmetleri.

Satın alma departmanının özel hedefleri:

Envanterleri mümkün olan en düşük seviyede tutun, ancak üretim ihtiyaçlarını tatmin edici bir şekilde beslemek için yeterli.Tedarik kaynakları bulun ve geliştirin.Yeni malzeme ve ürünler bulun.Hızlı teslimat ve yeterli ürün kalitesi de dahil olmak üzere tedarikçilerden iyi hizmet alın. Şirkete fayda sağlayan satın alma politikaları uygulayın Optimum prosedürler ve kontroller geliştirin Satınalma bölümünde elde edilen iyi sonuçlarla dengelenecek bir ekonomik işletme maliyeti sağlayın.Ürün yöneticileri ürün veya malzemelerdeki değişiklikler hakkında bilgilendirilir. Mevcut ve potansiyel tedarikçileri değerlendirmek, bilgi toplamak, şirket yöneticileri ile dinamik ve sürekli iletişimi sağlamak,doğrudan ya da dolaylı olarak, üretim programlarının onları tanımak için ne olacağını belirlemek ve ihtiyaçlarını zamanında karşılamak için gerekli adımları atmak, hizmetlerini talep eden diğer şirket departmanları (satış, insan kaynakları, üretim, muhasebe, vb.) ile işbirliği yapmak. Satın alma yöntem ve tekniklerindeki gelişmelerle güncel: Yeni ürünler veya yeni tedarikçi gerektiren ürünler için kalite kontrol onayı alın. Bu amaçla, potansiyel tedarikçilerden numuneler alınmalı, bölge personelinin belirlenen prosedürlere etkin bir şekilde uyduğunu izleyin, ahlaki davranış standartlarını gösterin, şirket için kar elde edin.Onları tanımak için üretim programlarının ne olacağını belirleyin ve ihtiyaçlarını zamanında karşılamak için gerekli adımları atın: Hizmetlerini isteyen diğer şirket departmanlarıyla (satış, insan kaynakları, üretim, muhasebe vb.) İşbirliği yapın. Mevcut satın alma yöntemleri ve teknikleri Yeni ürün veya yeni tedarikçi gerektiren ürünlerde kalite kontrol onayı alın. Bu amaçla, potansiyel tedarikçilerden numuneler alınmalı, bölge personelinin belirlenen prosedürlere etkin bir şekilde uyduğunu izleyin, ahlaki davranış standartlarını gösterin, şirket için kar elde edin.Üretim programlarının bunları tanımak için ne olacağını belirleyin ve ihtiyaçlarını zamanında karşılamak için gerekli adımları atın: Hizmetlerini isteyen diğer şirket departmanları (satış, insan kaynakları, üretim, muhasebe vb.) İle işbirliği yapın. Mevcut satın alma yöntemleri ve teknikleri Yeni ürün veya yeni tedarikçi gerektiren ürünlerde kalite kontrol onayı alın. Bu amaçla, potansiyel tedarikçilerden numuneler alınmalı, bölge personelinin belirlenen prosedürlere etkin bir şekilde uyduğunu izleyin, ahlaki davranış standartlarını gösterin, şirket için kar elde edin.Satın alma yöntem ve tekniklerindeki ilerlemelerden haberdar olun Yeni ürün veya yeni tedarikçi gerektiren ürünler için kalite kontrol onayı alın. Bu amaçla, potansiyel tedarikçilerden numuneler alınmalı, bölge personelinin belirlenen prosedürlere etkin bir şekilde uyduğunu izleyin, ahlaki davranış standartlarını gösterin, şirket için kar elde edin.Satın alma yöntem ve tekniklerindeki ilerlemelerden haberdar olun Yeni ürün veya yeni tedarikçi gerektiren ürünler için kalite kontrol onayı alın. Bu amaçla, potansiyel tedarikçilerden numuneler alınmalı, bölge personelinin belirlenen prosedürlere etkin bir şekilde uyduğunu izleyin, ahlaki davranış standartlarını gösterin, şirket için kar elde edin.

1.2.1.3 Programlar.

Satın alınması gereken öğelerin miktarını ve aynı zamanda şirketin devreye girdiği depoya verilmesi gereken zamanı gösteren idari bir araçtır.

Sanayi şirketleri söz konusu olduğunda, bir program, nihai ürünlerinin tahmini üretimi için her parçanın kaç parçasının satın alınması gerektiğini söyler.

Toplam maliyetin% 80'ini, en yüksek maliyetle satın almak için toplamın% 80'ini, orta maliyette% 15'ini ve en düşük maliyette kalan% 5'ini temsil eden öğeleri maliyet açısından sınıflandırmanın gerekli olduğunu belirtmek gerekir.

Bu sınıflandırmaya "ABC" denir.

1.2.1.4 Bütçeler.

Bütçenin, bir planın sayısal parasal ifadesi olduğu söylenir. Plan, belirli bir dönemde bir amaca ulaşmak için bir yol seçilmesidir.

Bir hedefe ulaşmak, mevcut kaynakların bir araya getirilmesini içerir ve bu kaynakların bir araya getirilmesi bir kuruluşu gerektirir.

Bütçe yapmak için gerekli malzemeler:

Tam bir organizasyona sahip olun.Kaynakların kesin bilgisini koruyun, hedefleri mükemmel bir şekilde belirleyin. Operasyonda uzun bir deneyime sahip olun.

1.2.2 Organizasyon.

Organizasyon, bir amaca ulaşmak için hiyerarşik zamanlamadır. Organizasyon, planlamada belirlenen hedeflere ulaşmak için şirketin hedeflerini mükemmel bir şekilde bilmek için temel ihtiyaçtır.

Daha sonra, işbölümü ortaya çıkar, ancak belirlenen hedefe ulaşmak için mükemmel şekilde senkronize edilir. Herhangi bir sosyal organizmanın amaçlarına ulaşmak için en uygun yapıyı tanımlayabileceğimiz yöntemdir..

1.2.3 Adres.

Eğer öncülüğün erkekleri birbirine yakından bağlama sanatı olduğunu bilersekbize bir satın alma departmanında dinamik ve evrimsel bağlantının olması gerektiğini, bu sayede yöneticilerin istediklerini sürekli olarak şirket planlarını ve hedeflerini desteklemek için astları motive edeceğini umdukları şekilde ilettiklerini belirtiyor.

1.2.3.1 Amaçlara Göre Yönetim.

Bazı yazarlar bunu sunmasına rağmen, hedefleme gerçekten yeni bir şey değildir. Bu bir sistemden daha fazlasıdır, bir felsefedir, işe dayalı bir düşünce ve varlık biçimidir..

İdari alanda, hedeflere göre yönetim (DPO), operasyonlardan ziyade sonuçları daha fazla vurgulayan, kuruluşun tüm seviyelerinde gerçekleştirilmesi gereken hedefleri belirten ve sonuçları, hedefler, her üyenin katkısını değerlendirmenin bir yöntemi ve birimin yönetimi için bir rehber olarak belirlenmiştir.

DPO, yarın ne yapacağımızı değil, bugün ne yapacağımızı görmesi gerekmeyen bir planlama sistemi kurmayı gerektirir, böylece yarın olmasını istediğimiz gibidir; geleceğe ulaşmak için çalışmak demektir.

Mesele şu ki, bireyin neyi başarmak istediğini bildiği gibi, başarı şansı artar.

Ne yazık ki, etkinlik genellikle bireyi, departmanı veya şirketi asla yapamadıklarını verimli bir şekilde yürütmeye yönlendiren ve iyi yapıldığı için onları dikkate alınabileceklerinden uzak tutan verimlilikle karıştırılır.) hedefler).

Bu nedenle DPO, kolaylık olması açısından, en az sekiz günde bir gözden geçirilmesi gereken kısa vadeli hedefler belirlemelidir.

1.2.3.2 İstisna Yönetimi.

Satın alma departmanının yönetiminde tekrar tekrar ortaya çıkan bir dizi durum bulmak yaygındır. Gerçekleştikleri zaman, yürütmenin dikkatinin tekrar tekrar aynı yöne gitmesini gerektirirler.

İstisna yönetimi (DPE), bakıcının dikkat etmesi gerektiğinde sinyal veren ve gerekli olmadığında sessiz kalan bir tanımlama ve iletişim sisteminden oluşur.

DPE, tam olarak istisnaların tanımlanmasına, satın alma yöneticisini harekete geçebileceği konusunda uyaran sinyalin istisna olarak anlaşılmasına dayanır.

Gerçekleştirilecek eylem, söz konusu istisnanın türüne bağlı olarak olabilir: düzeltici veya yaratıcı.

Birincisi, daha önce sürdürülene benzer bir denge kurmayı amaçlayan ve kontrolü yeniden kurmaya odaklanan yeniden kurulum eylemlerine ayırabileceğimiz dengeyi ifade eder.

İkincisi, ortaya çıkan fırsatlardan yararlanmayı ve aynı zamanda bir denge kurmayı hedeflese de, artık bir öncekine benzememekte, ancak daha üstün bir tiptir.

Örneğin, malzeme kabul departmanı bir tedarikçinin bazı ürünlerinde kusur olduğunu tespit ederse.

Düzeltici önlem, tedarikçiyi söz konusu kusur hakkında bilgilendirmek ve ürünü bize doğru bir şekilde teslim etmektir; Ayrıca, bu tedarikçiyi malın aynı koşulları olan başka biriyle değiştirirsek, düzeltici bir eylem olacaktır.

Yaratıcı eylem, tedarikçi değişikliğinden değil, aynı ürünü bize satan, ancak daha iyi koşullarla, satın alma işlemlerini bölen başka bir ürün almaktan yararlandığımız zamandır.

1.2.3.3 İletişim ve motivasyon.

İletişim, bir başkasının sahip olduğu şeye katılma eylemi ve etkisidir: keşfetme, tezahür ettirme veya bazı şeyleri bilmeyi, danışmanlık yapmayı; görüşlerini alarak başkalarıyla bir konu görüşmesi.

Bu temelde, kendimizi bir satın alma departmanındaki iletişimin sıkı, kesin ve özlü olması gerektiği acil ihtiyacında buluyoruz, çünkü söz konusu departmanın diğer önemli alanlarla kalıcı teması vardır.

Satınalma departmanının tedarikçilerle% 50, şirketin kendisiyle de% 50 oranında bir ilişkisi olduğu söylenir.

Bu nedenle iletişim satın alma departmanında önemli bir rol oynar.

"İnsan para için çalışır" brüt ve abartılı bir sadeleştirme olmakla birlikte, para ödemesi hayati bir memnuniyet kaynağıdır. Ancak maaş, huzur sayesinde elde edilebilecek şeyden daha fazlası anlamına gelir.

Ekonomik ücret sorunu ile ilgisi olmayan bu hususlar, erkeklerin işlerindeki davranışları üzerinde satın alma güçlerine göre daha güçlü bir etkiye sahiptir.

Deneyimin sesi "para her şey değildir" diye yanıtlıyor. Maaş daha düşük olsa bile, başka bir iş daha çekici ise, yetkin insanlar iş değiştirir.

Hoş olmayan pozisyonlarda kalanlar muhtemelen çalışmalarına ve dolayısıyla şirkete karşı olumsuz tutumlar geliştireceklerdir; inisiyatifleri azdır ve üretkenliklerini bile kısıtlarlar.

Aksine, maaş başka bir şirketinkinden daha düşükse, ancak işin kendisi onu büyük bir memnuniyetle bırakırsa, çalışan yine de rahatsızlık duyacaktır, çünkü pozisyonu sevmesine rağmen, başkalarının da kendisini iyi düşünmesini ister. ve senin işin.

1.2.4 Kontrol.

Kontrolün, yeni planları düzeltmek, iyileştirmek ve formüle etmek için beklenen sonuçlarla ilgili mevcut ve geçmiş sonuçların ölçümü olduğunu unutmayın.. Doğası gereği idari olan kontrol işlevini, doğası gereği teknik olan kontrol işlemlerinden ayırmak gerekir.

Böylece, kalite kontrol departmanı (alım denetimi), kontrol operasyonu olan malzemeler hakkında istatistik elde eder; oysa eylemlerin yorumlandığı ve alındığı satın alma departmanına gönderildiğinde, zaten kontrol fonksiyonunun kendisidir.

Önceden belirlenmiş standartlar veya normlar yoksa kontrol mümkün değildir; bu standardizasyonlar ne kadar kesin ve kantitatif olursa, o kadar etkili olurlar.

Ayrıca, kendi içinde bir amaç değil, bir araçtır. Bir kontrol sistemi ancak iş ve masrafların beklenen faydalar karşısında gerekçelendirilmesi durumunda kurulmalıdır.

İdari kontrol planlanan sonuçların yerine plana göre elde edilen sonuçlardan ziyade planlananların gerçekleşmediği durumlarda çok daha iyidir.

Herhangi bir satın alma departmanında, kontrol fonksiyonlarını yerine getirmek için satın alma işlemini gerçekleştirmemize izin veren bir kılavuzun olması önemlidir.

Satın alma kılavuzu, hedeflerin, yapılarının, prosedürlerinin, işlevlerinin, sorumluluklarının ve atanan görevlerin yerine getirilmesi için yetki verilen otoritenin net bir şekilde tanımlandığı departmanın resmi kılavuzu olarak tanımlanmaktadır.

Satın alma kılavuzunun temel amacı şirketin genel politikalarına uymaktır.

Şirket politikası, gerçekleştirilmesi istenen bazı genel ve özel hedefler doğrultusunda idari eylemin belirli bir anlamda yönlendirilmesi olarak tanımlanmaktadır.

Bu yönelim, belirli yönlerde davranış, davranış ve ileri kararları oluşturan yazılı normlarla verilebilir.

İfadeler veya normlar, şirketin yönetimine rehberlik eden genel bir eylem planı oluşturur, kararların dinamiğinin çerçevesidir, amacı eylemi tutarlı bir şekilde yönlendirmek ve almak olan davranış biçimlerini ifade ederler. a priori bazı sorunları çözdü.

Satın alma politikası şirketin genel politikasının temel unsurudur ve finansal politika ile tanımlanır ve ikincisinin satın alma politikası gerçekte çift anlamda uyarlanmalıdır.

Genel olarak, şirketin belirli sektörlerinin faaliyetlerini yönlendirmeye yönelik kurallar daha pratik öneme sahiptir: finansal politika, provizyon, üretim, pazarlama, personel vb. Bu standartlar seti şirketin her sektörü için elkitabını oluşturur.

1.2.4.1 Değerlendirme

Her bireyin departman için temsil ettiği değeri belirlemek için, personelin en az 6 ayda bir değerlendirilmesi tavsiye edilir. Her şirkette değerlendirme kriterlerinin yapılabileceği varsayılan değerler vardır.

Elbette, değerlendirmeler rakamlarla elde edilen sonuçlara (yapılan satın almaların sayısı, yüzde, tedarikçi bonusları tarafından elde edilen puanlar vb.) Dayanmaktadır, ancak genel yeterlilik faktörleri listelenebilir: yapılan işin kalitesi ve miktarı, girişim ve yaratıcılık, güvenilirlik ve dürüstlük, iş bilgisi ve öğrenme yeteneği, işbirliği, yargı, dakiklik ve yardım, bölümün değeri, vb.

1.3 Satın alma prosedürü, akış şeması

Satın alma işlemlerinin planlanması, planlanan işlemlerin her zaman aynı şekilde yapılmasını sağlayan kesin organizasyonel ve işlevsel kurallara tabidir.

Bu nedenle, amacı her bir operasyon veya operasyon grubu için şirket sektörlerinin ve ilgili yabancı ülkenin katılımını belirtmek olan standart prosedürlerin oluşturulması gerekmektedir.

Bir prosedür, bir faaliyeti yerine getirmek için ardışık adımların artmasıdır. Satın alma departmanı çevresinde geliştirilen ortak adımlarımız var:

Talep. Belirli bir satın alma talebini karşılamak için belirli bir ihtiyaç konusunda tedarikçiye yapılan taleptir.

Çoğu durumda, sözlü olarak gerçekleşir ve mal veya hizmetin gelecekteki satın alımı için alıcı ve tedarikçi arasında bir diyalogla sonuçlanır.

Alıntı. Söz konusu mal veya hizmetin iktisabı için ödenecek tutar, şekil ve vade tutarının tespitidir. Teklif sahibi ve başvuran arasında müzakere yolunu açar.

Teklif hakkında konuşurken, tedarikçilerin sundukları ürününüze para olarak temsil edilen değerlemesinden bahsediyorsunuz. Kamu sektöründe, kazanan tedarikçiyi yarışmalar veya ihaleler yoluyla belirleyen İhale Kanunu uyarınca teklifler yapılır; Özel sektörde, talepte bulunan şirketlerin politikalarına göre, genellikle 3 teklif olan teklifler talep edilmektedir.

Siparişler veya satınalma siparişleri: Tedarikçinin başvuru sahibine teslim etmesi gereken miktar ve kaliteyi yazılı olarak belirleyen ve bunun için uygun zaman ve yeri belirten fiziki belgedir; mal veya hizmet satın alma koşullarını şart koşar.

Sipariş şekli, boyutu, baskısı açısından değişebilir, ancak amacı asla değişmez: bir mal veya hizmet istemek.

Siparişin içeriği en azından şu unsurları taşımalıdır: referans numarası, tarih, atanan tedarikçi, gerekli tarih, teslimat yeri, ödeme koşulları, miktar, birim, açıklama, fiyat, toplam tutar, yetki ve hükümler.

Sefer. Bu sadece bir sipariş onayıdır. Bir hızlandırıcının yapması gereken ilk şey, tedarikçinin kendi lehine bir sipariş olduğunu ve sipariş sırasında görünen tüm veriler, miktarlar, fiyatlar, tarihler vb.İle uyumlu olduğunu tam olarak bildiğinden emin olmaktır. satın alma.

Materyallerin alınması: Bu açıklamada kesin olarak belirtmek için, makbuzun bölümü, alanı veya departmanı (genellikle kontrol tablosu olarak adlandırılır), tedarikçinin teslimatının sipariş veya siparişte belirtilen şekilde tam olarak yapıldığını doğrulamalıdır. doğru miktarda satın.

Maddi havale faaliyetinden sonra tarih, tedarikçi adı, sipariş numarası, kısmi veya toplam teslimat, alınan miktar, açıklama, gözlemler ve ilgili yetkileri belirten bir makbuz raporu hazırlanır.

Kalite kontrolü. Ürünlerin kalitesi her zaman önemli bir faktör olacaktır. Teslim edilen tüm mallar ve varsa, sağlayıcı tarafından sunulan hizmetin değerlemesi incelenecektir; Eşyalarda kusurlar, hasarlı veya eksik özellikler içeriyorlarsa, teslimatı yapan üreticiye veya distribütöre (tedarikçiye) geri dönüşleri için ayrılır, sayılır ve kaydedilirler.

Kalite kontrolde, mühendisler ve yöneticiler ana hedeflerine ulaşmak için hareket ederler: ürünleri gereken en iyi kalitede sağlamak. Küçük bir kalite kontrol teknisyenleri grubunun ilgisini çeken şey, günümüzde giderek artan sayıda yönetici, mühendis ve istatistikçi arasında temel bir endişe kaynağıdır.

Kalite kontrol, yüksek kaliteli ürünlerin üretiminde her zaman gerekli olan tasarım işi, iyi üretim yöntemleri veya özenli denetim faaliyetinin yerine geçmeyen bir yardımcıdır.

Daha kesin bir ifadeyle, kalite, genellikle ürünün uygulanmasıyla belirlenen dereceler, sınıflar, spesifikasyonlar açısından belirlenen bir ürün veya işlemin ölçülen özelliklerinin, koşullarının veya özelliklerinin bir ifadesidir..

Bu nedenle, kalite kontrol, bir organizasyonun farklı gruplarının, üretim ve üretimin mümkün kılınması için bir ürünün kalitesinin geliştirilmesi, sürdürülmesi ve denetlenmesinin entegrasyonu için etkili bir çaba kümesidir. hizmet, tüketicinin tam memnuniyetiyle ve en ekonomik düzeyde.

Reddetmeler ve / veya iadeler. Söz konusu eylemin nedenlerini açıklayan fiziksel bir belgeye her zaman eşlik eden, kalite kontrol alanının dayattığı özelliklere uymayan malların fiziksel geri dönüşüdür.

Bu işlem, hem tedarikçinin ödemesini hem de bir sonraki siparişin yeniden doldurulmasını etkileyecektir. Sorumlu alıcıya bir rapor yapılmalıdır.

Ödemeler Ödeme, tedarikçiden alıcıya mal ve / veya hizmetin, nakit, elektronik transfer veya dolaylı olarak belirli bir miktarın nakit olarak tahsil edildiği başka bir yolla sergilenmeye karşı elde edilmesi için yapılan ekonomik ücrettir. ilgili faturanın.

Satın alma departmanının faturaların ödenmesine müdahale edip etmeyeceği, lehte ve diğer çelişkili nedenleri öne sürerek çok fazla tartışma olmuştur.

Kişisel bir karara göre, satın alma departmanının sadece tedarikçilere yapılan ödemeleri izlemek için müdahale etmesi gerektiğini, ancak böyle bir işlevi yerine getirmemesi gerektiğini düşünüyorum, çünkü satın alma departmanının ana amacı mal ve / veya hizmetlerin satın alınmasıdır; Bununla birlikte, satın alımların tedarikçiyle satış sözleşmesini başlatması ve kapatması gerekir;

Tamamlayıcı kontroller. Bazı şirketler, tedarikçilerin doğal kontrol faaliyetlerini koordine etmek için yalnızca bir kişi ya da bölüm istihdam etmedeki ek kontrol kavramı ile çalışır.

Kanımca, bir satın alma departmanı, kar marjlarının, iç ve rekabetçi satış fiyatlarının, envanter rotasyonunun, tedarikçilerin Paretto analizinin, vb. Pazar ve şirketin gerçekliği ile sorumlu alıcı.

Müzakerede ne kadar fazla bilgi yönetilebilirse, alıcının tedarikçi ile hedeflerine ulaşması için daha iyi fırsatlar olacaktır.

1.4 Stoklar.

1.4.1 Stok yönetimi alımlarının tanımı ve ilişkisi.

Envanter yönetimi herhangi bir iş için ilgi konusudur; onsuz hiçbir işlem yapılamaz.

Bir envanter olması, ürüne değer katmaz, kullanımda fayda sağlar; Stoklar, zaman, yer ve miktarın aynı faydasına katkıda bulunur, çünkü belirli bir yerde, istenen zamanda ve istenen miktarda bulunmayan eşya, çok az tüketim olasılığına sahiptir..

Bir şirketin faaliyetleri temel olarak nakit üretme kabiliyeti ve yatırım getirisinin ne kadar cazip olduğu ile ölçülür.

Envanter yönetimi, en avantajlı miktarda hammaddeyi, proses ve ürünleri, bu amaçla kullanmak, bir şirketin ihtiyaçlarına en uygun teknik, prosedür ve programları oluşturmak, uygulamak ve sürdürmektir..

Envanter terimi, verilen uygulamaya bağlı olarak farklı kabullere sahiptir. Bir sanayi şirketi için envanterinin hammaddeler, işlemdeki ürünler ve bitmiş ürünlerden oluştuğunu; ticari bir şirket için mevcut mal anlamına gelir.

Envanterin verilebileceği başka bir tanım: "envanter, olağan iş akışı içinde satış amacıyla elde tutulan bu maddi kişisel mülkün toplamını ifade etmek için kullanılır, satış için üretim sürecindedir veya düzenli olarak tüketilmelidir satışa sunulacak mal veya hizmetlerin üretiminde ”.

Stoklar, üretim ve satış arasında bir köprüdür. Bunlar genellikle en büyük varlık kalemidir; stokların iktisabı, dağıtımı ve elde tutulması, münhasıran, tekrar satılmak üzere satın alınan malların, dönen varlıklar hattının bir parçası olan malların listesi olarak anlaşılmaktadır.

Envanter muhasebesinin temel amaçlarından biri, gelir için uygun maliyetlerle karşı karşıya kalma süreci yoluyla karı uygun şekilde belirlemektir.

Envanter yönetiminde, envanter yatırım seviyeleri mevcut varlıkların en büyük yüzdesini emmektedir.

Yüzleşme süreci, ilk envanteri oluşturan kalemlerin toplam maliyetinin ne kadarının belirli bir döneme ait net alımların ne kadarının, bu dönemde, karşılanması gereken son envanteri belirlemek için yapılan satışlardan çıkarılması gerektiğini belirtmektir. gelecek dönem satışları.

Satınalma departmanından bakıldığında, sorumlu kişi hammadde miktar, kalite, mevcut birim sayısı vb. Bakımından üretim hacmiyle ilgili politikayı ilgilendiriyor.

Envanter kontrolü, uzun, orta ve kısa vadede üretim operasyonlarının iyi planlanması ve iyi üretim çizelgeleme ve kontrol yöntemleri anlamına gelir. Planlama, zamanlama ve üretim kontrolünü içeren kapsamlı ve entegre bir kontrol sistemi, idari süreçteki nakit akışı, finansal bütçeleme ve satış tahmini gibi diğer faaliyetlerle yakından ilişkili olmalıdır.

Hiçbir stok kontrol sistemi stok eksikliğini ortadan kaldırmaz. Teknikler sadece dünyanın gerçekliğinin simülasyonuna mümkün olduğunca yaklaşmaya yardımcı olur; Etkili stok yönetimine en çok katkıda bulunan şey, satın alma işlevidir.

1.4.2 Stokların sınıflandırılması.

Envanter sınıflandırması, depoladıkları malzemenin türüne dayanmaktadır, bu nedenle aşağıdaki sınıflandırmalara sahibiz:

Gereçler. Fabrika operasyonlarında tüketilen dolaylı maliyet kalemleri. İşlenmemiş içerikler. Şirket tarafından üretilen üründe gelecekte kullanılacak ana içerik olduğu için göreceli olarak hammadde. Bulundukları fabrikada kendilerine hiçbir faktör veya bileşen eklenmemiş olan mallardır. İşlemdeki ürünler. Dönüşüm dönemlerinde olanlar, bitmiş ürünler haline gelmeden önce ve maliyetleri artar, böylece emek ve dolaylı maliyetler alır. Üretim malzemeleri. Şirket dışındaki kaynaklardan elde edilebilen veya fabrikada üretilebilen ve ileride kullanılmak üzere saklanabilen parçalar veya bileşenler. İş malzemesi. Tesisin işletilmesinde veya şirketin üretiminde kullanılanlardır,ancak aynı ürünlerin ayrılmaz bir parçası olmazlar. Bitmiş ürün. Müşterilere satış ve teslimat için depolanan bitmiş ürünlerdir. Transit mallar. Şirket tarafından fiziksel olarak depolarında bulunmasalar bile varlıklarının bir parçası olan satın alınan malları ifade eder. Konsinye mallar. Onlar kendileri için bir pazar bulmak amacıyla gönderilenler ve satılmadığı sürece şirketin malıdır. Depo malları. Depozito deposunda gözaltına alınan ve ilgili depozito sertifikasına sahip olanlardır. Bazen elde edilen kredi için teminat olarak bulunurlar, bu yüzden onlara rehinli mal denir. Eski öğeler. Bunlar parçalar, aletler,eski malzemeler, onarımda kullanılan üretim ve yeniden inşa makineleri. Bunlar, herhangi bir düşük fiyata satılacak nesnelerdir, geçmiş yatırımların biraz geri kazanılmasına güvenir.

İşletme büyüdükçe ve yönetimi gittikçe bilimsel hale geldikçe, yöneticiler problemlerini daha karmaşık ve daha büyük bulmanın yanı sıra karar verme üzerinde daha fazla baskı buluyorlar.

Sezgisel kararlar artık gerçek verileri zamanında veri, işlerinin durumu ve operasyonlarının teknik ve matematiksel analizi yoluyla incelemeye dayanan modern yöneticiler tarafından yapılan kararlarla artık rekabet etmiyor.

1.4.3 Stokların değerlemesi.

Dört envanter değerleme yöntemi vardır: Tanımlanmış veya Geçmiş, PEPS (İlk Girişler İlk Çıkışlar), Ortalamalar ve UEPS (Son Girişler İlk Çıkışlar).

Tanımlanmış veya tarihi.

Bu yöntemle, stoklar, her birinde, ona karşılık gelen olanı belirten, elde etme veya üretim maliyetine veya kaynağına göre değerlenir. Bu amaçla, genellikle bir kelimeyle ilişkili bir anahtar kullanılır.

"Yarasa" kelimesini kullanacağız.

Anahtar: yarasa

Yorum: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Bu anahtara göre, "LEMAR.CO" anahtarıyla işaretlenmiş bir makale, elde etme maliyetinin 65.072,39 dolar olduğu anlamına gelir. Bu envanter değerleme yöntemi mağazalarda yaygındır, depo ve satışlardaki malın maliyetini bilmenin yanı sıra, fiyatı çok fazla düşürmeden müşteriye verilebilecek indirim miktarını belirlemeye yarar. Dolayısıyla, bir etikette işaretlenmiş aşağıdaki formu bulursak:

9.950,00 $

IOAEM.MM

Aslında maliyetinin 4.975,00 $ olduğunu gösteriyor

PEPS

İlk Girdiler İlk Çıktılar yöntemi adı gibi çalışır, yani gelen ilk şey birim olarak değil, değer olarak ortaya çıkan ilk şeydir. Değerlerde böyle bir yöntemin gerçekleştirilmesi, malın satın alındığı sıraya göre uygulanan maliyetlerdir.

İlk satın alma işleminin yapıldığı birim maliyet, lot tükenene kadar ilk satışa uygulanması gereken maliyettir. Satış bittikten sonra, bir sonraki satın alma işleminin ilgili maliyeti, satılan ürünün birim maliyeti olarak uygulanır.

Örnek olarak, 1 Ocak'ta X ürününün satın alınmasının her birinin 50 ABD doları olduğunu ve satın alınan miktarın 10 parça olduğunu ele alalım. 1 Şubat'ta her biri 60 $ 'dan 5 adet satın alındı. 15 Şubat'ta, her biri 150 dolara 12 parça satıldı. 10 parçaya her biri 50 $, geri kalan ikisinin de 60 $ 'a uygulanacağı görülebilir.

10 × 50 = 500

2X60 = 120

Toplam: 620

12 × 150 = 1.800

Gelir: 1.800

Maliyet: 620

Brüt kar 1.180

Ortalamalar.

Ortalama maliyet, birim satın alma maliyetlerinde ortalama bir toplam elde etmektir. Önceki örneğe devam edersek ortalama maliyet aşağıdaki gibidir:

Her biri 50 $ 'dan satın alınan 10 adet: 500

$ Her biri 60 $' dan satın alınan 5 adet: 300 $

Toplam: 15 adet: 800 $

800/15 = 53,33 53,33'ten satılan 12 ürün: 639,96 $

Gelir:

1.800,00 Maliyet: 639,96

Brüt kar: 1,160,04

UEPS

Bu, PEPS'in tam tersi bir envanter değerleme yöntemidir, çünkü bu durumda depodan çıkışlar en eski maliyet olarak değerlense de, UEPS'de en sondan başlayarak her birinin birimlerindeki stoklar tükenene kadar değerlenir. satın alma yeri.

Verilen örnek için, satılan 12 ürünün maliyeti aşağıdaki gibidir:

5 ürün maliyeti $ 60 ea: 300 $

7 ürün maliyeti 50 $ ea: 350 $

Toplam: 650 $

Gelir: 1.800

Maliyet: 650

Brüt kar: 1.150

Hangi yöntemin uygulanacağını tanımlayan bir kural yoktur, her şey şirketin ürünlerini satın alma yaklaşımına bağlıdır. İyi bir başlangıç noktası, ürünün özellikleri ve envanterde tutmanın maliyeti olacaktır.

1.4.4 Envanter rotasyonu.

Envanter cirosuyla, hammadde, satılık mal, alacak hesapları vb.Gibi çeşitli varlık kalemlerinin belirli bir dönemde, genellikle bir yıl içinde kaç kez değiştirildiğini kastediyoruz.

Envanter devir hızı büyük ölçüde girişlerde ve çıkışlarda işlenen hacme bağlıdır. Düşük ciro, herhangi bir zamanda her zaman yeterli mal olması veya malın güncel olmaması veya düşük talep olması nedeniyle üretilebilir.

Yüksek bir ciroda, üretim söz konusu olduğunda, üretim için gerekli olan belirli ürünlerin pazarda satılabileceği ve bu üretimin durdurulduğu düşünülmelidir; Öte yandan, bitmiş ürünler hakkında konuşurken, sürekli rotasyon bazen şirketin müşterilerinin istediği tarihlerde siparişleri doldurmadığı anlamına gelir.

Bu nedenle, bir malın değiştirilme sayısı büyük ölçüde girişlerin sayısının söz konusu rotasyonun çıktılarına oranına bağlı olacaktır.

Envanter cirosunu hesaplamanın üç yolu vardır: genel uygulama, perakende yöntemi ve endüstrilere uygulanır.

Genel uygulama.

Satışların maliyeti stokların ortalamasına bölünür. Yıllık ortalama, etkili bir karar için kullanılabilecek temsili bir endeks olmadığından, ortalamanın aylık veya haftalık olması önerilir. Misal:

Satış maliyeti: 18.000,00 $

Ortalama aylık envanter: 3.500,00 $

18.000 / 3.500 = 5.14, bu da dönme katsayısıdır.

Perakendeciler yöntemi.

Genel uygulama prosedürü giyim mağazaları, ev eşyaları, hırdavatçılar, vb. Depolar için değişir ve yerine fiziksel envanter uygulaması için kullanılan bu yöntem uygulanır. Rotasyon, satış fiyatı üzerinden yapılan satışlar ile aynı satış fiyatı üzerinden işaretlenmiş stoklar arasında bir oran olarak kabul edilir.

Yapılan satış: $ 7'000,000.00 Stoktaki

mal: 500,000.00

7.000.000 / 500.000 = 14, bu da dönme katsayısıdır.

Rotasyon endüstrilere uygulanır.

Hem süreç içinde hem de bitmiş ürünler hammadde, işçilik, üretim maliyetleri vb.

Hammaddelerin dönüşünü hesaplarken, sonucu ortalama stok maliyetine bölmek için satış maliyetinde bulunan malzemelerin maliyetini ayırmak için bu unsurlar dikkate alınmalıdır.

Satışların maliyeti: $ 12'000.000.00

Ortalama hammadde

envanteri: 1.200.000.00 İçerdiği malzemeler: 7.200.000,00

12'000.000-7'200.000 = 4'800.000

4'800.000 / 1'200.000 = 4, bu da dönme katsayısıdır.

Tabii ki, ciro katsayısı, şirket yöneticisinin satışların durgunlaşmasını veya azalmasını önlemek için birçok önlemden biri olarak yararlandığı bir gerçektir, ancak bu katsayı bazı durumlarda belirli çekincelerle alınmalıdır.

Rotasyonun ticaretin veya endüstrinin doğasına, eşya sınıfına ve yılın zamanına bağlı olarak bazı değişikliklere maruz kaldığını düşünmek gerekir.

Bu, farklı departmanlar arasında rotasyon karşılaştırmaları yaparken, bunlardan birinin düşük rotasyona sahip olmasının, kötü çalıştığı anlamına gelmediğini göstermektedir.

Notlar:

Yönetici Uzmanlık Enstitüsü, AC, Legajos, 1976.

Mercado, S., Satın Alma İlkeleri ve Uygulamaları, LIMUSA, 1991, s. onbeş.

Benaque rojas, josé luis, Satınalma Direktörlüğü tarafından Ürünlerin Giriş ve Çıkışlarını Kontrol Etmek İçin Elde Edilen Kalemlerin Bilgilerinin Analizi, UNITEC tezi, Meksika 2000, s. 28.

Leenders & fearon, Satın Alma ve Tedarik Yönetimi, Ed. Mc. Graw Hill, ABD, 1997, s. 308.

Zenz, G., Malzeme Alımı ve Yönetimi, Ed. Limusa Noriega, Meksika 1992, s. 386.

Terry, G., Yönetim Prensipleri, CECSA, Meksika 1975, s 22.

Render, B. & HEIZER, Jay, Operasyon Yönetimi, Ed. Prentice Hall, México 1995 s. 47.

Menache, P., Satın Alma Kılavuzu, Meksika 1990, s. 29.

Yöneticiler için uzmanlık enstitüsü, AC, Legacies, 1996.

García MFM, Yönetim ve Yönetim Geliştirme, COPARMEX, México 1988, s 197.

Idem., P. 202.

Flores D. ve Orozco G., Kapsamlı Bir İdari İletişime Doğru, Ed. Trillas, Meksika 1990, s. yirmi bir.

Reyes PA, İşletme, Ed. Limusa Noriega Editörleri, Meksika 1994, s. 378.

Zens, Gary J., Malzeme Yönetimi, Ed. Gpo. Noriega, Meksika 1992, s. 205.

V. Feigenbau, Satınalmalar ve Toplam Kalite Kontrol, Mühendislik ve Yönetim, Ed. CECSA, México 1991, s. 13.