Zaman yönetimi bir varoluş biçimi ve bir yaşam biçimi olarak kavramsallaştırılmalıdır.
Günümüzde zaman, yöneticiler için en önemli ve kritik kaynaklardan biri olarak düşünülebilir.
Zamanın bazı özellikleri:
- Üstesinden gelmek için bir düşman ya da onu organize etmeyi başarabilirsek, kıt bir kaynak olabilir, eğer yöneticilerin günlük faaliyetlerine atanan önceliklere göre kontrol edilmezse, bir arkadaş ya da bir düşman olabilir. Belirlenen amaç ve hedeflere ulaşılması.Alınamaz, yakalanamaz, durdurulamaz veya iade edilemez.Bu bireylerin sahip olduğu en değerli şeydir, bu yüzden maksimum etkililik derecesi ile kullanılmalıdır. Yeterli zamanı var ama herkesin her zaman var. Bu, zamanın büyük paradoksudur.
Çoğu yöneticinin zamanı yönetmesi gereken en yaygın sorunlar şunlardır:
- Bir faaliyet için gideceklerini, etrafta dolaşacaklarını, durumları çözeceklerini veya karar vereceklerini tahmin ettikleri zaman tahminleri gerçekçi değildir ve en yaygın zaman atıklarının bir parçasıdır.Zaman yetersizliği genellikle yanlış yönetim veya Kötü planlanmış ve dağıtılmış çalışma Genellikle çok kısa sürede çok fazla şey yapmakla ilgilidir, ayrıca bazı yöneticilerin dış dikkat dağıtıcı unsurlara nasıl “hayır” diyeceğini bilmemeleri, Daha sonra günlük hedefler, bunları yerine getirme yeteneğinin çok ötesine ayarlanır. Zamanın günün sonunda nasıl kullanılacağına veya işlevsel veya gerçekçi olmayan fırsatlı bir anın olduğu günlüğe girişleri bırakırlar. hafıza başarısız olabilir,Yöneticilerin işlediği taahhütler ve bilgi miktarıyla, etkin zaman yönetimini engelleyen taahhütleri ve faaliyetleri kaydetme konusunda endişelenmezler. Genelde toplantılara geç kalmaktadırlar ve olumsuz durumlarda gereksiz krizlere neden olabilmektedir.Zaman planlama eksikliği çoğu durumda uygulanabilir çözüm alternatifleri oluşturma olasılığını ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığını sınırlamaktadır. zamanın tescili ve kontrolü için, çünkü bunu bir tehdit olarak görmezler veya kendilerini hiç denemedikleri için güvensiz hissederler.Genelde toplantılara geç kalmaktadırlar ve olumsuz durumlarda gereksiz krizlere neden olabilmektedir.Zaman planlama eksikliği çoğu durumda uygulanabilir çözüm alternatifleri oluşturma olasılığını ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığını sınırlamaktadır. zamanın tescili ve kontrolü için, çünkü bunu bir tehdit olarak görmezler veya kendilerini hiç denemedikleri için güvensiz hissederler.Genelde toplantılara geç kalmaktadırlar ve olumsuz durumlarda gereksiz krizlere neden olabilmektedir.Zaman planlama eksikliği çoğu durumda uygulanabilir çözüm alternatifleri oluşturma olasılığını ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığını sınırlamaktadır. zamanın tescili ve kontrolü için, çünkü bunu bir tehdit olarak görmezler veya kendilerini hiç denemedikleri için güvensiz hissederler.
Günlük zaman kaydında aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:
- Günlük hedefleri veya o gün gerçekleştirilecek en önemli görevleri listeleyin.Her bir faaliyeti belirlenen zaman aralıklarında kaydedin.Her bir aktivitenin göreceli önceliğini ve amacını tanımlayın Aktivitenin askıya alınacağı zamanı belirleyin ve tekrar ne zaman gerçekleştirileceğini belirleyin.
Zamanı etkili bir şekilde yönetmek için temel ilkeler:
- Her biri 15 dakikalık artışlarla alınan tam bir hafta için yapılan faaliyetlerin listesi, zamanın etkili kullanımını kolaylaştırır.Planlamanın harcanan her saatin etkili bir şekilde üç tasarruf sağladığı kanıtlanmıştır ve temel bir zaman planlaması prensibidir. Dört saatlik uygulama ve daha iyi sonuçlar verir.Zamanın daha iyi yönetilmesi için önerilen bir teknik, ertesi gün planlamada son 20 dakikalık çalışmayı kullanmaktır.İcra süresi nadiren planlandığı gibi kullanılır. Ancak, mümkün olduğunca, belirlenen faaliyetlere ve taahhütlere saygı gösterilmeli, en etkili sonuçlar tesadüfen değil planlı hedeflere ve programlara sahip olunarak elde edilmelidir.Diğer bir deyişle, yöneticiler zamanlarını faaliyetlerinin önemine göre kullanmalıdır Yöneticilerin taahhütlerini yerine getirmek için belirli bir süre veya süre belirlemek, çalışma grubunun geri kalanının kararsızlığı ve gecikmeyi aşmasına yardımcı olur. Hedefleri veya beklenen sonuçları gözden kaçırmaktan ve her bir faaliyet için çabaları yoğunlaştırmaktan kaçının. Hareketleri başarılarla ve faaliyetlerle ya da eylemlerle sonuçlarla karıştırmayın. Ortaya çıkan sorunlara cevap vermek için kullanılan zaman gerçekçi olmalı ve ihtiyaçları ile sınırlı olmalıdır. özellikle her durum, kendilerini çözme eğiliminde olan ve çok zaman kazandırabilecek sorunları göz ardı ederek, karar vermeyi ertelemek veya ertelemek zaman alışkanlığı haline gelebilir,Fırsatlar kaybolur ve son teslim tarihleri üzerindeki baskı arttırılır.Genel hedeflere ulaşmak için düşük değerli rutin faaliyetler mümkün olduğunca devredilmeli veya ortadan kaldırılmalı, eylemlerin tekrarını ortadan kaldırmak için benzer faaliyetler birlikte gruplandırılmalıdır. ve aramaları cevaplama veya telefon görüşmesi yapma gibi en aza indirgeme.Günün gündeminin görüntülenmesini sağlamak, zamanı doğru bir şekilde yönetmeyi kolaylaştırır.Gün, gün veya hafta içinde zamanı nasıl kullanmayı planladığınızı kaydetmek ayrıntıların atlanması, zaman kaydı hedefleri için belleğe güvenmek veya gerçekçi olmayan hedefler koymak kadar zararlı olduğu için ayrıntılı olmalıdır.Genel hedeflere ulaşmak için düşük değerli rutin faaliyetler mümkün olduğunca devredilmeli veya ortadan kaldırılmalıdır.Aynı eylemler, eylemlerin tekrarını ortadan kaldırmak ve aramaları cevaplamak veya telefon görüşmesi yapmak gibi kesintileri en aza indirmek için birlikte gruplandırılmalıdır. Günün gündemini göz önünde bulundurmak, zamanı doğru bir şekilde yönetmeyi kolaylaştırır.Günlük, hafta veya ay içinde zamanı nasıl kullanmayı planladığınızın kaydı ayrıntılı olmalıdır, çünkü ayrıntıları atlamak hedefler için çok zararlıdır. belleğe güvenmek veya gerçekçi olmayan hedefler koymak gibi zaman kaydı.Genel hedeflere ulaşmak için düşük değerli rutin faaliyetler mümkün olduğunca devredilmeli veya ortadan kaldırılmalıdır.Aynı eylemler, eylemlerin tekrarını ortadan kaldırmak ve aramaları cevaplamak veya telefon görüşmesi yapmak gibi kesintileri en aza indirmek için birlikte gruplandırılmalıdır. Günün gündemini göz önünde bulundurmak, zamanı doğru bir şekilde yönetmeyi kolaylaştırır.Günlük, hafta veya ay içinde zamanı nasıl kullanmayı planladığınızın kaydı ayrıntılı olmalıdır, çünkü ayrıntıları atlamak hedefler için çok zararlıdır. belleğe güvenmek veya gerçekçi olmayan hedefler koymak gibi zaman kaydı.Günün gündemini göz önünde bulundurmak, zamanı doğru bir şekilde yönetmeyi kolaylaştırır.Günlük, hafta veya ay içinde zamanı nasıl kullanmayı planladığınızın kaydı ayrıntılı olmalıdır, çünkü ayrıntıları atlamak hedefler için çok zararlıdır. belleğe güvenmek veya gerçekçi olmayan hedefler koymak gibi zaman kaydı.Günün gündemini göz önünde bulundurmak, zamanı doğru bir şekilde yönetmeyi kolaylaştırır.Günlük, hafta veya ay içinde zamanı nasıl kullanmayı planladığınızın kaydı ayrıntılı olmalıdır, çünkü ayrıntıları atlamak hedefler için çok zararlıdır. belleğe güvenmek veya gerçekçi olmayan hedefler koymak gibi zaman kaydı.
Zamanı etkili bir şekilde yöneten yöneticilerin özellikleri:
- Masaüstüne gelen sorunların% 80'i derhal ele alınmakta, faydalı olmadıkları takdirde silinmekte, gerektiğinde devredilmektedir ve gerekli gördükleri takdirde kontrol altına alınmaktadırlar. şirket alanında yer alan uzmanları ve uzmanları bir çalışma masasına davet ederler ve atananların anlaşıldığından emin olmak için açık ve kesin bir şekilde temsilci olurlar ve alınan kararların hedeflerini belirlerler. En kısa sürede hedeflere ulaşılmasını sağlayan eylemler… Eylem alternatiflerini tanımlarlar ve olası olumlu ve olumsuz sonuçları önlerler.Her durumda en iyi seçenek gibi görünenleri analiz ederler ve seçerler.,Önemli yapılacaklar listesini günlük olarak takip ederler.
Zaman yönetiminin, esasen, faaliyetlerin koordinasyonunu gerektiren, birbirlerine yardım eden, beklenen sonuçları sağlama çabalarının ortak senkronizasyonunu gerektiren bir grup çabası olduğunu hatırlamak önemlidir.
Zamanı etkili bir şekilde yönetmek, onu öneren çoğu insan tarafından geliştirilebilecek bir "armağandır".
____
Jack Fleitman:
www.ciemsa.mx profesyonel danışmanlar
@jackkmex
