21. yüzyılda zaman yönetimi

21. yüzyılda zaman yönetimi bir varoluş biçimi ve bir yaşam biçimi olarak kavramsallaştırılmalıdır.

Zaman, insanların en önemli ve kritik kaynaklarından biridir.

Küçükken, zaman yavaş geçer, gençken zamanın biraz daha hızlı geçtiğini algılamaya başlarsınız, olgun yaşta elden çıkar ve 60 yaşından itibaren uçar, ama gerçek şu ki herkes için aynı zaman.

Her insan zamanı kendi ihtiyaçlarına ve varoluş şekline göre yönetir.

Bir kişi için uygun olan başka bir kişi için uygun olmayabilir.

Zamanı etkili bir şekilde yönetmek için, faaliyetlerimizde, ilgi alanlarımızda, önceliklerimizde ve beklentilerimizde değişiklikler gerekiyor.

Süreyi kontrol etmek, tahmini son tarihlerdeki hedeflere ulaşmaya yardımcı olur ve stres ve yorgunluğu önler.

Serbest zaman, her insanı mutlu eden önemli şeylere ayrılmalıdır. Arkadaşlarınız, aileniz ve sosyal ilişkilerinizi geliştirin. Eğlence ve memnuniyet yaratan hobilerle uğraşmak.

"Herkes zamanın nasıl kullanılacağına karar verir ve onunla yaptıklarından sorumludur"

Ana hava özellikleri

Üstesinden gelmek için bir düşman ya da örgütleyebilir ve kontrol edebilirsek bir müttefik olabilir, insanların günlük faaliyetlerine atanan önceliklere göre kontrol edilmezse, kıt bir kaynak olabilir, bir arkadaş ya da düşman olabilir Belirli bir zaman diliminde belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmada, satın alınamaz, yakalanamaz, durdurulamaz veya iade edilemez. Kimsenin yeterli zamanı olmadığını, ancak herkesin her zaman olduğunu söyler.

Zamanı planlamak ve yönetmek için temel ilkeler

Zaman planlamanın temel prensibi, farklı aktiviteleri planlamak için harcanan her saatin üç ila dört saat yürütme tasarrufu sağlaması ve daha iyi sonuçların elde edilmesidir.En etkili sonuçlar planlanan ve belgelenen amaç ve programların elde edilmesiyle elde edilir. birden fazla konuyu aynı anda ele almak ve çözmek ve bir sonrakine geçmek daha iyidir.Alan taahhütleri karşılamak için son tarihler belirlemek, çalışma grubunun belirlenmiş hedef ve hedeflere ulaşmasını kolaylaştırır. Kendilerini çözme eğilimi gösteren sorunlara zaman ayırmaktan kaçının. Karar verme atığının ertelenmesi veya ertelenmesi,Fırsatlar kaybolur ve kurulan faaliyet programı üzerindeki baskı artar, ortaya çıkan sorunlara cevap vermek için kullanılan zaman gerçekçi olmalı ve her bir özel durumun ihtiyaçları ile sınırlı olmalıdır. Eylemlerin tekrarını ortadan kaldırmak için benzer faaliyetler gruplandırılmalı, zamanın kullanıldığı verimlilik ve etkinliği bilmek için hedeflerin başarısını değerlendirmek ve doğrulamak gerekir. beklenen sonuçların yerine getirilmesi.Genel hedeflere ulaşmak için düşük değerli rutin faaliyetler mümkün olduğunca devredilmeli veya ortadan kaldırılmalı, eylemlerin tekrarını ortadan kaldırmak için benzer faaliyetler gruplandırılmalıdır. Hedeflere ulaşılmasını değerlendirmek ve beklenen sonuçların yerine getirildiğini doğrulamak gerekir.Genel hedeflere ulaşmak için düşük değerli rutin faaliyetler mümkün olduğunca devredilmeli veya ortadan kaldırılmalı, eylemlerin tekrarını ortadan kaldırmak için benzer faaliyetler gruplandırılmalıdır. Hedeflere ulaşılmasını değerlendirmek ve beklenen sonuçların yerine getirildiğini doğrulamak gerekir.

Acil olanı önemli olandan nasıl ayırt edeceğinizi bilmelisiniz

Zamanı etkili bir şekilde yönetmek için, acil olanı neyin önemli ve neyi beklediğinizden nasıl ayırt edebileceğinizi bilmelisiniz, aciliyete göre değil, önemine göre öncelik vermelisiniz. Acil bir disipline sahip olmak ve hedeflere ulaşmak için önemli olan durumlara ve faaliyetlere öncelik vermek. Acil hale gelmeden önce bir noktada İkinci veya üçüncü öneme sahip şeylerle ilgili öncelikleri karıştırmaktan kaçının ve acil durumları daha sonraya bırakın.

Acil durumları mümkün olduğunca az olacak ve önemli durumlara katılmak ve çözmek için zamana sahip olacak şekilde etkinlik ve eylemleri planlamak ve organize etmek uygundur.

"Gündem ilk olarak önemli olmayan faaliyetlerle doluysa, gerçekten gerekli olanları gerçekleştirmek için asla zaman olmaz"

Zamanı etkili bir şekilde yöneten insanların özellikleri

Masaya gelen konuların% 80'i derhal ele alınmakta, eğer işe yaramazsa silinmekte, gerektiğinde devredilmektedir ve gerekli gördükleri takdirde kontrolleri altına alınmıştır. Nelerin atandığını anladınız, verilen strateji ve kararların kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerini belirlediler, her bir hedefi, her biri için tahmini bir süre ile faaliyetlere ayırıyorlar ve öncelikleri belirliyorlar. Eylem alternatiflerini tanımlar, olası olumlu ve olumsuz sonuçları önler, her durumda neyin en iyi seçenek olarak göründüğünü analiz eder ve seçer.Planlanan sonuçlara ulaşılmasını sağlamak için günlük olarak önemli yapılacaklar listesi ile takip ederler, günlük, haftalık ve aylık taahhüt ve faaliyet programlarına sahiptirler. Faaliyetleri, eylemleri, kaynakları ve yürütme sürelerini kontrol eden projeler Günlük olarak bekleyen görevlerin bir listesini hazırlarlar, organizasyon ve zaman kontrolü armağanlarına sahip olurlar.Faaliyetleri, eylemleri, kaynakları ve yürütme sürelerini kontrol etmek için proje kontrol yazılımını kullanırlar. hayatın.Faaliyetleri, eylemleri, kaynakları ve yürütme sürelerini kontrol etmek için proje kontrol yazılımını kullanırlar. hayatın.

"Üst yönetim yöneticileri zamanlarının% 80'ini hayati görevlere ve% 20'sini işlevsel görevlere ayırarak zamanlarını ayırmalıdır."

İnsanların zamanı yönetmesi gereken ortak sorunlar

Bir faaliyet için ihtiyaç duyacağınızı tahmin ettiğiniz zaman tahminleri gerçekçi değildir ve en yaygın zaman kaybıdır. Zaman kıtlığı genellikle kötü yönetim veya kötü planlanmış ve dağıtılmış iş yükünden kaynaklanır. Çok kısa sürede çok fazla şey yapmak, birçok kez kaliteyi kaybetmek.Bazı insanlar dış dikkat dağıtıcı unsurlara nasıl “hayır” diyeceğini bilmiyorlar.Günlük hedefler, kötü planlama nedeniyle onlarla buluşabilme kapasitesinin çok üstünde. taahhüt ettikleri taahhütleri ve faaliyetleri kaydeder, bu da verimli zaman yönetimini engeller Toplantılara geç kalmak ve olumsuz durumlarda gereksiz krizler meydana gelebilir, her zaman günlük doğaçlamalara ya da işlerin sunuluş şekline göre çalışırlar,Zaman dinamiğinden faydalanmasına veya zamanın kullanılmasına izin vermez Günlük dinamikleri geleceği planlamayı önler, sorunları gözetimsiz ve çözümsüz bırakırlar, öncelikleri karıştırırlar, işyerlerini organize edemezler ve düzensiz bilgi sahibi olurlar. İşleri unuturlar, faaliyetleri ve eylemleri yanlış düzende yürütürler, geç gelirler veya diğerlerinin yanı sıra taahhütlerine katılmazlar.Hedeflere ulaşmak için ilgisiz eylemlere zaman ayırırlar.Çoğu zaman planlama eksikliği, birçok durumda, sınırlar uygulanabilir çözüm alternatifleri üretme olasılığı ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığı.İşyerlerini düzenleyemezler ve düzensiz bilgi sahibi olurlar, gündem kullanmazlar ve bir şeyleri unuturlar, faaliyetleri ve eylemleri yanlış sırada yürütürler, geç kalırlar veya taahhütlerine katılmazlar, diğerleri arasında, ilgisiz eylemlere zaman ayırırlar. Zaman planlamasının olmaması, çoğu durumda, uygulanabilir çözüm alternatifleri üretme olasılığını ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığını sınırlamaktadır.İşyerlerini düzenleyemezler ve düzensiz bilgiye sahip olurlar, gündem kullanmazlar ve işleri unuturlar, faaliyetleri ve eylemleri yanlış sırada gerçekleştirirler, geç kalırlar veya taahhütlerine katılmazlar, diğerleri arasında, ilgisiz eylemlere zaman ayırırlar. Zaman planlamasının olmaması, çoğu durumda, uygulanabilir çözüm alternatifleri üretme olasılığını ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığını sınırlamaktadır.Uygulanabilir çözüm alternatifleri üretme olasılığını ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığını sınırlar.Uygulanabilir çözüm alternatifleri üretme olasılığını ve en etkili eylem yolunu seçme olasılığını sınırlar.

Puntuality

Birçok insan randevulara geç kalma alışkanlığına sahiptir ve genellikle arkadaşları ve tanıdıkları tarafından dakik olarak listelenir ve kişinin başkalarına kötü bir görüntüsüne neden olur. Aşırı bekleme süresiyle tahriş olabilir veya rahatsız olabilir ve randevu veya toplantı sonuçlarını etkileyebilecek tutumunuzu değiştirebilirsiniz.Kişini veya müşteriyi rahat ve bir kişiye gergin ve üzgün bir tutumla bulmak aynı değildir. dakiklik eksikliği.

Toplantılarda zamanı yönetme kuralları

Toplantıya katılanlar için en uygun zaman ve yeri koordine edin Herkesden zamanında katılmalarını isteyin, organize bir iş gündemine sahip olun, toplantının açılış ve kapanış saatlerini belirleyin, toplantılar 2'yi aştığında 15 dakikalık molalar verin. Toplantıları belirlenen süreden daha fazla uzatmaktan kaçının, konuları önceliklendirin ve tartışılması gereken ilk konuları gündem listesinin en üstüne yerleştirin Herkesin önerilerini ve fikirlerini katılabilmesi ve sunabilmesi için bir program hazırlayın. Toplantıya önerileri sunmaya hazır hale getiren katılımcılar, katılımlarını hazırlayabilmeleri için her katılımcıya ele alınacak noktalarla gündemi zamanında sunun, toplantı başında katılımcılardan cep telefonlarını kapatmalarını isteyin.Gündemdeki her bir öğeye zaman sınırları atayın.Katılımları belirlenen süreden daha uzun olmayacak şekilde düzenleyin. Herkesi gündemdeki öğelere odaklayın. diğer kişiler katılımcılardan toplantıyı sadece mücbir sebep durumlarında kesintiye uğratmalarını isterler, fikirleri net, tam ve zamanında ifade ederler, bilgi ve deneyimleri dinlemeye ve iletmeye istekli olurlar, toplantının sonuçlarını hazırlamak için zaman çerçeveleri belirlerler..Bir dakikanızı ayırın ve toplantının ertesi günü katılımcılara varılan sonuçları ve taahhütleri iletin.Herkesin gündemdeki konulara odaklanmasını sağlayın. Araya girmekten kaçının ve diğer insanların söylediklerine ilgi ve saygı gösterin.Katılımcılardan toplantıyı yalnızca mücbir sebep durumlarında kesintiye uğratmasını isteyin. Bilgiyi ve deneyimleri dinlemeye ve iletmeye istekli olun Toplantının sonuçlarını ayrıntılı olarak açıklamak için zaman çerçeveleri belirleyin Toplantının bir sonraki günü katılımcılara bir dakika hazırlayın ve sonuçları ve taahhütleri sunun.Herkesin gündemdeki konulara odaklanmasını sağlayın. Araya girmekten kaçının ve diğer insanların söylediklerine ilgi ve saygı gösterin.Katılımcılardan toplantıyı yalnızca mücbir sebep durumlarında kesintiye uğratmasını isteyin. Bilgiyi ve deneyimleri dinlemeye ve iletmeye istekli olun Toplantının sonuçlarını ayrıntılı olarak açıklamak için zaman çerçeveleri belirleyin Toplantının bir sonraki günü katılımcılara bir dakika hazırlayın ve sonuçları ve taahhütleri sunun.Toplantının sonuçlarını hazırlamak için zaman çerçeveleri belirleyin Bir dakika hazırlayın ve toplantının ertesi günü katılımcılara sonuç ve taahhütler verin.Toplantının sonuçlarını hazırlamak için zaman çerçeveleri belirleyin Bir dakika hazırlayın ve toplantının ertesi günü katılımcılara sonuç ve taahhütler verin.

Sonuçların özeti, toplantıda tartışılan konuların her birine cevap vermelidir.

Bir toplantıdaki insanların ilgi ve ilgi kapasitelerinin genellikle zaman geçtikçe azaldığını unutmamak gerekir.

İş yemeklerinde zamanı yönetme kuralları

Belirli bir amacı olmayan iş kahvaltılarından, öğle yemeklerinden veya akşam yemeklerinden kaçının. Tartışılacak konuları ve önceliklerini belirleyin.Tüm tarafların ilgi alanlarını ele almaktan en iyi şekilde yararlanın. Toplantının amaçlarına yönelik olarak konuşun Toplantı sonunda tüm kararları ve sözleşmeleri yapmaktan kaçınarak, ilgilendiğiniz konuları tartışmak için doğru zamanı seçin Telefonlara cevap vermekten ve mesaj göndermek veya okumaktan kaçının. Toplantıyı bir dakika yapın ve katılımcılara gönderin.

İş seyahatlerinde zamanı yönetme kuralları

Planlanan toplantılarda çalışmak için gerekli belgeleri belirleme, organize etme ve analiz etme Bekleyen konular, yeni stratejiler ve yenilikçi proje ve fikirlerin bir listesini yazma. Seyahat.Alan taahhütleri izlemek için bir yöntem belirleyin Bir sonraki toplantıda ele almak istediğiniz konuları tanımlayın ve geliştirin Çalışma ekibinizden bekleyenleri karşılamak için günlük olarak konuşun ve hedeflere ulaşmak için gerekli talimatları verin ve Seyahat süresinin uzamaması için gündemi optimize edin.Link faaliyetleri ve kayıp sürelerden kaçının.E-postaları cevaplamak ve sosyal ağlara katılmak için zaman bulun.

Faaliyetlerin gündeme kaydedilmesi

Fiziksel veya elektronik gündem, bekleyen ve taahhütleri etkin bir şekilde planlamak, organize etmek, öncelik vermek ve hatırlamak ve zaman kullanımını optimize etmek için vazgeçilmez bir araçtır.

Gündemi yönetmek için ipuçları

Bir sonraki günün gündemini planlamak ve ayarlamak için ofisteki son 20 dakikayı kullanın.Gerçekçi hedefler belirlemekten kaçınmak için gün, hafta veya aydaki zamanı nasıl kullanmayı planladığınızı planlayın. Her biri arasında 15 dakikalık boşluklar ile hafta, zamanlama ve zaman etkili kullanımı sağlar.Gün boyunca gerçekleştirilecek hedefleri veya en önemli görevleri listeleyin.Her zaman süresini belirleyen her bir etkinliği kaydedin. ne zaman yeniden başlayacağını tanımla, gündemdeki projeleri değil, aktiviteleri kaydet. Projeler faaliyetlere ayrılmıştır ve gündemde programlanmış olan gündemleri göz önünde bulundurmak, zamanı doğru yönetmeyi kolaylaştırır.Zaman, elektronik takvim ve kategorileri kullanılarak daha iyi yönetilebilir: Faaliyetleri aramalar, toplantılar, planlanmış ve planlanmamış ziyaretler ve toplantılar, idari ve operasyonel işler, geziler, kahvaltılar, yemekler, aralar, tatiller, aktiviteler gibi kategorilere ayırın. aile ve kişisel.

Zamanı etkili bir şekilde yönetmek, onu öneren çoğu insan tarafından geliştirilebilecek bir "armağandır".

Önemli olmayan şeylere çok fazla zaman harcamaktan kaçının. Zaman çok pahalı ve israfla sınırlı.

Verimli, etkili, üretken ve memnun olan ve olmayanlar arasındaki fark, zamanlarını yönetme, kullanma ve eğlenme şeklidir.