UNICA'da gösterge yönetimi için sistemin geliştirilmesine yönelik bir fizibilite analizi sunulmaktadır.
Projesiz durum, projesiz optimize edilmiş durum ve projeli durumdan bahsedilir.
Sistemin somut ve maddi olmayan maliyetleri ve faydaları analiz edilmektedir. Otomatikleştirilecek ana işlem, AS-IS ve TO-BE varyantlarındaki IDEF notasyonu ile temsil edilir. Sistemin kısa bir açıklaması yapılır. Son olarak, 150'den fazla göstergenin olduğu durumda sistemin geliştirilmesinin mümkün olduğu sonucuna varılan bir maliyet-fayda analizi yapılır.
GİRİŞ
Ciego de Ávila Üniversitesi'nde (UNICA), yönetim uzmanları şu anda stratejik planlama ve kontrol için, değişkenler ve göstergeler kavramına odaklanan ve değişkenlerin göstergelerle ilişkili değerler olduğu bir mekanizma uyguladılar. kurumun farklı alanlarının (organik birimler) her biri.
Bu mekanizma ile ilişkili ana süreç, rektör yöneticilerden ilgili organik birimin ilgili değişkenleri ile ilişkili bilgileri istediğinde başlar. Müdürlerin her biri (dekanlar, çalışma merkezinin müdürleri, bölüm başkanları, vb.) Rollerine göre yönettiği değişken göstergelerin her birinin mevcut durumunu kontrol ederek alanlarını ziyaret etmelidir (öğrenci tanıtımı, değerlendirme Öğrenci yurdu, para toplama vb. Daha sonra, bu bilgi ile müdürün danışmanına bir rapor gönderir. Rektör danışmanı bundan başlar ve önceden tanımlanmış değerlendirme kriterlerini kullanarak değişkenlerin her birine nitel bir değerlendirme sağlar. Son olarak, her organik birim için rektöre kalitatif değerlendirme yapar.
Bu işlem şu anda manuel olarak yürütülmektedir. Projenin temel amacı, bu süreci otomatikleştirerek, dahil olan konuların gerektirdiği işi insancıllaştırmaya yardımcı olmaktır.
GELİŞMEKTE
2.1 Projesiz durum
Projesiz durum şu şekilde özetlenir:
- Bu süreçler için bilgisayar desteği yoktur.Tüm bilgiler, zamanlarının önemli bir kısmını yönetmeye adamış olan kıdemli üniversite yetkilileri tarafından el ile işlenir. hızlı ve zamanında bilgi.
2.2 Projesiz optimize durum
Bu durum, bazı sorunların azaltılması için optimize edilebilir. Bu amaçla, olası eylemler şunları içerir:
- En az üç işçi ile bir stratejik kontrol destek departmanı oluşturulması Süreci kolaylaştırmaya yardımcı olmak için sabit formatlı modellerin tasarımı ve basımı.
2.3 Proje ile durum Bir projenin geliştirilmesi ile:
- Bilgi alışverişi sadece bilgisayar sistemi üzerinden gerçekleşir.Bilgisayar sistemi bilgiyi yoğunlaştırır ve ana danışmanın bilginin ana çizelgesi olarak rolünü en aza indirir.Bir birimlerin mevcut durumu bağlı herhangi bir bilgisayardan görüntülenebilir, İlgili kullanıcının izinlerine bağlı olarak, stratejik kontrol ile ilişkili bilgilere hızlı ve zamanında erişim garanti edilecektir.
3. Yararlar ve maliyetler
3.1 Maddi avantajlar:
- Üniversitenin ana yöneticilerinde adam saatlerinde tasarruf.
3.2 Maddi olmayan faydalar
- Karar verirken daha fazla ilgili olma x Üniversitenin maddi süreçlerinde şeffaflık Üniversitenin daha iyi görüntüsü.
3.3 Maddi maliyetler
- Sistem kurulumunda geliştirici tarafından adam-saat harcamaları Son kullanıcıların eğitiminde adam-saat harcamaları.
3.4 Maddi olmayan maliyetler
- Değişime karşı direnç Yeni teknolojiyi özümseme zorluğu
4. Otomatikleştirme sürecinin gösterimi
Şekil 1 ve 2'de, bölüm 1'de açıklanan ve gösterge değişkenlerinin mevcut durumunu al adı verilen işlem temsil edilir. Sürecin “iyi tanımlanmış bir başlangıç ve bitişe sahip bir faaliyet dizisi” olan biçimsel tanımını takip etmek amacıyla, süreç üniversite rektörü tarafından başlatıldı.
Ancak, sistemin son versiyonunda (TO-BE) bu işlem sadece rektör tarafından değil, sistemin herhangi bir kullanıcısı tarafından da başlatılmalıdır.
TO-BE versiyonunda, rektör danışmanının sorumluluklarının çoğu kaybolur ve tıpkı rektör gibi yalnızca izleyici olarak kalır.
Değerlendirme kriterlerinin bir kontrol mekanizması olarak bulunduğunu vurgulamak istenmektedir, çünkü bunların tanımı rektör danışmanının sorumluluğu olmakla birlikte, bu faaliyet ana değişken olan "değişken-göstergelerin statüsünü elde et" sürecinin bir parçası değil, bir diğerinin süreç burada temsil edilmiyor.
Şekil 1. Değişken göstergelerinin mevcut durumunu öğrenin. AS-IS süreci.
Şekil 2. Değişken göstergelerinin mevcut durumunu öğrenin. TO-BE süreci
5. Sistem geliştirme
Şu anda Dengeli Puan Kartını destekleyen bir bilgisayar uygulamasının ilk sürümü olan Ciego de Ávila Üniversitesi'nde kullanılmaktadır. Java 2 Enterprise Edition platformu, bu tür sistemlerin geliştirilmesinde yaygın olarak onaylanmış bir serbest teknoloji olan gelişimi için kullanıldı. Veritabanının oluşturulması için, yüksek ölçeklenebilirliği ve performansı ile karakterize edilen PostgreSQL veritabanı yönetim sistemi seçilmiştir. Bunu elde etmek için kullanılan geliştirme yöntemi, üç katmanlı mimari stili uygulayan Xtreme Programlama veya XP idi. Şekil 3, veritabanının fiziksel modelinin, yukarıda tanımlanan kavramların temsilini görebileceğiniz bir bölümünü göstermektedir.
Geliştirilen sistem, kilit sonuç alanlarını, kritik başarı faktörlerini, göstergeleri ve organik birimleri yöneterek, her bir göstergenin özelliklerine bağlı olarak organik birimlerin her birine uygulanmasına izin verir.
Ana değerlerinden biri, yönetilen tüm verileri gösteren bir Dengeli Puan Kartı olarak kullanılabilen bir arayüze sahip olduğundan (şek. 4). Organik bir birime karşılık gelen bu arayüz, önemli sonuçların her bir alanı için, kritik başarı faktörleri ve puan kartı teorisinin seviyelerine (stratejik, taktik ve operasyonel) göre gruplandırılmış bu birime ilişkin göstergelerin görüntülenmesine izin verir. Risk ve mevcut değerlendirmesi de her gösterge için gösterilmektedir. Bir göstergenin mevcut durumu, genellikle% uyumluluk biçiminde sayısal bir değere yansıtılır. Organik ünitelerin kafalarının her biri, göstergeyi beslemek için Dengeli Puan Kartının terminolojisine eşdeğer olan göstergenin mevcut durumunu ekleyebilir,buna ana arabirimden erişilen ayrı bir arabirimden (şekil 5) izin verilir. Göstergenin mevcut değerlendirmesi, kırmızı, turuncu, sarı veya yeşil olabilen bir renk biçimini yansıtan bu yeşil değerler dikkate alınarak hesaplanır ve yeşil en olumlu değerlendirmedir.
Yazılım, bu göstergelerin her birini değerlendirmenin dinamik olarak tanımlanmasını sağlar. Yönetici, uyumluluk yüzdesine (şek. 6) bağlı olarak göstergenin değerlendirme kriterlerini belirleyebilir, bu da uygulamanın önemli değerlerinden biridir.
Her organik birimin başına, göstergelerinin her birinde belirli bir ay boyunca eylemleri tanımlama imkanı da verilir. Bu eylemler, parçası oldukları göstergeye bakılmaksızın, bir çalışma planı olarak aylara göre filtrelenebilir.
Bu arayüzlerin tasarımı, web uygulamalarının geliştirilmesinde temel unsur olarak kullanılabilirlik faktörüne öncelik verilerek gerçekleştirilmiştir.
Şekil 3 Veritabanının fiziksel modelinin parçası
Şekil 4 Dengeli Puan Kartının ana arayüzü
Şekil 5 Bir göstergenin gücü
6. Fayda-maliyet ilişkisinin analizi
İş dışı ortamlar için bu tür özel yazılım senaryolarında, çözümün getirilmesinden kaynaklanan uzun vadeli faydaları ölçmek çok zordur. Öte yandan, söz konusu senaryonun spesifik özellikleri göz önüne alındığında, projenin mevcut durumu ile ilgili olarak, tanıtımın fizibilitesini yöneticilere gerekçelendirmek belirleyicidir. Bu nedenle maliyet-fayda analizi için denge noktası tekniği seçilir.
Şekil 6 Bir göstergenin değerlendirme kriterlerinin tanımlanması
Projesiz mevcut durumda, ana harcama kaynağı, bilginin elle işlenmesinde yöneticiler tarafından tüketilen çalışma saatleri tarafından verilir. Bu işleme dijital Word ve Excel dosyaları aracılığıyla gerçekleştirilir, böylece kağıt ve yazıcı düzenli olarak tüketilmez.
Analizi gerçekleştirmek için seçilen ayrık değişken, yönetilecek gösterge değişkenlerinin sayısıdır. Ek olarak, Tablo 1, mevcut sistem için başabaş analizinin ayrıntılı bir açıklamasını sunmaktadır. 150'den fazla gösterge değişkeni için, sistem ile ilgili maliyetlerin, şekil 7'de gösterildiği gibi, sistemsiz maliyetlerden daha düşük olduğu sonucuna varılmıştır. Bu sonuç, Bu senaryoda bir bilgisayar sisteminin varlığının önemli bir bilgi birikiminden haklı olduğunu doğrulayan Dengeli Puan Kartı konusundaki klasik yazarlar. Belirli UNICA durumunda, ele alınacak hacim, maliyetlerin eşitlendiği değeri önemli ölçüde aşar ve böylece gelişimi mümkün kılar.
7. Sonuçlar
Çalışmanın geliştirilmesiyle, bilgisayar sistemlerinin kurulmasının, şu anda ulusal düzeyde mevcut olmadığı için, Dengeli Puan Kartı felsefesi üzerine geliştirilen üniversitelerde stratejik kontrol süreçlerini desteklemek için bir öncelik olduğu sonucuna varmak mümkün olmuştur., bu ihtiyaçları karşılayan, ne özgür ne de tescilli herhangi bir başvurunun.
Ayrıca, Dengeli Puan Kartını desteklemek için bir bilgisayar sisteminin inşasının ve özellikle Ciego de Ávila Üniversitesi'nde bir üniversite ortamında kullanılmasının dikkate değer bir gelişme ve stratejik kontrol sürecine önemli bir destek oluşturduğu sonucuna varılmıştır. Son olarak, kullanılabilirlik faktörünün, bilgisayar sistemlerinin müşterileri tarafından kabulü için anahtar olduğu doğrulanmıştır.
Şekil 7. Denge noktası analizi
8. Kaynaklar
- Castilians. (2000). Enstitü için dengeli bir puan kartına doğru. I Iberoamerican Yönetim Muhasebesi Toplantısı. (2007). BSC Collaborative tarafından onaylanmış çözümler. Erişim tarihi: 1 Nisan 2010 Kaplan ve Norton. (2000). Dengeli puan kartı. Barselona: Editoryal Gestión.Ortiz, P. ve Campaña, P. (2010). Üniversite kurumlarında dengeli bir puan kartı tasarlama prosedürü. Eğitim ve Gelişim Defterleri Pérez, N. (2005). Ciego de Ávila Üniversitesi'nde Stratejik Kontrolün Geliştirilmesi. Doktora tezi, Pérez, N. (2010). Yönetim işleri için organizasyon sistemi. Ciego de Ávila Üniversitesi, Solán, OG (2006). Üniversiteler için Stratejik Yönetim Modeli. Camaguey.
