Kuruluşlar süreçleri kadar etkili ve verimlidir. Bunların çoğu yeni ISO 9001: 2000 ve EFQM tarafından da teşvik edildiğini fark etti ve süreçlerin nasıl iyileştirileceğini ve kötü müşteri odağı, düşük süreç performansı, departman bariyerleri, işe yaramaz iş parçacıkları gibi bazı genel sorunlardan kaçınmayı düşünüyor. sürecin küresel vizyonu eksikliği, aşırı denetimler, yeniden işlemler vb.
Aslında, bir yeniden yapılandırma ve süreç yönetimi projesinde, yeni süreçlerin bazılarının performanslarını% 100 artırması şaşırtıcı değildir ve ortalama performans yaklaşık% 30 civarındadır. Örnek olarak ve tipik bir durum olabilir, birkaç ay önce, otomotiv sektöründeki bir endüstrideki bu profilin bir projesinde, Geliştirilmiş Danışmanlar ekibi, az miktarda yatırımla tesis süreçlerinin verimliliğinde% 52 artış sağladı. müşteri karlılığını vur.
Bir süreç, bir ya da daha fazla malzeme ya da bilgi girdisinden, bir ya da daha fazla çıktıyı artı değer ya da malzeme ya da bilgi sağlayan bir dizi ilişkili faaliyet olarak tanımlanabilir. Başka bir deyişle, organizasyonda işlerin yapılma şekli budur.
Süreç örnekleri, mal ve / veya hizmetlerin üretimi ve teslimi, müşteri ilişkilerinin yönetimi, stratejinin geliştirilmesi, yeni ürün / hizmetlerin geliştirilmesi,… Bu süreçler, farklı süreç yönetim araçları.
Süreçlerle yönetim bu makalede ele alınmayacaktır, çünkü bu kavramın derinliği ve ilgisi nedeniyle sonraki makalelerde tartışılacaktır.
Yeniden yapılandırma ve süreç yönetiminin genel hedefleri:
1. Hem süreçle ilişkili maliyetlerin azalması hem de süreçlerin artan performansı nedeniyle daha fazla ekonomik fayda.
2. Servis süresinin azalması ve ürün / hizmet kalitesinin iyileştirilmesi sayesinde müşteri memnuniyetinin artması.
3. Süreçlerin ve görevlerin daha iyi tanımlanması sayesinde daha fazla personel memnuniyeti
4. Süreçlerin daha fazla bilgisi ve kontrolü
5. Bilgi ve materyallerin daha iyi akışını sağlayın
6. Ürün veya hizmet işlem sürelerinde azalma.
7. Müşteri ihtiyaçları ile ilgili daha fazla esneklik
Bu nedenle, ideal durum, süreçlerin başlangıçta yeniden yapılandırılmasıyla yüzleşmek ve oradan sürekli iyileştirme kavramları ile çalışmaktır. Bunun için aşağıdaki metodolojiyi öneriyoruz:
Bu şekilde metodoloji şematik olarak şöyle olacaktır:
0.- Global proje ekibinin oluşturulması.
Bu, organizasyonun dönüşümüne liderlik edecek ve üst yönetimin dahil edilmesi gereken ekip olacaktır.
1.- Anahtar süreçleri (yani kuruluşun sonuçları üzerinde en fazla etkisi olan süreçleri) analiz ederek şirketin süreç haritasını tanımlayın
Süreç haritası, süreçleri tanımlamamıza ve ilişkilendirmemize yardımcı olur, çünkü bu onları anlamak ve geliştirmek için ilk adımdır.
Kaynaklar esasen sınırlı olduğundan, böyle bir projede, en önemli süreçlere öncelik vermek projenin başarısı için belirleyicidir, bunun için öncelikle kuruluşun Kritik Başarı Faktörlerinin (FCE'ler) ne olduğunu belirlemek gerekir. yani örgütün başarısını tanımlayan unsurlar.
2.- Dengeli Puan Kartının Stratejik Haritası gibi araçları kullanarak şirketin strateji ve stratejik hedeflerini süreç göstergeleri ile ilişkilendirin.
Böyle bir projede stratejiyi süreçlerle ilişkilendirmek çok önemlidir ve bunu süreç göstergelerini şirketin stratejik hedefleriyle ilişkilendirerek başarıyoruz.
Bu ilişki, kuruluşun başarısının anahtarı olan Dengeli Puan Kartı stratejik haritası gibi araçlarla geliştirilebilecek bir etkiye neden olur. Ayrıca, her bir süreç için tanımladığımız ve hem yeniden yapılandırmaya hem de sürekli iyileştirmeye odaklanmaya hizmet edecek objektif göstergeleri, yani hedefleri ve vizyonu tanımlamak da çok önemlidir.
Göstergeler için hedeflerin tanımlanması, sürekli iyileştirme ve yeniden mühendislik süreci için önemlidir, çünkü nereye gitmek istediğimizi bilmiyorsak, yolu iyi seçmek zordur.
3.- Süreç liderini tanımlayan süreçlerin her biri için takımların oluşturulması ve bunların her biri için göstergeler.
Ekipler, eğitim ve iç iletişim ile tüm insanların maksimum katılımını isteyen süreçlerin her birinde çalışacak şekilde oluşturulmalıdır.
Ayrıca, süreç liderinin tanımı - işbirlikçi bir şekilde ve süreç göstergeleri çok önemli olacaktır.
4.- Proseslerin yeniden yapılandırılması
Süreçlerin yeniden yapılandırılmasıyla yüzleşmek için, bu makalenin içeriğinin ötesinde, ancak temel olarak beş kavramı temel alan metodolojiler vardır:
- Yeniden yapılandırmanın geliştirilmesi ve uygulanması için sağlam ve kanıtlanmış metodoloji Kuruluş üyelerinin süreçlerinin bilgisi Kuruluşa dış danışmanlar tarafından genellikle sağlanan en iyi uygulamalar (en iyi uygulamalar). Yeni süreçleri destekleyen bilgi sistemleri. Sadece yerel olarak değil küresel olarak süreçleri optimize etmeyi yöneten süreçlere küresel bir bakış.
5.- Belirli teknikler kullanılarak süreçlerin sürekli iyileştirilmesi.
Yeniden yapılandırmadan sonra, sürekli iyileştirme sürecine başlamaya hazır olursunuz, ancak asla yeni yeniden yapılandırmayla karşılaşmayı dışlamamalısınız.
Sürekli iyileştirme kavramlarında, PDCA döngüsü (Planla, Yap, Kontrol Et, Doğrula) temel olarak Altı Sigma, TPM (Toplam Üretken Bakım), faaliyete göre maliyet yönetimi (ABM), akış şemaları, grafikler gibi farklı araçlar kullanılarak kullanılır. kontrol - istatistiksel proses kontrolü (SPC), neden-sonuç diyagramları, kalite fonksiyon ekranı (QFD)…
6.- İzleme ve kontrol.
Sürekli iyileştirme kavramları içinde yer alsa da, bu profilin bir projesinin optimizasyon ve kontrol elde etmek için süreçlerin sürekli izlenmesine ve kontrolüne yol açacağını vurgulamak önemlidir.
Yeniden yapılandırma ve süreç yönetimi arasındaki farkı vurgulamak önemlidir. Bir yeniden yapılandırma projesi, süreçlere ve dolayısıyla iş sonuçlarına radikal bir fayda getirir.
Artan iyileştirmeler sağlayan sürekli iyileştirme projelerine kıyasla, yeniden yapılandırma aşağıdaki grafikte gösterildiği gibi radikal iyileştirmeler gerçekleştirir:
Yeniden yapılandırma kavramı dahilinde, yeni teknolojilerin dahil edilmesi, süreçlerin birkaç yıl önce hayal edilemeyen etkinlik ve verimlilik derecelerine ulaşarak yeniden tanımlanmasını sağlar. Bu olasılıkları keşfedebilen ve doğru bir şekilde uygulayabilen kuruluşlar, aşağıdakileri gerçekleştirerek rekabet avantajı elde edecektir:
1. İş süreçlerinin optimizasyonu.
2. Güvenilir, doğru ve zamanında bilgiye erişim.
3. Kuruluşun tüm bileşenleri arasında bilgi paylaşma olasılığı.
4. Verilerin silinmesi ve gereksiz işlemler.
5. Zaman ve süreç maliyetlerinin azaltılması.
İyileştirme fırsatları olan süreçlerle ilgili olarak, bilgi alışverişinin olduğu herhangi bir süreçte, Yeni Teknolojilerin etkisi çok önemli olacaktır. İnterneti kullanarak süreçlerinizi iyileştirmenin en önemli olasılıklarından biri, değer zinciri üzerinden hızlı bir şekilde bilgi gönderme olasılığıdır.
Sonuç olarak, kuruluşlarımızın süreçlerine daha fazla dikkat etmemiz ve organizasyonun kârlılığını bir bütün olarak artırmak için doğru şekilde davranmamız gerektiğine inanıyorum.
