İnsanlığın başlangıcından bu yana, insan, kendi inisiyatifini ve yaratıcılığını kullanarak, amacı ne olursa olsun, üretken çalışması içinde gerçekleştirdiği tüm faaliyetleri basitleştirmenin yollarını aramıştır.
İş düzeyinde, İş Sadeleştirme kavramı, görevlerin yerine getirilmesini kolaylaştıran daha iyi tekniklerin uygulanmasına hizmet eden organize planların kullanılmasıyla sürekli yürütülen işten başka bir şey değildir.
İdari bir bakış açısından, Çalışma Sadeleştirme, belirli bir görevi gerçekleştirmek için gereken çaba miktarını azaltmaya veya azaltmaya yardımcı olan ve temel olarak sıradan görevleri en aza indirmek için kalıcı bir görev olarak düşünülen herhangi bir yöntem, cihaz veya kaynaktır. herhangi bir organizasyonun tipik.
Örgütsel düzeyde çalışmanın basitleştirilmesinin bazı hedefleri arasında şunlar bulunmaktadır:
- İster zihinsel ister fiziksel olsun, belirli bir görevi yerine getirmek için gereken çabayı en aza indirin. İşlevlerin yeniden dağıtılması, bir faaliyetin veya çalışmanın aşamalarının ortadan kaldırılması, azaltılması ve birleştirilmesi gibi yöntemlerle organizasyonel işleyişi iyileştirin ve İşin seviyelendirilmesi veya tablo haline getirilmesi. Mevcut kaynakların optimizasyonu ve kullanımı.Onu oluşturan tüm alanlarda iş akışını veya sırasını iyileştirin.Yordamları azaltarak ve birleştirerek idari işlemlerin sayısının ve maliyetinin azaltılması, Basılı formların birleştirilmesi veya ortadan kaldırılması.Gereksiz seyahat ve zamanı azaltarak insan kaynaklarının daha iyi kullanılması. Personelin işlerinden memnuniyeti ve onlara bir iş veya görev verirken daha fazla mizaç göstermesi. Denetimi geliştirir,İşçinin kişisel inisiyatifi teşvik edildiğinden beri, belge işleme faaliyetlerine ve rutin işlere ayrılan zamanı azaltarak halka daha iyi dikkat gösterme Çalışanın amacına ilişkin daha net bir anlayışla çalışanın çalışmalarına olan ilgisinin yenilenmesi ödev ve ofis içindeki diğer işlerle ilişkisi.
İşin basitleştirilmesi, son derece mantıklı ve sağduyulu olmasına rağmen, uygulanmasını anlamaya ve kolaylaştırmaya yardımcı olabilecek idari tekniklerle de desteklenmelidir.
Daha etkili bir uygulama elde etmek için, çalışmanın basitleştirilmesini sağlamak için yürütülen analiz ve çalışmaların çalışmasını kolaylaştıran birçok teknik geliştirilmiştir, bunlar sırayla ve araştırmacının takdirine bağlı olarak, her bir yönü anlamaya veya sorgulamaya yardımcı olabilir. değerlendirilmiş, en tanınmış ve kabul edilenler şunlardır.
İş ölçümü:
Yapılan işin miktarını, hacmini ve tutarlılığını gösterir.
İş yükü hakkında doğru verilere sahip olmak, genellikle gerçekçi ve teorik bir çözüm arasındaki fark anlamına gelir. Belli bir iş çıktısının nasıl elde edildiğini bilerek, bunu gerçekleştirmek için kullanılan yöntemler geliştirilebilir, görev ataması yeniden ayarlanabilir, iş yükü genellikle hafifletilebilir ve tıkanıklık ortadan kaldırılabilir. Aynı zamanda, eşit olmayan sorumluluğun nerede olduğunu göstererek sorunları hızla tespit etmeye yardımcı olur.
İdari işi ölçmek, daha fazla verimlilik için işteki dengeyi yeniden sağlayan veya koruyan bir program, plan veya program oluşturmaya yardımcı olur. Ayrıca, darboğazları veya darboğazları tespit etmeye ve personel gereksinimlerini doğrulamaya yardımcı olur.
İş dağıtım tablosu.
İyi yönetimin temel ilkesi, iyi bir iş dağılımının sürdürülmesidir, böylece çalışanların tüm kişisel ve işgücü yetkileri uygun şekilde kullanılır. Birlikte çalışan iki veya üç kişi olduğunda, işlevlerin dağıtımı sorunu ortaya çıkacaktır, bu yüzden iş dağıtım grafiği uygulanmalıdır.
Bu tablo, çalışanın belirli bir grup veya ofis içinde gerçekleştirdiği işlerin tablodur. Aynı şeyin detaylandırılması, çalışmanın basitleştirilmesi programındaki ilk adımdır, zayıf noktaların yanı sıra programın tekniklerini uygulayarak dikkatlice çalışılması gerekenlerin göstergesidir.
Bu dağıtım şeması, çalışanların çeşitli faaliyetleri yürüttüğü bir ofiste yapılan çalışmaları ve bunların yürütülmesi için gerekli süreyi göstermektedir. İşin daha verimli bir şekilde yeniden dağıtılmasını sağlar.
Zaman ve hareket çalışmaları:
Yeterli bir iş ölçümü yapmak için, süreçlerin her birinin ve bileşen faaliyetlerinin yanı sıra alan içinde gerçekleştirilen bağımsız işlevler için zaman ve hareket çalışmaları yapmak gerekir.
Metodoloji basittir, adından da anlaşılacağı gibi, her bir faaliyetin, fonksiyonun ve / veya sürecin gerçekleştirildiği etkin zamanı ölçmek ve istatistiksel parametreler altında gerçekleştirildikleri verimliliği belirlemek.
İşin dağılımını, ellerin ve insan vücudunun kullanımını ve en az çaba sarf etmek için araçların tasarımını ve kullanımını ifade eden çizgi dengesi ve hareket ekonomisi ilkelerine dayanır. mümkün.
Prosedürler veya süreçler diyagramı.
Prosedür şemaları, analistlerin bir ajansın veya ofisin mevcut prosedürlerini tam olarak anlamalarına yardımcı olur ve ayrıca iyileştirmeleri aramaya ve ayrıca prosedürlerin çalışan personel ile daha etkili bir şekilde tartışılmasına izin verir.
İncelenen süreci oluşturan faaliyetlerin sırayla bir listesini açıklar ve paralel olarak, bağımsız sütunlarda dağıtılan, operasyonel, nakliye, muayene, depolama ve bekleme faaliyetlerini, aralarındaki ilişki ve süreleri gösteren beş şekil kullanır. her biri.
İş dağıtım tablosu, bir ofiste neler yapıldığını ve görevlerin çalışanlar arasında dağılımını gösterir; Süreç şeması bir ofiste işin nasıl yapıldığını gösterirken?
Akış:
Kuşkusuz, prosedürler veya süreçler diyagramının bir sonucu olarak ortaya çıktılar, farkları, süreci oluşturan faaliyetlerin listesinin gerçekleştirilmemesi değil, doğrudan onu göstermek için tasarlanmış şekiller içinde tanımlanmasıdır.
Ayrıntıları için, on beş figür vardır, bu da tasarımlarının temelini oluşturur, ancak süreçlerin karmaşıklık derecesine veya istenen yaratıcılığa bağlı olarak araştırmacı tarafından oluşturulan farklı figürleri bulmak yaygındır. onlara tanıtmak.
Rakamlar, genel olarak sürecin bileşen faaliyetleri ile bunları gerçekleştirmekten sorumlu olanlar arasındaki bağımlılık ilişkisinin ana hatlarını çizmeye ve görselleştirmeye yardımcı olan çizgilerle ilişkilidir.
Ofisin fiziksel dağıtım ve bitki dağıtım grafiği:
Ofisin fiziksel dağıtım şeması, çalışma döngüsünü optimize etmeyi, gerçekleştirilmesi gereken her faaliyet için uygun pozisyonları, mümkün olan en iyi kombinasyonu kullanarak, mobilya ve ekipmanları mevcut alandaki en verimli şekilde uyarlamayı amaçlamaktadır. rasyonel, zaman israfından kaçınarak ofisin hedeflerine ulaşmak için.
Kendi adına, fabrikadaki dağıtım, bir mal veya hizmet üretmek için kullanılacak kaynaklar olan ve aynı zamanda makine, ekipman ve malzemelerin çalışma alanlarının konumunun belirlenmesinden oluşan fiziksel alanın organizasyonudur. genel olarak, talep ve kurulu kapasite seviyesindeki olası artış dikkate alınarak.
Her iki teknik de aynı hedefleri izlemektedir; temel fark, ofisin fiziksel dağılımının idari işlere dayanması, tesis dağıtımının ise makine, ekipman ve malzemelere dayalı olmasıdır.
İnme diyagramı:
Güzergah diyagramı, ofisin fiziksel dağıtımını ve / veya tesisteki dağıtımını gerçekleştirmek için temel bir tekniktir, gereksiz ulaşım faaliyetlerinin azaltılması ve iş akışının analizi yoluyla iş akışının kolaylaştırılmasına yönelik araştırmaya dayanmaktadır. genel olarak personel, malzeme, ürün ve kırtasiye malzemelerinin organizasyonun ayrılmaz alanları içinde transferi.
Güzergah diyagramının geliştirilmesi, süreçlerin ofisler, üretim tesisi veya genel olarak şirket içinde verimli bir şekilde akmasına izin vermeyen boşta kalma sürelerinin ve darboğazlarının neden olduğunu görselleştirmeye yardımcı olur.
Gantt şeması:
Bir planlama ve programlama yöntemidir, aynı zamanda çubuk grafik olarak da adlandırılır ve amacı koordinasyon içinde gerçekleştirilen çeşitli faaliyetlerin eşzamanlı olarak yürütülmesini kontrol etmektir.Sütunlardaki süreyi alan çift girişli bir matris ve faaliyetleri tanımlayan çizgiler.
Her etkinlik için, başlangıç tarihine karşılık gelen sütunda başlayan ve tamamlanması için planlanan tarihe karşılık gelen sütunda sona eren bir çubuk işaretlenir, böylece çizginin uzunluğu süresini temsil eder.
Faaliyetlerin yürütülme sırasını ve her biri arasında var olan bağımlılık ilişkisini belirler, ayrıca yürütülen ve planlananlar arasında inceleme ve kontrole izin verir.
BGBM grafiği:
BGBM, her türlü projeyi planlamak, planlamak ve kontrol etmek için etkili ve kritik bir yol yöntemidir. Temel yapısı, zamandan tasarruf etmek, mevcut kaynakları verimli kullanmak ve daha önce darboğazları göstermek amacıyla projeyi oluşturan faaliyetlerin veya görevlerin grafik, mantıksal ve sırayla gelişimini temsil eden bir diyagram veya ok ağından oluşur.
Amacı, belirli bir etkinliğe ulaşan tüm etkinliklerin tamamlanabileceği en erken süreyi, bir etkinlikte birleşen tüm etkinliklerin en uzun süresinin soldan sağa ve sonraki aktivitenin zamanını başlangıç zamanına ekleyerek aşamalı.
Aynı zamanda, bir olayın toplam projeyi geciktirmeden gerçekleştirilebileceği maksimum süreyi veya son kabul edilebilir tarihi belirler, bir olayın sürdüğü en kısa süreyi temsil eder, her bir faaliyetin sürelerini çıkararak, sağdan sola regresif bir şekilde hesaplanır..
Pert arsa:
PERT, nicel faktörlerle sağlanan üretim süreçlerinin planlanması, programlanması ve kontrolü için kullanılan bir tekniktir. CPM, kritik yörünge çalışmasına dayandığından, bir hedefe ulaşmak için yapılması gereken işi temsil eden okların grafiğine dayanarak, istatistiklerin derecesi ve kullanımı ile diğer tekniklerden ayırt edilir.
Bir projenin ilerlemesini değerlendirmeye yöneliktir, ana gerçek veya potansiyel problemlerini ortaya çıkarır, durumu hakkında kesin bilgi verir, hedeflere ulaşma olasılığını tahmin eder ve gerçekleştirilebilecek en kısa süreyi belirler.
BGBM gibi, Normal çalışma zamanına bölünen analizlerin gerçekleştirilmesi için gereken süreleri inceler; bu, normal çalışma koşulları olduğunda görevi veya etkinliği gerçekleştirmek için gereken süredir; İyimser zaman, zorluklar veya komplikasyonlar olmaksızın daha uygun koşulların ortaya çıktığı varsayımı altında bir faaliyet yürütmek için kullanılacak olan zamandır; Kötümser zaman, zorluklar, komplikasyonlar veya öngörülemeyen gecikmeler ortaya çıkarsa aktiviteyi gerçekleştirmek için gerekli olan zamandır; ve tahmini veya beklenen süre; normal, iyimser ve kötümser zamanların istatistiksel olarak birbiriyle ilişkilendirilmesinden elde edilen olasılıktır.
