ERP yönetimine yönelik bilgi sistemleri uzun yıllara dayanan bir geçmişe sahip olsa da , bir ERP'nin başarılı bir şekilde uygulanması kolay bir iş değildir. Bu yazımızda mesleki tecrübemizde karşılaştığımız bazı durumlara değineceğiz ve bu hataları yapmamanıza yardımcı olacağını umuyoruz.
Bu ilk makalede, bir ERP'nin ne olduğunu ve ne için olduğunu ve uygulama sürecinin küresel bir vizyonunu kısaca tanımlayacağız. Aşağıdaki makalede, ERP'nin uygulanması için bir metodoloji ve başarılı bir uygulama elde etmenize yardımcı olacak yirmi ipucu geliştireceğiz.
ERP yönetimi için bir bilgi sistemi, bilgi akışını entegre ederek farklı alanlardaki (finans, operasyon, pazarlama, lojistik, ticari, insan kaynakları…) süreçleri iyileştiren bir işletme yönetimi uygulaması olarak tanımlanabilir. Bu nedenle, ERP sistemlerinin ana hedefleri şunlardır:
1. İş süreçlerinin optimizasyonu.
2. Güvenilir, doğru ve zamanında bilgiye erişim.
3. Kuruluşun tüm bileşenleri arasında bilgi paylaşma olasılığı.
4. Verilerin silinmesi ve gereksiz işlemler.
5. Zaman ve süreç maliyetlerinin azaltılması.
Bir ERP'nin geniş olasılıklarını gördükten sonra, bir ERP'nin doğru uygulanmasının, üretkenlikte radikal artışların yanı sıra karar vermede daha iyi bilgiye sahip olma olasılığını da gerektirdiğini belirtmek önemlidir. Çoğu durumda bir ERP'nin uygulanması, küçük iyileştirmeler elde etmek için değil, radikal iyileştirmeler sağlamak için önerilmektedir.
ERP'nin özellikleri ve olanakları göz önüne alındığında, bir ERP'nin uygulanması için gerekli organizasyonel değişikliğin çok önemli olduğu açıktır, çünkü süreçlerin yeniden modellenmesi ve farklı alanlardan insanların dahil edilmesi ve multidisipliner ekipler oluşturulması gerekir.
Bir ERP uygulamasının karmaşıklığını değerlendirmek için, aşağıdaki altı öğenin bir uygulamada etkileşime girdiğini dikkate almalıyız:
1.- ERP (yönetim bilgi sistemi).
Önceden, implantasyon sürecinin en önemli parçası gibi görünebilir, ancak daha sonra göreceğimiz gibi değildir. Doğru değişim yönetimi, ERP'nin kendisinden daha önemlidir.
Piyasada farklı özelliklere ve fiyatlara sahip yüzlerce ERP bulabiliriz. Bir yandan, yatay ERP'leri (herhangi bir sektördeki her tür organizasyona hizmet eden) ve dikey ERP'leri (bir sektörün özel ihtiyaçlarını karşılamak için geliştirilmiş veya parametreleştirilmiş) bulabiliriz.
Temel olan, her organizasyonun farklı ihtiyaçları olduğunu ve ERP'nin ve onun parametrelendirilmesinin bu ihtiyaçlara bağlı olacağını anlamaktır. Bu nedenle, bir ERP "standart" bir çözüm olmadığından ve diğer kuruluşlar için geçerli çözümler bizim için geçerli olmayabilir.
Bir şirketin bir ERP'yi uygulamaya nasıl başladığını bulmak yaygındır çünkü başka bir sektörü ve diğer özellikleri bilen bir şirket, sahip olduğu olandan mutludur. Açıkçası, bu ikinci şirket kendi ERP'sinin uygulanmasıyla çok iyi çalışabilir, ancak her iki kuruluş da aynı değilse, "ideal" ERP'lerinin aynı olması mantıklı mı?
2.- Kuruluşun insanları ve kültürü.
Kuruluşlarda insanlar anahtardır ve bir ERP uygulamasının onlar üzerindeki etkisi çok önemlidir. Açıkçası, değişim yönetimi kilit bir unsurdur.
Bu nedenle, kullanıcı gereksinimlerinin doğru analizi ve uygulamanın ilk anından itibaren entegre edilmesi, proje ile iyi sonuçlar elde etmenin anahtarıdır.
Ayrıca , uygulama ile organizasyondaki her bir kişinin elde edeceği kesin iyileştirmeler tanımlanmalı ve projeyi organizasyondaki tüm insanlara "satmak" için bir iletişim planı tanımlanmalıdır.
Buna ek olarak, kuruluşların projeye liderlik edebilecek hem iş hem de teknoloji vizyonuna sahip personele sahip olması alışılmadık bir durumdur, bu nedenle harici danışmanların ve özellikle proje yöneticisinin çalışması çok önemlidir.
3.- Strateji.
"İdeal" süreç, teknoloji planının - ERP ve ilgili donanım dahil - kurumsal stratejiyi desteklemesi ve bazı ERP üreticilerinin iddia ettiği gibi bunun tersi olmamasıdır.
Temel olarak fikir, kuruluşun stratejisinin mükemmel bir şekilde tanımlanması, gerekli teknolojik kaynakların bunun yürütülebilmesi için onunla ilişkilendirilmesidir.
4. - Donanım.
Prensipte donanım, uygulamanın en karmaşık parçası olmasa da, bazı durumlarda, yetersiz donanım veya sistem tasarımı seçiminin, uygulamanın genel performansını düşürdüğünü görüyoruz.
Bu anlamda, sistem gereksinimlerini tam olarak tanımlamak ve böylece çözümü, gerekenden daha fazla veya daha az yatırım yapılmayacak şekilde tasarlamak esastır.
5.- Süreçler.
İnsanların yanı sıra süreçlerin de organizasyonun verimliliğini ve etkililiğini tanımlayanlar olduğu unutulmamalıdır.
Bu nedenle ERP uygulama projesinde süreçlerin verimlilik ve etkinliklerini artırmak için yeniden tanımlanması gerekmektedir.
Doğru yaklaşım, süreçleri - ERP'nin sunduğu olanaklarla - uygulamanın bir önceki adımı olarak yeniden tanımlamak ve yeni süreçlerin ERP tarafından desteklenmesidir.
Ancak, uygulama sonrasında süreçlerin tam olarak ERP öncekiyle aynı şekilde yürütüldüğü ERP uygulamalarının bulunması yaygındır. Süreçlerin maliyetlerinde veya sürelerinde herhangi bir iyileştirme sağlanamadığı için bu büyük bir sorundur.
Dünyanın en iyi ERP'sine sahip olsak bile , süreçler yeniden şekillendirilmezse, uygulama anına kadar olduğu kadar verimli veya verimsiz olmaya devam edecek ve daha sonra ERP'nin uygulanmasının etkinlik ve verimlilik üzerinde çok az etkisi olacak veya hiç olmayacaktır.
6.- Kuruluştaki mevcut yönetim uygulamalarının geri kalanı
Kuruluşların farklı yönetim uygulamalarına sahip olması giderek daha yaygın hale gelmektedir. En yaygın uygulamalar arasında kendi veya sektörel araçlar (örneğin, bütçe hesaplama), Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), İş Zekası, Tedarik zinciri yönetimi (SCM) vb. Bulunmaktadır.
Çoğu durumda, verimli bilgi yönetimi sağlamak için tüm uygulamaların ERP'ye bağlanması gerekir. Bu nedenle, farklı uygulamalar arasındaki entegrasyon (EAI), uygulamanın nihai sonuçlarını etkileyen giderek daha karmaşık bir görevdir.
Bu anlamda aynı üreticiden gelen tüm yönetim uygulamalarının avantaj ve dezavantajlarını değerlendirmek de önemlidir. Avantajlara gelince, açıkça entegrasyon daha iyi ve daha kolay. Ancak, tüm çözümleri aynı üreticiden seçmek, karar sürecinde özgürlüğü ortadan kaldırır.
Burada geliştirilen ve sonraki makalede geliştireceğimiz tüm yaklaşımın hem ERP uygulamasını ilk kez düşünen kuruluşlar hem de zaten bir ERP'ye sahip olan ve onu değiştirmek veya sonuçları iyileştirmek isteyen kuruluşlar için geçerli olduğunu belirtmek önemlidir.
Önerilen metodolojinin yanı sıra uygulamayı (veya ERP'nizin yeniden uygulanmasını) başarılı hale getirmenize yardımcı olacak yirmi ipucunu tartışacağız.
Herhangi bir ERP uygulamasında tamamen farklı iki aşama vardır:
1. “Ön uygulama”, yani proje hedeflerini, işlevsel kapsamı, toplam maliyeti, gerekli kaynakları, kuruluşun özel ihtiyaçlarını, programları vb. Tanımlamak için ön analiz. ERP uygulamasının karlılığını değerlendirebilme.
2. Geliştirmeler, parametrelendirmeler, eğitim vb. Dahil kendi uygulama projesi.
Ön uygulama metodolojisini geliştirmek istiyoruz ve bu projenin karlılığını sağlamak için çok önemli olacak. Bu aşama genellikle hafife alınır ve çoğu durumda bu analiz yapılmaz, bu da kötü tanımlanmış hedeflere ve çok sayıda soruna sahip uygulamalara yol açar.
Daha net olması gereken kavram, uygulamanın başarısının veya başarısızlığının üç unsurdan oluşan bir dizi tarafından belirlenmesidir:
- Uygulanacağı organizasyon: strateji, çalışanları, kültürü, süreçleri, Ön uygulama ve uygulama hizmetlerini sunan farklı danışmanlıklar Seçilen ERP, yani hem ürünün kendisi hem de üretici.
Uygulama öncesi analizi doğru bir şekilde geliştirmemiş ve bu nedenle çözümü iyi seçmemiş kuruluşların bulunması yaygındır. Bu nedenle, önceki analiz en azından aşağıdaki bölümleri içermelidir:
1. Strateji, teknoloji, süreçler, insanlar ve organizasyonun ilk analizi. Bu aşamada, hem teknolojik açıdan hem de ilgili değişimin yönetimi açısından en iyi çözümü önermek için strateji, insanlar, süreçler ve teknolojinin derinlemesine bir analizi yapılmalıdır. Bu aşamada, bu analizi gerçekleştirmek ve daha sonraki çalışmalar için çalışma ekipleri oluşturulacaktır.
2. ERP uygulamasının işlevsel kapsamının tanımı, yani uygulamanın hangi alanları ve işlevleri içereceği ve ilk planlama yaklaşımı.
3. ERP uygulamasının hedeflerinin tanımı .
Açıkça, somut hedefler (maliyetlerin azaltılması, süreçlerin etkinliğinin ve verimliliğinin iyileştirilmesi, teslimat süresinin kısaltılması, envanter seviyelerinin azaltılması vb.) Ve daha fazla bilgi ve bilgiye sahip olmak gibi diğer maddi olmayan unsurlar olacaktır karar verme.
Açıktır ki, tüm bu hedefler organizasyonun stratejisine entegre edilmelidir.
4. ERP uygulamasının sağlayacağı süreç ve organizasyondaki iyileştirmelerin tanımı.
Bu bir niyet beyanı olmamalı, daha ziyade organizasyonun süreçleri modellenmiş olmalı ve ERP uygulamasının bunlar üzerindeki etkisi kabul edilmelidir.
Bu aşamada, her süreç için nicel iyileştirme hedefleri tanımlanmalı ve proje takvimine entegre edilmelidir.
5. Değişikliği travmatik olmayan bir şekilde gerçekleştirmek için değişim yönetimi planının tanımı.
Bu plan dahilinde, herkesin ERP projesi ile bir iyileşme algılamasını sağlamak için projenin faydalarını organizasyon üyelerine "satmak" için iç iletişim planı çok önemlidir.
6. İlk aşamada gerçekleştirilen analizler ile modüller ve gerekli parametrelere göre en uygun teknolojik çözüm ve implanter seçimi.
ERP'yi seçmek için en azından aşağıdaki parametreler kullanılacaktır:
- Standart ERP ile çözülen özel durum için gereksinimlerin miktarı Özel durumun gereksinimlerine uyum sağlama esnekliği Çözümün maliyeti Sektördeki deneyimler ve başarı öyküleri VAR'ın kalitesi (Katma Değerli Satıcı) Finansal güç Kullanılan teknolojiler, kullanılan teknolojiler, müşteri sayısı ve profili, çözümün teknolojik sağlamlığı, Ar-Ge'ye yatırım, özelleştirme kapasitesi, ihtiyaca göre uyarlanabilen modül sayısı, kullanım kolaylığı, uygulama metodolojisi. İşletim sistemi ve veritabanı motorunun bağımsızlığı Kullanılabilirlik Ölçeklenebilirlik Yeni iş kollarını yönetme esnekliği
İçin IMPLANTER değerlendirmede, en azından aşağıdaki parametreler kullanılacaktır:
- Sektör tecrübesi Maliyet, Ürün uygulamalarında proje lideri başta olmak üzere personelin bilgi ve tecrübesi Sektörde ürün uygulamalarında proje lideri başta olmak üzere personelin bilgi ve tecrübesi Uygulama metodolojisi. Eğitim Ürünle deneyim, Coğrafi yakınlık, Küresel mevcudiyet, Uygulamaya katılım, Sistem entegrasyonunda bilgi ve deneyim, Personel kapasitesi, İmplanterin mali stabilitesi.
Hem ürün hem de implant seçiminde görülebileceği gibi, maliyet önemli ama kesin bir parametreden uzaktır.
7. Yaklaşık bir takvimin ve ilgili bütçenin tanımı.
Teknolojik tercihlere ve ekli gelişmelere bağlı olarak takvim ve bütçe değişeceğinden, bu aşama bir önceki aşama ile doğrudan ilişkili olacağı açıktır.
Bu bölümde, bu türden bir projeye giren tüm öğeler hesaplanmalıdır:
Dış maliyetler
- Uygulama lisansları.
- Özel geliştirme.
- Uygulama danışmanlığı.
- Donanım.
- Eğitim.
- Güncelleme ve bakım maliyetleri.
İç maliyetler
- Organizasyon personeli tarafından projeye ayrılan saatler.
- ERP'nin uygulanması nedeniyle ortaya çıkabilecek sorunlar.
8. Uygulamanın izlenmesini ve belirli parametrelerin değişimine duyarlılık analizini tanımlamak için projenin yatırım getirisini (ROI) ve temel KPI parametrelerini tanımlayın.
9. ERP uygulaması
Bu bölüm, bu dizinin bir sonraki makalesinin konusu olacağından bu makaleye girmeyecektir.
10. Önceden tanımlanmış hedeflerin yanı sıra projenin karlılığı için kritik unsurların sıkı bir şekilde izlenmesi ve kontrolü.
Erken aşamalarda tanımlanan hedeflerin karşılanması için projenin sıkı bir kontrolünün olması çok önemlidir.
Sonuç olarak, analizin önemini uygulamadan önce vurgulamak önemlidir, çünkü çoğu durumda sonraki projenin tamamının başarısını veya başarısızlığını tanımlayacaktır.
