WBS'yi oluşturmak için, iş, net ve anlaşılır bir ayrıntı düzeyine ulaşana kadar daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere bölünmelidir. WBS'nin bu son seviyesi, İş Paketi olarak bilinir ve projenin sahip olacağı teslim edilebilir malzemelerin gösterileceği seviyedir.
Çalışma parçalandığında, WBS, projeyi tamamlamak için gereken tüm çabanın organize bir temsilini gösterir ve çabanın kendisi değil, çabanın sonucu olan proje çıktılarına yönlendirilmelidir. Bunun yerine, EDT, teslim edilecekleri elde etmek için gerçekleştirilecek faaliyetleri değil, neyin teslim edileceğini (teslim edilebilir ürünler) göstermelidir. Bu yaygın bir hatadır, çünkü bazen WBS'nin ürünü oluşturmak için gerçekleştirilecek etkinlikleri gösterdiğine inanılmaktadır. Gösterilen, projenin teslim edilebilir dilde olması gereken çıktılarıdır, yani sonuç olarak elde edilecek ve teslim edilecek bir şeyin adı gösterilmelidir. Örneğin, teslim edilebilir ürünlerimizden biri bir montaj kılavuzu ise,Kurulum Kılavuzu, EDT'de teslim edilebilir bir ürün olarak gösterilmeli ve Kurulum kılavuzunu hazırla, çaba, zaman ve kaynakları içeren bir faaliyet olacağı için görünmemelidir. EDT etkinlikleri, tarihleri veya kaynakları göstermez.
WBS'nin sahip olması gereken ayrıntı düzeyi, daha sonraki bir aşamada, çıktıların her birini hazırlamak için faaliyetlerin sürelerini, maliyetlerini ve kaynaklarını tahmin etmek mümkün olacak şekilde yeterince ayrıntılı olmalıdır. Ayrıştırma, zamanların, maliyetlerin ve kaynakların henüz tam olarak tahmin edilemediği bir noktaya ulaşırsa, daha doğru bir tahminin yapılabileceği bir düzeye ulaşıncaya kadar ayrıştırma devam etmelidir.
Ayrıştırma yapıldıktan ve WBS hazır olduğunda, projenin toplam kapsamının düzenlendiği (hiyerarşik olarak) ve teslim edilebilirler şeklinde gösterilen tanımlandığı söylenebilir. Bu şekilde, WBS aynı zamanda proje paydaşları ile iyi bir iletişim aracı olarak hizmet eder, çünkü WBS tarafından gösterilen hiyerarşik temsil aracılığıyla hangi çıktıların geliştirileceğini bileceklerdir.
WBS, Proje Kapsam Bildiriminden oluşturulur. Kapsam Beyanı, projenin toplam kapsamının detaylandırıldığı, yani projenin neleri içerdiği ve içermediği, üretilecek çıktılar ile projenin geliştirilmesinde ele alınacak varsayım ve kısıtlamaların olduğu bir belgedir. taslak. Çıktıların projenin Kapsam Beyanı'nda tanımlandığı gibi, EDT oluşturulması için bu belgeye güvenir.
Ardından, yapısını, bileşimini ve hiyerarşisini daha iyi anlamaya yardımcı olan bir WBS'yi adım adım oluşturmanın bir örneğini görelim.
Bir aile, oturma odası ve yemek odasındaki mobilyayı yeniden şekillendirmeye karar verdi ve bu 2 ortamda kullanacakları tüm mobilyaları üretmemizi istedi. Proje kapsamı müşterinin yardımıyla tanımlanıp onaylandıktan ve teslim edileceklerin, varsayımların ve kısıtlamaların belirtildiği Kapsam Bildirimini hazırladıktan sonra, proje çıktılarını hiyerarşik bir şekilde temsil etmek için WBS oluşturmaya hazırız.
1. seviyede projenin adı, bizim durumumuzda ise Proje Mobilya olduğu fark edilebilir. Proje hem oturma odası hem de yemek odası mobilyalarının imalatı ile ilgili olduğu için bu ortamların her biri için üretilecek mobilyaları birbirinden ayırabiliyoruz. Oturma Odası Mobilyası ve Yemek Odası Mobilyasını 2.Kata yerleştiriyoruz. Bu dalların her birinde daha ayrıntılı olarak ayrıştırılacaktır. Örneği daha ayrıntılı açıklamak için Salon Mobilyaları dalına bakalım. Oturma odası söz konusu olduğunda, müşteri ile bu ortam için masa ve koltukların üretilmesine karar verildi, bu nedenle teslimatları daha da ayrıştırmak için bu iki mobilya kategorisini kullanıyoruz. Sadece masa ve sandalye seviyesine inersek,Bu çok genel olacaktır çünkü odada daha ayrıntılı bir seviyeye ulaşmamış ve ayrışmaya devam etmesi gereken farklı masa türleri ve farklı koltuk türleri olacaktır. Masalar şubemizde: Sehpa ve Dekorasyon masası bulunmaktadır. Koltuklar bölümünde 3 bölmeli koltuk, 2 bölmeli koltuk ve bireysel koltuk bulunmaktadır. Müşteri ile farklı boyutlarda dekoratif masalar veya farklı malzeme türlerinden bireysel koltuklar üretilmesi konusunda anlaşmaya varıldığı için daha da bozulmaya devam edebilir. Bu durumda, daha ayrıntılı olarak ayrıştırılması gerekirdi. Örneğin amacına yönelik olarak sadece gösterilen seviyeye çıkacağız. Yemek Odası Mobilyası branşında da aynı adımlar dizisi izlenir. Söylendiği gibi,WBS'nin son seviyesi İş Paketleri olarak adlandırılır ve projede geliştirilecek olan çıktıların gösterildiği yerdir.
EDT'nin bileşenlerinin Oturma Odası Mobilyaları, Koltuklar, Bireysel Koltuk gibi teslim edilebilir dilde yerleştirildiğini unutmayın. Bunun nedeni, İş Kırılım Yapısının proje çıktılarının hiyerarşik yapısını göstermesidir. EDT'ye bir faaliyetin adını yerleştirmek, örneğin "Tek başına sandalye yap" gibi bir hata olur.
WBS hazır olduğunda, her bir çıktıyı hazırlamak için yürütülecek faaliyetlerin tanımlanmasında temel teşkil eder. Örneğin, Bireysel Koltuk teslimi için şunlar gibi faaliyetler: mobilya ölçülerini tanımlama, bir üretim planı hazırlama, odun alma, mobilyanın parçalarını birleştirme vb. Aktiviteleri tanımlama süreci Zaman Yönetimine karşılık gelir.
Her bir ÇÇY bileşenine, bunları hızlı bir şekilde tanımlamak ve bulmak için bir kod atamak çok önemlidir. Kod "babaya" atanır ve ardından "çocukları" ile ilişkili bir kod atanır.
WBS ile birlikte, WBS'yi destekleyen ve bu bileşenin daha ayrıntılı bir açıklamasını sağlayan bir belge olan WBS sözlüğü de oluşturulmalıdır. Bu sözlükte şunlar gibi bilgileri bulabilirsiniz: kod tanımlayıcı, iş tanımı, teslim edilebilenlerden sorumlu kişi, maliyet tahminleri, ilgili kaynaklar, kabul kriterleri ve diğerleri.
Son bir sonuç olarak, WBS'nin Proje Yönetimi içindeki en önemli bileşenlerden biri olduğunu söyleyebiliriz, çünkü projenin toplam kapsamını hiyerarşik olarak çıktılar aracılığıyla gösterdiği için projenin inşa edildiği temeldir ve paydaşlarla iletişim aracı.
