Geçmişte bir organizasyon çerçevesinde alınan eylemlerin sonuçlarını yansıtan verilerin bir yönetim göstergesi olarak bilinir. Buradaki fikir, bu göstergelerin şimdi ve gelecekte alınacak eylemlerin temellerini oluşturmasıdır.
Yönetim göstergelerinin doğru ve güvenilir verileri yansıtması önemlidir, aksi takdirde durumun analizi doğru olmayacaktır. Öte yandan göstergeler belirsiz ise yorumlama zor olacaktır.
Bir yönetim göstergesine izin veren şey, bir projenin veya organizasyonun başarılı olup olmadığını veya hedefleri karşılayıp karşılamadığını belirlemektir. Organizasyon lideri, performansı ve sonuçları değerlendirmek için sıklıkla kullanılan yönetim göstergelerini genellikle kuran kişidir.
Yönetim göstergeleri
- Stratejik hedeflere ne ölçüde veya ne ölçüde ulaşıldığını değerlendirmek için araçlar, araçlar veya mekanizmalar Bir kuruluşun performansının hedeflerine, amaçlarına ve sorumluluklarına göre referans gruplarla değerlendirilmesine izin veren yönetimsel bir ölçü birimini temsil eder. Kuruluşun herhangi bir alanının performansını analiz etmek ve sonuçlar açısından hedeflere uygunluğu doğrulamak için bilgiler Hedeflere ulaşmadaki sapmaları tespit edin ve öngörün Göstergelerin analizi, Eylem Hakkında Uyarılar üretmeye, yönetim, organizasyonun planla mükemmel şekilde uyumlu olduğu varsayımı altında.
Neden ölçülür ve ne için?
Yapılan ölçülemezse kontrol edilemez ve kontrol edilemiyorsa yönlendirilemez, yönlendirilemezse iyileştirilemez.
20. yüzyılın son on yıllarından başlayarak şirketler, düzenlenmiş koruma durumundan son derece rekabetçi açık ortamlara geçerek devrim niteliğinde bir değişim sürecinden geçiyor. İş ortamının sürekli dönüştüğü bu durum, şirketlerin bu koşullar altında pazar paylarını korumak ve artırmak için iş süreçlerini nasıl analiz edecekleri ve değerlendirecekleri konusunda net olmalarını, yani performans ölçüm sistemi.
Performans ölçümü genel olarak bir şirketin faaliyetlerini ölçmeyi, değerlendirmeyi, ayarlamayı ve düzenlemeyi amaçlayan bir dizi eylem olarak tanımlanabilir. Literatürde bu konuda sonsuz sayıda tanım vardır; Bu kavramın fiziksel ve mantıksal unsurları içerdiği göz önüne alındığında, tanımı kolay bir iş değildir, yönetim organının vizyonuna, bileşime ve hiyerarşik yapıya ve şirketin destek sistemlerine bağlıdır.
Öyleyse neden ölçelim?
- Şirket neden kararlar vermeli? Şirketlerin verimliliğini neden bilmek gerekiyor (aksi takdirde, "körü körüne" giderler, varsayımlar veya sezgilerle ilgili kararlar verirler) Neden doğru yolda olup olmadıklarını bilmek gerekir veya her alanda değil Neden şirketin her alanında, özellikle de en zayıf olduğu noktalarda iyileştirme yapmak gerekiyor Şirkette neler olup bittiğini gerçek zamanlı olarak mümkün olduğunca bilmek neden gereklidir (verimlilik veya verimsizlik)
Neden ölçülür?
- Neler olup bittiğini yorumlayabilmek Değişkenler belirlenen sınırların dışına çıktığında önlem almak Değişiklik ve / veya iyileştirme ihtiyacını tanımlamak ve sonuçlarını mümkün olan en kısa sürede değerlendirebilmek Tarihsel eğilimi analiz etmek ve takdir etmek Zamanla verimlilik Verimlilik ve karlılık arasındaki ilişkiyi kurmak Finansal planları yönlendirmek veya yeniden yönlendirmek Üretkenliği maaş seviyesiyle ilişkilendirmek Şirketin risk durumunu ölçmek Gelişim için temel sağlamak stratejik ve odaklı iyileştirme.
Göstergelerin özellikleri ve gösterge türleri
Her ölçüm cihazı veya gösterge aşağıdaki kriterleri veya özellikleri karşılamalıdır:
- Ölçülebilir: Sayaç veya gösterge ölçülebilir olmalıdır. Bu, tanımlanan karakteristiğin miktarın derecesi veya sıklığı açısından ölçülebilir olması gerektiği anlamına gelir. Anlaşılabilir: Sayaç veya gösterge, onu kullanan herkes tarafından kolayca tanınabilmelidir. Kontrol edilebilir: Gösterge, organizasyon yapısı içinde kontrol edilebilir olmalıdır.
Gösterge türleri
Süreç oryantasyonu bağlamında, bir ölçü veya gösterge süreç veya sonuçlar olabilir. İlk durumda, faaliyetlerde neler olduğunu ölçmek istersiniz ve ikincisinde sürecin çıktılarını ölçmek istersiniz.
Göstergeler ayrıca etkinlik veya verimlilik göstergeleri olarak sınıflandırılabilir. Etkinlik göstergesi, önerilen sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını ölçer. Yapılması gereken şeylerin yapılıp yapılmadığını, sürecin doğru yönlerini gösterir. Etkililik göstergeleri, ne yapılması gerektiğine odaklanır, bu nedenle, bir etkinlik göstergesinin oluşturulmasında, sürecin ne beklediğiyle karşılaştırmak için müşterinin gereksinimlerini bilmek ve operasyonel olarak tanımlamak esastır. Aksi takdirde, müşteriyle ilgisi olmayan konularda büyük verimlilik elde ediyor olabilirsiniz.
Verimlilik göstergeleri, işlem yürütme düzeyini ölçer, işlerin nasıl yapıldığına odaklanır ve bir işlem tarafından kullanılan kaynakların performansını ölçer. Verimlilik ile ilgili.
Gösterge kategorileri
Uyum göstergeleri, değerlendirme, verimlilik, etkililik ve yönetim göstergeleri arasında nasıl ayrım yapılacağını bilmek gereklidir. Örnek olarak bin kelimeye bedeldir, bu, bir emrin yönetiminde bulunabilecek göstergeler dikkate alınarak yapılacaktır.
- Uyum göstergeleri: Uyumun bir görevin tamamlanmasıyla ilgisi olduğu gerçeğine dayanır. Uyum göstergeleri, görevlerin ve / veya işlerin başarılma derecesini gösteren nedenlerle ilgilidir. Örnek: sipariş programının yerine getirilmesi. Değerlendirme göstergeleri: değerlendirme bir görev, iş veya süreçten elde edilen performansla ilgilidir. Değerlendirme göstergeleri, güçlü yönlerimizi, zayıf yönlerimizi ve iyileştirme fırsatlarımızı belirlemeye yardımcı olan nedenler ve / veya yöntemlerle ilgilidir. Örnek: sipariş yönetimi sürecinin değerlendirilmesi. Verimlilik göstergeleri: Verimliliğin, bir işi veya bir görevi minimum kaynaklarla yerine getirme tavrı ve becerisi ile ilgili olduğunu dikkate alarak.Verimlilik göstergeleri, görevlerin ve / veya işlerin başarılması için yatırılan kaynakları gösteren nedenlerle ilgilidir. Örnek: Bir ürünün üretim süresi, parça / saat oranı, envanter devir hızı. Etkililik göstergeleri: Etkili, bir niyeti veya amacı etkili kılmakla ilgilidir. Etkililik göstergeleri, görevlerin ve / veya işlerin başarılmasında yetenek veya başarıyı gösteren nedenlerle ilgilidir. Örnek: siparişlere göre müşteri memnuniyeti derecesi. Yönetim göstergeleri: yönetimin, planlanan ve planlanan görevleri gerçeğe dönüştürmek için somut eylemleri yönetmek ve / veya tesis etmekle ilgisi olduğunu dikkate alarak. Yönetim göstergeleri, bir süreci gerçekten yönetmenin nedenleriyle ilgilidir. Misal:üretim sürecindeki ve darboğazlardaki ürünler için depoların idaresi ve / veya yönetimi.
Yönetim göstergelerinin amaçları ve faydaları
Ölçüm sistemlerinin amacının, şirkete belirlenen hedeflere ulaşması için doğru bir yol sağlamak olduğu söylenebilir.
Her ölçüm sistemi aşağıdaki hedefleri karşılamalıdır:
- Stratejiyi iletin Hedefleri iletin Sorunları ve fırsatları tanımlayın Sorunları teşhis edin Süreçleri anlayın Sorumlulukları tanımlayın Şirket kontrolünü iyileştirin Girişimleri ve gerekli eylemleri belirleyin Davranışları ölçün İnsanlara yetkilendirmeyi kolaylaştırın Ücretlendirmeyi entegre edin verim.
Öyleyse bir ölçüm sisteminin olmasının nedeni şudur: Şirketin stratejilerinin, eylemlerinin ve sonuçlarının yürütülmesini iletin, anlayın, yönlendirin ve tazmin edin.
Genellikle bir ölçüm sistemini oluşturan süreçler şunlardır: Planlama, Bütçeleme (kaynak tahsisi), Bilgi, İzleme (kontrol), Değerlendirme ve Tazminat.
En yaygın sorunlardan biri hizalanmasıdır; Bu süreçlerin her biri, farklı kuruluşlar, farklı yöneticiler tarafından "yönetilir", çoğu durumda hiçbiri birbiriyle "konuşmaz"; Planlama süreci planlama kuruluşu tarafından ayrı ayrı yürütülürken, Kaynak Tahsisi, Bilgilendirme ve Takip süreçleri finans kuruluşu tarafından, Değerlendirme ve Ücretlendirme süreçleri ise İnsan Kaynakları kuruluşu tarafından yönetilir.
Bu uyum eksikliği, stratejiyi açıklığa kavuştururken, önceliklendirirken, iletirken, uygularken ve ölçerken tutarsızlık yaratır. Bir kuruluş için diğeri için önemli olan şey değildir, bir kuruluş için diğeri için acil olan şey değildir, kısacası şirketin bileşenlerinin her birinin tek bir hedef doğrultusunda entegrasyonu yoktur veya şirket için tutarlı.
Seçtiğiniz geleceğe ulaşmak için bir strateji uygulamak, uygun bir yapı ve kontrol kombinasyonunu içerir. Yapı, görevleri atar ve nasıl koordine edileceğini belirtir, ancak yapının çalışması için yeterli motivasyon sağlamaz ve kontrol ihtiyacı ortaya çıkar.
Bir ölçüm sistemi gereklidir, çünkü herkes kuruluş için en iyisini yapmaya yetenekli veya istekli değildir. Ölçüm sistemi istenmeyen davranışlardan kaçınmalı ve istenen eylemleri motive etmelidir.
Ölçüm sistemlerinin ele aldığı önemli bir sorun türü kişisel sınırlamalar olarak adlandırılabilir: İnsanlar kendilerinden ne beklendiğini her zaman anlamazlar, bazı gerekli becerilerden, eğitimden veya bilgilerden yoksun olabilirler. Öte yandan, bazı bireyler, kendileri ile görevlendirildikleri şeyi iyi yapmamaya karar verirler, çünkü kendi bireysel hedefleri ile kuruluşun hedefleri tam olarak örtüşmeyebilir. Hedefler arasında bir uyumsuzluk var.
İyi bir yönetim sistemi eylemi teşvik etmeli, orijinal plandan önemli farklılıkları işaretlemeli ve bunları düzeltebilecek kuruluşlara vurgulamalıdır.
- Yönetim izleme geleceğe yönelik olmalıdır İyi bir ölçüm sistemi çok amaçlı bir faaliyetin önemli boyutlarını dikkate almalıdır Daha fazla yönetim kontrolü ve izleme her zaman ekonomik olarak arzu edilmez Bir yönetim sisteminden ne beklemeliyim? Bir erken uyarı sistemi haline gelmesi Üretken davranışın eğilimlerini ve temel nedenini belirleyen "Ön alarmlar" Ekipmanın boyutunu ve optimal değerini tanımlamak için katma değer ile işçilik maliyeti arasındaki ilişkiyi kurması dengeyi garanti altına almak için beşeri sermayenin, fiziksel sermayenin, karlılığın, borçluluğun ve likiditenin üretkenliğini ilişkilendiren, karar vermeyi kolaylaştıran, bilgi oluşturmaya izin veren, insanlara rehberlik eden, besleyen siyasetüretim süreçlerinin işletilmesine izin veren,…
Bir alan için göstergeler, müdahale ettiği süreçlere dayanır ve süreçler, yapı, performans ve müşterilerle ilgilidir.
İşlevler: Alanın işlevi, kısaca varoluş sebebidir. Alanın temelidir ve kuruluşun genel yönetiminde bölgenin rolünü anlamak için birincil kılavuz oluşturur.
- Süreçler: alanın girdileri (veri, bilgi, malzeme, emek, enerji, sermaye ve diğer kaynaklar) çıktılara (sonuçlar, bilgi, faydalı ürünler ve hizmetler), müşterilerle temas noktalarına nasıl dönüştürdüğünü gösterin, alanın elemanları veya alt bileşenleri arasındaki etkileşim. Yapı: Bölgenin organizasyon şemasından çok, onu oluşturan unsurların işleyişi için hizalandığı yolu sunar. Performans: Alana teslim edilen, üretilen ile teslim etmesi beklenen arasındaki ilişkidir. Müşteriler: Müşterilerin alandan aldıklarıyla ilgili ihtiyaçları ve beklentileri olduğundan, mal, hizmet veya her ikisi de olsa, alanın çıktıları veya ürünleri birileri için ve bir iç veya dış müşteri içindir.
Göstergelerin karşılaması gereken temel koşullar
Birincisi, gösterge yönetimle alakalı olmalı, yani bilgilendirmek, kontrol etmek, değerlendirmek ve kararlar almak için gerekli bilgileri sağlamalıdır.
Buna karşılık, gözlemlenen miktarlardan yapılan hesaplama belirsizliklere yol açamaz. Bu kalite, göstergelerin denetlenebilir olmasına ve güvenilirliğinin gerektiğinde harici olarak değerlendirilmesine izin vermelidir. Bu kaliteye, bir göstergenin açık olması, yani çelişkili yorumlara izin vermemesi gerektiği eklenmelidir.
Gösterge tarafından ifade edilen kavram açıktır ve zaman içinde korunur. Gösterge, ölçülmesi amaçlanan şeye uygundur (alaka düzeyi). Bilgi, kararların verilmesi gereken anda mevcut olmalıdır (bir şehir içi otobüs hattını genişletmek için bir proje yürütmek için, hizmetin kullanımına ilişkin güncellenmiş veriler, karar verme sırasında mevcut olmalıdır).
Arzu edilen bir başka özellik de tarafsızlıktır. Göstergeler, ister kamusal ister özel alanda olsun, ülkedeki durum veya üçüncü şahıslara göre hareket etme gibi dış etkenler tarafından koşullandırılmamalıdır. Ayrıca bu durumda bir dışardan değerlendirmeye tabi tutulmaları gerekir.
Göstergenin ölçüsü, küçük varyasyonları belirleyecek kadar etkili olmalıdır. Verinin iyiliğindeki değişiklikleri otomatik olarak belirlemeye izin verecek kalitede oluşturulması gereken bir göstergenin duyarlılığının özelliğidir.
Buna karşılık, gösterge kesin olmalıdır: hata payı kabul edilebilir olmalıdır. Erişilebilirlik şu niteliklere eklenmelidir: elde etmenin kabul edilebilir bir maliyeti vardır (elde etme maliyeti, elde edilen bilgilerle bildirilen faydalarla aşılır) ve hesaplanması ve yorumlanması kolaydır.
Özetle, gösterge, karar verme için uygun zamanda mevcut olması gerekirken, kendisinden çıkarılabilecek sonuçları çarpıtmamak için (kesin) makul kalitede ve miktarda bilgi (alaka düzeyi) sağlamalıdır (uygunluk, fırsat) ve bunların tümü, elde etme maliyetlerinin çıkarılabilir bilginin potansiyel faydalarından daha ağır basmaması koşuluyla.
Göstergelerin oluşturulması için metodoloji
Herhangi bir iş teklifi, çalışmayı sistematik hale getirmeye yardımcı olan ve takip edilen hedefleri başarılı bir şekilde geliştirmek için kilit noktaları sağlayan bir metodolojinin oluşturulmasını gerektirir. Bu nedenle, bu bölümde, bir göstergeler dizisinin etkin bir şekilde oluşturulması için gerekli metodolojiyi analiz ediyoruz. Aynı şekilde, prosedür, organizasyonun tüm üyeleri arasında maksimum fikir birliğine ulaşmalı ve kullanılan terminoloji, söz konusu grup tarafından anlaşılabilir ve kabul edilebilir olmalıdır. Başka bir deyişle, sistemden elde edilen bilgiler, farklı organizasyonel seviyeler arasında yanlış yorumlamalara yol açan herhangi bir karışıklık ortaya koyamaz.
Göstergelerin geliştirilmesi için, aşağıdaki soruların formüle edilmesine yol açan organizasyonun derin bir yansıması gereklidir:
1. Ne yapılıyor?
Bu, kuruluşun ana faaliyetlerini, mümkünse, bir şablon yardımıyla, bunların yürütülmesi yoluyla elde edilmesi amaçlanan sonucun açıklamasıyla envantere alınmasını sağlayacak şekilde tanımlaması amaçlanmıştır.
2. Neyi ölçmek istiyorsunuz?
Daha sonra, öncelik olarak kabul edilen faaliyetlerin seçimi yapılmalıdır. Bu, tüm faaliyetlerin önceliklendirilmesine izin veren yerleşik kriterlere göre değerli bir ilişki (örneğin, 0'dan 10'a kadar) kurmayı içerir. Bu yansımaya, iş gücünün çoğunu tüketen görevlere odaklanmak tavsiye edildiğinden, kuruluş personelinin her bir faaliyette harcadığı sürenin yüzdesini gösteren bir sütun eklenebilir.
3. Bilgileri kim kullanacak?
Faaliyetler tanımlandıktan ve değerlendirildikten sonra, göstergeler onları kimin kullanacağına bağlı olarak önemli ölçüde farklılık göstereceğinden, bilginin alıcıları seçilmelidir.
4. Ne sıklıkla?
Yansımanın bu aşamasında, bilginin elde edileceği periyodiklik belirtilmelidir. Faaliyetin türüne ve bilginin alıcısına bağlı olarak, göstergelerin sunumları açısından bir veya daha fazla zaman sıklığına sahip olması gerekir.
5. Neyle veya kiminle karşılaştırılır?
Son olarak, yapısına, sürecine veya sonucuna ilişkin, hem organizasyonun içinde hem de dışında olabilecek ve karşılaştırma yapmaya hizmet edecek referanslar oluşturulmalıdır.
Göstergelerin formüle edilmesi sürecinde, hedeflere ulaşmak için mükemmel olması gereken organizasyon tarafından kontrol edilebilen yetenekler olan kilit başarı faktörleri de tanımlanır: kullanıcı memnuniyetini sağlama yeteneği, hizmet üretme yeteneği kalite, hızlı ve güvenilir teslimat sağlama yeteneği ve öğrenme yeteneği.
Buna karşılık, göstergelerin genel olarak bir kamu kuruluşunun dört temel perspektifi etrafında yapılandırıldığına dikkat edilmelidir: kullanıcıların bakış açısı, ekonomik-finansal sonuçlar perspektifi, iç süreçler perspektifi ve çalışanların bakış açısı..
Yönetim göstergelerinin geliştirilmesi ve oluşturulması için aşamalar
Esas olan sadece beklenen sonuçlara ulaşmak değil, kurumsal sonuçlar, organizasyonun bir parçası, bir süreç, bir proje veya projelerin yönetimi olsun, en iyi ve en ekonomik yöntemle onlara ulaşmaktır. bireyler "doğru olanı doğru yapar."
Doğru olanı yapmak: Müşteriye, belirtilen nitelikte, istenen miktarda, kararlaştırılan zamanda, kararlaştırılan yerde ve öngörülen fiyatta teslim etmek demektir. Teslim edilen üründen müşteri memnuniyetidir.
Doğru: Her zaman en iyi yöntemleri kullanmaya çalışmak, mevcut kaynakları en iyi şekilde kullanmak, "verimli olmak" anlamına gelir.
Doğru olanı doğru yaparak etkinlik ve üretkenlik yolunda olacağız.
Doğru kutuda olmak, etkili olduğumuz anlamına gelir, çünkü doğru olan şey, ürünümüzün müşterinin ve şirketin gereksinimlerini karşıladığını (etkililik) ve doğru bir şekilde kaynaklarımızı yeterli kullandığımız anlamına gelir.
Yanlış kutuda hatalı olmak gerçekten ciddidir, çünkü ürünümüz sadece müşterinin istediği şey değil, yanlış bir şeydir, aynı zamanda üretimine yönelik kaynakları uygunsuz bir şekilde kullanıyoruz, yapıyoruz. yanlış. Bu pozisyonda şirket etkisiz ve verimsizdir ve sonuç olarak üretkenlik ve bununla birlikte şirketin kendisi ciddi şekilde tehlikeye atılmalıdır.
Yanlış olan şey, verimli olsak da etkili olmadığımız anlamına gelir. Yani en iyi ve en ucuz yöntemle imalatını yaptığımız ürün, müşterinin istediği ürün değildir.
Doğru olan şey, bizi yanlış bir şekilde etkili ama verimsiz bir konuma yerleştirir. Müşterinin gereksinimlerini karşılıyoruz, ancak kaynaklarımız rasyonel olarak kullanılmıyor ve kesinlikle çok düşük verimlilik seviyelerine sahip olacağız.
En iyi yönetim, doğru olanı doğru şekilde yapmayı başaran, aynı zamanda etkili ve verimli olandır. Yönetim, organizasyonun geleneksel olarak oluşturulmuş seviyeleriyle ilişkili çeşitli seviyelere sahiptir:
- Stratejik veya kurumsal yönetim Stratejik bir iş veya taktik birimin yönetimi Operasyonel yönetim
