Ülke genelindeki kendi dağıtım ofisleri ile ulusal bir lider olan Metal İşleme Sektöründeki bir şirketin, finans alanı tarafından üretilen verilerle etkili bir şekilde çalışmasını ve finansal bilgiler için hızlı ve zamanında üretilmesini sağlar. karar verme.
İş Zekası bilgi yönetim sistemini uygulamadan önce , şirketin finans alanı tarafından üretilen verilerle gerçekten etkili bir şekilde çalışma yöntemi yoktu.
Yavaş ve esnek olmayan yardımcı muhasebe raporlarının oluşturulması için bir araç kullandı ve bir kişinin bunları manuel olarak oluşturabilmesi için sistemlere bağımlılığı vardı, bu nedenle finansal bilgi sunmak için tepki süresi çok yavaştı ve karar verme.
Finans personeli raporların hazırlanmasında zamanın çoğunu aldı, basılı raporlarla şirketin diğer alanlarına bilgi sağlamanın yanı sıra bilgilerin analizi için çok az şey bıraktı.
Tüm bunlar, şirketin muhasebe kapanışının ayın son gününden sonraki 3 iş günü içinde yapılmasına ve tüm aya ait bilgilerin çoğunun yakalanmasına neden oldu.
Önerilen çözüm:
Tüm bu nedenlerden dolayı, şirket bu görevi hızlandırmak için bir araca ihtiyaç duydu ve dünyanın en büyük ve en başarılı BI şirketi olan belirli bir ortaktan iş zekası yazılımı (Business Intelligence, BI) uygulamayı seçti.
Araç, türünde, son kullanıcı için kullanımı en kolay ve en kolay olanıydı ve ayrıca daha eksiksiz ve özel raporlar ve analizler hazırlamayı mümkün kıldı.
Kullanıcıların önceden tanımlanmış raporlara sahip olması, bilgilerin gün içinde güncellenmesi ve sadece bir tıklama ile yürütülebilmeleri gerekiyordu, ancak herhangi bir anormallik tespit ettiklerinde bilgileri analiz edebilmeleri ve hatta buna neden olan işlemleri görebilmeleri gerekiyordu.
Seçilen BI çözümü, müşteri şirketi için ideal çözümdü, çünkü şunları yapmasına izin verdi:
- Önceden tanımlanmış finansal raporlarını içeren bir menüye sahip olma.Ayrıca, bir rapor açıldığında, Ayrıntıya Ayırma yeteneğine sahip oldular (bir veriyi tıklayıp, onu oluşturan tüm verileri, hem değer hem de kategoriler vb. bilgileri kolayca ve hızlı bir şekilde analiz etmek için filtreler oluşturabilirler.
Yürütülen çalışma aşağıdaki gibidir:
- Datawarehouse'un tanımı ve oluşturulması Raporların oluşturulması ve tasarımı Çok boyutlu modellerin tasarımı Windows ortamında ve Web ortamında BI metodolojisinde ve ürünlerinde sistem kullanıcıları ve personeli için temel ve ileri eğitim Destek verilen tüm araçların organizasyondaki kültür değişim süreci.
metodoloji
Takip edilen yöntem, İş Zekasının bütünüyle uygulanmasına yönelik prosedürü belirleyen yöntemdi.
- Uygulama öncesi analiz En uygun İş Zekası uygulamasını seçmeyle ilgili tavsiyeler Uygulama projesi Yönü İş Zekası, (BI) Uygulamanın analizi ve değerlendirilmesi.
BI çözümü, SQL Server 2000 veritabanına sahip bir Windows 2000 sunucusunda bulunan bir DataWarehouse tarafından desteklenmiştir DataWarehouse, ERP (BPCS), bordro sistemi, APS (MAPICS) ve diğerlerinden verilerle beslenmiştir. IBM'den MQ Serisini ve Microsoft'tan Veri Dönüştürme Hizmetlerini kullanarak SQL Server veritabanı sunucusuna veri çıkarma işlemi yoluyla operasyonel destek uygulamaları.
İmplantasyon süresi 2 aydı.
Müşteri şirketin Sistem Yöneticisi'nin ifadesiyle: “Şirketin finansal bilgilerini oluşturma zamanını ve maliyetini azaltmanın bir yolunu arıyorduk ve bununla birlikte sistem alanının kullanıcılara yönelik hizmet seviyesini iyileştirmek istedik”.
Projeyi tamamladıktan sonra şunları söyledi: “Uyguladığımız çözüm bize çok fazla katma değer ve muazzam esneklik kazandırdı, çünkü kullanıcılarımızın kendi kendine yeterli olmalarını ve önceden tanımlanmış finansal raporlarını oluşturmalarını, analiz etmelerini ve ayrıntılarını görmelerini sağlıyor. aynı, ancak gerektiğinde yeni raporlar oluşturmalarına olanak tanır »
Sonuçlar
BI yazılımı uygulandığından beri, bilgi günde 3 kez güncellendiğinden, müşteri şirketi şirketin finansal tablolarını analiz etme biçiminde organizasyon kültürünü değiştirdi. Buna ek olarak ve BI araçlarının kullanımıyla, sistem hareketlerinin, sistem personelinin yardımına ihtiyaç duyulmadan, neredeyse oluşturuldukları anda finansal raporlara yansıtılacağı şekilde elektronik ortamda danışılabilir.
Bilgiler artık farklı departmanların başkanlarına kâğıt üzerinde teslim edilmedi ve o zamanlar danışma ve analiz etme imkânı buldular.
Yardımcı muhasebe raporlarının oluşturulması için yanıt süresi önemli ölçüde azalmış ve bu da muhasebenin ayın ilk iş günü saat 12: 00'de kapanmasına yol açmıştır.
Proje tamamlandıktan sonra, Sistem Direktörü şunları söyledi: “Uyguladığımız çözüm bize çok fazla katma değer ve muazzam esneklik verdi, çünkü kullanıcılarımızın kendi kendine yeterli olmalarını ve önceden tanımlanmış finansal raporlarını oluşturmalarını, analiz etmelerini ve ayrıntılarını inceleyin, ancak ihtiyaç duydukları anda yeni raporlar oluşturmalarına da izin verir »
Şu anda, müşteri şirketinin CFO'su, raporların gerektiğinde hazır ve güncel olduğunu varsaymaktadır ve artık raporların daha önce olduğu gibi oluşturulmasını beklememektedir. Şimdi finans personelinin sonuçları açıklamasını bekliyor. Kendi ifadesiyle, “finans personeli için zaman ayırdık, böylece artık daha önce olduğu gibi raporlar üretmeye değil, bilgiyi analiz etmeye odaklanabiliyorlar. Geçmişte, raporlar bize ayın sonunda sonuçları gösterdi ve birçok durumda artık bunları değiştirmek için hiçbir şey yapamadık, artık günlük olarak güncellenen bilgilere sahip olduğumuza göre, şirketin daha iyi sonuçlar almasına izin veren hemen harekete geçebiliriz. ”
