Kuruluşların aşağıdan yukarıya iletişim için kurdukları resmi kanallar içinde, öneri kutusu en sık kullanılan alternatiflerden biri olarak sunulmaktadır.
Bu araç, temel personelden sürekli iyileştirme yoluna izin veren hiyerarşik çizgiye kadar bir bilgi kanalını etkinleştirmenin yanı sıra, personeli motive etmek ve aidiyet duygusu geliştirmek için katılım için bir alan sağlar.
Belirgin faydalarına rağmen, kuruluşlardaki öneri kutuları genellikle uygulamalarında güçlükler, iletişim süreçlerindeki engeller gösterir ve bu nedenle faydalarını sınırlar.
Öneri kutularının genellikle karşılaştığı en yaygın zorluklar aşağıdaki noktalarda özetlenebilir:
- Öneri kutusunun uygulanması, iletişimin bir süreç olarak değil bir ürün olarak kavramsallaştırılmasından başlar. Öneri kutusu, çalışanların yanıtlarına süreklilik vermeden, gelecekteki önerilerde motivasyon oluşturmadan kurulur, çalışanlar, iş kaynaklarını riske atarak hedeflerinin ve önerilerinin kullanılmasından şüphelenir. bir süreç üzerinde nedensel bir bulgu veya görüş kuruluş için önemli olabilir, öneri kutusunun uygulanması için herhangi bir strateji uygulanmamaktadır.Öneriler hazırlamak için çalışanlardan bilgi eksikliği. hiyerarşi kısmında çalışanların önerilerine.Önerilerin analizi veya süreklilik eksikliği için çok yavaş sistemler.
Bir kuruluşta kurulan herhangi bir dahili iletişim kanalı gibi, öneri kutusu da sorumlu alan tarafından bir tasarım süreci, ödenek, izleme ve değerlendirme gerektirir:
TASARIM: tüm kuruluşlar farklıdır ve bu nedenle tüm öneri kutuları da vardır. Kuruluşlar, öneri kanallarını belirli bir şekilde tasarlamalı ve bu aracı kuruluş kültürüne ve insanların ihtiyaçlarına göre koordine etmelidir. Öneri kutusunun tasarımı üzerinde düşünülmelidir: ulaşılacak hedef, kullanılacak biçim, bulunacağı fiziksel alanlar, yanıtları işleme biçimimiz. Bu aşama aynı zamanda kullanıcılara yeni kanalın nasıl, kim, ne zaman, nerede ve ne için olduğu hakkında bir bilgi örneği de düşünmelidir.
DAĞITIM: Kuruluşların düşme eğiliminde olan en sık tuzaklardan biri, uygulamadan hemen sonra öneri kutusunun, personelin kullanımından yararlanmadan güzel bir dekoratif nesne olma eğiliminde olmasıdır. Oluşturulan herhangi bir iletişim kanalı gibi, öneri kutusunun tasarımı da insanların kullanımın önemini görmelerini ve kendi kanalları olarak uygun hale getirmelerini sağlayan bir ödenek stratejisini düşünmelidir.
Tahsisat stratejisi genellikle çok fazla yaratıcılık gerektirir, organizasyonun iletişim ihtiyacını uyandıran doğal olaylar, oynak örnekler, gizli kampanyalar ve yatay iletişimin katılımı genellikle kullanılır.
TAKİP EDİN: Öneri kutusunun bir iletişim kanalı olduğunu unutmamalıyız, bu nedenle rollerini sırayla değiştiren bir gönderen ve bir alıcıya sahiptir. Verdiğimiz ve çalışanların önerilerine vermediğimiz cevaplar kanalın performansını belirleyecek. Önerilere verilen yanıt derhal olmalı, başvurusu hakkında gerekli bilgileri göstermeli ve gelişime gösterdiği ilgiye teşekkür etmelidir. Çalışan yorumları, sıklıkla olduğu gibi İK alanında kapsüllenmemeli, doğrudan yöneticileri içermeli ve taahhüt edilmelidir.
Her kuruluş, yanıtları dinlemeyi kolaylaştırmak ve bunları eyleme dönüştürmek için bir yöntem bulmalıdır.
Belirgin faydalarına rağmen, kuruluşlardaki öneri kutuları genellikle uygulamalarında güçlükler, iletişim süreçlerindeki engeller gösterir ve bu nedenle faydalarını sınırlar.
DEĞERLENDİRME: Kanalın evriminin değerlendirilmesi, bize ne aldığımız, kimin müdahalesi, ne söylendiği, nasıl söylendiği, neden söylendiği ve yanıtların tarihi hakkında nicel ve nitel bilgiler sağlar.
Öneri kutusunun bir iletişim kanalı olduğunu hatırlamak önemlidir, ancak kendisi iletişim değildir.
Örgütlerde iletişim, İNSANLARIN birden çok duruma müdahale ettiği karmaşık, DİNAMİK BİR SÜREÇtir.
Süreç doğası bize ortak inşaat ihtiyacından bahsediyor. Dinamik doğası bize bir kanalın değişmeden kirlenmeden daima aynı kalmasının imkansızlığını anlatır. İnsanların müdahalesi bize karmaşıklık derecesi, tüm iç iletişim kanallarına anlam veren bir ilişkiler ağı hakkında bilgi verir.
Bir kanal engellendiğinde veya kullanımını engellediğinde, bu üç öğeyi düşünmek için kanalın teknik özelliklerinin ötesinde düşünmeliyiz: süreç, dinamizm ve insanlar.
Öneri kutusu şirket hakkında çok konuşabilir, kuruluşların iyileştirme yolu üzerinde değerlendirme yapabilmesi, öneri kutusu aracılığıyla personel ile yukarı yönlü iletişim sürecinin nasıl olduğu ve kuruluşumuzun nasıl konuşup dinlediği önemlidir of.
