Yöneticiler için bazı ipuçları ile zaman yönetimi
Eğer aceleniz varsa… yavaş yürüyün!
- Gerçekte, zaman yönetimi hakkında konuşmak bir çelişkidir. Yapmamız gereken kişisel idare, Benjamin Franklin ünlü "Zaman Paradır" (zaman paradır). ESC © aslında "Zaman Hayattır" demektedir. Kaybettiğiniz para hala geri kazanılabilir, kaçınılmaz olarak değil. Toplumumuzda cezalandırılmayan tek hırsızlar "zaman hırsızlarıdır" Günden güne, çoğu zaman sadece işte değil, yaşamın kendisinde neyin önemli olduğunu görmemize izin vermez..
Zamanı yönetmek için kontrol listesi 1: "Acil durum rezervleri" oluşturmak için kontrol listesi
- Kayıt: tüm etkinlikleri, görevleri ve toplantıları planlayın. Ancak ondan sonra genel bir bakışa sahip olacak ve zaman içinde gerekli konulara odaklanacaksınız Öğleden sonra geç saatlerde plan yapın: Bilinçaltınızın çalışmasına izin verin ve uyurken yaratıcı gücünüzün çalışmasına izin verin. paradan daha değerlidir! Öyleyse neden bütçenize kendi zaman planlamanızdan daha fazla zaman harcıyorsunuz? Kaba bir tahmin, hiç yoktan iyidir… Bütün gün dakika dakika planlama: acil durumlar için zaman ayırın, ister inanın ister inanmayın,% 40 ila 50 planlanamayan "her şey" için gerekecek olan şeydir. günü olumlu bir şekilde başlatın, yapın ve bitirin: iç yatkınlığınız tutumunuzu ve etrafınızdakileri belirler.Bu aynı zamanda başarı ile ilgili konular için zaman rezervleri üretecektir.
Zamanı yönetmek için kontrol listesi 2: Yetkilendirme Denetimi
- Ne yapılmalı (içerik)? Hangi kısmi görevler yapılmalıdır, hangi problemler veya zorluklar öngörülebilir? Bu görevleri nasıl yerine getirebilecek en iyi yeteneğe sahip? Görev neden başka kim tarafından yürütülmelidir? Görev neden yerine getirilmeli (motivasyon, hedef, işe dahil görev)? miktar, detaylar…) Hangi kurallar veya prosedürler dikkate alınmalıdır? Hangi alanlar veya insanlar bilgilendirilmeli ve hangi maliyetler ortaya çıkabilir? Bütçe ne kadar yüksek? Ne ile çalışılmalı, yardım veya destek unsurları? Hangi belgeler gerekli olacak ve görev ne zaman tamamlanmalıdır (ara ve destek son tarihleri)? Zamanında müdahale etmek için ne zaman kontrol etmelisiniz?
Zaman Yönetimi Kontrol Listesi 3: Öncelik Kontrolü
- Güçlü ve enerjilerinizi önemli ve gelecek vaat eden bir başarı hedefi üzerinde yoğunlaştırın. Önemsizlik hakkında endişelenmeyin, ayrıca, hangi görevde daha büyük finansal risk olabileceğini değerlendirin.Şu anda belirli bir görevi yerine getirmezseniz, olabilecek en korkunç şey üzerinde meditasyon yapın. Herkesi memnun etmenin imkansız olduğunu unutmayın (meslektaşlar, patronlar, müşteriler…) Görevler önemsiz ve acil olmadan, sadece atılmalıdırlar. Acil, yetki verilmeli veya azaltılmalıdır.Önemli ve acil görevler bir sorundur ve derhal ele alınmalıdır.Her zaman kendinize sorun: Şimdi ne yapacağım, hedeflerime ulaşmamı sağlayacak mı?
Zaman Yönetimi Kontrol Listesi 4: Toplantı Kontrol Listesi
- Açık ve ölçülebilir hedefler tanımlayın. Bir bilgilendirme toplantısı mı, bir problemi çözmek mi yoksa karar verme için mi? İyi bir organizasyon (teknik, oda, yardımcı elemanlar) bir kontrol listesi ve zaman sınırlamalı masa (başlangıç ve bitiş belirlemek) ile toplantılar için belirleyicidir Önceden belirlenmiş zamanlar olsun olmasın, konuya, bilgi türüne, arkaplana, süreye göre hazırlanma İdeal maksimum 90 dakikadır Dakik başlangıç: bir kez bekleyen, daima bekleyen. Olası tüm kesintileri veya rahatsızlık faktörlerini “ortadan kaldırmak” mı planlanıyor? Katılımcıların öz disiplinleri. Görselleştirme yardımcıları (beyaz tahta, tepegöz, çalışma sayfaları, sunumlar) kullanılmadan toplantı kuralları iletildi mi? Tartışma noktaları ve katkıları,Sonuç konferans yönetimi tarafından görülebilir: Konudan sapmaları sınırlandırın ve toplantı hedeflerinin karşılanıp karşılanmadığını kontrol edin Sonuçları sağlamak için takipleri kabul edin ve karar verin: kim ne zamana kadar ne yapar? elle ve sonuçların kontrolü. "Not" oluşturmanıza gerek kalmaması için hemen tüm katılımcılar için fotokopi.
Süreyi yönetmek için kontrol listesi 5: Telefon görüşmeleri için kontrol listesi
- Görüşmenin nedenini açıklığa kavuşturun: çağrı hangi amaca ulaşmayı amaçlamaktadır? Hangi konular, sorunlar, sorular, fikirler, prosedürler vb. Önemli arka plan bilgileri hazırlayın. Görüşme sırasında doküman aramak zaman alır, muhataptan olası itirazları ve soruları hazırlayın. "Hala" güçlerini temas aşamasından uzaklaştırmak için zamana sahiptir. Konuşmanın açıklığı da gelişimini ve terimini belirler.Nasıl olduğunu, ne istediğinizi ve dokunacağınız noktaları belirtin.Uzun mesafeli aramalarda, konuşmanın süresini daha kesin bir şekilde kontrol edin. Sonunda, sonucu ve nihai önlemleri özetleyin Kısa olun: "politika" yürütmeniz gerekmedikçe, hedefe ulaşır ulaşmaz elveda deyin.Bilgiler hala güncelken verileri, görevleri ve tarihleri hemen kaydedin.
Zaman Yönetimi Kontrol Listesi 6: Yazışma Kontrol Listesi
- Rutin yazışmaların devredildiğine dair talimatlar verin ve yalnızca önem taşıyanlara izin verin.Yazıtın daha önce klasörler içinde sınıflandırılmasını (örneğin önem önceliklerine göre) bir asistan veya sekreter isteyin.Önemli yazışmalar için klasörün eklenmesini isteyin. "Çöp kutusu" nu hiçbir değeri olmayan, gerekli olmayan ve kaydedilmesi gerekmeyen hemen çöp kutusuna atın. Daha sonra çalışmayı kolaylaştırmak için yazışmanın önemli noktalarını hemen işaretleyin. kendi yazışma: giriş tarihi, dokunma yanıtı, konu ile ilgilenen, yapılacak kopyalar ve dağıtım, dosya klasörü Konu ile başa çıkmak için yazışmanın dahili olarak iletilmesi gerekenleri derhal işaretleyin.Her yazışmaya yalnızca bir kez bakmaya, hemen özel bir şey yapmaya veya yapılması gereken aynı şeyi yazmaya çalışın. Ofisinizden her zaman yazışma tepsilerini kullanın. üç bölme: hemen anlaşma - bana tekrar göster - arşiv
Zamanı yönetmek için kontrol listesi 7: Kontrol - “Anti Chuteitis”
- Tüm bu görevlerin bir özetini hazırlayın ve faaliyetlerin bir listesini hazırlayın "chuteadas" Kendinize özeleştiri sorun: Bu görevlerden hangisini istiyorum veya hiç yapmalıyım?… ve bir kez ve birçoğunu ortadan kaldırır Bir görevin neden "geri çağrıldığı" "nedenlerinin" bir listesini yapın ve görevi başarıyla tamamlarsanız "mevcut avantajları" yazın. artı bu görevi "chuteado" yapmanın nedenleri, yine de yapıp yapamayacağınızı ya da temsilci seçmeniz gerektiğini kendinize sorun. Şimdi değilse… ne zaman? Görevi gerçekçi küçük adımlara ayırın (“salam taktik”) ve üzerinde çalışmaya başlayın.Her ara adım için bir tamamlanma tarihi belirleyin ve gündeme aktarın.Üzerinde çalıştığınız işi bitirinceye kadar başka bir “paraşüt” görevi üstlenmeyin.
Hızlı test. Zaman hırsızlarını yakala
Aşağıdaki sorular kendi çalışma durumunuzu değerlendirmenize ve kendi zaman yönetiminizdeki sıkıntı faktörlerini belirlemenize yardımcı olacaktır. Aşağıdaki şemaya göre işaretleyin: 0 neredeyse her zaman, 1 sık, 2 ara sıra, 3 neredeyse hiç
| Telefon durmuyor ve görüşmeler aşırı uzun | 0 | bir | iki | 3 |
| Aşırı harici ve dahili ziyaretler nedeniyle tüm görevlerimi yerine getiremiyorum | 0 | bir | iki | 3 |
| Toplantılar çok uzun ve sonuçlar genellikle yetersiz | 0 | bir | iki | 3 |
| Büyük ve zaman yoğun görevler ve bu nedenle hoş olmayan, onları geciktiriyorum veya tamamlarken sorun yaşıyorum, çünkü asla huzurum yok | 0 | bir | iki | 3 |
| Birçok kez net öncelikler eksik ve çok fazla sorunla başa çıkıyorum. Çok fazla küçük şeyle uğraşıyorum ve önemli olana konsantre olamıyorum. | 0 | bir | iki | 3 |
| Gündemi sadece baskı altında yerine getiriyorum, çünkü her zaman öngörülemeyen bir şey onu düzensizleştiriyor. | 0 | bir | iki | 3 |
| Masamda çok fazla evrak var. Birçok küpe ve ben onları çözmüyoruz. | 0 | bir | iki | 3 |
| Başkaları ile iletişimim oldukça zayıf. Geç bilgi alışverişi, yanlış anlamalar ve tartışmalar sık görülür. | 0 | bir | iki | 3 |
| Görev delegasyonu zaman zaman çalışır. Şahsen diğer insanların mükemmel bir şekilde çözebileceği birçok konuyu ele almalıyım. | 0 | bir | iki | 3 |
| Hayır demem zor, başkaları benden bir şey istediğinde ve gerçekten kendime bakmalıyım. | 0 | bir | iki | 3 |
| Hem iş yerinde hem de özel olarak net hedefler tanımlamam gerekiyor. Bazen her gün yaptığım her şeyde anlam görmüyorum. | 0 | bir | iki | 3 |
| Bazen ne yaptığımı yerine getirecek öz disiplinden yoksundur. | 0 | bir | iki | 3 |
| İşaretli noktaların toplamı |
Değerlendirme
- 0-17 Puan: Zaman planlamanız yok ve başkalarının çalışma organizasyonunuzu etkilemesine izin veriyorsunuz. Başkalarını ve kendinizi yönetmek bir sorundur: Zaman Yönetimi'ni uygulamak hayatınızı olumlu yönde değiştirecektir. Bir ESC © uzmanıyla görüşün. 18-24 Puanlar: Zamanınızı sipariş etmeye çalışırsınız, ancak kalıcı olarak başarılı olmak için yeterli sonuç uygulamayın. Bir ESC © uzmanıyla görüşün. 25-30 Puan: Zaman Yönetiminiz iyidir, ancak optimize edilebilir. Bir ESC © uzmanı daha stratejik görevlere odaklanmanıza yardımcı olabilir. 31-36 Puan: Tebrikler - kendinizin önünde dürüstçe cevap verdiyseniz! Zaman Yönetimi'ni öğrenmek isteyen herkes için bir örnektir. Başkalarının deneyimlerinizden yararlanmasına izin verin. Sizden öğrenmek için lütfen bir ESC © uzmanını arayın.
Umarız zamanınızı boşa harcamayız.
