1980'lerde ortaya çıkmasından bu yana, Faaliyet Tabanlı Maliyetleme (ABC) büyük ilgi gördü. Her türlü kuruluş, birçok soruna cevap olarak kullandı. ABC ayrıca, maliyetlerini kontrol etmek ve planlamak için şirketler tarafından kullanılan Faaliyet Tabanlı Yönetim (ABM) ve Faaliyet Tabanlı Bütçeleme (ABB) gibi başka araçlar da üretti. Bu programın erdemleri çok sayıda makalede ortaya çıkmasına rağmen, birçok şirket onu uygulamaya başladı, ancak herhangi bir fayda elde etmeden önce programı durdurdu.
Bu durumdan kaçınmak için nelere dikkat edilmelidir? Programları başarıyla uygulayan ve onlardan programlarının başarısına katkıda bulunan belirleyici faktörleri belirtmelerini isteyen farklı şirketlerden personel ile konuştuk. Daha sonra ABC, ABM ve ABB programlarına AMP (Etkinlik Yönetim Programları) olarak değineceğiz.
Başlamak
AMP tasarlanmadan ve uygulanmadan önce bu fikrin son kullanıcılara satılması gerekir. Çeşitli başarılı kullanıcılara göre, “kazanan AMP çabaları sadece finansal alanlarda değil operasyonel alanlarda da iyi kabul gören çabalardır; Bu şekilde AMP sistemi sadece sayı tarafında görülmekten kaçınır ”.
Çalışma gruplarının desteğini almak için, onlara MPA'nın ne kadar değerli olacağını öğretmelisiniz: tavsiye? Sağlanacak bilgileri açıkça sunun ve bu bilgilerin operasyonel yöneticilerin hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olacağını gösterin. Örneğin, bilginin maliyet ve üretkenlik iyileştirmelerine nasıl ulaşacağına, elbette yıllık bonusunuzla ilgili olacak hususlara dikkat edin. “Öğretim çok önemlidir, çünkü yöneticiler bilgi istemek zorundadır.
Kişi ne öğrenebilecekleri konusunda net olmalı ve bu amaçla kendi çabalarını göstereceklerinden emin olmalıdır. Bu olmazsa, hiç kimse programı kullanmayacak ve tüm çaba boşa gidecektir ”dedi. Ayrıca yöneticilerin bilgileri kullanmaya kararlı olduklarından emin olmalısınız. Bir yöneticinin ayağa kalkması ve "Evet, bu harika, yapılması gereken doğru şey, onu tam olarak destekliyorum" demek güzel ve yeterli değil.
Karar vermek için onlara yeni bilgileri nasıl kullanabileceklerini göstermelisiniz. Bir bölüm başkanıyla farklı projeler hakkında görüştüğünüzde, bu görüşmeler sırasında bilgileri nasıl kullanacaksınız? Bu insanların neden bu bilgileri kullanmak istediğini nasıl soracaklar? Alışkanlıkla yaşıyoruz, onlara neden değişmek istediklerini anlatmalıyız.
Projenin tanımı, seçimi ve kapsamı
Coca Cola yenilikçi bir ortak hizmetler merkezi oluştururken, merkez açılmadan önce bir ABC sistemi uygulamaya başladılar. AMP fikirleri elde etmek için, her iş sektörü ulaşmak istediği hedefleri tanımladı (maliyet azaltma, süreç iyileştirme vb.) Ve böylece 110 proje teklifine ulaştı. Bu 110 projeden sadece 28'i Altı Sigma eğitimi uygulanan kaldı.
Eğitim sırasında yedi proje üzerinde duruldu. DKA'lar operasyonel kültürün bir parçası haline geldikçe, sistem sürekli iyileştirme için yeni fırsatları tanımlayacak kadar dinamik olmalıdır. Öneriler özel bir ekip tarafından gözden geçirilir. Yöneticilerin şimdi gelişme konusunda endişelenmelerine gerek yok; Fırsatları belirleyebilir ve ekibin çözümleri uygulamasını sağlayabilirler. Projeler seçildikten sonra, içermeleri gereken belirli iş konuları tanımlanmalıdır. Net bir taslak olmadan, proje unutulabilir ve reddedilebilir.
Program başarısı için kritik faktörler
AMPM İlk programa odaklanın ve başlangıçta kendinizi çok fazla kapsamaya çalışmayın. Unutmayın, bu evrimsel bir modeldir. Projenin kapsamını sınırlamak için, başarılı DKA'ları olan bazı şirketler, bir iş alanındaki belirli bir ihtiyacı çözmek için bir pilot proje geliştirmeye başlar. İhtiyacı karşılamak için bilgi sağlamanın yanı sıra, bu pilot program uygulama ekibi için bir eğitim alanı sağlar ve programın değerini şirketin geri kalanına gösterir. "Küçük" düşünmelisin. Bunu zaten yaptığınızı düşünüyorsanız hala yarıya bölün. Başarılı AMP şirketlerinde tipik bir pilot proje 8 ila 10 hafta sürer. Daha uzun sürerse, kullanılan bilgiler eski haline gelecektir.
Bazı şirketlerde programın ilk uygulaması başarılı değildir çünkü her şeyi aynı anda yapmaya çalışır (kes, ölç, kalıpla). Hatayı tanıyan ve gerçekten önemli olan konulara geri dönmeye çalışanlar sorunun üstesinden gelirler. O zamandan beri, proje gerçek bir ilerleme kaydetti. Başarılı bir küçük ölçekli AMP uygulamasından sonra, coşku hızla şirkete yayılır. AMP ekibinin üyeleri daha emin olurlar ve o zaman daha büyük sorunlarla başa çıkmaya başlarlar.
Takım Seçimi
AMP'nin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için ekibin tamamen kendini adamış olması gerekir. % 20 sorumlu çalışanlar hizmet vermemektedir. İnsanların% 100 çalışmasını gerektirir. Yarı zamanlı bir ekip proje uygulamasını geciktirecek ve maliyet / fayda oranını azaltacaktır. Ancak hiçbir tam zamanlı takıma değinmiyoruz; tam zamanlı bir takımı ciddiye alır. İyiden büyüğe giden şirketler önce takımı yönlendirmek için doğru insanları seçti ve sonra nerede ele almaları gerektiğini düşündü.
Genel olarak şirketler, herhangi bir zamanda serbest çalışan elemanlarını işe alırlar. Yönetim programları karmaşık olmasa da, işi anlayan ve analitik becerilere sahip insanlar gerektirir. Birinin A sınıfı bir takım gerektiren bir fikri varsa, bunun B sınıfı oyuncularla çalışmasını beklemeyin.
Programın son kullanıcılarının bağlılığı, sistemin başarılı bir şekilde uygulanması için önemli bir faktördür. AMP'nin istenen hedeflere ulaşmak için tasarlandığından emin olmak için, operasyonel alanlardan en az bir personel seçin. Bu şekilde operasyonel personelin çıkarları uygulama ekibine getirilecek ve süreç tasarımının başlangıcından itibaren dikkate alınacaktır. Ayrıca operasyonel personel, AMP kurulduktan sonra yöneticilerine yardımcı olabilecekleri yeni yönetim becerileri ve bilgileri geliştireceklerdir.
Bu ekip üyeleri AMP'nin şirketin operasyonel kültürüne dahil edilmesine de yardımcı olabilir. Sistemin bakımından sorumlu olacak çalışanların ekibe dahil edilmesi de önemlidir. Sistem geliştirmeye katılım, bu çalışanların bilginin nasıl işlendiği ve ilk uygulamadan sonra nasıl korunması gerektiği konusunda temel bir anlayışa sahip olmalarına yardımcı olacaktır.
Başarılı DKA'lara sahip çoğu şirket, uygulama ekibinin performansını artırmak için harici danışmanlar istihdam etmektedir. Bu danışmanlar, uygulama süresini büyük ölçüde azaltabilecek ve ilk modelin kalitesini artırabilecek kapsamlı AMP deneyimi ile araç ve teknikler getirmektedir. Ayrıca, MPA'ların kurum kültürü içinde kabulünü teşvik etme çabalarını da desteklemektedirler. Danışmanlar işi bitirmeye yardımcı olur: kollarını toplar ve şirket üyelerinin "kirli işi" yapmasına yardımcı olur. Sonuç olarak, şirket işi tek başına çalıştıklarından daha erken ve daha iyi tamamlar.
"A" sınıfı bir takım gerektiren bir projeniz varsa, "B" sınıfı oyuncuları işe almayı beklemeyin
Harici personel kiralamanız gerekiyorsa, yapın, buna değer. ABC'yi kuran personeliniz varsa, onlarla yapın. Değilse, uzman getirin. Şirketinizde know-how yoksa yapılacak en iyi şey budur. Uzmanlar, hiçbir şey yapmamanızdan en zor kısmı olan bir şeye sahip olmanıza yardımcı olur. Ancak, dış danışmanların dahili çalışmaları dahil etmeden tüm işleri yapmasına izin verirseniz asla başarılı bir AMP elde edemezsiniz. Şirketinizin üyeleri danışmanlarla birlikte çalışmazsa, danışmanlar şirketinizden ayrıldıktan sonra tüm bilgiler kaybolacaktır. Her durumda, danışmanlar ayrıldıktan sonra, kurumun AMP'sini geliştirmeye ve diğer çalışanlara aşılamaya devam etmek iç ekibin sorumluluğundadır.
Dolayısıyla, eğer danışmanlar kullanılırsa, bilginin aktarılmasını ve tekniklerin uygulanmasını sağlamak için eksiksiz bir dahili ekiple birlikte olmalıdırlar. Bu bilgi transferi, bir programın başarısını sağlamada belirleyici bir faktördür. Bu nedenle şirketlerin MPA uygulama ekibini akıllıca seçmeleri çok önemlidir. Seçilen ekip nihayetinde şirketin işini bir bütün olarak görme biçimini değiştirecek bir araç geliştirmekten sorumlu olacak.
Bakım
Birçok MPA uygulama sırasında başarılı olmuştur ve daha sonra aşırı bakım gerektirdikleri için kötüleşmiştir. Faaliyet tabanlı maliyetleme sistemleri, genellikle çok ağır olan bilgileri işler. Bu bilgilerin bir kısmı ERP sistemlerinden otomatik olarak bulunabilse de, personel zamanının hesaplanması gibi manuel olarak girilmesi gereken başka bilgiler de vardır. AMP'nin başarılı olmasını sağlamak için, sistem tarafından üretilen değer ile gerekli bakım çabası düzeyi arasında bir denge kurmalıdır. AMP'nin ilk tasarımında teknolojiye çok az başlangıç yatırımı gerekli olmakla birlikte, teknolojiye yapılan yatırımla daha sonraki bakımın geliştirilmesi gerekmektedir. Formlar, siparişler ve makrolar gibi bilgileri kaydetmek için tasarlanmış basit araçlar ve dosyalar,tutarlılık ve bakım kolaylaştırmak. Ayrıca, teknoloji kuruluş içindeki bilgi işlem ihtiyaçlarını iyileştirmek için esnek bir platform sağlar.
Şirketler genellikle AMP modelini ne sıklıkta güncellemeleri gerektiği konusunda sorun yaşarlar. Bu karar sadece her bir şirkete bağlıdır ve her işletmenin sorunlarına göre belirlenmelidir. Bazı şirketler aylık güncellemelere ihtiyaç duyarken, diğerleri üç aylık veya yıllık güncellemelere ihtiyaç duyacaktır. ABC bilgileri, yatırımları ve işçilik maliyetlerini haklı kılan önemli bir unsurdur. Herhangi bir şirkette iyi bir başlangıç noktası üç aylık güncellemedir.
Aynı dili kullan
Son anahtar bileşen, esas olarak AMP'nin uygulanmasından sonraki ilk yıl boyunca güçlü bir iletişim programı uygulamaktır. Çalışma ekibi, AMP'nin periyodik sonuçlarını operasyon merkeziyle birlikte incelemelidir. Bu, Faaliyet Yönetiminin günlük operasyonlara dahil edilmesi için önemli bir adımdır. Bir iletişim planında bile, işler her zaman düzgün gitmez.
Bazen kelimeler herkes için aynı anlama gelmez. Bu nedenle, belirli terimleri kullanırken ortak bir dil oluşturmanız önerilir. Başarılı vakaların kullanıcıları genellikle dili ve bilgilerin nasıl kullanılması ve iletilmesi gerektiğini öğrendikleri çeşitli eğitim programlarına sahiptir. Ancak bazen bu dil artık kullanılmamaktadır çünkü yöneticilerin bu terimlerle konuşması zordur. Bu durumlarda, dillerin kullanılabilmesi için patronların patronlarından sonra gitmeniz gerekir. İletişim planı oluşturulduktan ve iyi anlaşıldıktan sonra, faydalar ortaya çıkmaya başlar.
Belirli bireyler performansı artırmak için belirli formatlarda belirli bilgilere erişebildiklerinde, şirket tüm boyutunda amp değerini değerlendirir.
AMP sistemi tarafından üretilen bilgiler oldukça güçlüdür. Kullanıcılar bilgileri farklı şekillerde görüntüleyebilir ve çoğu zaman bu yeni yollar yanıtlardan daha fazla soru oluşturur. Ancak bu yeni sorular, AMP'nin şirket içinde kabulü arttıkça ve raporlama süreci olgunlaştıkça cevaplar olacaktır. Bir şirket, performansı artırmak için belirli kişiler belirlenen formatta belirli bilgilere erişebildiğinde, AMP'nin gerçek gücünü fark eder.
Bilgiyi yayma çabası, Web teknolojilerine dayalı kararlar kullanılarak geliştirilebilir. Başarılı MPA'lara sahip birçok şirket, veri analizine güç eklemek için Çevrimiçi Analitik İşleme'yi (OLAP) kullanır. OLAP araçlarının kullanımı kolaydır ve yöneticilerin sorularına cevap almak için bilgileri gerçek zamanlı olarak harmanlamasına olanak tanır. ABC / ABM / ABB böylece birçok cephede performansı artırmak için son derece etkili araçlar haline gelir.
AMP kültürel değişiklikleri teşvik ediyor
Şirketinizde başarının anahtarı, yönetimi kolay ve yönetimin karar vermek için bilgiyi nasıl kullandığı konusunda kültürel bir değişikliği teşvik eden bir program geliştirmektir. Böyle bir programla, pazarlama personelinin CFO'ya işlerinde kendilerine ne kadar yeni bilginin yardımcı olduğunu söylediğini duyabilirsiniz.
