Organizasyonlar süreçleri kadar verimlidir. Çoğu şirket bunun farkında olmuştur ve bunları nasıl geliştireceğinizi ve düşük performans, zayıf müşteri odağı, departman engelleri, sürecin küresel vizyonunun eksikliği nedeniyle işe yaramayan iş parçacıkları gibi bazı yaygın sorunlardan nasıl kaçınacağını düşünmektedir.
Devam etmek için, bu makalenin kahramanlarından biri tanımlanmalıdır: bir süreç, bir veya daha fazla malzeme veya bilgi girdisinden bir veya daha fazla çıktıya yol açan birbiriyle ilişkili faaliyetler kümesi olarak tanımlanabilir. katma değeri olan malzeme veya bilgi.
Diğer bir deyişle, süreçler şirkette işlerin yapılma şeklidir. Süreç örnekleri, mal ve / veya hizmetlerin üretimi ve teslimi, ticari yönetim, strateji vizyon geliştirme, ürün geliştirme,… Bu süreçler, farklı süreç yönetim araçları kullanılarak düzgün bir şekilde yönetilmelidir..
Yeni Bilgi Teknolojilerinin dahil edilmesi, birkaç yıl önce hayal edilemez derecede etkinlik ve verim düzeylerine ulaşan süreçlerin yeniden tanımlanmasını sağlar. Bu olasılıkları keşfedebilen ve doğru bir şekilde uygulayabilen kuruluşlar, maliyetlerin azalması ve müşteri gereksinimlerine göre esnekliğin artması nedeniyle rekabet avantajı elde edecektir.
İş süreçleri, yönetim bilgi sistemleri (İngilizce ERP Kurumsal Kaynak Planlaması) kullanılarak düzgün bir şekilde yönetilmelidir. ERP yönetimi için bir bilgi sistemi, bilgi akışını bütünleştiren ve böylece farklı alanlarda (finansal, üretim, lojistik, ticari ve insan kaynakları) süreçleri iyileştiren bir iş yönetimi uygulaması olarak tanımlanabilir.
ERP sistemlerinin temel hedefleri:
- İş süreçlerinin optimizasyonu. Güvenilir, doğru ve zamanında bilgiye erişim. Kuruluşun tüm bileşenleri arasında bilgi paylaşma olasılığı. Verilerin silinmesi ve gereksiz işlemler. Zaman ve süreç maliyetlerinin azaltılması.
Gelişme fırsatları olan süreçlerle ilgili olarak, bilgi alışverişinin olduğu herhangi bir süreçte, Yeni Teknolojilerin etkisi çok önemli olacak, böylece süreci tamamen yeniden tanımlayacak. Bunun nedeni, tüm bilgilerin "sayısallaştırılabilmesi" ve dolayısıyla Bilgi sistemleri kullanılarak otomatik olarak yönetilebilmesi ve ağlar (İntranet, Extranet ve Internet) kullanılarak sıfır maliyetle iletilebilmesidir.
Açıkçası, temel olarak fiziksel mal alışverişine dayanan tüm süreçlerin çok daha az fırsatı olacaktır.
Önemli bilgi alışverişinin üretildiği iki alana bakalım: müşteri ilişkileri yönetimi ve tedarikçi ilişkileri yönetimi.
Müşteri ilişkileri yönetimi:
Müşteri ilişkileri alanında, süreç iyileştirme için birçok fırsat vardır: müşterilere danışma ve bilgi sunma, satış gücünün otomasyonu, iletişim eylemlerinin izlenmesi, mesajların kişiselleştirilmesi, kişiselleştirilmiş tekliflerin hazırlanması ve diğerleri.
Örneğin, müşteri tarafından tanımlanan belirli parametrelere dayalı teklifler hazırlamak normaldir.
İnternet üzerinden, bütçenin hazırlanması için temel verileri isteyen ve şirketin web sitesinden erişilebilen bir formun bulunduğu bir uygulama ile müşteri, kimliğini girerek kendi bütçelerini hazırlayabilir.
Buna ek olarak, sistem, kimliğe girerek, o müşteri için geçerli olan fiyatları ve indirimleri bilir ve nihai fiyatlarını sunar.
Bir grafik endüstrisinin bütçesinin hazırlanmasında pratik bir durum olarak düşünelim.
Bütçeyi hazırlamak için sayfa sayısı, renk sayısı, kağıt kalitesi vb. İle ilgili verilere ihtiyacınız vardır. Geleneksel olarak, bu bilgiyi istemciden toplamak ve bu verileri şirketin bir bütçe oluşturan bilgi sistemine girmekle görevli bir veya daha fazla kişi vardır.
Açıkçası, bilgi sistemi, bir veya diğer iskontoları uygulamak için müşterinin profilini dikkate alır.
Bu anlamda, bu uygulama internet üzerinden doğrudan erişilebilir hale getirilebilir, böylece bütçeyi geliştiren aynı müşteri olur ve böylece bu işlevi geliştiren insanlar, bu alt süreci geliştiren daha önemli alanlara odaklanabilirler. otomatik olarak.
Bununla iki önemli hedefe ulaşılır:
- Bu süreçten bu yana maliyetlerin azaltılması, şirketten biri tarafından geliştirilmesi durumunda sahip olacağı maliyetlere kıyasla sıfır maliyetle gerçekleştirilir.Müşterinin bütçe hakkında daha fazla bilgiye sahip olması ve daha şeffaf olması farklı parametrelerin duyarlılık analizini yapabilmesi için.
Tedarikçi İlişkileri Yönetimi:
Yeni Bilgi Teknolojileri kullanarak süreçlerinizi iyileştirmede önemli bir olasılık da değer zinciri üzerinden hızlı bir şekilde bilgi gönderme imkânı. Bu teknolojilerle, tedarikçilere doğrudan bilgi sistemlerine danışarak, stokları üretim ve tedarikçi stoklarıyla birlikte yöneterek, siparişin durumunu bilerek, ortak lojistik yönetimini geliştirerek gerçek zamanlı olarak bilmek mümkündür.
Pratik bir örnek olarak, ödeme yönetiminin tipik idari süreci ve aşamaların her birinde iyileştirme fırsatları analiz edilebilir:
- 1. Resepsiyonların giriş ve kayıtlarının kontrolü: bilgi toplanmasını ve ERP'ye girişini kolaylaştıracak teknolojilerin dahil edilmesi, böylece bir satınalma siparişinin gerçekten var olduğunu ve tanımlanan spesifikasyonları karşıladığını doğrulayabilir. Fatura kaydı: İnternet üzerinden sağlayıcının ERP'sinden faturaların otomatik olarak girilmesi.
Bu anlamda, doğrudan ihraççının ERP'si aracılığıyla, internet üzerinden fatura gönderebilme olasılığına izin vermek için güvenlik ve dijital imza önemli bir rol oynamak zorundadır. Böylece, müşterinin ERP'si faturaları doğrudan alır, faturayı düzenleyen tarafın yazdırması, değerlerin müşteriye gönderilmesi, müşteriye faturaların alınması ve müşteri ERP.
- 3. Ödeme yetkisi: bir iş akışı yönetim sistemi kullanarak. Bir iş akışı sistemi, önceden tanımlanmış kurallara dayalı olarak bir işlemin veya alt işlemin yürütülmesini destekler ve denetler. Bu durumda, dahili ödeme yetkilendirme sürecinin otomasyonunu sağlar.
İş akışı sisteminde, bir kişinin yetkilendirilmesi gerektiğinde (iş akışı sisteminde de tanımlanmış olacak) bilgileri dahili olarak yönetmeye yardımcı olan kurallar tanımlanır.
Bu şekilde, satın alma miktarına ve satın alma türüne bağlı olarak bir veya diğer kişinin otomatik olarak yetkilendirdiği tanımlanabilir.
Böylece, ERP basitçe ne tür bir malzeme olduğunu ve miktarını bilir ve süreci yetkilendirmek zorunda olan kişiye veya kişilere otomatik olarak bir e-posta gönderilir, bu da iş parçacığını büyük ölçüde basitleştirir.
İş akışı sistemi, farklı departmanların müdahale ettiği bu gibi süreçlerde birçok olasılığa sahiptir ve bu insanların fiziksel olarak uzak olması daha önemlidir.
Ödeme: tedarikçi, müşteri ve finansal kuruluş arasında otomatik bilgi alışverişi olanakları.
Fatura kayıt sürecinde tartışıldığı gibi, ERP'ler arasında internet üzerinden iletişim, bu alanın otomasyonunda birçok olanak sunmaktadır.
Bu süreçte / iş parçacığında elde edilebilecek gelişmeler şunlardır:
- Kağıt kullanımını en aza indirgeyerek sürecin performansını iyileştirin ve böylece ERP kullanarak dahili bilgilerin yönetimini kolaylaştırın Süreçteki tedarikçi, müşteri ve finansal varlık arasındaki iletişimi geliştirin.
Görülebileceği gibi, Yeni Bilgi Teknolojilerinin olanakları çok önemlidir. Böyle bir sistemin uygulanmasında var olan sorun, dört temel unsurun dikkate alınması gerektiğidir: strateji, süreçler, teknoloji ve insanlar. Dört unsur dikkate alınmazsa, proje başarısız olacaktır.
Bu tür bir projede, organizasyonun kültürü, süreçlerin incelenmesi (ve muhtemelen tüm olasılıklardan faydalanabilmek için süreçlerin yeniden yapılandırılması), farklı teknolojik çözümleri analiz etmeli ve tüm bu kavramların uyumlu olduğu dikkate alınmalıdır. kurumsal Strateji.
