Örgütlerde yaygın bilgilerin sınıflandırılması ve işlenmesi

Giriş

Organizasyonlardaki en önemli varlıklardan biri bilgidir. Kuruluşlar, hem iç hem de dış faktörler olmak üzere büyük miktarda bilgi elde ederler, bu nedenle, bu veri kümesini işlemek için uygun bilgileri sağlamak ve elde etmek için çaba sarf etmek ve böylece daha net, daha tutarlı ve özgünlük ile.

Doğru bilgi yönetimi aşağıdaki gibi avantajlar sağlar: iş çözümleri elde ederek ve günlük faaliyetlerin izlenmesiyle müşterilerle rekabet avantajları, ürün grupları ve geliştirme.

Bu makale, bilgi sınıflandırmasının öneminin yanı sıra yönetimi için farklı konuları ele alacak, böylece kuruluş için yararlı olacak ve karar vermede zaman ve çaba tasarrufu sağlayacaktır.

Kavramların listesi

Bilgi. Nedir ve ne içindir?

Bilgiler, bir mesaj oluşturmaya yarayan, zaten sınıflandırılmış ve sıralanmış bir grup veriden oluşur. Bilgi, rasyonel kullanımı bilginin temelini oluşturduğundan, sorunların çözülmesine ve karar alınmasına izin verir.

Dolayısıyla bilgi, insan düşüncesi verileri ve modelleri aracılığıyla anlam veya gerçeklik hissi veren bir kaynak olarak tanımlanabilir. Hayatta kalmaları için bilgi aktarımı yoluyla iletişim kuran çeşitli türler vardır; İnsanlar için fark, insanın kodları ve sembolleri, toplumda bir arada yaşamak için ortak dili oluşturan karmaşık anlamlarla bir araya getirme yeteneğinde yatmaktadır.

Bilgi oluşturma süreci

Organizasyonlarda bilgi

Günümüz toplumunda, bilginin kullanımı ve erişimi, ekonomik ve entelektüel açıdan örgütler için aşkın bir değişim oluşturmaktadır.

Bir kuruluşun kaynaklarının doğru gelişimi, şirket ve çevresi, bir yandan ve şirketin farklı birimleri arasında yeterli bilgi akışına bağlıdır. Bir şirket, çevresel bilgilerin kullanımında ne kadar göze çarparsa o kadar rekabetçidir.

Zamanında erişim, karar verme sürecini kolaylaştırır, problem çözme için bir rehber oluşturur ve üretim ilerlemesi için temel oluşturur.

Kuruluştaki bilgilerin iki önemli özelliği karşılaması gerekir, örneğin:

Birincil işlevlerini yerine getirmeleri, yani kullanıcının bilgilerini artırma veya belirsizliklerini azaltma.

Ancak, Bilgilerin değeri aşağıdakilere göre sınıflandırılabilir:

İdari Değer: Bilgiler üst yönetimin etkili kararlar vermesine izin verdiğinde Operasyonel Değer: Bilgiler örgütün ayrıntılı faaliyetlerini belgelediğinde Belgesel Değer: Bilgi daha önce meydana gelen olayların kanıtı olarak sunulduğunda. Bilgi geçmiş olayları belgelediğinde.

Yeni rekabet edebilirlik faktörlerinin üreticisi: Rekabetçilik yalnızca şirketin rakiplerinden daha iyi bir fiyata bir ürün sunma yeteneğine bağlı değildir, ancak asıl istediği müşterinin ne istediğini (kalite, hizmet, müşteri sonrası hizmet) tatmin etmektir. satış)

Organizasyon birimlerinin entegratörü: Bir departman tarafından elde edilen bilgiler, görünüşte birbiriyle ilişkili olmayanlar için bile, diğerleri için çok yararlı olabilir.

Üretken ve idari süreçleri geliştirdiği ölçüde: İnsan kaynakları bilgi teknolojisi ile arttırılan her şey budur.

Bilgi sınıflandırması

Bir şirketin bilgileri, kaynağının derecesine bağlı olarak çeşitli kriterlere göre sınıflandırılabilir:

Birincil: Bilgiler kökenlidir, değişiklik göstermez ve ilk kez ve belirli bir şekilde detaylandırılmalıdır. İkincil: Önceden hazırlanmış ve bir şekilde, birimle çakışmayacak başka bir amaçla değiştirilmiş olan bilgiler. şirket.

Bilgiler ayrıca niteliğine göre de sınıflandırılabilir:

Nitel: Açıklama ve gözlem yoluyla araştırma yoluyla elde edilen bilgidir Nicel: Sayısal olarak veri elde ettikleri bilgidir.

Bulunabilirliğe bağlı olarak, bilgiler şunlar olabilir:

Dahili bilgiler: Dahili bilgiler esas olarak şirket içinde üretilen her şeyi ifade eder. Bu bilgi aynı şirket içinde bir veri tabanı aracılığıyla saklanır ve karar almada üst yönetimdeki kişilere mekânsal olarak aktarılır Dış bilgiler: Kuruluş ortamında veya dış ortamda bulunan bilgilerdir. Şirketin yakaladığı ve günlük faaliyetlere doğrudan katılan bilgiler, yönlendirildiği pazar ile ilgilidir.

Bulanık bilgi

Mesaj oluşturan organize veri seti açık, kesin ve somut veriler olmalıdır.

Birçok kuruluş için bilgi temel bir unsurdur, çünkü bugün doğru bilgi yönetimi gelecekteki başarı ve iş rekabeti ile en iyi şekilde yüzleşmemize izin verir .

Bulanık bilgiler kuruluşların bilginin gerçek değerini veya anlamını kavramasını zorlaştırır. İlişkili verinin analizi ve sonuç olarak anlaşılması için ölçülemediği durumlarda bilgi yayılabilir.

Şirket için mevcut bilgilerin karar verme için yararlı ve güvenilir olduğu noktaya ulaşma süreci çok karmaşıktır ve bunun için çok yararlı olan aşağıdaki unsurların yardımıyla gerçekleştirilebilir. süreci:

Bilgi ihtiyacı

Bir kuruluşun başarısı sadece materyaller gibi maddi varlıkların yönetimine ve yönetimine değil, aynı zamanda maddi olmayan varlıklarının kullanımına da bağlıdır. Doğru gelişme, kuruluş arasında yeterli bir bilgi akışının bulunmasına bağlıdır ve bu, dahili ve harici olarak, yani ortamında ve kuruluşun farklı birimleri arasında temsil edilebilir ve anlaşılabilir.

Bilginin özelliklerinden biri, akabilmesidir ve bunu organizasyon içinde yatay veya çapraz olarak dikey veya iniş yönünde yapar.

Örgütlerde beş temel bilgi akışının sınıflandırması vardır:

1.- Resmi otorite: bu akış hiyerarşiktir ve her bir kurumun organizasyon şemasına göre oluşturulur.

2.- Düzenleyici akışlar: Her bölümdeki işlevleri yerine getirmek için gerekli bilgiler.

3.- Gayri resmi iletişim: örgütün kişilerarası ilişkileri (öncelikle onun dışında)

4.- Takımyıldız akışları: çalışma takımları.

5.- Kararlar: benzersiz kararlar vermek ve sorunları çözmek için bilgi.

Bilgi arama

Başarılı ve yeterli bir bilgi araması için, bilgi gereksiniminin ne olduğu çok açık olmalıdır, aşağıdaki değişkenleri içeren bir Gantt şeması hazırlamak tavsiye edilir:

Örgütsel hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilecek görevler Eylemleri eylemin önceliğine göre sıralayın Eylemin zamanını, araçlarını ve kaynaklarını belirleyin.

Her türlü bilgiyi edinme

Bilgi ararken, sınıflandırılmamış, düzensiz, kararsız, arka plan ve form olmadan çok miktarda bilgi elde edilmesi çok yaygındır.

Elde edilen bilgilerin yaygın olup olmadığını belirlemek için kuruluş aşağıdaki soruları sormalıdır:

Bu bilgi…

Firmanın ihtiyaçları için yeterli mi? Aranan şeye göre doğru mu? Eksiksiz mi? Kaynağa göre güvenilir mi? Kurumun ihtiyacı olan tüm kuruluş üyeleri tarafından erişilebilir mi?

Araçlar

Bilgi edinme (ihtiyaç)

En çok bilgi ihtiyacına göre kullanılan yöntemler iki yaklaşıma ayrılabilir: doğrudan ve dolaylı. Doğrudan yöntemler temel olarak kuruluştan doğrudan bilgi edinilmesini sağlayan teknikleri kullanır. En tanınmış teknikler arasında görüşme ve anket kullanımı; sunulan arama alışkanlıklarının gözlemlenmesi ve bilgilerin kullanımı ile kritik olayın tekniği.

direkt

Anketler:Anket, araştırmayı bulmak veya uygulamakla ilgilenen gerçekler ve yönler hakkında daha önce dikkatlice hazırlanmış bir dizi soru olarak anlaşılmaktadır. İki sınıfa ayrılabilir: öz-yönetim anketi ve mülakat. Öz-yönetim anketi, katılımcıların okuduktan sonra, araştırmada işbirliği yapan kişilerden herhangi bir doğrudan müdahale olmadan soruları yazılı olarak cevapladıkları ankettir. Görüşmelerde anket, bu görevde uzman kişiler tarafından araştırılan, araştırma yönetimi tarafından işe alınan ve hazırlanan kişilere uygulanmaktadır. Genellikle yüz yüze ya da telefonla yapılır.Gözlem tekniklerinin kullanımı, bilgi edinmeye dayalı araştırmalar için etkili bir araçtır. Bu teknik, bilginin normal olarak üretildiği bağlamda, örneğin piyasalar, müşteriler ve tedarikçiler gibi kuruluştan ve kendi departmanlarındaki ortak çalışanlara dahili olarak gözlemlemekten oluşur. Gözlem, başka bir teknik kullanarak elde edilmesi imkansız olan bilgileri toplamanızı sağlayan bir tekniktir. Gözlem şunlar olabilir:Gözlem, başka bir teknik kullanılarak elde edilmesi imkansız olan bilgilerin toplanmasına izin veren bir tekniktir. Gözlem şunlar olabilir:Gözlem, başka bir teknik kullanılarak elde edilmesi imkansız olan bilgilerin toplanmasına izin veren bir tekniktir. Gözlem şunlar olabilir:

Katılımcı -OpenCoveredKatılımcı -OpenCovered

Kritik Olay Tekniği: Kritik Olay Tekniği, genellikle farklı kuruluşların (ortak çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler) ilgisini çeken farklı bireylerin davranışları hakkında doğrudan bilgi toplamak amacıyla bir dizi aşamadan oluşur. Sonuçlar pratik problemleri çözmek ve karar vermek için kullanılabilir. Bu teknik, özel bir anlama sahip ve özel olarak tanımlanmış kriterleri karşılayan olaylar hakkında bilgi toplar. Teknik temel olarak iki adımdan oluşur: olaylar hakkında bilgi toplama ve sınıflandırma ve elde edilen bilgilere dayanarak çıkarımlar yapma.

Dolaylı

Dokümanların analizi: Bu, ilgili kişilere danışmadan bilgi alışkanlıklarını, ihtiyaçlarını ve kullanımlarını bilmeyi mümkün kılan dolaylı bir yöntemdir. Belge analizi türleri: alıntılanan referansların analizi; belge taleplerinin analizi.

Bulanık bilgi araçları

Nicel veri analizi

Sayısal bilgiler, temsili sayısal olduğundan daha net ve anlaşılması daha kolaydır. Ölçüm ve analizi, karar verme için bilgi edinmeyi ve sıkıştırmayı kolaylaştıran çeşitli yazılımların kullanımı hakkında bilgi sahibi olarak gerçekleştirilebilir.

Nitel veri analizi

Niteliksel verilerin analiz edilmesi daha zordur, çünkü çoğu kez genellikle soyutturlar ve sübjektif kavramlara dayandığı ve dağınık olabildikleri için sınıflandırmalarının gerçekleştirilmesi genellikle zordur. Farklı sezgisel yöntemler kullanılarak, bilgi edinmeyi iyileştiren çeşitli çözümler önerilebilir ve bazı durumlarda verileri işleyebilen ve ideal bir sonuç üretebilen özel yazılımların kullanımı uygulanabilir.

Dağınık mantık

Bulanık mantık, yetersiz, belirsiz, kesin olmayan veya başka türlü eksik bilgilerden bir sonuç çıkarmak için basit ve çekici bir yol sağlayan bir prosedürdür. Bilginin yüksek verimlilikle işlenmesini sağlayan hesaplamalı bir zeka tekniğidir.

Soruşturma

Bu aşamada, bilgi önceden belirlenmiş amaç veya hedef için en uygun yöntemi seçerek işlenir. Bilgi işleme, çalıştığı bilgileri anlamak, belirtmek, bulmak, tanımak olduğundan kuruluşa bir şekilde fayda sağlamayı amaçlamaktadır.

Bu aşamada gerçekleştirilecek eylemlerden bazıları şunlardır:

Elde edilen bilgileri sentezleme, düzenleme ve sunma Bilgilerin analizini ve sentezini gerçekleştirebilme Bilgiyi kopyalayıp yapıştırmamanız önemlidir Bilgiyi daha iyi anlamak için diyagramlar, sinoptik çizelgeler, tablolar ve grafikler kullanın Nasıl rapor yapılacağını, yapılandırılacağını ve yazılacağını bilin veya Ölçek.

Karar verme

Karar verme, günlük organizasyonlarda çok yaygındır. Karar verilmesi gereken anlar bir firma için önemlidir, çünkü bunlar aracılığıyla farklı seçeneklere ve operasyonlara göre izlenecek en uygun yolu seçmek için değer verilen ve derinden düşünülen belirli bir sorun veya durum incelenebilir..

Bir yönetici, kuruluşunda karar verme ile karşı karşıya kaldığında, ortaya çıkan durumu geniş ölçüde anlamanın yanı sıra, makul çözümler bulmak için gerekli bilgileri analiz etme, değerlendirme ve toplama yeteneğine sahip olmalıdır; yani rasyonelliğe ve güvenilir bir şekilde en iyi kararları almaya çalışmak.

Herhangi bir kuruluşta iyi karar vermenin sürdürüldüğü temellerden biri, bilginin kullanımına atıfta bulunur, çünkü karar verici daha önce bilgiyi değerlendirdiyse, sorunu içeren olaylardan biri veya her ikisi de dahili olarak harici olarak. Organizasyonlar içinde gerçekleşen karar alma sürecinin aşağıdaki gibi belirli özellikleri karşılaması gerektiğinden bahsetmek önemlidir:

Hızlı ve zamanında olun Somut bilgilere dayanarak Şirket için düşük maliyet

Sonuç

Şu anda ekonomide öyle dinamik ve değişmekte ki şirketler karşı karşıya; Rekabetçilik ve bilgi kullanımı kuruluş için önemli ve vazgeçilmez bir unsurdur, çünkü kalıcılığı ve tepki verebilme ve değişime uyum sağlayabilme becerisi için tüm yeterliliklerinden faydalanması gerekir.

Bir şirketin değişikliklere adapte olma hızı, beşeri sermayenin yanı sıra nitel ve nicel bilgilerin analizinin, söz konusu rekabetçiliği artırmanın hayati bir parçası olduğu durumlarda rekabet avantajı sağlar, bu nedenle şirketin kapasitesine sahip olması önemlidir. bazı değişikliklerle karşılaşmak.

Bu nedenle, yaygın bilgilerin kuruluş içinde bir dizi sorun yarattığı yorumlanabilir, çünkü kuruluş içinde önemli kayıplara neden olan işlemleri yavaşlatır, bu nedenle yaygın bilgilerin analizinin önemi göz önünde bulundurulur. Şirket içinde zamanında karar vermek için açık bir bilgiye sahip olmak esastır.

Tez konusu

XY SA de CV şirketinin 2017 satışlarının bulanık bilgilerinin sınıflandırılması

Tez hedefi

Pazarlama stratejilerinin kararlaştırılmasına göre çok daha objektif bir satış projeksiyonu elde etmek için XY SA de CV şirketindeki 2017'nin yaygın satış bilgilerini ayırt etmek ve sınıflandırmak.

kaynakça

Aumatell, CS Bilgi denetimi: şirkette üretilen bilgilerin analizi.

A, R. ve J, T. (2000). Konumlandırma: Zihniniz için savaş. McGraw Hill.

Gomez, AA (2010). İş zekası: En son teknoloji. Scientia ve Technica Yılı XVI, 321-326.

Luthas, F. (1984). Yönetime giriş. Meksika: Mc Graw-Hill.

Reyes, A. (2000). İşletme: Teori ve Uygulama. Meksika: LM Editörleri.

Williams, JE (2010). Meksika'da rekabet gücü. REDALYC- Revista Mexicana de Agronegocios, 16.

Teşekkürler

Tanrı'ya, tüm kutsamaları için.

Ailem için, attığım her adımda temel bir destek oldular. Sütunum, geçim kaynağım. Sonsuz teşekkürler!

Sorumluluk seninle geldiğinden beri kız kardeşlerim Marilyn, Vicky ve Jessy.

Beni programlarında kabul ettikleri ve lisansüstü eğitim almanın hayalini gerçekleştirmeme izin verdikleri için CONACYT ve PNPCC'ye.