Umarım hepimiz işimizde "iyi iletişim" in önemi üzerinde anlaşırız. Zamanında, faydalı ve alakalı bilgilerin olması gereken yere ulaşmasını sağlayın ve işiniz daha iyi olacak… Bundan şüphe ediyor musunuz?
Her gün, müşterilerimin işletmelerinde şirketin dört çeyreğinden birine kaliteli ve düşük kaliteli bilgi akışı görüyorum.
“Kırık telefonun” dinamiklerini hatırlıyor musunuz? Şirketlerde her gün oluyor.
İnsanlar söylemek istediklerimizin bir kısmını dinliyorlar, belki de onlara uygun olanı dinliyorlar ya da belki de dinlemiyorlar.
Girişimciler olarak, mesajı yanlış bir şekilde anlaşılmaması için doğru bir şekilde iletmenin bir yolunu bulamamış olabiliriz.
Hiç aşağıdakileri söyledin mi? "Bunu anlamak için kaç kez tekrarlamam gerekiyor?" "Bu şirkette işlerin yapılabilmesi için hepinizin sekreteri olmak zorunda olabilir miyim?" "Ama ben Çince mi konuşuyorum?" “Hangi noktada birbirimizi anlamaya başlayacağız?”… ve hayır, evlilikten bahsetmiyorum, işten bahsediyorum.
İroniktir; ama şimdi en modern teknolojik araçların var olduğu, iletişimin daha bol ve gerçek zamanlı olduğu; ancak Skype, WhastApp, sesli mesajlar, kısa mesajlar, Mail, Voxer, FaceBook ve diğer birçok araca sahip olmak bu iletişimin daha kaliteli olduğunu garanti etmez.
Beş yıl boyunca, yılda sekiz milyon dolar satış ve kendi bilgisayarını kullanmayı, e-posta kullanmayı veya cep telefonundan mesajlarını dinlemek istemeyen üç yüz çalışanı olan çok başarılı bir müşteriye hizmet verdim. İşi için bir e-posta hesabı var, ancak şirket için çalışan karısı cevaplıyor ve yazıyor. Şaka değil, doğru!… ve neredeyse 25 milyon dolar değerinde bir şirketiniz var. Büyüdüğümde onun gibi olmak istiyorum!
Bu nedenle ve diğer birçok günlük gerçek için, HER ZAMAN Yönetim Komitesinin uygulanmasını tavsiye ederim.
Yönetim Komitesi nedir?
Şirketin Genel Müdürü veya Sahibi ile yönetim veya operasyonel yönetimin katıldığı iki saatten fazla NO'lu haftalık toplantıdır: Operasyonlar, Finans, Pazarlama ve Satış, Üretim, Lojistik.
Şirketin stratejik alanlarından sorumlu yöneticilerin her zaman katılmasını tavsiye ederim; ancak şirket danışmanları, stratejik bir alanın bir başkanı, yeni bir departman, değerlendirmek istediğiniz bir şubenin yöneticisi toplantının bir kısmına veya tümüne davet edilebilir.
Aile işletmelerinde ve KOBİ'lerde, günlük operasyonlara katılmasalar da, karar verme süreçlerinde bir etkiye sahip olanların mevcut olmasını tavsiye ediyorum.
Yönetim Komitesi nedir?
Yönetim Kurulunun aylık oturumunun yerini almak istemez ya da almayı amaçlamaz. Ortak bir toplantı olarak değerlendirilmez ve ele alınmamalıdır. Ne stratejik bir planlama oturumu ne de başka bir makalede "The Mezzanine Technique"
Yönetim Komitesi Toplantısının Hedefleri
• Kısa bir süre önce sona erenleri gözden geçirin: satışlar, hazine, tedarikçiler ve müşterilerle ilgili özel durumlar, üretim hacmi, maliyetler, personel durumları, tesislerin durumu, makine ve ekipman vb.
• Katılımcılar bu haftaki planlarını, hedeflerini, taahhütlerini, beklenen sonuçları, akranlarının desteğini istedikleri durumları, gerekli kaynakları sunarlar.
• İstenilen kısa vadeli sonuçları elde etmek için operasyonel kararlar verin, böylece uzun vadeli hedeflere katkıda bulunun.
• Finansal tablolarınız olduğunda, finansal durumu ve sona eren aya ait sonuçları analiz edin. Bu, bu durumun ve sonuçların, işletmenin her bir işletme birimi için ne anlama geldiğine ve bu gerçeklerde her birinin etkisini ve sorumluluğunu nasıl bildiklerine dayanmaktadır.
Yönetim Komitesinden en iyi şekilde yararlanmak için 5 unsur
1. Bir alışkanlık olmalı. Bu haftalık Yönetim Komitesi toplantısını zorunlu, öncelikli ve dakik katılım faaliyeti olarak oluşturmanız gerekir. Salı veya Çarşamba günleri sık sık öneririm çünkü o gün için geçen haftanın sonuçlarını ölçmek için yeterli finansal ve üretim bilgisi mevcut.
2. Bir protokol veya sıra içermelidir. Her zaman bir saat ve zamanında, herkesin zamanında transferini ve katılımını kolaylaştırmak en iyisidir. Genellikle, şirketin Genel Müdürü veya Sahibinin kısa bir motivasyonu ile başlar. Daha sonra Mali Yönetici veya Direktör (şirketiniz küçük veya orta büyüklükte ise Genel Muhasebeci olur). Daha sonra Satış, Üretim, Operasyonlar ve diğer mevcut bölümleri takip edecekti. İki saat olduğunu unutmayın, artık yok, bu yüzden zamanların düzenlenmesi gerekiyor.
3. Tutanaklar önceden gönderilmelidir. Her toplantıda ne göreceğiniz konusunda net olsanız da, birinin önceki toplantıyı özetleme ve bir sonraki toplantı tutanağıyla birlikte gönderme görevi olmalıdır. Tartışılacak konular veya gündeme getirilecek konular eklenir. Bu, katılımcıların randevuya zihinsel olarak hazırlanmasına yardımcı olur.
4. Her katılımcının saatleri iyi yönetilmelidir. Sizinle işverenle başlıyorum: "Toplantının zamanını tekelleştirme yetkinizi kötüye kullanmayın." Dinleme fırsatını takip ederek ekibinizin performansını "canlı" olarak izleyin. Sıcak tartışmalar varsa endişelenmeyin. Katkıda bulunurlar çünkü herkesten “gerçek benliklerini” alırlar. Ne kadar katılmalısın? Toplam sürenin% 10 ila% 20'sini öneririm. Çok az görünüyor; Ancak bu, çalışanlarınızın performansını bilmek istediğiniz bir toplantı. İstediğiniz sonuçlardan sorumlu, disiplinli, yetenekli ve kendini adamış kişilerden oluşan bir ekip oluşturmak istediğinizi unutmayın. Geçerken bu makaleyi okumanızı tavsiye ederim: "Kriz zamanlarında kar nasıl kazanılır".
5. Toplantı sonuç odaklı olmalıdır. Yönetim ekibi sonuç odaklı olmalı ve bu çabanın kanıtı Yönetim Komitesi toplantılarının sonuç odaklı olmasıdır. Diğer bir deyişle, her yönetici, yönetici, patron veya sorumlu kişi, sorumlu bölümün, departmanın veya birimin beklenen sonuçları hakkında net olmalıdır. Bu sonuçlara ulaşmak için yeteneklerinizin, yeteneklerinizin, yeteneklerinizin, yeteneklerinizin ve becerilerinizin ne olması gerektiği konusunda da net olmalısınız.
6. Toplantı performansını artıran tüm araçları kullanın. Tabii ki toplantı sırasında cep telefonu ve kişisel bilgisayar kullanımı; ancak herkesin bilgisayarlarında görebileceği PowerPoint sunumlarını, finansal raporları veya raporları kullanmanız gerekebilir; ancak çalışanlarınızı toplantının içeriğine odaklamaya çalışın.
7. Uzmanları oturuma davet edin. Şirketteki birçok karar şirket dışındaki kişiler tarafından desteklenmektedir; ancak şirketteki pozisyonları, deneyimleri veya ilişkileri nedeniyle, işletme düzeyinde işletme içinde bakmak, çözmek veya önemli bir karar vermek için ek bilgi sağlarlar. Teknik bir konuda danışmanları, hukuk danışmanlarını ve uzmanları davet edebilirsiniz. Bu insanlar için, toplantıda hesaba daha fazla zaman harcamaktan kaçınmak için zamanın hala "dozlanması" gerekiyor.
Sonlandırmak için
Yönetim Komitesi toplantısını uygulamak, danışmanlarımda şiddetle sunduğum ilk önerilerden biridir. Bir şirketin yönetim ekibinin yaklaşması ve işlemesi için pratik bir mekanizmaya sahip olmaması birçok dezavantajı vardır.
Bu haftalık Yönetim Komitesi oturumlarını uygularken şirketinizde ve yönetici ve girişimci olarak özgürlüğünüzde birçok avantajınız olacaktır. Yapın ve deneyiminiz hakkında yazın. Zorluklarınız olacak. Bazıları otorite sayesinde hemen uygulamayı başardı. Diğerleri bunu biraz daha zor bulacaktır.
Ama yap ve faydalarını göreceksin. İşinizde daha fazla satış, daha fazla kar ve daha fazla zenginlik göreceksiniz.
