Geri bildirim, son derece önemli bir iyileştirme aracı, hatta rekabet avantajı haline gelebilecek bir faaliyettir, ancak kullanımı birçok kuruluş tarafından unutulmuştur ve gerçek amacı, yanlış kullanımı nedeniyle başkalarında yanlış temsil edilmiştir.
Geri bildirimin orijinal anlamı, bir kişiyle veya bir grupla, işlevlerini geliştirmek için bazı eylemlerde veya süreçlerde tanımlanan önerileri, endişeleri ve gözlemleri paylaşmaktır. Bu nedenle "geri bildirim" çalışma ekipleri, insanlar ve tüm kuruluşlardaki hataları, başarısızlıkları ve kötü alışkanlıkları ortadan kaldırmak için mükemmeldir.
Buna rağmen, birçok şirket bu uygulamanın uygulamasını bir kenara bıraktı. Sadece çalışma biçimlerini inceleme ve analiz etme alışkanlıkları yoktur. Ya ortak çalışanlarıyla yüzleşmekten kaçındıklarından; Yanlış geri bildirim uygulamalarıyla olumsuz deneyimler yaşadılar ya da bunun için zaman ayırmadıkları için. Bu kurumlarda aynı hataların aynı kişi ya da başka biri tarafından tekrarlanması yaygındır.
Ayrıca işlerin her zaman aynı şekilde yapıldığını görüyoruz, ancak etkili bir işletim sistemine sahip oldukları için değil, yenilikten yoksun oldukları için. Bu durumlarda, iletişim eksikliği ve atılganlık, havaalanı bagajınınki gibi bir konveyör bandı haline gelir, ancak zaman zaman önümüzden geçen bir bavul yerine, aynı hatalar ve kötü uygulamalar tekrar ortaya çıkar.
Öte yandan, uygulama geribildirimi yapan şirketler var, ancak bu iletişim aracının yanlış kullanımı, etkinliğini kaybetmesini ve bununla birlikte sürekli öğrenmenin daha iyi uygulamalar geliştirmelerini, maliyetler, etkinliği arttırmak, yenilik yapmak, yüksek performanslı ekip geliştirmek, vb.
Kuruluşumuzda geri bildirimin orijinal anlamının zaten çarpıtılmış olup olmadığını belirlemek çok kolaydır. Örneğin, geri bildirim vermek için bir toplantı olacağını bildirdiğinizde, otomatik olarak olumsuz sorular olduğunu düşündüğünüzde, yanlış yoldayız. Olumsuz düşünerek, geri bildirim ile ilgili şu zihinsel dernekleri kastediyorum: "dikkatimi çekecekler", "sadece işimi ve performansımı eleştirecekler"; "İşkence ve şikayet zamanı geldi"; "İntikam zamanı", "Papanın ya da mükemmel beyefendinin tavsiyelerini dinlemek zorunda kalacağım"; vb. Öğrenme üretme ve üretkenliği artırmada bu kadar zenginleştirici ve yararlı olabilecek bir sürecin baş ağrısına veya başkasının performansını düzeltmek veya eleştirmek için bir alan haline gelmesi utanç vericidir.
Bununla birlikte, her şey kaybolmaz, gerçek geri bildirim duygusunu ve bununla birlikte kişimize, ekibimize veya tüm organizasyona getirebileceği avantajları geri kazanabiliriz. Profesyonel bir şekilde geri bildirim vermeyi ve almayı öğrendiğimizde, iyileştirme olanaklarını açıyoruz ve şirketimizde büyük bir rekabet avantajı yaratabiliyoruz.
Günümüzde başarılı şirketlerin erdemlerinden birinin öğrenme süreçlerini sistematik hale getirmek olduğunu ve bunu elde etmek için başarılarımızdan ve hatalarımızdan faydalanmamız gerektiğini hatırlayalım. İlgili bir faaliyet yürüttüğümüzde veya bir döngüyü veya süreci tamamladığımızda, neyi iyi yaptığımızı, neyi iyileştirebileceğimizi ve neyin tekrar olmasını önlemek ve nelerin tekrarlanmasını önlemek ve önceki noktalara neyin neden olduğunu belirlemek önemlidir. Geri bildirimin kalbi ve amacı, bunu yapmadığımızda veya proaktif bir tavırla aldığımızda, kesinlikle ne olacağı olumsuz sonuçlar doğuracaktır.
Bunlar arasında en yaygın olanlarından biri, “retro” zamana katılan meslektaşlar arasında mesleki ilişkilerin zarar görmesi ve güvenin azalmasıdır.
Şirkette etkili geri bildirim almak için 10 pratik fikir
Öyleyse kuruluşlarımızdaki geri bildirim süreçlerinden en iyi şekilde faydalanmamız için faydalı olabilecek on pratik noktaya bakalım.
1. Geri bildirim vermek sık görülen bir süreç olmalıdır
Ana amacın öğrenme ve gelişme sağlamak olduğunu unutmayın. Ne yazık ki bazı kuruluşların yalnızca altı ayda bir veya yıllık performans incelemesinde geri bildirim oturumları vardır. Antrenörü size yılda sadece bir veya iki kez neyin geliştirileceğini söyleyen bir tenis oyuncusu veya golf oyuncusu düşünün. Korkunç olurdu çünkü o zamana kadar zaten birçok turnuvayı kaybetti. Her turnuvadan sonra ve hatta turnuva boyunca geri bildirim almalısınız. Bu şekilde zamanında düzeltebilir ve sonuçlarınızı hemen iyileştirebilirsiniz. Şirketlerde aynı şeyi yapmak uygundur.
2. Geri bildirim sistematik veya norm olarak oluşturulmuş bir şey olmalıdır
Geri bildirim oturumunu herhangi bir sürecin resmi bir parçası olarak dahil etmek önemlidir. Kısa projelerde, bittikten sonra yapılması ve daha uzun süreçlerde, birkaç seans planlanması tavsiye edilir, böylece hatalar düzeltilebilir ve başarılar yol boyunca değerlendirilebilir.
3. Geribildirim bir tartışma değildir
Bu genellikle unutulan ve geri bildirim oturumlarını gerçek hikaye savaşlarına dönüştüren bir noktadır. Birisi bize geri bildirim verdiğinde, tek yapmamız gereken dinlemek, yazmak ve büyümemiz için ne alacağımıza ve hangi fikirleri atacağımıza karar vermektir. Bu oturumlar kendimizi açıklamak ya da haklı göstermek değildir. İş ve analiz oturumları noktaları tartışmak, geribildirim oturumları değildir.
4. Geri bildirimde bulunduğumuzda gerçeklere güvenmeliyiz
Nesnelliği korumak için, yorum ve görüşlerimizi değil, ne olduğunu açıklamamız gerekir. Konuşmadan önce varsayımlar veya doğrulanabilir olaylar tarafından desteklenip desteklenmediğini kontrol edin. İnsanların yorumlarımıza dayanarak düşündüklerini ve nesnelliği kaybettiklerini hatırlayalım. Bundan kaçınmak için gerçekler hakkında yorum yapmalıyız. Bunu yapmanın en kolay yolu, neler olduğunu tanımlamak ve belirli örnekleri belirtmektir.
5. İdeal süreç yüz yüze
Her ne kadar teknoloji uzak oturumlar yapmamıza izin verse de, ideal olan şey, bu toplantıları bizzat gözün içine bakan bilgiyi paylaşmak için şahsen yapmaktır. Yaygın bir hata, tavana, zemine, pencerelere vb. Bakmaktan bahsetmektir. Bu güveni kırar ve sürecin etkinliğini azaltır. Uzaktan yapacaksanız, yalnızca ses sistemini değil diğerini görebilmek için video sistemini kullanmanız önerilir.
6. Diğer kişinin değiştirebileceği şeyler hakkında geri bildirimde bulunun
Fikir, öğrenme ve iyileştirmeler üretmektir, aynı nedenle konuşmanın odağı, söz konusu kişinin değiştirme olanakları olduğu durumlara dönüşmelidir.
7. Kimin var olduğu hakkında verilmelidir
Her ne kadar bu açık olsa da, bazı insanlar geri bildirimi yokluk hakkında konuşmakla karıştırır. Bu geri bildirim değil, dedikodu. Birisi yorum yapmadığı bir şeyle ilgili eylemlerini değiştirebilir mi? İlgili kişiye geri bildirimde bulunulmalıdır.
8. Zamanında olmalı
Bu, çok fazla zamanın geçmesine izin vermememiz gerektiği anlamına gelir. İki ay önce olan bir şey hakkında "retro" vermek işe yaramaz. Herkesin söylenenleri aklında tutması ve çabucak düzeltebilmesi için hemen yapılmalıdır.
9. Bunu cezalandırmak yerine yardım etmek amacıyla yapmalıyız
Geri bildirim vermeden önce, ele alacağımız noktaları bir sayfaya yazmalıyız; teklif edeceğimiz gerçekleri tanımlamak ve niyetimizin ötekini alay etmek, intikam almak ya da cezalandırmak olmadığını doğrulamak. Eğer bunu yaparsak, bu toplantı sadece etkisiz olmakla kalmayacak, aynı zamanda daha sonra vereceğimiz geri bildirimlerin anlamını da bozacağız, çünkü kelime yaptığımız yardımlara değil zarar vermek için yayılacaktır.
10. Sürekli iyileştirme süreçlerine geri bildirim ekleme
Geri bildirimleri hem kişisel hem de grup olarak iyileştirme süreçlerimizde ortak bir eylem olarak kullanalım. Sadece geri bildirimde bulunabileceğimizi değil, aynı zamanda almamız gerektiğini de unutmayın. Bu alçakgönüllülük ve çırak bir tutum anlamına gelir. Duyduklarımızı beğenmeyebiliriz, ama kesinlikle duymamız gereken şey budur.
Önceki noktalar, bu süreçlerin etkinliğini artırabilecek fikirlerdir, ancak ilgili kısım hemen sonra ortaya çıkar ve duyduklarımızı uygulamaya koymaya ve geri bildirimde bulunanlara kendi zorlukları üzerinde hareket etmelerine yardımcı olmak için çaba sarf etmekten oluşur. Sonuçta, aradığımız şey daha iyi yürütme ve sonuç seviyelerine ulaşmaktır.
