Kalite denetimi için kurallar

Giriş

ISO 9004: 2009 Sürdürülebilir başarı için yönetim. Bir kalite yönetimi yaklaşımı: güçlü ve zayıf alanları belirlemek için liderliğini, stratejisini, yönetim sistemini, kaynaklarını ve süreçlerini kapsayan, organizasyonun olgunluk seviyesini gözden geçirmek için önemli bir araç olarak öz-değerlendirmeyi destekleyen uluslararası standarttır. ve iyileştirme, yenilik veya her ikisi için fırsatlar.

Her kuruluş, uygulanan kalite yönetim sisteminin etkinliğini kanıtlamak ister ve bu nedenle, kuruluşun politikalarını, hedeflerini ve diğer kalite noktalarını oluşturmasına ve iyileştirmesine yardımcı olmayı amaçlayan kalite denetimi gereklidir.

Bu, kuruluşun kalite sistemi hakkında güven duymasına ve müşteri gereksinimlerini karşılamasına yardımcı olur. Ayrıca kalite yönetim sertifikaları alabilirler.

Denetçi, kaynakların kullanımında yasallık, dürüstlük, zamanındalık, performans ve şeffaflık ile idari süreç ve prosedürlere dahil olan kişilerin davranışlarını izlemek için denetim işini gerçekleştirebilecek kişidir.

Denetimin Amaçları

Denetim, müşteri (şirket veya denetlenen kişi) tarafından tanımlanan hedeflere göre yapılmalıdır. Hedefler ve kapsam, denetimden önce denetlenen kişiye bildirilmelidir.Kalite denetimi, tanımlanmış ve belgelenmiş bilgilere dayanır, Denetim yalnızca denetçinin yeterli ve uygun bilgi olduğunu düşünmesi durumunda yapın; Bilgiyi desteklemek için yeterli kaynakların olup olmadığı ve denetlenen kurumdan işbirliği olup olmadığı.

Denetçi Profili ve Sorumlulukları

Denetimi yapacak ekip, denetim sırasında tarafsız ve çıkar çatışmalarından uzak olması gereken denetçi ve diğer üyelerden oluşur. Üyelerin ayrıca pozisyonu yerine getirmek için bilgi, beceri ve deneyime sahip olması gerekir.

Denetçi, aşağıdaki sorumluluklara ve yerine getirmesi gereken faaliyetlere sahiptir.

Müşteriye denetimin kapsamını bildirmelisiniz; gerekli destekleyici bilgilere sahip olmak; bir denetim ekibine sahip olmak ve faaliyetlerini yönetmek; çalışma belgeleri hazırlamak; müşteri ile denetim raporları hazırlayın.

Denetlenen kurumun sorumlulukları

Denetim hedeflerini tanımlayın; denetimi gerçekleştirmek için gerekli kaynakları sağlayın: denetim planını onaylayın: denetim raporunu alın; çalışanları denetim ve hedefleri hakkında bilgilendirmek; Personelinizden şirket içindeki denetçilere rehberlik etmelerini ve tesislerdeki denetçilere erişim sağlamalarını isteyin.

Denetimin Kapsamı

Denetimin kapsamı müşteri ve denetçi arasında belirlenmelidir. Kapsam, gözden geçirilecek dönem ve geliştirilecek programlar dahil olmak üzere hedeflere ulaşılabilecek çalışmaların sınırlarıdır.

Denetim planı

Müşteriye bir denetim planı bildirilmeli ve müşteriye bunu gerçekleştirmek için yetki vermelidir.

Plan şunları içermelidir: denetimin amaçları ve kapsamı; denetimi gerçekleştirmek için hangi kriterlerin kullanıldığı, kuruluşun birimlerinin ve denetlenecek alanlarının belirlenmesi; kalite yönünden sorumlu olanları belirlemek; önemli kalite yönlerini ve referans belgelerini belirlemek; görüşmelerin ve denetimlerin zamanı ve süresi; denetimlerin tarihi ve yeri; toplantı programı ve rapor içeriği.

İş programları, planlamanın sonucudur ve kullanılacak prosedürleri, saati, uygulanacağı zamanı ve bunları uygulayacak personeli içerir. Belirli inceleme programları da yazılı olarak geliştirilmeli ve bu da denetimleri verimli hale getirmelidir.

Çalışma belgesi

Denetçi tarafından kullanılan çalışma belgeleri şunları içermelidir: sonuçları destekleyen kanıtların nasıl belgelendirileceği; toplantıları değerlendirmek ve kaydetmek için kullanılan prosedürler.

Tüm çalışma belgeleri, denetim tamamlanana kadar saklanmalı ve gizli bilgiler korunmalıdır.

Açık, düzgün ve doğru bir şekilde yapılmalıdır; İncelenen gerçekler, işlemler veya belirli durumların yanı sıra sapmalara ilişkin analiz, doğrulama, görüş ve sonuçlara ilişkin verileri içermelidir.

faaliyetler

Ilk görüşme

Denetçileri yönetime sunmak amacıyla; kapsamı, hedefleri ve denetim planını gözden geçirin ve zamanları belirleyin; kullanılacak yöntem ve prosedürleri kısaca bilgilendirin; ihtiyaç duyulan kaynakları ve tesisleri talep etmek; ve denetlenen kurumun işbirliğini talep eder.

Kanıt Tespiti

Uygun bilgiler, denetim kanıtı olarak belgelenmelidir. Kanıt olan bilginin niteliği ve niceliği olmalıdır.

Denetim kanıtı, mülakatlar, belge incelemesi ve faaliyetlerin ve koşulların gözlemlenmesi yoluyla toplanmalıdır. Ek olarak, toplanan bu bilgiler bağımsız kaynaklardan gelen destekleyici bilgilerle doğrulanmalıdır.

Denetçi, gelecekte yapılabilecek soruşturmalara ve / veya yasal işlemlere müdahale etmemek için, görevi kötüye kullanma belirtilerini takip ederken profesyonel özen göstermelidir.

Denetim Sonuçları

KYS denetim kriterlerinin nerede karşılanmadığını belirlemek için tüm denetim kanıtları gözden geçirilmelidir. Denetim ekibi, kriterleri karşılamadığına dair kanıtları belgelendirmeli ve desteklemelidir.

Kalite denetimi sırasında bulunan kanıtlar, mevcut bilgilerin yalnızca bir örneği olacaktır, çünkü kalite denetimi sınırlı bir süre boyunca ve sınırlı kaynaklarla gerçekleştirilmektedir.

Denetçinin, denetimi planlamak ve yürütmek için doğrulanmış denetimin kanıtları ve sonuçların güvenilirliği ile ilgili sınırlamaları dikkate alması.

Denetimin münferit sonuçlarının ulaşılan herhangi bir sonucu etkileyebilmesi için yeterli kanıt elde edilmelidir.

Nihai toplantı

Kanıt toplama aşamasından sonra ve bir denetim raporu hazırlanmadan önce, denetim sonuçlarını sunmak ve anlaşmazlıkları çözmek için yönetim ve denetlenen alanlardan sorumlu kişilerle bir toplantı yapılmalıdır.

Bildiri

Denetimin sonuçları, müşteriye aşağıdakileri içermesi gereken yazılı bir raporla bildirilmelidir: müşterinin verileri; mutabık kalınan hedefler ve kapsam; denetimin gerçekleştirildiği kriterler; aldığı süre; randevular; denetim ekibi; katılan şirket personeli; denetim sürecinin bir özeti; sonuçlar; ve bilgilerin gizlilik beyanı.

Sonuç

Denetim, şirket faaliyetleri için son derece önemlidir ve müşterilere daha iyi hizmet vermemize yardımcı olur. Şirket için sürekli iyileştirme felsefesi anlamına gelmelidir.

Ayrıca, ürün veya hizmetin gerektiği gibi olduğunu bilerek iyi bir kalite kontrolüne sahip olmak hem şirket hem de müşteriler için bir garantidir. Bu nedenle, ihtiyaç duyulan kaynakları sağlamak için denetçi ve şirketin iyi bir iletişime ve mümkün olan en büyük işbirliğine sahip olması önemlidir. Son olarak, denetçinin ve ekibinin iyi eğitilmiş olması gerekir.