İdari kılavuzlar, bir çalışana rehberlik etmek için kullanılabilecek yazılı bilgilerin kayıtlarıdır, İkinci Dünya Savaşı'ndan kalma kullanım tarihleri, çok çeşitli, genel ve şirketin her bir işlevi veya alanı için özeldir, dört aşamada geliştirilir ve yeni personel yetiştirmede avantaj sağlar.
Giriş
Bu denemede giriş niteliğinde bir şekilde, idari kılavuzların kökenlerini, onlara tahsis edilen kullanımları, bu şekilde ilk görünümlerini, bir kılavuzun temel kavramını ve bakış açısından bir idari kılavuz hakkında bilgi sahibi olacaksınız. bu alanda tanınmış bir yazarın görünümü ve önceki yıllarda izlenen yaratılışının amacı.
Bu kılavuzların farklı mevcut sınıflandırmalarını, onları oluşturan bölümleri daha iyi anlamak için her birinin kısa bir açıklamasıyla inceleyebileceksiniz, aynı şekilde, bir organizasyonda bir yönetim kılavuzuna sahip olmanın avantajlarını ve önemini analiz edebileceksiniz. Öncelikle, titiz bir şekilde detaylandırılması için izlenmesi gereken aşamaları bilmeden, bilgiyi anlamak için elden ele almak.
Bu, okuyucu olarak personel yönetiminde size destek olacak, verimlilikte verimsizlikten kaçınmanız, şirketinizin yürüttüğü faaliyet ve fonksiyonlarda fazlalıktan kaçınmanız ve çalışanlarınızın Genel planın ve organizasyondaki kendi rollerinin yeterince anlaşılması.
Bu yazıda, bir şirket içinde idari kılavuzlara sahip olmanın avantajları nelerdir?
İdari kılavuzlar
"İdari el kitaplarının (eski kayıtlara göre) kullanımı, cephenin savaş stratejileri konusunda eğitilmemiş personel bulundurması nedeniyle İkinci Dünya Savaşı yıllarına kadar uzanmaktadır ve bunlarla kendilerine talimat verilmiştir. savaşta yapmaları gereken faaliyetlerde askerler… ”(Terry, 1993)
El kitabı, size bir faaliyetin nasıl gerçekleştirileceğini adım adım anlatan bir belgedir, ancak bu durumda yönetim el kitabı nedir? Yönetimde tanınmış bir yazar “… bunlar çalışanı ilgilendiren bilgi ve talimatların yazılı kayıtlarıdır ve bir şirketteki bir çalışanın çabalarına rehberlik etmek için kullanılabilir” diyor. (Terry, 1993). Böylelikle yazarın bahsettiklerini pekiştirerek, kurumun işleyişini destekleyen araçlar; yasal dayanaklar, nitelikler, organik yapı, hedefler, politikalar, yetki derecesi, sorumluluk, işlevler ve faaliyetler hakkında kapsamlı ve ayrıntılı bilgi verirler ve bunlar şirketi genel bir şekilde yansıtır.
İdari el kitaplarına ilk girişimler, bir organı çalıştırma yollarını belirleyen genelge, muhtıra, iç talimatlar vb. Şeklindeydi; Bu girişimler teknik bir profilden yoksundu, önceden belirlenmiş bir formatları yoktu, sadece bir dövüşte uygulanacak stratejileri belirttiler, ancak temellerini oluşturdular.
Oluşturulan bu ilk modeller bir dizi teknik kusur içeriyordu, ancak şüphesiz yeni personelin eğitimi için çok yararlıydı.
Yıllar geçtikçe, kılavuzlar her şirketin ihtiyaçlarına göre daha özlü, açık, pratik ve yeni çalışana işlerinde fazlalıklara ve verimsizliklere düşmeden rehberlik edebilecek daha iyi argümanlarla uyarlandı.
İdari kılavuzların sınıflandırılması
Farklı kılavuz türleri vardır, öncelikle Genel ve Organizasyona özel olarak ayrılmış Tarihsel Kılavuzlar, Organizasyon Kılavuzları gibi içeriklerine uygun olanlar vardır, çoklu içerikli Politika Kılavuzları ve Kılavuzlar da türetilmiştir, ancak Aynı şekilde, belirli işlevleri için kılavuzlar da vardır, örneğin satın alma, satış, üretim, finans gibi her departmanın ihtiyaçlarına göre hazırlananlar, aynı şekilde prosedür Kılavuzları da bahsedildiği gibi, Genel ve Özel, daha öncekiler gibi, Genel Personel ve Özel İşe Alımda da gruplandırılan Personel El Kitapları ve son olarak da Özel İç Denetim Kılavuzları vardır.
Bir önceki bölüm, idari kılavuzların nasıl gruplandırıldığına dair genel bir bakıştı ve bunun için her birinin ne olduğuna dair kısa bir referans vereceğiz:
Tarih Kılavuzu, organizma hakkında tarihsel bilgiler sağlamayı amaçlamaktadır: başlangıçları, büyümesi, başarıları, yönetimi ve mevcut konumu.
Organizasyon El Kitabı, şirketin organik yapısının bir bütün olarak veya bir parçası olarak bilinmesini sağlayan normatif bir belgedir, ayrıca kurumu oluşturan alanların her birinin işlevlerini de özel olarak tanımlamaktadır. Bunlar sırasıyla iki türe ayrılır:
- Genel Organizasyon El Kitabı (birinci seviyedeki organizasyon yapısını yansıtır) ve Spesifik Organizasyon El Kitabı (belirli bir alanın işlevlerini ve sorumluluklarını içerir). Bu kılavuzun içermesi gereken bölümler şunlardır:
- HomeIndexSunumArka PlanYasal ÇerçeveAttributionsOrganik Yapı Pozisyonların TanımıDirektörYetki imzaları
Politika Kılavuzu, hedeflere ulaşmak için karar verirken izlenecek kılavuzların ayrıntılı bir tanımını içerir.
Prosedürler El Kitabı, bir alana veya bütün bir birime karşılık gelebilecek birbiriyle ilişkili bir dizi prosedürden oluşan idari belgedir. İş gücü için (işlerin nasıl yapılacağına dair) bir rehber olarak hizmet eder ve yeni kabul durumunda onlara rehberlik etmek çok değerlidir. Uygulanması, personelin işlerini yaparken öngörülen sistemleri ve prosedürleri kullandığına dair kesinliği artırır.
Prosedür kılavuzlarının içermesi gereken yönergeler şunlardır:
- Kılavuz kapağı Kılavuz içeriği Manuel teknik onay dokümantasyonu ve manuel kayıt Güncelleme dokümanı Kılavuza giriş Kılavuzun amacı Kapak sayfası Prosedür dizini Prosedür amacı İşlem kuralları Prosedürün anlatımlı açıklaması Akış çizelgeleri Ekler (Formları veya talimatları doldurma) Sözlük Kılavuzun hazırlanmasındaki katılımcılar Dizin
Prosedür kılavuzları aşağıdaki türlerde olabilir:
- Tek tip bir eylem hattı oluşturmak için bir sosyal organizmayı oluşturan tüm organik birimlerin prosedürlerinden bahseden prosedürlerin genel kılavuzu. İşteki adımların doğal fırsatlarından yararlanmak için prosedürleri belirli bir alanın önem sırasına göre geliştirmekten oluşan Özel Prosedürler El Kitabı. Çok içerikli el kitabı, idari uygulamada birbiriyle ilişkili iki veya daha fazla kategorinin birleştirilmesinden oluşur. Küçük organizmalarda, bu tür bir kılavuz, bölümlere ayrılması gerekerek bu kavramları birbiriyle ilişkilendirebilir. Üretim KılavuzuEn iyi ve hızlı çözümlerine ulaşmak için talimatları günlük sorunlara göre yorumlama ihtiyacını kapsar. Satın Alma Kılavuzu, satın alma işlemlerinin kapsamını ve faaliyetlerinizi etkileyen kullanılacak yöntemleri tanımlar. Personel El Kitabı, personel ile ilgili üst yönetimin faaliyetlerini ve politikalarını iletmeye yardımcı olacak bir dizi hususları içeren, personel alımı ve seçimi gibi hususlardan bahseden Genel Personeli kapsar. Ve belirli İşe Alım ve Seçme Kılavuzu, belirli bir alanın (personel) bir kısmına atıfta bulunur ve bir kuruluştaki işe alma ve kişisel seçime ilişkin tüm bilgileri içerir.Spesifik İç Denetim Kılavuzu, kılavuzları ve belirli faaliyet türlerine (özellikle iç denetim) özel uygulama talimatlarını bir arada gruplandırır.
Bir şirket içinde idari kılavuzlara sahip olmanın avantajları
"Birçok işveren, çalışanlarına şirketin geçmişi, mevcut başlangıçları, büyümesi, başarıları, yönetimi ve mevcut konumu hakkında bilgi vermenin önemli olduğunu düşünüyor." (Terry, 1993)
Yukarıda tartıştığımız gibi, genel veya özel bir şekilde şirketin ihtiyaçlarına göre her zaman bir tür el kitabı vardır, ancak bunların olması çok önemlidir, çünkü çalışanlarımıza organizasyon hakkında talimat vermemizi ve bilgi vermemizi sağlarlar. faaliyetlerini yerine getirirken ve verimsizliklerini önlemede yeni gelir.
Şirket olarak bize ne gibi avantajlar sağlıyor? Bunlardan aşağıda bahsedeceğiz:
- Organizasyonel bir planı gerçekleştirir ve sürdürürler.Tüm paydaşların genel planı ve şirketteki kendi rollerini yeterince anlamalarını sağlarlar Organizasyonel problemlerin incelenmesini kolaylaştırırlar.Ayrıca değişikliklerin başlatılmasını, onaylanmasını ve yayınlanmasını sistematik hale getirir. organizasyon Her bir pozisyon için sorumluluğu ve organizasyondaki diğerleriyle olan ilişkisini belirleyin Yargı yetkisi ve rol çatışmalarından kaçının Çeşitli seviyelerde onay kaynaklarını ve yetki derecesini netleştirin Roller ve pozisyonlarla ilgili bilgiler genellikle faydalıdır Pozisyonların değerlendirilmesi için bir temel olarak ve her bir kişinin ilerlemesini kontrol etmenin bir yolu olarak Yürütülecek iş hakkında kalıcı bir bilgi kaynağıdır Hedeflerin, politikaların, prosedürlerin, işlevlerin etkin olmasına yardımcı olurlar,Standartlar vb. Zaman içinde prosedürlerde ve standartlarda sürekliliği ve tutarlılığı sağlarlar Personel eğitiminde yararlı araçlardır İş performansında koordinasyonu artırır Yazılı talimatlar olduğu için etkili yetkilendirmeyi sağlarlar. Süpervizörün takibi, istisnai kontrolle sınırlandırılabilir Belirli bir işin doğru yürütülmesi için kılavuzları ve mekanizmaları oluştururlar.Akım sağlama, basitleştirme, otomasyon veya Bağımlılıklarda yürütülen faaliyetlerin yoğunlaşması İdari denetim görevlerine yardımcı olurlar.Personelin eğitiminde yararlı araçlardır.İş performansında koordinasyonu arttırırlar.Etkili bir yetkilendirmeyi mümkün kılarlar, yazılı talimatlar olduğu için denetçinin denetimi istisnai kontrol ile sınırlandırılabilir.Doğru yol için rehber ve mekanizmalar kurarlar. Belirli bir işin yürütülmesi Bağımlılıklarda yürütülen faaliyetlerin düzene sokulması, basitleştirilmesi, otomasyonu veya yoğunlaştırılmasını sağlamak için yöntem ve sistem çalışmalarının yürütülmesi için bir temel görevi görürler. Denetim çalışmalarına yardımcı olurlar. Yönetim.Personelin eğitiminde yararlı araçlardır.İş performansında koordinasyonu arttırırlar.Etkili bir yetkilendirmeyi mümkün kılarlar, yazılı talimatlar olduğu için denetçinin denetimi istisnai kontrol ile sınırlandırılabilir.Doğru yol için rehber ve mekanizmalar kurarlar. Belirli bir işin yürütülmesi Bağımlılıklarda yürütülen faaliyetlerin düzene sokulması, basitleştirilmesi, otomasyonu veya yoğunlaştırılmasını sağlamak için yöntem ve sistem çalışmalarının yürütülmesi için bir temel görevi görürler. Denetim çalışmalarına yardımcı olurlar. Yönetim.Süpervizör takibi istisnai kontrolle sınırlandırılabilir Belirli bir işin doğru yürütülmesi için kılavuzlar ve mekanizmalar oluştururlar Düzene sokma, basitleştirme, otomasyon elde etmek için yöntem ve sistem çalışmaları yürütmek için bir temel oluştururlar veya bağımlılıklarda gerçekleştirilen faaliyetlerin yoğunlaşması İdari denetim görevlerine yardımcı olurlar.Süpervizör takibi istisnai kontrol ile sınırlandırılabilir Belirli bir işin doğru yürütülmesi için kılavuzlar ve mekanizmalar oluştururlar Düzene sokma, basitleştirme, otomasyon elde etmek için yöntem ve sistem çalışmalarının yürütülmesine temel oluştururlar. veya bağımlılıklarda gerçekleştirilen faaliyetlerin yoğunlaşması İdari denetim görevlerine yardımcı olurlar.
Yönetim kılavuzu nasıl oluşturulur
Daha önce de belirttiğimiz gibi, bize organizasyonun yapısına destek ve destek sağladıkları için kılavuzlara sahip olmak çok önemlidir.
Ancak bunları geliştirmek için, her ne olursa olsun en iyi şekilde bir idari el kitabı elde etmemizi sağlayacak belirli aşamaları yürütmek gerekir, bu aşamalar arasında yapılacak ilk şey olan ön çalışma vardır, çünkü bununla işlevleri küresel olarak bilebiliriz. ve faaliyet göstereceği alan veya alanlarda yürütülen faaliyetler.
Daha sonra, prosedürü oluşturan işlemlerin nasıl yürütüldüğüne dair olabildiğince ayrıntılı ve kesin bir açıklama elde etmeyi ve söz konusu bilgileri toplamak için, belgesel araştırma gibi çeşitli tekniklerin kullanıldığı bilgiler toplanır. kurum dosyalarının gözden geçirilmesi, şirkette faaliyetlerin nasıl yürütüldüğünü şahsen görmek için doğrudan gözlem, çalışanlara uygulanan bir anket olan anket ve son olarak da etkileşimde bulunmamızı sağlayan görüşme kuruluşun üst düzey yöneticileriyle bir dizi soru.
Bu aşama tamamlandıktan sonra, bilgiler kaydedilir ve burada bir ayrımcılık kriteri uygulayarak gerçekleri kaydettiğimiz yer.
Bilginin entegrasyonu, analizini gerçekleştirmek için verilerin düzenlenmesi ve sistematik hale getirilmesinden oluşur.
Ve son aşamada, bir önceki aşamada bütünleştirdiğimiz unsurların her birinin incelenmesi olan bilginin doğru bir şekilde analiz edilmesi, bunun sonunda şirketin gerçekliğini yansıtan teşhisi alıyoruz, ardından yayın talebine geçiyoruz. içeriğin, organizasyonun amaçlarını ve işlevlerini genel bir şekilde duyurmak ve bir şirket için idari kılavuzların geliştirilmesinden kaynaklanan faydaları.
Sonuçlar
Son bir nokta olarak, idari kılavuzların bize olumlu yönler sağladığı sonucuna varabiliriz, bugün KOBİ'lerle ilgili büyük bir sorun, onları yaratmaya odaklanmamaları, böylece birçok avantaja ve bir organizasyonda bulundurarak bize sağladıkları faydalar.
Personel eğitiminde faydalı araçlar oldukları için bu kılavuzların büyük önem taşıdığının farkındayız, prosedürler ve standartlarda zaman içinde devamlılık ve tutarlılık sağlarlar ve bu nedenle şirkette var olan çeşitli pozisyonlar arasında çatışmaları önlerler. uyulması gereken tüm sorumluluklar ve hedefler yazılı olarak belirlendiğinden, organizasyon içindeki personelin daha verimli hale getirilmesi.
kaynakça
- Terry, G. (1993). Yönetim ilkeleri. Buenos Aires: Trillalar.
