Organize ederek, parçalarının sayısını, düzenini, uyumunu ve bağımlılığını kurallara tabi tutarak bir şeyi kurmak veya yeniden düzenlemek olduğunu anlıyoruz.
Kuruluşlar, her birinin şirkette gerçekleştirmesi gereken işlevi belirten hiyerarşik bir sıra gerektiren karmaşık varlıklardır.
Bu nedenle, işlevselliği, yetki ve sorumluluk hattını gösteren organizasyon şemasının ve bir organizasyonel bileşenin çeşitli bölümlerini birbirine bağlayan iletişim ve denetim kanallarının uygun şekilde yapılandırılmasına dayanır.
Bu nedenle, organizasyon şemasına ve bir şirketin organizasyonundaki işlevine atıfta bulunan çeşitli konular bu çalışmada belirtilecek, bu da daha sonraki vesilelerle bunun doğru detaylandırılmasının bilinmesini sağlayacaktır.
Organizasyon şemaları
Organizasyon şeması, idari bilimler tarafından teorik analiz ve pratik eylem için kullanılan bir araç olarak tanımlanabilir.
Onun konsepti üzerinde farklı görüşler var, ama hepsi çok tesadüf. Bu tanımlar Henri Fayol'un anlayışından başlar. Örneğin, bir yazar kuruluş şemasını şu şekilde tanımlar:
"Bir organizasyon şeması, bir organizasyon yapısının, ana fonksiyonlar ve bunların ilişkileri, denetim kanalları ve ilgili fonksiyonlarından sorumlu her çalışanın ilgili yetkisi dahil olmak üzere önemli yönlerini gösteren bir özet tablodur."
Başka bir yazar konseptini şu şekilde sunar:
"Organizasyon şeması, çeşitli bileşen parçaları arasındaki bağlantıyı gösteren bir organizasyon yapısının bir belge biçiminde ifadesini oluşturur."
Bu tanımları analiz ederken, her birinin özünü koruduğunu ve sadece formlarında ve özelliklerinde farklılık gösterdiğini gözlemliyoruz.
Bir yazar, organizasyon şemalarının yararlı organizasyon araçları olduğunu düşünür ve bize açıklar:
“İşlevlerin bölünmesi, hiyerarşik seviyeler, yetki ve sorumluluk hatları, resmi iletişim kanalları, departmanın doğrusal doğası veya tavsiyeleri, her bir çalışan grubunun başkanları, işçiler ve diğerleri; ve şirketin her departmanında veya bölümündeki çeşitli pozisyonları arasında var olan ilişkiler. "
Akış çizelgesi kavramına göre, bu şunları gösterir:
- - Bir unsur (rakamlar) - Organizasyonun yapısı - Organizasyonun en önemli yönleri - Fonksiyonlar - Yapısal birimler arasındaki ilişkiler - Daha büyük ve hatta daha az önemli olan pozisyonlar - İletişim ve yolları - Güzergahlar denetim - Hiyerarşik düzeyler ve tabakalar - Organizasyon içindeki yetki düzeyleri ve görelilik düzeyleri - Özel kategori birimleri.
Organizasyon şemasının, örneğin halkla ilişkiler, personel eğitimi, organizasyonun teftişi ve teftişi, yapının değerlendirilmesi, yeniden düzenlenmesi, pozisyonların değerlendirilmesi, vb. İçin daha geniş kapsamı ve diğer amaçları vardır.
Organizasyon Şemasının Amacı
Kuruluş şemasının çeşitli işlevleri ve amaçları vardır. Bir yazar şunları belirtir:
- Şirketi kendi hiyerarşik düzeyleriyle oluşturan farklı birimleri temsil eder, şirkette yürütülen, sorumluluk veya fonksiyon alanına göre usulüne uygun olarak atanan, özel olarak yapılmış veya yapılmayan farklı iş türlerini yansıtır.: Şirketteki mevcut pozisyonlar Bu pozisyonlar idari birimler halinde gruplandıkça, yetki devredildiği için.
Organizasyon Şeması İşlevleri
- Yönetim bilimi için:
Organizasyon yapısını, grafik özelliklerini ve güncellemelerini yansıtarak şirketin tüm idari birimlerine yardım ve rehberlik görevi görür.
- Organizasyon ve sistem alanı için:
Organizasyon kılavuzları aracılığıyla tüm şirkete duyurulan yapıyı yansıtmanın yanı sıra kalıcı olarak gözden geçirilmesini ve güncellenmesini (küçük ve orta ölçekli şirketlerde personel birimi genellikle bu işlevi üstlenir) sağlar.
- Personel yönetim alanı için:
Personel analisti, iş tanımı ve analiz çalışmaları, maaş ve maaş idare planları için ve genel olarak tüm personel sistemlerinin uygulanması, izlenmesi ve güncellenmesi için bir destek unsuru olarak bu araca ihtiyaç duyar.
Ve genel olarak aşağıdakilere hizmet eder:
- Organizasyonel kusurları veya hataları keşfedin ve ortadan kaldırın Organizasyon yapısını iletin Organizasyonel değişiklikleri yansıtın
Organizasyon Şemasının Avantajları
Organizasyon şemalarının kullanılması, aşağıdakilerin öne çıktığı birkaç farklı avantaj sunar:
- Yazarlarını fikirlerini netleştirmeye zorlar (Leener, 1959) Şirketteki genel yapı ve çalışma ilişkileri bir bakışta görülebilir, uzun bir açıklama ile yapılabileceğinden daha iyi (Leener op. Cit) Kim (Leener op. Cit) Bir şirketin yapısının bazı önemli özelliklerini, güçlü ve zayıf yanlarını gösterir (Leener op. Cit) Bir değişim tarihi, öğretim araçları ve kamuya bilgi araçları olarak hizmet eder. şirketin çalışma ilişkileri (Leener op. cit) organizasyonun çalışma prensiplerini yerine getirmeye uygundur (Melinkoff, 1990) Yöneticilere ve yeni personele kuruma nasıl entegre olduklarını söyleyin (Melinkoff op. cit)
Organizasyon Şemasının Dezavantajları
Organizasyon şemalarının kullanımının sunduğu birçok avantaja rağmen, bunları kullanırken, ana kusurları göz ardı edilmemelidir, bunlar:
- Sadece resmi otorite ilişkilerini gösterirler, birçok önemli gayri resmi ilişkiyi ve bilgi ilişkilerini dışarıda tutarlar.Farklı düzeylerde otorite derecesini göstermezler, ancak farklı otorite derecelerini göstermek için farklı yoğunluklarda çizgilerle inşa etmek mümkün olacaktır gerçekten bu tür bir ölçümden geçemezsiniz. Ayrıca, gayri resmi ilişkileri ve bilgi kanallarını gösteren farklı çizgiler çizilirse, organizasyon şeması kullanışlılığını kaybedecek kadar karmaşık hale gelir ve genellikle örgütü olması gerektiği gibi veya olduğu gibi gösterir. Bazı yöneticiler kuruluşun dinamik olduğunu ve kuruluş şemalarının kullanılmamasına izin vererek bunları güncellemeyi ihmal ederler.Personelin otorite ilişkilerini statü ile karıştırmasına neden olabilir.
Akış Şeması İçeriği
Bir organizasyon şeması çeşitli veriler içerebilir, ancak bir yazarın kriterlerine göre, bunlar ana içeriği:
- Faaliyetlerin özet açıklamaları. Bu genellikle şirketin adını ve tanımlanmış olan faaliyeti içerir. özel)
Kuruluş şemasında en sık kullanılan geleneksel semboller ve referanslar
1) Kesintisiz doldurulan satırlar: resmi yetkiyi, hat veya komuta ilişkisini, iletişimi ve hiyerarşik yolu gösteren satırlardır.
Tam dikey çizgiler, otoritenin bittiğini gösterir. Yataylar uzmanlaşma ve korelasyon anlamına gelir.
Tam çizgi orta kısma ve kutunun üstüne düştüğünde komutu belirtir.
Doldurulmuş çizgi geometrik şeklin yanlarına yerleştirildiğinde, destekleyici bir ilişki olduğunu gösterir.
2) Noktalı veya süreksiz çizgiler: Bir koordinasyon ilişkisini ve işlevsel ilişkileri gösteren çizgilerdir.
3) Kutulu geometrik şekil, özel veya otonom durumu gösterir.
4) Dikkat çekmek için bir ünite vurgulanabilir. Bunun için, vurgulanacak her birim için oldukça renkli bir yarım kutu kullanılır.
5) Sondaki zikzak çizgiler ve bir ok yapının devam ettiğini gösterir.
6) Organizasyon şemasının özel boşluklarına yerleştirilen ve içinde numara bulunan daireler, aynı numara ile gösterilen tüm birimlerin katıldığı bir komiteyi gösterir.
C akış şemaları
Yapıyı gösterme şekline göre bunlar:
a) Analitik: ayrıntılı bilgi sağlayın. Genelkurmay yöneticilerinin, uzmanlarının ve personelinin kullanımına yöneliktir.
b) Genel: Bu tür bir organizasyon, en önemli birimlerle sınırlıdır. En yaygın oldukları için genel olarak adlandırılırlar.
c) Tamamlayıcı: Yapının bir birimini analitik veya daha detaylı olarak göstermek için kullanılırlar. Bunlar analitik bir tamamlayıcıdır.
Organizasyon şemalarının şekline ve geometrik düzenine bağlı olarak bunlar şunlar olabilir:
a) Dikey (klasik tip): Hiyerarşik bir piramidi kolayca temsil eder, çünkü birimler hiyerarşilerine göre azalan bir hiyerarşik derecelendirmede yukarıdan aşağıya hareket eder.
b) Yatay (Soldan sağa): Soldan sağa dağılım gösteren yapıları temsil ettikleri için dikey organizasyon şemasının bir şeklidirler. Bu tip organizasyon şemasında şekillerin isimleri kutu olmadan çizime yerleştirilir ancak geometrik şekiller de yerleştirilebilir.
c) Skaler Organizasyon Şeması: Bu tip organizasyon yapının birimlerinin isimleri için kutuları değil, üzerine isimlerin yerleştirildiği satırları kullanır. Bir çizgi yatay bir çizgiden dikey olarak geçtiğinde, ikincisinin otoritesini gösterir.
d) Dairesel veya eşmerkezli organizasyon şeması: Hiyerarşik seviyeler, içten dışa dağılımda eşmerkezli daireler ile gösterilir. Bu tür bir organizasyon şeması, dikey organizasyon şemalarının çevirdiği tabiiyet imajını ortadan kaldırmak için insan ilişkileri uygulaması tarafından tavsiye edilir.
Hiyerarşi
Bireyselleştirildiğinde hiyerarşi, bir çalışanın bir şirket içinde sahip olduğu statü veya rütbe olarak tanımlanabilir, bu nedenle yönetici olarak çalışan kişi şüphesiz içinde saygın bir statüye sahiptir, ancak bu bireyin kendi pozisyonundaki farkı da bir şirket içindeki yüksek veya düşük hiyerarşileri.
Otoriteyi yürütmek için bir araç olarak kullanıldığında hiyerarşi daha büyük bir formaliteye sahiptir ve örgütün yapısal hiyerarşisi olarak bilinir. Bu tür bir hiyerarşi, yalnızca kendisinden dolayı var olan işlevlere değil, aynı zamanda pozisyona atanan sorumluluk ve yetki derecesine de bağlıdır, örneğin, bir başkanın performansında sahip olabileceği verimlilik ne olursa olsun, bu pozisyon içsel olarak belirlendi ve karmaşık roller, sorumluluklar ve yüksek derecede yetki.
İki yazarın kriterlerine göre, örgütlerde dört tür hiyerarşi tanımlanabilir:
- Pozisyona göre verilen hiyerarşi Rütbenin hiyerarşisi Kapasite tarafından verilen hiyerarşi Ücretle verilen hiyerarşi
Pozisyona göre verilen hiyerarşi:
Bu tür hiyerarşi, örgütün farklı yapısal düzeylerini oluşturan hiyerarşidir, örgütsel çizelgelerle ortaya çıkar ve örgüt kılavuzlarında açıklanmaktadır. Belirli bir pozisyonda veya pozisyonda bulunan iş faaliyetleri ve görevleri esas alınarak kuruluşun yapısındaki farklı pozisyonların sınıflandırılmasından sorumludur.
Bu hiyerarşik yöntem, konumların doğasına, özelliklerine, yükümlülüklerine, niteliklerine ve sorumluluklarına bağlı olarak, ancak aralarında belirli benzerlikler bulundurmaları koşuluyla, insanların gruplara, serilere ve sınıflara ayrılmasını desteklemektedir.
Rütbe hiyerarşisi:
Bu tür bir hiyerarşi, faaliyetler temelinde kurulmaz veya belirli görevlerle bağlantılı değildir. Kişisel koşullara dayanır, sahip olduğunuz yükümlülüklere değil, yerine getirilmesi gereken bazı gereksinimlere dayanır. Askeri örgütlerde yönetilecekleri farklı dereceleri belirlemek için kullanılır.
Kapasite tarafından verilen hiyerarşi:
Bu tür hiyerarşi sınırlıdır ve her bireye göre. İnsanlar toplumdaki sınıf durumlarına bakılmaksızın yeteneklerine göre daha önce sınıflandırılırlar, yani birey örgütte yeteneğine göre yükselir.
Ücret tarafından verilen hiyerarşi:
Bu tür hiyerarşi, işin karmaşıklığı (karmaşıklık ne kadar yüksek, maaş o kadar yüksek), şirketteki kıdem veya kişi güvenilir bir çalışan olduğu ve büyük ölçüde bireyin performansı ile belirlenir.
Bir şirketteki bir çalışanın hiyerarşisi sahip oldukları uzmanlık derecesine dayanır, ancak kuruluş içindeki yüksek konumları da işin doğasına bağlıdır, örneğin, birçok Venezüella şirketinde tesis yöneticisi çok önemli bir yöneticidir, Statüleri bir finans müdürünün statüsünden daha büyük olur. Temelde faaliyet gösteren herhangi bir şirkette, örneğin ülkemizde petrol sömürüsü, genellikle dinamik ve güçlü sendikaların bulunduğu bir alanda, personel işlevinden sorumlu kişi, başkan yardımcısı pozisyonuna ulaşan, çok değerli ve etkili bir yöneticidir.
Örgütsel yapılar
Bir otelin mutfak bölümünün organizasyon şemasının açıklaması
Mutfak departmanının işlevi, restoranda servis edilecek yemekler ve mutfak spesiyaliteleri hazırlamak ve müşterilerin taleplerini karşılamaktır.
Eke göre, söz konusu bölümün en yüksek yetkisinin mutfağın yönetiminden sorumlu yönetici şef olduğu, daha sonra yokluğunda yönetici şefin yerini alan sous şefin sorumlu olduğu, ardından sous şefin Görevi, bir tüketici merkezinin mutfağının gücüne sahip olacak olan şef de partie'dir, bu da sırayla kasap ve balık, soğuk mutfak, sıcak mutfak, hamur işleri, ziyafetler ve garsonlar gibi öğelere hakimdir. 1. oyun et ve balık tedarikçilerinin getirdiği ürünleri mutfak üretimi için gerekli hammaddeye dönüştürmekle görevli, kasap şefi ve balıkçı şefi üzerinde yetkisi bulunuyor.2. oyun hammaddesi ateşe veya sıcağa ihtiyaç duymayan yemeklerin uygun yiyeceğe dönüştürülmesinden (soğuk mezeler, meyve suları, soğuk tatlılar, soğuk soslar vb.), Bu oyun bahçe yemliği ve kiler başı. Hammaddesi ateşe veya ısıya ihtiyaç duyan tüm yemekleri yiyeceğe dönüştürmek için (et suyu, çorba, acı sos, garnitür, tahıl gevreği, makarna vb.) 3. kişi, bu oyun salsa şefinin sorumluluğundadır, entremetier şef ve et lokantası şefi. 4. şahıs, çeşitli tüketim merkezlerinde servis edilen ekmek, kek ve tatlıların hazırlanmasının yanı sıra çeşitli hamurların mutfak hizmetine hazırlanmasından sorumludur,Bu oyun, pastane şefinin baş fırıncı ve baş pasta şefi üzerinde yetkisine sahip olmasından sorumludur. 5. oyun, sadece pasta şefinin komutası altında olan kuruluş bünyesinde yapılacak tüm programların hazırlanmasına ve gönderilmesine adanmıştır. Son oyunda ise mutfak alanları, yıkama ekipmanları, cilalama tabakları, çöp odası, şişeler, porselen, züccaciye, garsonluk deposu, ziyafetler ve general; Bu parti baş görevliden sorumludur ve sırayla, garsonun, makine operatörünün ve görevlinin komutasındaki kat görevlisine emirler verir; ikincisi, ziyafet görevlisi, büfe görevlisi üzerindeki yetkisini devreder. ve kahve görevlisi.5. oyun, sadece pasta şefinin komutası altında olan kuruluş bünyesinde yapılacak tüm programların hazırlanmasına ve gönderilmesine adanmıştır. Son oyunda ise mutfak alanları, yıkama ekipmanları, cilalama tabakları, çöp odası, şişeler, porselen, züccaciye, garsonluk deposu, ziyafetler ve general; Bu parti baş görevliden sorumludur ve sırayla, garsonun, makine operatörünün ve görevlinin komutasındaki kat görevlisine emirler verir; ikincisi, ziyafet görevlisi, büfe görevlisi üzerindeki yetkisini devreder. ve kahve görevlisi.5. oyun, sadece pasta şefinin komutası altında olan kuruluş bünyesinde yapılacak tüm programların hazırlanmasına ve gönderilmesine adanmıştır. Son oyunda ise günlük işleri mutfak alanları, yıkama ekipmanları, cilalama tabakları, çöp odası, şişeler, porselen, züccaciye, kâhya deposu, ziyafetler ve general; Bu parti baş görevliden sorumludur ve sırayla, garsonun, makine operatörünün ve görevlinin komutasındaki kat görevlisine emirler verir; ikincisi, ziyafet görevlisi, büfe görevlisi üzerindeki yetkisini devreder. ve kahve görevlisi.çöp odası, şişeler, tabak takımı, cam eşyalar, kâhya, ziyafetler ve genel için mağaza; Bu parti baş görevliden sorumludur ve sırayla, garsonun, makine operatörünün ve görevlinin komutasındaki kat görevlisine emirler verir; ikincisi, ziyafet görevlisi, büfe görevlisi üzerindeki yetkisini devreder. ve kahve görevlisi.çöp odası, şişeler, tabak takımı, cam eşyalar, kâhya, ziyafetler ve genel için mağaza; Bu parti baş görevliden sorumludur ve sırayla, garsonun, makine operatörünün ve görevlinin komutasındaki kat görevlisine emirler verir; ikincisi, ziyafet görevlisi, büfe görevlisi üzerindeki yetkisini devreder. ve kahve görevlisi.
Sonuç
Organizasyon şeması idari bilimin metodolojik bir aracıdır. Bunun ikili bir erdemi vardır, bir yandan avantajlar getirir, çünkü bir örgütün iç yapısını gözlemlemeye izin verir; öte yandan, bu yapının gerçekte olduğu gibi yazılı olmayan bir şeye uyum sağlaması dezavantajları da beraberinde getirir.
Kuruluş şeması, temsil edilmesi gereken bir kuruluşun yapısının oluşturulmasının sonucudur. Bunlar bir şirket veya kuruluşta var olan hiyerarşik seviyeleri gösterir.
Organizasyon şeması türlerine gelince, dikey frekanslı olanlar daha sık kullanılırken, skaler ve dairesel olanlar en az bilinenlerdir.
Bir organizasyon şemasının en göze çarpan avantajı, kimin kime bağlı olduğunu göstermesi ve yöneticilere ve yeni personele organizasyonun nasıl entegre olduğunu gösterme özelliğine sahip olmasıdır.
Çok sayıda olumlu faktör olduğu gibi, dezavantajlar da detaylandırılmıştır, çünkü bazı yöneticiler bunları güncellemeyi unutur ve örgütün dinamizmini ihmal eder. bir organizasyon şeması eski.
Hiyerarşi, organizasyonun ve yönetimin temel ilkesidir.
kaynakça
- MELINKOFF, Ramón V.: Örgütün Yapısı. Venezuela Merkez Üniversitesi, Karakas, 1969.TERRY, George: Yönetim İlkeleri. Meksika, 1961.RICCARDI, Ricardo: Yönetmenin El Kitabı, Madrid, 1965.
BAŞLIK: ORGANİGRAMLAR
YAZAR: Mairena Romero Sánchez - [email protected]
- HAVLU, George, YÖNETİM İLKELERİ, Meksika, 1961, sayfa 385 RICCARDI, Ricardo, Yönetmen el kitabı, Madrid, 1965, sayfa 71 LEENER, Georges de, İşletme organizasyonu antlaşması, Madrid, 1959. MARCANO, Angel. Organizasyon şeması ve organizasyon. OKUYUN, George de. Şirketler örgütü antlaşması, Madrid, 1959. PFIFFNER, John ve Frank SHERWOOD. İdari organizasyon, Meksika, 1966.
