Düzenlemeler, güvenliği sağlamak ve yaşam kalitesinin yükseltilmesine katkıda bulunmak gibi birçok nedenden dolayı günlük yaşamın bir parçasıdır.
Ticari kuruluşlar söz konusu olduğunda, kurallar, prosedürler ve diğer düzenleyici belgeler, operasyonlarında iyileştirmeler elde etme ve niceliklendirme yeteneğini geliştirmeye katkıda bulunur, bu nedenle her türden kuruluş için geçerlidir ve stratejik politikanın bir parçasıdır. ve tasarımı, çeşitli coğrafi, kültürel ve sosyal koşulları kapsayarak, varlığın tüm alanlarına tam kapsam sağlar, çünkü yokluğu rakipler için fırsat oluşturan boşluklar yaratabilir.
Yukarıdakiler, konunun önemini ve dört aşamadan oluşan bir süreç olan bir Organizasyon ve İç Düzenlemeler El Kitabı'nı uygulamaya koyma ihtiyacını göstermektedir: kurumun özelliklerine dayalı anlayış; içeriklerinin tekdüzeliğini, tutarlılığını ve anlaşılmasını garanti altına almak için onu oluşturan farklı belgelerin formatının tanımı; güncellenmesine katılan süreçlerin oluşturulması ve son olarak onu oluşturan belgelerin gerektiğinde hazırlanması ve değiştirilmesi.
Yukarıda belirtilen hususların modern şirketler ve konunun genişliği üzerindeki büyük etkiyi gösterdiğini dikkate alan bu çalışma, bir Organizasyon ve Yönetmelikler El Kitabının tasarlanması ve uygulanması için bir yöntem önermekte ve analiz etmektedir. Daha iyi bir anlayış için aşağıdaki üç bölüme ayrılan dahili: Organizasyon El Kitabının ve İç Düzenlemeler Kılavuzunun önerilen yapısı, bu etkinliği yöneten ilkelere dayalı, her tür için geçerli bir dizi temel işlevsel bölüm içerir. organizasyon; Bir Organizasyon El Kitabını oluşturan temel belgelerin hazırlanması için format (Standartlar, Prosedürler,Bu tür bir belgenin, sırasıyla güncelleme ve değiştirme ile ilgili süreçleri ve son olarak karşılaması gereken gereksinimlere uyumu garanti eden Öneriler ve Yönergeler).
Giriş
Standartlar, prosedürler, tavsiyeler ve direktifler birçok nedenden dolayı günlük yaşamın bir parçasıdır: iletişim ve ticaret kanallarını açarlar; ürünler ve teknolojiler hakkındaki bilgileri teşvik etmek; uyumluluğu sağlamak; seri ölçekli üretimi kolaylaştırırlar ve güvenlik ve yaşam kalitesi elde etmenin en önemli yoludur.
Kuruluşlar söz konusu olduğunda, düzenlemeler, operasyonlarında iyileştirmeler elde etme ve niceliklendirme becerilerini artırmaya katkıda bulunurlar, bu nedenle her tür kuruma uygulanırlar, kalkınma stratejilerinin bir parçasıdır ve tasarımları coğrafi koşulları kapsar., kültürel ve sosyal çeşitlilik, varlığın tüm alanlarına tam kapsam sağlar, çünkü yokluğu rakipler için fırsat oluşturan boşluklar yaratabilir.
Pratik anlamda, kuruluşta yürütülen faaliyetlerin evrenini kapsayan bir düzenleyici sistemin kullanılması tüm şirkete fayda sağlar, çünkü:
- Para cezalarının ve yaptırımların uygulanmasını önlemeye yasal olarak katkıda bulunur; Mevcut mevzuata uyumsuzluk risklerini azaltarak, bunun gerektirdiği biçimsel ve maddi yükümlülüklere uyulmasını emrederek ve kolaylaştırarak dava ve hukuki maliyetler Mali ve insan kaynaklarının daha verimli kullanılmasına katkı sağlar, böylece Maliyetleri düşürür Müşterilerin ve tedarikçilerin güvenini artırır, bu nedenle işletmenin ticari imajını iyileştirerek pazar payını artırmanın bir yolunu oluşturur.
İç Düzenlemelerle ilgili bir diğer husus, faaliyetlerin gerçekleştirilme biçimindeki değişikliklerin uygulanmasını, yeni teknolojilerin kullanılmasını veya kuruluşta herhangi bir türden değişikliğin uygulanmasını gerektiren dinamik doğalarıdır.
Yukarıda belirtilenler, Kurumun yeni hakim koşullarda yeterli performans göstermesini garanti etmek için İç Düzenlemelerin geçerliliğini yitirebileceğini veya değişiklik gerektirebileceğini göstermektedir; bunun sonucunda, zamanla, mevcut bir veya daha fazla yönetmeliğin değiştirilmesinin uygun olabileceği bir sistem yaklaşımı ile tutarlı bir şekilde tüm mevcut onaylanmış değişiklikleri içeren tamamen yeni bir veya daha fazlası.
Bir iş yönetmeliği sisteminin uygulanmasının özelliklerini dikkate alan aşağıdaki bölüm, bundan sonra El Kitabı, bağımsız olarak bir Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler tasarlama sürecinde dikkate alınması gereken temel unsurları listelemektedir. aynı faaliyetin türü ve misyonu.
Bölüm I. Genel kavram
I.1 Organizasyon El Kitabının ve İç Düzenlemelerin Hazırlanma İlkeleri
Belirtildiği gibi, İç Yönetmelikler, Genel Kabul Görmüş İç Kontrol ve Muhasebe İlkelerine uyarak, kurumun yeterli performans göstermesini kolaylaştırma hedefleri arasındadır. Bu amaca ulaşmak için Kılavuzun hazırlanması asgari olarak aşağıdaki ilkelere uygun olmalıdır:
- Bir "Standartlar ve Prosedürler El Kitabı" yaklaşımını, her tür Tüzüğü ve kuruluşun yapısının ve işlevlerinin analizini kolaylaştıran tek bir mekanizma içinde bütünleştiren bir "Organizasyon ve İç Düzenlemeler El Kitabı" ile değiştirin. Bir bütün olarak sistemin tutarlılığı ve örgütsel hataları tespit etme süresinin azaltılmasına katkıda bulunur.Her belgede, bir konunun belirli bir yönünü, belirsiz yorumlara yol açmayan bir ifadeyle ve aynı zamanda bir sunum şekli ile kısa ve öz bir şekilde ele alın. tüm alıcıların hızlı bir şekilde anlamasını sağlamak. Tekliflerinizin hiçbirinde veya mevcut durum veya uluslararası düzenlemelerle çelişmemelidir,Bu, kuruluş düzeyinde, bu konuya uyumu sağlamaktan sorumlu bir denetçinin varlığını gerektirir Yetkili düzenleme türlerinin her birinin hedefini ve kapsamını açıkça tanımlayın. Bu, Kılavuzu, belirli bir konu veya yön ile ilişkili düzenlemelerin gruplandırıldığı Alt Sistemlere doğru şekilde bölerek elde edilebilir. Kuruluşun tüm üyelerinin bu bilgilere sistematik ve tam erişimini garanti edin. Kılavuzda kullanılan her bir düzenleme türü Kılavuzun güncellenmesi ve korunması ile ilgili süreçleri tanımlayın Mümkün olduğunda, diğer belgelere tekrarlanan referansların metninde kullanımı olarak anlaşılan yinelemeden kaçının. Eğer gerekirse,Yeni düzenlemenin merkezi teşkil ettiğini ve mevcut düzenlenmiş hususların bir derlemesi haline gelmemesini garanti eden yeterli bir dengenin sağlanması koşuluyla, halihazırda onaylanmış olanlar yeni belgeye dahil edilmelidir. Kılavuz, şirket için bir eğitim aracı oluşturmalıdır. bunun için didaktik olması gerekir. Bu amaca ulaşmak için, farklı düzenleme türlerinde, kullanılan terimlerin anlamını içeren bir tanım bölümü ve belgede ele alınan düzenleme amacını destekleyen teorik temellerin kısaca açıklandığı Genel Unsurlar bölümü oluşturulabilir. Okumaya ilgi uyandıracak şekilde Mümkün olduğunda akış şemaları, karar ağaçları vb. gibi diyagramları kullanın.çünkü neyin düzenlenmiş olduğunun yorumlanmasını kolaylaştırır ve aynı zamanda teftişi yoluyla olası tutarsızlıkları tespit etmeye izin verir. Bu aracın kullanımı, organizasyon düzeyindeki tüm personelin önceden eğitimini gerektirebilir, ancak kullanımının avantajları bu ilk çabadan çok daha ağır basar.
El Kitabının hazırlanmasına yönelik temel ilkeler belirlendikten sonra, aşağıda ayrıntılı olarak açıklanan bu çalışmada önerilen sıranın kullanılabileceği kavramını gerçekleştirmek mümkündür.
I.2 Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler
El Kitabının tasarlanma süreci aşağıda belirtilen dört adımdan oluşurken, onu uygulamaya koymak için gereken eylemler aşağıdaki bölümlerde detaylandırılmıştır.
- Kurumda, bir Kılavuzda gruplanmış veya gruplanmamış halihazırda çeşitli türden düzenlemeler varsa, neyin ve nasıl yeni sürüme entegre edileceğinin yanı sıra yürürlükten kaldırılması gereken hususları tanımlamak için bugüne kadar neyin düzenlendiğine ilişkin bir analiz yapılmalıdır. Kullanılacak İç Tüzük türlerinin ve kapsamlarının tanımlanması El Kitabının iç organizasyonunu (alt sistemleri), kuruluş tarafından yürütülen misyon ve faaliyete yanıt verecek şekilde oluşturun. Detaylandırma, değiştirme ve mevcut düzenlemelerin ve yapısal değişikliklerin yürürlükten kaldırılması.
I.2.1 İç Düzenleme Türlerinin Tanımı
Bir kuruluş tarafından geliştirilen faaliyetin farklı türdeki yönetim belgelerinin ihtiyaçları ve bunların kapsamı, kuruluşun misyonuna bağlı olarak değişebilir, ancak her türden organizasyon için gerekli olan dört tür iç düzenleme vardır:
- Pazar düzeyinde alıcı ve satıcı arasında veya organizasyon çerçevesinde iç müşteriler arasında mal ve hizmet akışını kolaylaştıran ve elde edilen genel memnuniyet durumunun korunmasına katkıda bulunan ortak bir dildir. bir faaliyeti veya süreci yürütmek ve bu nedenle, düzgün bir şekilde yürütmek ve performansında sürekliliği garanti etmek için önceden kurulmuş bir sisteme ve standartlaştırılmış bir eylem kılavuzuna göre tekrar eden bir faaliyetin performansını açıklayan bir belgedir. İnsan Kaynakları, Kural veya Prosedürlerin bileşiminde zorunlu olmayan değişikliklerin meydana gelmesi durumunda bile şirket,Önceki kategorilerin herhangi birinde onayları için fikir birliği eksikliğinden veya pratik değerlendirmeye tabi olduğundan, ancak kullanımı işletmenin performansında standardizasyonu kolaylaştıran üç sayfadan fazla olmayan geçici bir belgedir. Fiyat indirimi gibi belirli bir süre ile ilişkili kural ve prosedürlere ilişkin herhangi bir tür göstergenin veya tamamlayıcı bilginin oluşturulduğu (ekler dahil değildir).Üç sayfadan fazla olmayan (ekler hariç), herhangi bir tür göstergenin veya belirli bir süre ile ilişkili kural ve prosedürlerin tamamlayıcı bilgisinin belirlendiği geçici bir belgedir. fiyat indirimi vb.Üç sayfadan fazla olmayan (ekler hariç), herhangi bir tür göstergenin veya belirli bir süre ile ilişkili kural ve prosedürlerin tamamlayıcı bilgisinin belirlendiği geçici bir belgedir. fiyat indirimi vb.
Kullanıcıların bir Kılavuzda yer alan bilgilere erişmesinin en anlaşılır ve basit yolu, bu da bir bilgisayar ağına kurulum için hipermetin biçimine (html) aktarılmasını kolaylaştırır, temel alan hiyerarşik bir organizasyon kurmaktır. standardizasyon nesnesi olan kuruluş tarafından gerçekleştirilen yapı, bağlılık, misyon ve faaliyetlere yanıt veren işlevsel alt sistemler.
Yukarıdakileri göz önünde bulundurarak, Kılavuzun (bölümler veya alt sistemler) bölümlere ayırmanın kullanışlı ve rahat bir yolu, en azından tablo 1 ila 4'te belirtilen dört bölümde gruplandırılan faaliyet türüne göredir.
Tablo 1. Bölüm I: Genel hususlar.
| Kader ve iç bölünmeler: | |
| Genel konular | Kurumun İç Tüzüğünün detaylandırılmasını yöneten genel kılavuzlar ve ayrıca tüm kurum için ortak uygulamanın hususları ve faaliyetleri belirlenir, örneğin: belgelerin yapısı ve formatı; yeni belgelerin hazırlanması veya mevcut belgelerin yürürlükten kaldırılması için prosedür, vb. Bu alt sistemin dahili bölümü yoktur. |
| organizasyon | Varlığın yapısı ve bağımlılıkları arasındaki ilişki ile ilgili konuları kapsar ve aşağıdaki üç konuya ayrılır:
─ Yapı ve işlevler: Kuruluşun bağımlılıklarının ve çalışanlarının yapısı ve işlevleri (Merkez ve bağımlılıklar), kuruluşun misyonu ve vizyonu, vb. ─ Yönetim organları ve araçları: Yönetim organları ve operasyonlarının yanı sıra Çalıştaylar, Dahili Toplantılar vb. Gibi tamamlayıcı yönetim araçlarının kullanımı ve organizasyonu. ─ Mevcut belgeler: İşletmenin çalışması için yetkilendirilmiş tüm belgeler; hazırlanma prosedürü; bir kurumdan diğerine nasıl transfer yapılır; bunlara erişim düzeyi ve orijinallerin muhafazası. |
| İnsan kaynakları | Yöneticiler dahil olmak üzere, mevcut iş mevzuatı hükümlerine uyum ile ilgili tüm düzenlemeleri ve şirkette İnsan Kaynaklarının işlenmesine yönelik politikayı içerir ve aşağıdaki hususları içerir:
- Personel. İşletmedeki personelin performansının değerlendirilmesi, kabulü ve işten çıkarılması ile ilgili hususlar. - Eğitim: Kurum çalışanlarının eğitimini gerçekleştirme mekanizmaları ve yolları. - Erkeklerin Dikkatine: Kurum tarafından aidiyet duygusunun yükselmesine katkıda bulunmak üzere planlanan faaliyetler. - Yöneticiler: Yöneticilerin eğitimi ve terfisi ve yedeklerini hazırlamak ve ortadan kaldırmak için programların geliştirilmesine yönelik politika. |
| Kalite | ISO 9000: 2000 Standartlarının uygulanmasına dayalı olarak işletmede Kalite Yönetim Sistemini kuran belgelerden oluşur. |
| İletişim | İşletmenin imajına ilişkin düzenlemeler ve bu amaca ulaşmak için aşağıdaki yönlerden oluşan stratejilerin oluşturulması:
- Kimlik: Varlık tarafından yansıtılacak imaj kılavuzları: marka; Logo; homojen; vb. ve aidiyet duygusunu teşvik edecek stratejiler. - Promosyon malzemeleri: Reklam malzemeleri ve kampanyalarının talep edilmesi, kontrolü ve onaylanması ile ilgili prosedürler ve mekanizmalar |
| Bilgi işlem | İşletmedeki güvenlik ve BT geliştirme politikası ile performansı için gereken BT Sistemlerinden yararlanma ile ilgili düzenlemeler, aşağıdaki hususlara göre gruplandırılmıştır:
─ Güvenlik:. Bilgisayar Güvenliği ve Beklenmedik Durum Planları. ─ Kurumsal İntranet: İntranet üzerindeki farklı sitelere bilgi yerleştirme prosedürlerinin yanı sıra görüntülenmesi gereken bilgi türleri. ─ Bilgisayar sistemleri: Kurumun çalışmalarını yürütmek için kullanılan, bilgisayar sistemleri kullanıcılarının istihdam, erişim düzeyleri ve yetkileri. ─ E-posta: Bu hizmetten yararlanma politikasının yanı sıra bu hizmete erişim düzeylerini belirleme prosedürlerini içerir. |
| Bilgi Desteği | Bu alt sistem, bilgi paylaşımı ilkesini izleyerek, çabaların tekrarlanmasını önlemek, bu amaçla kullanılabilmesi için bilginin seçici olarak yayılması ve ona erişim seviyeleri ile ilgili düzenlemeleri ve diğerlerinin yanı sıra Veritabanlarını içerir. Kurumsal İnternette mevcuttur. İlişkili yönler:
─ Sınıflandırılmış bilgiler: Kuruluşun hassas bilgilerinin yanı sıra, mevcut tüm bilgilere erişim düzeyleri ve biçiminin korunması ve bu sistemlerin geliştirmelerinin veya edinmelerinin kuruluşa kurulumları için karşılaması gereken gereksinimler. ─ İstatistikler: Yöneticiler tarafından karar vermeyi desteklemek için bu bilgilerin elde edilmesi, işlenmesi ve seçici olarak yayılması ve işlenmesi. |
| Olağanüstü durumlar | Doğal afetler gibi istisnai koşullarda faaliyet ve faaliyet yöntemleriyle ilgili düzenlemeler. |
Tablo 2. Bölüm II: Ekonomi ve Finans ile İlgili Sorunlar.
| Kader ve iç bölünmeler | |
| Muhasebe | Merkez Ofis'e bağlı olan bağımlılıkların muhasebe yönleri ile kuruluşu oluşturan muhasebe merkezleri ile olan ilişkilerine ilişkin tüm düzenlemeleri içerir. Bilgiye erişimi kolaylaştırmak için bu bölüm aşağıdaki alt bölümlere ayrılmıştır:
─ Genel muhasebe : Hesapların isimlendiricisi, gider kayıtları, nakit hareketi vb. Gibi muhasebe konuları. ─ Konsolide Tablolar. Bilanço ve Gelir Tablolarının konsolidasyon sürecinin yönleri ve Muhasebe Merkezlerinin her muhasebe kapanışında Merkez Ofise iletmesi gereken bilgiler. ─ Sabit varlıklar, faydalı ve araçlar: Bu tür mülkün işletme tarafından muhafazası. ─ Envanter. Depolarda bulunan malların envanterinin kontrolü için bir öncekine İdem. |
| maliye | Kuruluşun mali yönetimiyle ilgili tüm hususları içerir ve aşağıdaki alt bölümlere ayrılır:
─ Genel Finans: Tahsilat ve ödemelerin gerçekleştirilme şekli, finansal projeksiyonlar ve yatırım analizi. ─ Nakit: Değerli formların, değerli belgelerin kaydı ve kontrolü ve nakit fonların yönetimi. ─ Bütçe: Raporların yakalanması ve hazırlanmasının yanı sıra bütçe hazırlama ve kontrol etme ve kuruluş için planlama süreci. |
Tablo 3. Bölüm III: Ticari Tip Yönetmelikleri.
| Kader ve iç bölünmeler: | |
| Maliyet ve Fiyat | Maliyet sistemlerinin kurulması ve fiyat oluşumu ile ilgili prosedürleri toplar. |
| Ürünler ve servisler | Bu alt sistem aşağıdakilerle ilgili düzenlemeleri içerir:
─ İşe Alma: Sözleşmeleri imzalamaya yetkili türler, içerikler ve personel, ödeme şekilleri vb. ─ Müzakere: Müzakere Planı stratejisinin hazırlanmasına ilişkin prosedürleri listeler. ─ Pazarların ve Pazarlamanın Analizi ve Araştırması: Şirketin pazarlama stratejilerinin oluşturulması, yeni ürünlerin oluşturulması ve bunların fizibilitesini belirlemek için ticari ve ekonomik değerlendirme çalışmaları ile ilgili prosedürler. |
Tablo 4. Bölüm IV: Firma tarafından ihtiyaç duyulan Lojistik ile ilgili sorular.
| Kader ve iç bölünmeler: | ||
| Lojistik | Bu alt sistem, işletmenin faaliyetinin uygun şekilde gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyduğu lojistik destekle ilgili tüm faaliyetleri içerir. Bu yönün kapsayabileceği geniş spektrum göz önüne alındığında, bir bölüm önerilmiyor ve geliştiricilere bu alt sistemin nasıl bölümlere ayrılacağına dair toplam karar bırakılıyor. |
I.3 İç Düzenlemelerin İçeriği
Kılavuzun oluşturulması gereken belgeler ve alt sistemler oluşturulduktan sonra, kavramındaki bir sonraki adım, önerisi aşağıda açıklanan içeriğin yapısını tanımlamaktır.
I.3.1 Standartlar, Prosedürler ve Öneriler
Aşağıdaki bölümlerden oluşurlar:
- Amaç: Belgenin nedeninin kısa açıklaması. Kapsam: Hedefte ana hatlarıyla belirtilen faaliyetlere ilişkin belgenin uygulama sınırı. Hedef: Belgede çalışmaları düzenlenen ve bu nedenle içeriğini ayrıntılı olarak bilmesi gereken kişileri belirtir. Erişim: İçeriğin kısıtlı mı yoksa herkese açık mı olacağını ayarlar. Referanslar: Yönetmeliğin hazırlanması için incelenen veya danışılan tüm belgeler listelenmiştir. Genel Özellikler:Geliştirilmesi ve standart o uygulama dikkate alınması gereken standart ve belgeler, iç ve dış, Tanımlar, genel kriterleri, küresel kapsamı düşünceler ve referanslar Sorumluluk: fonksiyonları türetilen sorumlulukları Açıklaması tarif kural veya prosedür. Aynı şekilde, belgeyi belirlenen yönergelere uygun olarak hazırlamak, gözden geçirmek, onaylamak ve dağıtmaktan ve düzenlenmiş faaliyete karşılık gelen akış şemasını hazırlamaktan sorumlu olanlar belirtilecektir. Geliştirme: Hedefte yer alan faaliyetlerin tanımından oluşur ve belgenin ana gövdesini oluşturur. Tamamlayıcı belgeler:Uygun olduğu durumlarda, belgede bulunan bilgileri genişleten, tamamlayan veya geliştiren geçerli belgeler belirtilir. Kayıtlar: Uygun olduğu durumlarda, elde edilen sonuçları sunan veya yürütülen faaliyetlerin kanıtını sağlayan belgeler belirtilir. Yapımcılar: Belge Taslağının hazırlanmasında doğrudan katılımcıların adını, konumunu ve imzasını bir masada toplayın. Ekler:Açıklayıcı olan formatların, belgelerin veya diğer eklerin çoğaltılması, örneğin: grafikler, her türden diyagramlar (akışları, karar ağaçlarını ve sağlanan açıklamayı anlamak için gerekli olmayan ancak içeriğin içeriğini netleştiren diğerlerini içerir. Metin). Aynı şekilde, bu bölüm gerekli olduğu durumlarda prosedürü gerçekleştirmek için belirtilen adımların akış şemasını içerir. Ekler, büyük harf A ile başlayarak göründükleri gibi metinde referans verilmiş ve bu bölümde bu sırayla listelenmiştir.
I.3.2 Direktifler
Direktifler aşağıdaki bölümlerden oluşur:
- Konu: Düzenlediği konuyu net ve kısaca tanımlayan bir başlıktır. Giriş: Düzenlenen konunun nedenleri, objektif ve yasal dayanağı ile değişikliğe konu olan belgeyi içerir. İçerik: Girişin ardından, içerdiği bölümler esasen metodolojik olarak, Arapça rakamlarla arka arkaya numaralandırılarak yazılacaktır. Ekler: Önceki bölümde atıfta bulunulan içeriğin aynısına sahiptirler.
I.3.3 Değişiklikler
Değişiklikler aşağıdaki bölümlerden oluşur:
- Konu: Düzenlediği konuyu net ve kısaca tanımlayan bir başlıktır. Giriş: Düzenlenen konunun nedenlerini, nesnel ve yasal dayanağını toplayın. İçerik: Girişten itibaren, içerdiği bölümler aşağıdaki kategorilerden birine göre hazırlanacaktır: mevcut bir metnin silinmesi; mevcut olana bir metin eklemek; mevcut metnin başka bir konumda kopyalanması; mevcut bir metni bir yerden diğerine taşımak. Aynı modifikasyonda, yukarıda belirtilen spesifikasyonların karşılanması koşuluyla, gerekli olan her şeyin yapılabilir ve varyasyonlar, eklemeler ve transferler birleştirilebilir Ekler: Bölüm III.3.1'de ifade edildiği gibi Idem
I.3.4 Yeniden Yayınlama ve Yürürlükten Kaldırma Yasası
Yeniden Yayınlama ve Yürürlükten Kaldırma Yasaları, değişikliklerle aynı bölümlerden oluşur ve bunlardan farklı olarak, içeriklerinin yalnızca eylemlerinin kapsadığı belgelere açıkça atıfta bulunmasıdır.
I.4 Yönetim belgeleri
El Kitabının önceki aşamaları sona erdiğinde, sonraki adım, herhangi bir güncelleme ve koruma eylemi gerçekleştirmek için izlenmesi gereken tüm göstergeleri içerdikleri için detaylandırma sürecini yöneten belgeleri oluşturmaktır. Bu amaçla aşağıdaki üç belge kullanılabilir:
- Belgelerin biçim, varış yeri ve sınıflandırılması ile ilgili tüm unsurları içeren "… Kuruluş El Kitabı ve İç Düzenlemeleri oluşturan belgelerin yapısı, biçimi ve sınıflandırılması" aynı zamanda El Kitabının tematik alt bölümlerini de oluşturur. Standart «Düzenlemenin amacına özgü sözcük dağarcığının anlamını gösteren… Kuruluş El Kitabını ve İç Düzenlemeleri oluşturan belgelerde kullanılan semboller, kısaltmalar, terimler ve kısaltmalar." Prosedür «Bu belgelerin hazırlanması, değiştirilmesi ve yürürlükten kaldırılması El Kitabına ait belgelerin hazırlanması, onaylanması, değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması süreçlerini açıklayan… Kuruluş El Kitabı ve İç Düzenlemeler'i oluşturur.
Bölüm II. Belgelerin biçimi
II.1 Genel
Kılavuzun konseptiyle ilgili hususlar bir kez sunulduğunda, bu bölümde ayrıntıları verilen içeriğinin tekdüzeliğini, tutarlılığını ve anlaşılmasını garanti altına almak için onu oluşturan farklı belgelerin benimseyeceği formatın oluşturulması gereklidir.
II.2 İç Yönetmelik Formatı
II.2.1 Genel Hususlar
Söz konusu El Kitabına ait belgenin türüne bakılmaksızın, aşağıdakilerle ilgili tekdüzelik sağlamak için düzenlenmesi gereken bir dizi ortak husus vardır:
- Kağıt boyutu ve sayfa konumu (dikey veya yatay) Kenar boşlukları: üst ve alt; sol ve sağ; kenarlıktan üstbilgiye ve altbilgiye. Belge gövdesi metni için yazı tipi (Arial, Times New Roman, vb.) ve nokta sayısı. Metnin satırları arasındaki boşluk. Paragraflar arasındaki boşluk. Numaralandırma yöntemi hem metinde hem de eklerinde tabloların başlığı Önemi nedeniyle metinde belirli bir noktayı vurgulamanın bir yolu Belgelerin yalnızca tek taraflı yapılması tavsiye edilen son hali ile basılması. Kullanılacak metinler ve hazırlanmaları gereken versiyon Başlık satırları arası boşluk Yazı tipi tipi ve belge başlığının gerekçelendirilmesi,Bir belgeyi oluşturan bölümlerin ve alt bölümlerin tanımlarının ve başlıklarının formatı Bölümler ve alt bölümler arasındaki ayrım.
II.2.2 Taslak hazırlama
Belgeler şu şekilde yazılmalıdır:
- Clara: Okuması yanlış yorumlara neden olmaz. Kısa: Faaliyetin belirli aşamaları sırayla yazılacaktır. Tam: Belgenin kendisinde açıkça belirtilenler dışında başka belgelere başvurmak gerekli olmayacaktır.
Yukarıda belirtilen hususlara uyumu kolaylaştırmak için aşağıdaki kuralların kullanılması tavsiye edilir:
- Fiillerin kullanımını azaltın: olmak, olmak, bulmak, sahip olmak, yapmak, koymak, söylemek ve görmek Bu amaçla aşağıdaki kuralları uygulayarak fikirlerin tekrarından kaçının: Yazmadan önce fikirleri sıraya koyun ve önemsiz ayrıntılardan kaçının, bulanık stilin nedenidir. Aşağıdaki üç kuraldan herhangi birini kullanarak kelimelerin tekrarından kaçının: kelimeyi silin; İfadenin sırasını değiştirmeden veya ifadeye başka bir dönüş yaparak yazıyı değiştirmeden bir başkasıyla değiştirin. Bir ismin sıfata ihtiyacı varsa, iki kullanmayın. Tarzın en büyük düşmanı yavaşlıktır..File yakın zarflar yerleştirin. Basamaklı edatlardan kaçının. Parazitik bağlaçları kötüye kullanmayın: bu, ama yine de. Aşırı getirilmiş sözcükler kullanmayın. Alt bölümleri ve parantezleri kötüye kullanmayın.Genel bir kural olarak, fiili cümlenin sonuna koymayın Paragraflar arasında ani geçişlerden kaçının.Yazılı görmeye alışkın olduğunuz bir metafor, benzetme veya başka bir dil şekli kullanmayın.Kısa olanı kullanabiliyorsanız uzun bir kelime kullanmayın. Bir kelimeyi ortadan kaldırmak mümkünse, bunu yapın. Aktif olanı kullanırken asla pasif sesi kullanmayın. Kelimeleri başka bir dilde, yaygın bir İspanyolca'dan bir kelime kullanabiliyorsanız, bilimsel bir kelime veya argo kullanmayın. Çirkin bir şey söylemeden önce, ihlal edin bu kurallardan herhangi biri.Aktif olanı kullanabiliyorsanız asla pasif sesi kullanmayın.Eğer ortak bir İspanyolca kelime kullanabiliyorsanız başka bir dilde, bilimsel bir kelime veya jargon kullanmayın. Çirkin bir şey söylemeden önce, bu kurallardan herhangi birini çiğneyin.Aktif olanı kullanabiliyorsanız asla pasif sesi kullanmayın.Ortak İspanyolca'da bir kelime kullanabiliyorsanız başka bir dilde, bilimsel bir kelime veya argo kullanmayın. Çirkin bir şey söylemeden önce, bu kurallardan herhangi birini çiğneyin.
II.3 Kaynakça
Düzenlenmesi gereken bir diğer husus, belgeyi hazırlamak için kullanılan kaynakçanın belgede toplanma şeklidir. Bu durumda, en az aşağıdaki beş tür vardır:
- Ulusal Kuruluşlar tarafından yayınlanan yasalar. Bu tür bir belgede, seçilecek tarih tanımlanmalıdır: çakışmadıkları zaman onay, yayın veya yürürlüğe girme Kurumsal Talimatlar Dahili veya diğer ulusal veya uluslararası kuruluşlar tarafından yayınlanan kurallar, prosedürler ve tavsiyeler Kitaplar Seri yayınlar.
II.4 Diyagramların hazırlanması
Belgelerin anlaşılmasını kolaylaştıran ve içeriklerin yorumlanmasındaki belirsizliklerin ortadan kaldırılmasına katkıda bulunan bir araç, bir Kılavuz söz konusu olduğunda belirleyici olan ve bu nedenle zorunlu bir gereklilik olarak belirlenmesi gereken farklı türlerdeki grafiklerin kullanılmasıdır.
Yukarıda belirtilenler, grafiklerde kullanılan sembollerin ve konvansiyonların süreçlerin, akış diyagramlarının, karar ağaçlarının vb. Gösterimi için kullanım türlerini ve şekillerini düzenlemeyi, bu amaçla önerilenlerin kullanılabilmesini ve Aşağıda açıklanan.
II.4.1 Semboller
Diyagramların detaylandırılması için düzenlenmesi gereken ilk husus, izin verilen semboller seti ve anlamlarıdır. MA Jackson'ın önerisinin yaygın ve tutarlı doğası göz önüne alındığında, bu çalışmanın yazarlarının bu tür uygulamalarda kullanımlarını kolaylaştırmak için bazı eklemeler yaptığı bu sembol grubu kullanılabilir. Entegre teklif tablo 2'de toplanmıştır.
Tablo 2. Diyagram çizmek için semboller ve anlamları.
| sembol: | Kullanıldığı yerler: | |||
| Diyagramın diğer sembolleri veya sayfaları ile bağlantı kurun. | ||||
| Bir sürecin başlangıcı ve bitişi. | ||||
| Akış yönünü gösterin. | ||||
| Akış veya hareket yönünü gösteren oklar. | ||||
| Mantıksal bir kararın varlığını ifade eder, bunun sonucunda iki alternatif arasında bir yol seçilir. | ||||
| Mantıksal bir kararın varlığını ifade eder, bunun sonucunda üç veya daha fazla alternatif arasından bir yol seçilir. | ||||
| Temel işlemler, süreçler veya yapılar. | ||||
| Her türden basılı form: bilgisayar çıktıları, manuel doldurma modelleri vb. | ||||
| Veritabanlarında veri saklama. | ||||
|
|
Dosyalar, dosyalar. |
II.4.2 Anlaşmalar
Oluşturulması gereken anlaşmalarla ilgili olarak, temelde aşağıda açıklanan önerinin kullanılabileceği, bu konuda standardize edilmesi gereken temel hususları içeren diyagramlardaki renklerin anlamını ifade eder:
- Bu teklifte siyah olan metinler ve semboller için varsayılan olarak varsayılan renk. Önerilen formattaki sembol konektörünün ve işlem başlama ve bitiş göstergesinin rengi yeşildir. Bilgi ve malzemelerin girişlerini oluşturan unsurlar vb. sürecin başlangıcına neden olan ve diğer süreçlere girdi teşkil edebilecek sonuç çıktıları öncekilerden farklı bir renkle, bu durumda kırmızı ile belirtilir.İsteğe bağlı unsurlar farklılaştırılmalıdır. kesik çizgiler kullanılması önerildiği için zorunlu olan geri kalanı.
II.4.3 Süreçleri temsil eden yapılar
Önemi nedeniyle farklılaştırılmış bir muamele için vergilendirilen bir kategori, otomatik işlemlerin süreçlerini ve organizasyonunu temsil eden yapılar tarafından oluşturulur. Bu durumda, Pascal gibi üstdilleri programlayarak kullanılan yapıları kullanmak avantajlıdır, çünkü bunlar pratikte nispeten yaygın olarak kullanılan bir standarttır. Tablo 3, bu yapıları kullanmanın bir yolunu göstermektedir.
Tablo 3. Süreçleri ve anlamlarını temsil eden yapılar
| Şema: | Bunu belirtmek için kullanılır: |
| Süreçlerin, eylemlerin veya faaliyetlerin art arda yürütülmesi. | |
| Bir koşul karşılanmadığı sürece bir işlemin veya eylemin tekrarı. Eylemin ilk defa icrası, başlangıçta yerine getirilmeme koşuluna bağlıdır. | |
| Bir öncekine Idem. Bu durumda, eylem en az bir kez gerçekleştirilir. | |
| Ayarlanan koşul karşılanırsa eylem bir kez gerçekleştirilir. | |
| Eylemlerden biri, belirlenen koşulun karşılanıp karşılanmadığına bağlı olarak gerçekleştirilir. | |
| Belirtilen eylemlerden biri, belirlenen durumu değerlendirirken elde edilen değere bağlı olarak gerçekleştirilir. |
II.5 Modelleri
Tüm düzenlemeler tek tip bir şekilde sunulmalıdır, bu nedenle içeriğin sunumunu standartlaştırmak için modellere ihtiyaç vardır. Kılavuz söz konusu olduğunda, özellikleri dikkate alınarak, aşağıda ayrıntılı olarak açıklanan alternatifler, onaylandıktan sonra imzalanacak ve kurumun gözetiminde tutulacak orijinal belgeleri hazırlamak için kullanılabilir.
II.5.1 Türler
İç Yönetmeliklerin içeriğini ifade edecek format oluşturulduktan sonra, içeriğin geliştirileceği model türlerini tanımlamaya karşılık gelir. Bu amaçla aşağıdakiler kullanılabilir:
- Kapak, aşağıdakilerden oluşan belgenin ilk sayfasıdır: başlık; gövde (Başlığın toplandığı yer) ve altbilgi. Dizin, belgede ele alınan yönlerin listelendiği kapağı takip eden sayfadır. Sayfanın doğru performansı için tüm yönlerin ve gerekli bilgilerin toplandığı standardizasyonun hedefi olan süreç veya operasyon Gelişimde ifade edilenin artmasına katkıda bulunan tüm bu yönleri gruplayan ekler.
Direktifler söz konusu olduğunda, özelliklerine bağlı olarak, önceki formattan bağımsız olarak bir başlıkları vardır.
II.5.2 Yapı
II.5.2.1 Başlık
Aşağıdaki şemada gösterilen tanımlama unsurlarından oluşur:
Şema 1. Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler belgelerinin başlığı.
| Logo | Belgenin ait olduğu alt sistem | Numara: XX - TSUNNAA |
| Baskı: ## | ||
| Yayın tarihi: AA / GG / YY | ||
| Sayfa n / tt |
- Firma logosu; Ait olduğu alt sistem; Kimlik kodu (Numara). Belgeler, başlıklarına ek olarak, aşağıdaki genel yapı XX - TSUNNAA'ya uygun olarak, Sistemler ve Organizasyon Departmanında bulunan Ardışık Kayıt'tan atanan kimlik numaraları ile tanımlanır:
- XX: Bu tanımlayıcı alan, belgenin bir kurumun varlıklarından hangisine ait olduğunu ifade ettiği için isteğe bağlıdır. Bölümlerden oluşan bir varlık olduğunda, tanımlayıcının geri kalanı yeterli olduğu için gerekli değildir T: aşağıdaki anlaşmaya göre belge türünü belirtir: N, standart; P, prosedür; R, Tavsiye.SU: Tablo 4'te belirlenen anlaşmaya göre standardın veya prosedürün ait olduğu alt sistemi gösterir.
Tablo 4. Organizasyon El Kitabının Alt Sistemleri ve İç Düzenlemeler
| Alt Sistem | kod | Alt Sistem | kod |
| Genel konular | GE | Maliyetler ve Fiyatlar | CP |
| organizasyon | VEYA | Sözleşmeler | CT |
| İnsan kaynakları | RH | Pazarlama | MC |
| Kalite | AC | İletişim | SANTİMETRE |
| Muhasebe | CO | Bilgi işlem | İÇİNDE |
| maliye | FZ | Bilgilendirici Destek | EVET |
| Planlama | PL | Olağanüstü Durumlar | BİLİYORUM |
- NN: 01.AA ile başlayan, alt sistemdeki prosedürün ardışık sayısını temsil edecek iki sayısal rakam: prosedürün detaylandırıldığı yılın sonunu temsil edecek iki sayısal rakam.
- Baskı (##). Prosedürler, kimlik numarasının korunmasına ve onaylanmış ve güncel değişiklikleri içeren güncellenmiş bir sürüme geçilmesine izin veren, 01 ile başlayan iki sayısal basamaklı baskı numarasıyla tanımlanır. Belgenin yürürlüğe girdiği tarihi belirtmek için kullanılır ve Sistemler ve Organizasyon Departmanı Başkanı tarafından her karakter grubunun temsil ettiği GG / AA / YY yapısıyla oluşturulur: GG, gün; MM, ay ve YY yıl. Sayfa n / tt. Belge içindeki sayfanın (n) sıra numarasını ve belgenin baskı işlemi sırasında siparişi kolaylaştırmak için içerdiği toplam sayfa sayısını (tt) ve belgenin kayıp veya kısmi kaybının tespitini belirtir.
Yürürlükteki Yönetmelikte Değişiklikler olması durumunda, başlık, değişikliğe tabi olan belgenin kimlik numarasına (standart, prosedür, öneri veya direktif) aşağıdaki genel yapı eklenerek belirlenir - karakterlerin aşağıdaki anlama geldiği MNNAA:
- -M: numarası kendisinden önce gelen belgede bir değişiklik olduğunu gösterir NN: bu belgenin değiştirilmesinin ardışık numarasını temsil edecek iki sayısal basamak AA: değişikliğin yapıldığı yılın sonunu temsil edecek iki sayısal basamak.
II.5.2.2 Gövde
Verilerin kaydedildiği ve belgenin hazırlanmasında görev almış kişilerin imzalarının toplandığı, El Kitabının İmalatçı Sicili bölümü ile biten tanımında oluşturulan yapıya göre belge içeriğinin bulunduğu yerdir, 2. diyagramda gösterildiği gibi, en yüksekten en düşüğe doğru sıralanmıştır.
Şema 2. Üreticilerin listesi.
| Adı ve soyadı: | Durum: | firma: |
II.5.2.3 Altbilgi
Kapakta, 3 numaralı diyagramda belirtildiği gibi, prosedürü gözden geçiren ve onaylayan görevlilerin verilerini, inceleme ve onay tarihlerini ve ilgili imzalarını toplamak için bir dizi kareye sahip bir blok etkinleştirilmiştir.
Şema 3. Başlık sayfasının altbilgisi için önerilen biçim.
| Tarafından gözden geçirildi:
Ad: Durum: Tarih: firma: |
Tarafından onaylandı:
Ad: Durum: Tarih: firma: Yönetim Kurulu Sözleşmesi: |
Belgenin geri kalan sayfaları, kapakta imzalayan aynı görevliler ve yukarıda açıklanan İmalatçı Sicilinde görünen kişiler tarafından imzalanmalı veya paraflanmalıdır.
II.5.3 Yeniden Yayın Yasası
Kılavuza ait belgelerin Yeniden Yayınlanma Yasası, bir başlık ve bir gövdeden oluşur. Başlıkta, şema 4'te listelenen kimlik verilerini içerir:
Şema # 4. Yeniden Yayınlama Yasası başlığı için önerilen biçim.
| Logo | RE-EDITION ACT | Numara: XX - ARSUNNAA |
| Yayın tarihi: AA / GG / YY | ||
| Sayfa n / tt |
- Şirket logosu Başlık: «Yeniden Düzenleme Yasası» Kimlik kodu (Numara). Bu tür bir belge, başlığa ek olarak, aşağıdaki genel yapı XX - ARSUNNAA'ya uygun olarak, Sistemler ve Organizasyon Departmanında mevcut Ardışık Kayıttan atanan kimlik numarası ile tanımlanır, burada AR: Belgenin bir Yeniden Yayınlama Yasasına karşılık geldiğini ve karakterlerin geri kalanının Standartlar, Prosedürler veya Tavsiyelerin tanımlayıcısındaki ile aynı anlama sahip olduğunu, Yayın tarihi ve tt sayfası n. Yukarıda açıklanan belgelerle aynı anlama ve biçime sahiptir.
Yeniden Yayınlama Yasası, asgari olarak aşağıdaki hususların dahil edildiği yerdir:
- Belgenin yeniden basılmasını motive eden nedenler Yeniden basımla değiştirilen tüm belgelerin nominal listesi (yürürlükten kaldırılan belgeler): kurallar, prosedürler, direktifler ve bunların değişiklikleri Yürürlükten kaldırılan belgelerin bilgilerinin yayılmasına yönelik eylemler Yönetim Kurulu Anlaşması Yeniden Yayınlama Yasasının çıkarılmasını onaylar.
II.5.4 Yürürlükten Kaldırma Yasası
Organizasyon El Kitabı ve İç Yönetmeliklere ait belgelerin Yürürlükten Kaldırılma İşlemleri bir başlık ve bir gövdeden oluşur. Başlık, aşağıdaki şemada belirtilen kimlik verilerinden oluşur:
Şema # 5. Yürürlükten Kaldırma Yasası başlığı için önerilen format.
| Logo | REPEAL ACT | Numara: XX - ADSUNNAA |
| Yayın tarihi: AA / GG / YY | ||
| Sayfa n / tt |
- Şirket logosu Başlığı: "Yürürlükten Kaldırma Yasası", Kimlik kodu (Numara). Bu tür bir belge, başlığa ek olarak, aşağıdaki genel yapı XX - ADSUNNAA'ya uygun olarak içinde bulunan Ardışık Kayıttan Sistemler ve Organizasyon Departmanında atanan kimlik numarası ile tanımlanır; burada AD: Belgenin bir Yürürlükten Kaldırma Senedine karşılık geldiğini ve karakterlerin geri kalanının Standartlar, Prosedürler ve Tavsiyelerin tanımlayıcısındaki ile aynı anlama sahip olduğu, Yayın tarihi ve sayfa n of tt. Yukarıda açıklanan belgelerle aynı anlama ve biçime sahiptir.
Yürürlükten Kaldırma Yasası, asgari olarak aşağıdaki hususların dahil edildiği yerdir:
- Belgenin yürürlükten kaldırılmasına neden olan nedenler Yürürlükten kaldırılan tüm belgelerin nominal listesi: standartlar, prosedürler, direktifler ve bunların değişiklikleri Yürürlükten kaldırılan belgelerin bilgilerinin yayılmasına yönelik eylemler Yönetim Kurulu Anlaşması.
Bölüm III. Güncelleme ve koruma süreçleri
III.1 Genel
Bilgi Teorisi alanında yaygın bir uygulama, bir aktivitede test edilen analiz araçlarının diğerlerine genelleştirilmesidir, bu da elbette bunların yeni kullanım koşullarında geçerlilik aralığını gösterir.
İş ortamında, başarılı bir şekilde dahil edilen tekniklerden biri, bir kuruluşun küresel faaliyetinin aşamalı olarak genel birleştirme seviyesinden, aşağıdaki unsurlara bölünmüş bir sürece bölündüğü Süreç Analizidir. Daha düşük karmaşıklık, çalışmanın amaçları için yararlı değildir ve bu nedenle, karakterizasyonu daha basit olan ve modellemesi daha büyük ölçüde gerçekliğe karşılık gelen, yapısal hataların tanımlanmasını kolaylaştıran üniter bir süreç olarak kabul edilir ve şirketteki organizasyon yapıları.
Yukarıdakiler, El Kitabının yaratılması ve uygulanması sürecinin, dört alt sürece ayrıştırılabilen genel bir süreç olarak kabul edilebileceğini onaylamamıza izin verir: oluşturma; modifikasyon; kendisine hukuki destek sağlayan imzalı orijinallerin iptali ve velayetini.
Aşağıda belirtilen hususlar göz önünde bulundurularak, organizasyonda bir Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler uygulamasının tam döngü analizini tamamlamak amacıyla yukarıda bahsedilen alt süreçlerin analizi gerçekleştirilir.
III.2 Kılavuzu güncelleme süreçleri
III.2.1 Genel süreç
Daha önce belirtildiği gibi, Süreç Analizi aracını bir El Kitabının uygulanması durumunda uygularken, dört birim sürece ayrıştırılabilen genel bir süreç tanımlanabilir: bunun sonucunda bir hazırlık talebi Kılavuzun geçerliliğini korumak için bir işlem yapıp yapmamaya (oluşturma, değiştirme veya yürürlükten kaldırma) karar verir; eğer uygulanabilirse, talep edilen işin yapıldığı yerde detaylandırma; kuruluşun en yüksek otoritesi tarafından onay ve son olarak, şekil 1 ile grafiksel olarak temsil edilebilen orijinal imzalı belgelerin saklama süreci.
El Kitabının temel güncellemesinin bir parçası olan ilk süreç, üç temel yönün tanımlanabildiği belirli bir eylem talebidir: kurumda talepte bulunma yetkisine sahip görevlilerin tanımını içeren resmi yönler.; aynı format ve içeriğin yanı sıra alıcı da bunu değerlendirmek ve ilgili görüşü yayınlamaktan sorumlu olmalıdır.
Uygulamada bu görevlinin Sistemler ve Organizasyon Departmanı Başkanı olması uygundur, çünkü organizasyonda bu konularda en üst düzeyde güncelleme yapan ve şirketin strateji ve politikalarını bilen kişidir. Ancak, görüşü nihai olan ilk yönetim kademesi tarafından çözülmesi gereken tutarsızlıklar ortaya çıkabilir.
Grafiksel bir şekilde, açıklanan işlem şekil 2'de gösterildiği gibi gösterilebilir.
III.2.3 Hazırlık süreci
El Kitabına ait belgelerin ayrıntılandırılması, konuyla ilgili alanların ilgili başkanları tarafından belirlenen uzmanlarla birlikte Taslak Belgenin hazırlanmasında birlikte çalışacak olan kuruluşun Sistemler ve Organizasyon Departmanı personeli tarafından yönlendirilir. gerekirse düzenleme.
Bu işlem sonucunda dosyaya eklenen ve sonraki işlemin, onayın girişini oluşturan belgenin ön taslağı elde edilir.
Grafik olarak, yukarıda belirtilenler, Şekil 3'te gösterilen karar ağacı aracılığıyla temsil edilebilir.
III.2.4 Onay süreci
Tüm organizasyon üzerindeki etkisinden dolayı, onay sürecinin iki temel özelliği olmalıdır: onay, birinci seviye yönetim tarafından gerçekleştirilmeli ve ön taslak, faaliyetleri düzenlenmiş olan tüm bağımlılıklara ve alanlara yeterince önceden dağıtılmalıdır. özellikle kısa vadede, düzenlenmiş yönün eksik bir vizyonuyla motive edilen değişiklikleri uygulamaya koyma ihtiyacını azaltmak amacıyla kriterlerini yayınlamaları için belge.
Şekil 4, yukarıda bahsedilen gereksinimlerin karşılanmasına izin veren bu işlemle ilişkili adımları ayrıntılı olarak göstermektedir.
III.3 Orijinal velayet süreci
III.3.1 Basılı kopyalar
Kurumun Genel Müdürü tarafından onaylandıktan ve ilgili tüm görevliler tarafından imzalandıktan sonra, El Kitabına ait yeni Onaylanmış Yönetmelik, bunların muhafazası ve muhafazası için belirlenen görevlilere ve hazırlık çalışmaları sırasında hazırlanan dosyaya teslim edilecektir.
Bu belgelerin muhafazası için, herhangi bir olasılığa veya fiziksel bütünlüğün ihlaline teşebbüs edilmesine karşı güvenliklerini ve korumalarını garanti edecek araçlar ve kaynaklar tahsis edilmelidir.
III.3.2 Dosyalar
Onay sürecinin sonunda, süreci yöneten sistemleştirici, onaylanmış Yönetmeliği içeren dosyaları (elektronik formattaki orijinal grafikler dahil) gözetim ve muhafazası için belirlenen görevliye teslim edecektir.
Word formatında ve grafiklerde dosyalar olması durumunda, kullanılan elektronik formatlardan herhangi birinde (jpg, bmp, vb.), Dizin yapısını takiben Sistemler ve Organizasyon Daire Başkanı'nın karar vereceği bilgisayar sisteminde saklanacaktır. Aşağıdaki organizasyon ilkelerine uyan şekil 5'te gösterilmiştir:
- Kök dizin: Manuel Alt Dizinleri oluşturan alt sistemlerin adlandırılmasına ilişkin geleneği takip eden iki karakter : içeriklerinin tanımlanmasını kolaylaştıran bir tanıma sahiptirler: standartlar, prosedürler, öneriler, direktifler, yeniden düzenlemeler ve istisnalar. İçerik dizini : Belgeyi oluşturan dosyaların korunması için yerleştirildiği ve adı içerik belgesininkine karşılık gelen dizindir.
Hypertext formatındaki dosyalar olması durumunda, WEB uygulamasının bulunduğu sunucuda saklanırlar.
Bütünlüğü garantilemek amacıyla, kompakt disk üzerindeki Kılavuzu oluşturan hem Word, grafikler hem de hiper metin formatlarında aylık olarak güncellenen bir dosya yürütülecektir.
Son bir pratik öneri olarak, dosyanın içerdiği belge ile ilişkilendirilmesini kolaylaştırmak için, adının başlığı tanımlamak için kullanılan numara ile örtüşmesi gerektiği not edilebilir.
Power Point veya WEB Sayfaları gibi elektronik bir sürüm olması durumunda, bu tür desteğin alıcılarının yanı sıra güncellemenin periyodikliği ve onlara ulaştırma yolunun belirlenmesi gerekmektedir.
Sonuçlar
Bu çalışmanın bir sonucu olarak, genel olarak ayrı ele alınan iki yönü bütünleştiren yeni bir yaklaşıma dayanan bir Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler kavramıyla ilişkili temel unsurları içerdiği belirtilebilir: bir yapı olarak Organizasyon iş ve yürütülen faaliyetlerin Yönetmelikleri, böylece kurumsal düzeyde daha fazla tutarlılık sağlar ve hem yapı hem de düzenleyici sistemdeki arızaların tespitini kolaylaştırır.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus, Organizasyon ve İç Yönetmelikler El Kitabının genel güncelleme ve koruma sürecinin ve bölünebileceği alt süreçlerin ayrıntılı analizidir: talep, hazırlık, güncelleme için onay ve yasal destek sağlayan orijinal belgelerin saklanması. aynı.
Yukarıda belirtilenlere, bir bütün olarak açıklanan çalışmanın (genel kavram, Bölüm I; belge formatı, Bölüm II; güncelleme ve koruma süreçleri, Bölüm III), detaylandırma ve uygulamanın tam döngü bir sunumunu oluşturduğu eklenmelidir. Bunun için gerekli olan metodolojik ve organizasyonel unsurları ve bunun uygulanması için bir teklif içerdiğinden, bir kuruluştaki Organizasyon ve İç Düzenlemeler El Kitabı.
kaynakça
- Berge, C.: Graphes et hypergraphes '; Editoryal Dunod; Paris; 1973 Castro, M.; Ruges, M.: «Ekonomik araştırma metodolojisi üzerine»; Editoryal Ciencias Sociales, Cuba, 1982. Jackson, MA: «Program Tasarımının İlkeleri»; Academic Press; New York; 1975 Ishikawa, K.: «Toplam Kalite Kontrolü Nedir?. Japon modu "; Editoryal Sosyal Bilimler; Küba, 1988, Martín, G.: Yazı Dersi »; Editoryal Pueblo y Educación; Küba; 1975 Martínez, M: «ISO 14000.»; www.monografias.com; 2001. National Computing Center Ltd.: "Dokümantasyon Standartları Kılavuzu"; Britanya; 1980.NC-ISO 9001: "Kalite Yönetim Sistemi - Gereklilikler"; Küba Standardizasyon Enstitüsü; Küba; 2000.NC-ISO 9004: "Kalite Yönetim Sistemi - Performans iyileştirme için öneriler"; Küba Standardizasyon Enstitüsü; Küba; 2000.
EK A. Terimler ve Tanımlar
Yeniden Yayınlama Yasası. Yeni versiyonunda tüm güncel değişiklikleri içeren bir standardın, prosedürün, tavsiye kararının veya direktifin yeniden düzenlenmesini resmileştirmek için düzenlenen Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler'e ait belge.
Yürürlükten Kaldırılma Yasası. Bir normun, prosedürün, tavsiye kararının veya direktifin ve onun güncel değişikliklerinin yürürlükten kaldırılmasını resmileştirmek için düzenlenen Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler'e ait belge.
yürürlükten kaldırmak Organizasyon El Kitabı ve İç Yönetmelikleri oluşturan belgelerin herhangi birinin geçerliliğinin ortadan kaldırılması, çünkü içeriği mevcut koşullarda geçerli değildir.
Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler Alt Sistemlerinin işlevsel bölümleri. Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler'i oluşturan alt sistemlerin her birinin iç organizasyonu, mevcut bilgilere erişimi kolaylaştırmak amacıyla, kapsadığı faaliyetler ve görevler evrenine katılır.
Organizasyon Kılavuzu ve İç Düzenlemeler. Bir kuruluşun faaliyetini ve aynı zamanda Misyonunun yerine getirilmesi için organizasyonunu yöneten Normlar, Prosedürler, Öneriler, Direktifler ve diğer belgeler kümesidir.
Modifikasyon. Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler'i oluşturan mevcut belgelerin herhangi birinde yapılması gereken herhangi bir değişiklik.
Yeniden verilen. Tüm mevcut onaylanmış değişikliklerin tutarlı bir şekilde dahil edildiği ve bu süreçte yürürlükten kaldırılan Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler'e ait bir belgenin baskısı.
Organizasyon El Kitabı Alt Sistemleri ve İç Düzenlemeler. Diğerlerinde izlenecek ortak yönergeleri belirleyen Genellikler alt sistemine dayalı olarak, kuruluşta yürütülen faaliyet türlerinin her biri ile ilgili içerikleri gruplayan Organizasyon El Kitabı ve İç Düzenlemeler Bölümleri.
Orijinal dosyayı indirin
