İdari kılavuzlar, şirket üyelerinin davranışlarını bilgilendirmek ve yönlendirmek için sistematik olarak bir dizi idari unsuru yoğunlaştıran, performans kriterlerini ve belirlenen hedefleri karşılamak için izlenmesi gereken eylem planlarını birleştiren yazılı belgelerdir..
Zaman içinde oluşturulmuş yasal, düzenleyici ve idari kuralları ve bunların işlevler, prosedürler ve şirketin örgütlenme şekli ile ilişkilerini içerir.
İdari Kılavuzlar, organizasyon ve iletişim için bir destek aracı olarak kullanılan, düzenli ve sistematik bilgileri içeren, şirketin amaçlarının, normlarının, politikalarının ve prosedürlerinin açıkça belirlendiği, bu da onları yapan pratik bir kılavuzu temsil eder. verimli yönetim için çok kullanışlıdır.
Öğrenmeyi kolaylaştırdıkları ve şirketi oluşturan idari birimlerin her birinde insan eyleminin gerektirdiği kesin rehberliği sağladıkları için, yönetimde karar verme için en etkili unsurlardan biri olarak kabul edilirler. üyelerine emanet edilen faaliyetlerin düzgün bir şekilde yerine getirilmesi için çabalarına rehberlik etmeye ve bunları iyileştirmeye çalışan bir bilgi kaynağı oldukları için.
Hazırlanması, her bir şirketin bilgilerine ve ihtiyaçlarına bağlıdır, hangi tür kılavuzların mevcut olması gerektiğini belirlemek için, uygun şekilde hazırlandıklarında, kuruluşun herhangi bir bileşen alanının her bir yönünü kapsayabilirler. Sadece idarenin talepleri ile sınırlıdır.
Bunlar, herhangi bir modern şirketin değişen ihtiyaçlarına uyum sağlamak ve bunlara uyum sağlamak için periyodik incelemelere tabi olması gereken son derece dinamik belgelerdir, esnek olmamalı ve organizasyon üyelerinin yaratıcı kapasitesini engellememeli, ancak yeni fikirler ortaya çıktıkça sürekli olarak yeniden düzenlenmelidir. bu, şirketin verimliliğini artırmaya yardımcı olur.
İçeriği statik kalan revizyon ve analiz içermeyen ve kullanışlı bir araç olmaktan uzak bir kılavuz, organizasyonun gelişimini engelleyen bir engel oluşturabilir.
Kılavuzlar, yönetimin misyonu, vizyonu ve hedeflerine uygun olarak, kuruluşun farklı alanlarındaki kriterleri ve bilgileri standartlaştırma eğilimindedir.
İdari Kılavuzların hedefleri ve faydaları
İdari Kılavuzların geliştirilmesinin amaçları ve faydaları arasında şunlar yer almaktadır:
- Kuruluşun politikalarını belirleyin ve kuruluşun idari sistemlerini kurun Kuruluşun her alanının hedeflerinin, politikalarının, yapılarının ve işlevlerinin anlaşılmasını kolaylaştırın Her bir idari birimin işlevlerini ve sorumluluklarını tanımlayın Personele, yaptıkları görevleri yerine getirmek için gerekli bilgileri sağlayın ve sağlayın görevlendirilmiş ve iş prosedürlerinde tekdüzelik ve beklenen hizmet verimi ve kalitesi Personelin zamandan ve emekten tasarruf etmesine olanak tanıyan,Gereksiz kontrol ve denetim işlevlerinden kaçınmak İnsan ve malzeme kaynaklarını israf etmekten kaçının Genel olarak artan verimliliğin bir sonucu olarak maliyetleri azaltın Yeni çalışanların seçimini kolaylaştırın ve onlara görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli yönergeleri sağlayın İş ve yönetimin sonraki analizi için bir temel oluşturun Sistemlerin ve prosedürlerin iyileştirilmesi Personelin eğitimi ve kalifikasyonu için bir temel olarak hizmet eder Organizasyon planını tüm üyeleri tarafından ve kendi ilgili rolleri ve ilişkilerini anlayın. İçinde yapılan değişikliklerin ve değişikliklerin araştırılmasını, onaylanmasını ve yayınlanmasını düzenleyin genel olarak kuruluşun veya bileşen unsurlarından herhangi biri.Her bir iş pozisyonunun sorumluluğunu ve örgütün diğer üyeleriyle olan ilişkisini belirleyin Her çalışma alanının sorumluluklarını açıkça sınırlayın ve yapısal çatışmalardan kaçının
İdari kılavuzların detaylandırılmasındaki sınırlamalar
Şüphesiz, İdari Kılavuzların ayrıntılandırılması ve kullanılması, açıklanan faydalarla ilgili olarak daha az önemli olan sınırlamalarına da sahiptir:
- Tasarımları ve güncellenmeleri zaman ve para açısından yüksek maliyetlidir.Bazen aşırı derecede katı ve resmi olmalarından dolayı personelin inisiyatifini sınırlayıcı bir etkiye sahiptir.İdari Kılavuzların amaçları, çok geniş olduğu için kafa karışıklığına neden olabilir. Bunların bazılarının yorumlanması ve anlaşılması zordur, bu da görevlerini yerine getirirken personelde kafa karışıklığına neden olabilir. Personel, kılavuzları çekici olmadıkları ve çoğu durumda içerik olarak hacimli oldukları için kullanmama direnci Bazı durumlarda sendikalar Kılavuzlara haklarınızı korumak için bir araç olarak bakın, yani Kılavuzda usulüne uygun olarak belirtilmedikçe ek bir şey yapmazlar.
İdari kılavuzların sınıflandırılması
Kılavuzların sınıflandırması Genel ve Özel olarak özetlenebilir; örgütün tüm üyeleri için evrensel uygulama bilgilerini içeren Genel olanlar ve İçeriği doğrudan bir alana, sürece veya belirli bir işleve yönelik olanlara Özeldir..
Şirketlerde var olan İdari Kılavuzların çeşitliliğinin önemini azaltmadan, bu metnin amaçları doğrultusunda, incelenen merkezi konunun anlaşılmasına en büyük katkıyı sağlayan üç tür kılavuza vurgu yapılmıştır:
- Organizasyon, Kurallar ve Prosedürler, Pozisyonlar ve işlevler
Organizasyon Kılavuzu
Şirket içindeki genel gözetimin tüm yönlerini genel ve yoğun bir şekilde açıklayan ve tüm üyelerinin onu tanımalarına, tanımalarına ve tanımalarına yardımcı olmayı amaçlayan bir kılavuzdur.
Genel hatlarıyla, şirketin yapısını ayrıntılı olarak açıklar, onu oluşturan alanları ve organizasyonel hedeflere ulaşmak için her biri arasında var olan ilişkileri belirtir.
İçeriği çok çeşitlidir ve etkisi, hazırlanmasından sorumlu olanların içinde yazdığı yaratıcılık ve vizyonun bir sonucu olacaktır. Bu içerikte şunlar önerilmektedir:
- Şirketin Tarihçesi ve Tanımı Şirketin misyonu, vizyonu ve hedefleri Mevzuat veya yasal dayanak Kuruluşun yapısı (Genel organizasyon şeması) Genel olarak organizasyonun bileşen alanlarının her birinin yapısı (Alana göre organizasyon şeması) Genel kurallar ve politikalar
Kurallar ve Prosedürler Kılavuzu
Bu Kılavuz, iş rutinlerini birleştirmek ve kontrol etmek ve bunların keyfi olarak değiştirilmesini önlemek için organizasyon içinde kullanılan prosedürlerin açıklaması ve faaliyetlerinin her birinin mantıksal sıralaması yoluyla rutin iş görevlerini açıklamaktadır.
Faaliyetlerin standartlaştırılması yoluyla işin denetimini kolaylaştırmaya yardımcı olurlar, süreçlerde işlevlerin tekrarlanmasını ve gereksiz adımların önüne geçerler, idari denetim işini, iç kontrolün değerlendirilmesini ve izlenmesini kolaylaştırırlar.
Süreçleri oluşturan faaliyetlerin yürütülmesi için yerine getirilmesi gereken standartları belirten bir metin içerir, akış diyagramları ile açıklanan prosedürlerin her birinde kullanılan formlar ve formlar ile tamamlanır.
Şirketin organizasyon yapısını oluşturan alanların her biri için Normlar ve Prosedürler El Kitabının hazırlanması tavsiye edilir, çünkü genel olarak sadece birini geliştirmek, organizasyon ne kadar küçük olursa olsun çok karmaşık bir belgeyi temsil eder.
Her çalışma prosedürünün tanımından ve etrafında dönen kurallardan oluşur; bu nedenle birkaçının entegrasyonu, Normlar ve Prosedürler El Kitabını temsil eder.
Prosedürlerin açıklaması aşağıdaki bilgileri kapsar:
- Prosedür tanımlama Ad Performans alanı Kodlama Genel açıklama (amaç) Genel kurallar Onu oluşturan faaliyetlerin her birinden sorumlu Adım veya Alt adım numarası (faaliyetler dizisi) Onu oluşturan faaliyetlerin her birinin açıklaması
Pozisyonlar ve fonksiyonlar kılavuzu
Bu Kılavuz, her biri için rutin iş fonksiyonlarının açıklaması yoluyla organizasyon yapısını oluşturan farklı pozisyonların özel sorumluluklarını ve yükümlülüklerini içerir.
Genellikle fonksiyonel bir şekilde yapılandırılmış şirketlerde kullanılır, yani benzer eğitim ve ilgi alanlarına sahip uzmanların gruplandırıldığı, her bir işin özelliklerini tanımlayan, yetki ve sorumluluk alanlarını sınırlayan, ana hatlarını çizen sektörlere ayrılırlar. kuruluşun her işlevi arasındaki ilişkiler.
Organizasyon içindeki her pozisyonun hiyerarşik seviyesini ve bağımlılık ilişkisini açıklar; bu, pozisyonun organizasyon yapısı içinde kapladığı yeri, doğrudan ve dolaylı olarak hangi pozisyonlara bağlı olduğunu ve diğerleriyle olan ilişkisini tanımlar. İş pozisyonları.
Standartlar ve Prosedürler El Kitabı gibi, şirketin organizasyon yapısını oluşturan alanların her biri için hazırlanması tavsiye edilir, çünkü genel olarak sadece birini geliştirmek, organizasyon ne kadar küçük olursa olsun çok karmaşık bir belgeyi temsil eder.
Her bir iş pozisyonunun tanımından ve pozisyonların gelecekteki sakinlerini işe almak için ideal profillerden oluşur; bu nedenle birkaç tanesinin entegrasyonu Pozisyonlar ve Fonksiyonlar El Kitabını temsil eder.
İş tanımı aşağıdaki bilgileri kapsar:
- İş Tanımlama Adı Performans Alanı Kodlama Genel Açıklama (amaç) Pozisyona özgü işlevlerin ve niteliklerin listesi Günlük veya sık Haftalık İki Haftada Bir Aylık Üç Aylık Dönem Yıllık Ara sıra veya ara sıra Pozisyonda bulunan kişinin gereksinimleri (profil) Akademik seviye Beceri ve beceriler Teknik ve / veya özel bilgi
İdari kılavuzların hazırlanması için metodoloji
İdari Kılavuzların detaylandırılması için evrensel kurallar veya önceden belirlenmiş metodolojiler yoktur, bunların oluşumu için yalnızca aşağıdaki gibi entegre edilebilen mantıksal kılavuzlar vardır:
- Bilgilerin derlenmesi Bilginin yorumlanması ve tasarlanması Kılavuzun hazırlanması Kılavuzun onaylanması ve güncellenmesi
Bilgi toplama
Bilgilerin toplanması, hazırlanacak kılavuzun özel koşullarına bağlı olacaktır, bu nedenle bu aşamada Kılavuzun genel amacını ve özel hedeflerini akılda tutmak, kime hitap edileceğini ve içinde kullanılacak terimleri tanımlamak gerekir. ve belgenin belirli özelliklerine uyarlanmış tüm bu teknik yönler.
Bilgi, tüm organizasyon personelinin desteğiyle toplanmalı, tabii ki genel kılavuzların hazırlanması için, bilgiler yüksek otoritelerin yardımıyla toplanmalı, özel kılavuzların hazırlanması için bilgiler toplanmalıdır. doğrudan incelenen süreçlerden ve işlevlerden sorumlu olanlardan.
Bilgi personel ile doğrudan görüşmeler, anketler ve doğrudan gözlem yoluyla toplanabilir, üç tekniğin kullanılması ve bunların her birinde elde edilen bilgilerin birbiriyle ilişkilendirilmesi tavsiye edilir.
Bilginin yorumlanması ve tasarımı
Bilginin yorumlanması ve tasarlanması aşaması, teknik kılavuzlar altında toplanan bilgileri ve bunları hazırlamakla görevli personelin kriterlerini şekillendirmekten başka bir şey değildir.
Bilginin yorumlanması, toplanan tüm verilerin, öneminin ve Kılavuzun tasarımına katkısının analiz edilmesi anlamına gelir; doğrudan kullanıcılar için herhangi bir değer katmadığı düşünüldüğünden, muhtemelen çoğu bilginin belgeye dahil edilmesi gerekmeyecektir, ancak ayrıca belirlenebilir. diğer bazı verilere hala ihtiyaç vardır ve ikinci bir bilgi toplama aşaması gereklidir.
Sözlü olarak toplanan bilgilerin sonuçlarının, anketlere verilen yanıtlardan ve ilk aşamada gözlemlenenlerden gelen bilgilerle karşılaştırıldığı aşamadır.
Bilginin saflaştırılması ve tamamlanması, gerçeklikten uzak idari belgelerin detaylandırılmaması için çok önemlidir, böylece tasarlandığı andaki tüm bilgiler, görüşülen kişiler tarafından gözden geçirilmesi ve her birinin üst düzey yetkilileri tarafından onaylanması açısından önemlidir. onlar.
Kılavuzun tasarımı, belgenin içeriğini net bir şekilde görselleştirmenize ve daha iyi anlaşılması için gerekli ayarlamaları yapmanıza olanak tanıyan bir taslak oluşturmak için bilgileri şekillendirmektir.
Kılavuzun hazırlanması
Kılavuzun hazırlanması, metodolojinin en basit ama zahmetli aşamasıdır; amacı, dokümanın doğrudan kullanıcılarının anlayıp yeterli şekilde uygulamasını sağlayan basit bir dil kullanarak, açık ve homojen kılavuzlar altında nihai dokümanın oluşturulmasıdır. organizasyonun tüm hiyerarşik seviyelerinden. Teknik bir görev için özel bir kılavuz olmadığı sürece abartılı teknik özelliklerin kullanımından kaçınılmalıdır.
Kılavuzun detaylandırılmasına, içeriğinin yorumlanmasını kolaylaştırmaya yardımcı olan sonuçları ve tavsiyeleri dahil etmek önemlidir.
Kılavuzun onaylanması ve güncellenmesi
Kılavuzların onay aşaması, belirli amaçlarına bakılmaksızın, bunların doğru kullanımı ve söz konusu kültürün genel olarak organizasyon içinde tanıtılması için son derece önemlidir.
Kılavuzları onaylamaktan sorumlu organ, Genel Müdür, birimin Başkanı, bu amaç için belirli bir departman ve / veya komite vb. Olabilir. Kimin veya kimin onayladığı önemli değil, önemli olan bunun resmi bir mekanizma aracılığıyla yapılmasıdır, çünkü Kılavuzlara ancak bu şekilde kuruluşun tüm üyeleri tarafından danışılacak ve saygı duyulacaktır.
Kılavuzlar resmi olarak onaylanmaz ve uygulanmazsa, bunların hazırlanması, oldukça yüksek maliyet ve çaba gerektiren gereksiz bir iş olacaktır.
Kılavuzun içeriğinde yapılacak herhangi bir değişiklik ve / veya genişletme, bunları hazırlamak ve tasarlamaktan sorumlu kişiler tarafından gerçekleştirilmeli ve ardından geçerliliğe ve gerekli desteğe sahip olması için yetkili kurum tarafından onaylanmalıdır. Ayrı olarak yapılan ve resmi olarak iletilmeyen herhangi bir değişiklik geçersiz sayılabilir ve organizasyon içindeki faaliyetleri yürütmekten sorumlu olanlar bunları görmezden gelebilir.
Ardından, Organizasyonlar ve Yöntemler konusunda uzman bir iş danışmanı olan Oscar Yambay, prosedürler kılavuzunun ve pozisyonlar ve işlevler kılavuzunun nasıl hazırlanacağını öğretir. İdari kılavuzlar hakkında öğrenmeye devam etmek için oldukça öğretici bir tamamlayıcı.
