Süreç haritalama
Haritaların dünya çapında yaygınlaşması, tarihin bir noktasında, sayısız farklı kullanımda yararlı olabilmek için kuruluşlara da aktarılmasına neden oldu, tüm bu kullanımlardan biri Olası kapsamların görsel bir temsili aracılığıyla, belirlenen hedeflere ulaşmamıza yardımcı olacak eylemlerin gerçekleştirilebilmesi için kuruluşların izlemesi gereken planlama ve yönde bulunur. Organizasyonel kapsam haritalarının ortaya çıktığı yer burasıdır.
Bu araçları kullanmadan, şirketin saldırıda bir başlangıç noktasını görselleştirmesi ve hedeflerine ulaşma arayışı çok zordur. Kapsam haritalama ve süreç kapsam haritalaması, organizasyon üyelerinin herkesin yararına yapabileceği en iyi karar vermede öğrenmeye ve hedefe yönelik bir yön rehberi sağlar (Patton, 2002)
Tanım
Kapsam haritalaması, amacı finansal destek girişimleri, terfi gibi bir dizi konunun ortaya çıkması ve uygulanmasında ortaya çıkan etkileri değerlendirmek ve ölçmek olan Yalın Üretim araç sistemine ait metodoloji olarak tanımlanmaktadır. vb. ölçülebilmesi için projeler, programlar, faaliyetler ve / veya stratejiler aracılığıyla ifade edilmelidir.
(Herrera, 2009)
Bir önceki tanıma göre, kapsam haritalama, başlatılan proje ve girişimlerin belirlenmesi, planlanması, izlenmesi ve değerlendirilmesinde yapısal bir yöntem olarak sunulmakta olup, çok yönlülüğü örgütsel değişimlerdeki süreçlere rehberlik edebilecek şekilde teşvik edilir ve organizasyonun içindeki ve dışındaki diğer durumlarda, kilit başarı faktörü olarak insan davranışıyla ilgili.
Tüm bu faktörlerin sahip olabileceği etkilerin sürekli izlenmesi, kuruluşların hedeflerini geliştirirken ve değerlendirirken dikkate almaları gereken temel bir faaliyettir.
Kuruluşlarda süreç kapsamı eşlemesi
Kendi ve örgütsel hedeflerin geliştirilmesinin ve başarılmasının, insanların kendileriyle çevreleri arasındaki ilişkide yattığını referans alan kapsam haritalama aracı, bireylere ve kuruluşlara özel önem vermektedir.
Mevcut çağda uygulanan bu yöntemin yeniliği, programların izlenmesinde ve değerlendirilmesinde kullanılan paradigma değişiminde, davranışların, insan ilişkilerinin, yapılacak faaliyetlerin ve yapılacak eylemlerin değişikliklerine odaklanmak için halihazırda yapmaktadır. hesap, yukarıdaki tüm bu değişkenlerle uyuşan ve en iyi sonuçları sağlamak için onlarla yakın çalışabilen bir programın veya projenin ana hatlarında yer alır.
Diğer bir deyişle, organizasyonlarda, süreç kapsam haritalamasının kullanımı, organizasyon içindeki mevcut süreçlerin görsel temsilini görevlerin sırasını görmeye izin verecek şekilde gerçekleştirmeyi mümkün kılan metodoloji olarak kabul edilir. tüm alanlarda uygulanacak. Aracın esnekliği, tüm bu alanlar ve faaliyetler arasında olması gereken optimum iletişimi aynı şekilde analiz eder, böylece mevcut süreçler optimize edilebilir ve verimlilikleri artırılabilir.
Katılımlar
Organizasyonlardaki süreçlerin kapsam haritalaması, organizasyon yapısının bir parçası olan belirli bir dizi unsur sağlar ve bunların en önemlileri şunlardır:
- Süreç kapsam haritası, uygulanacak veya halihazırda uygulanmış programların planlanması ve değerlendirilmesi için yapılması gereken iş tabanına odaklanır.Diğer araçların kullanımıyla birlikte, organizasyonel değerlendirme yöntemlerinin bir parçasını oluşturur. Organizasyonda meydana gelen ve işbirlikçilerinin davranış değişiklikleri üzerinde doğrudan etkisi olan iç ve dış değişiklikleri dikkate alır Yöntemin değerlendirilmesi, sürekli öğrenme perspektifinden görülür Tüm bunlara neden olan bir dizi araç, kaynak ve teknik sağlar. işbirlikçiler programların geliştirilmesine katkıda bulunur Geliştirme ortamını ve yapılan çabaları sürekli olarak değerlendirmek için bir çalışma alanı sunar
Aynı şekilde kapsam haritalama, gelişimdeki süreçlerin karmaşıklığını ve bunların oluştuğu bağlamı, ilişkilerde oluşturulan tüm bu bağlantıları analiz etmekten sorumlu olacak şekilde tanır ve belirli bir şekilde müdahale etmeye çalışır. mevcut durum. Süreçlerin kapsam haritalaması, planlama, izleme ve değerlendirmenin herkes tarafından faydalı ve anlaşılabileceği şekilde programın tüm işbirlikçilerinin ve kilit ortaklarının katılımını gerektirir.
Kullanılan yöntemler
Organizasyonlarda haritalama kapsamında bir projenin planlanması, izlenmesi ve değerlendirilmesi birbirinden ayrılabilen olaylar olmayıp tam tersine bağımlı bir şekilde ilişkilendirilip üretilecek şekilde tasarlanırlar, yani birbirlerinden beslenirler.
Karmaşıklık ve çalışma değişkenlerini etkileyebilecek tüm faktörler nedeniyle, proje periyodik olarak değerlendirilmezse başarıyı garanti edemez, böylece ortaya çıkan durumlardan, gelişime katkıda bulunan stratejiler uyarlanabilir ve onunla ilgilenmek. Daha sonra, sürecin her aşamasında en uygun eylemleri belirlemek için, kullanılan araçların izlenmesi ve değerlendirilmesi yoluyla elde edilen bilgi ve bilgilere dayalı olarak planlama yapılacaktır.
Kuruluşun kapsamının haritalanmasına katkı için yardım yöntemi, dikkate alınması ve dikkate alınması için aşağıdaki konulara bölünmüş bir dizi soru ile temsil edilir:
- Gelişim hedefleri nelerdir ve Sonuç Haritalama programın bu hedeflere ulaşmasına nasıl yardımcı olabilir? o Ortaklar ve doğrudan işbirlikçiler kimlerdir?
- İşbirliği yapanların ve doğrudan ortakların planlanan hedeflerin geliştirilmesine katkıda bulunmasını sağlamak için hangi stratejiler kullanılmalıdır? o Projenin izlenmesi için kritik olacak iç ve dış değişkenleri tanımlayın ve tanımlayın Kapsama ne ölçüde ulaşıldı? Belirlenen planlama aşamalarına göre, hedeflere ulaşılmasını teşvik etmek için hangi eylemler düşünülmektedir? o Sürekli izlemeye göre, performans ne kadar iyi veya kötü gösterildi? o Belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli tüm araçlar ve stratejiler dikkate alındı mı? Sonuçları değerlendirme yöntemi Kapsam haritalamanın başlangıcından bu yana kim ve ne değişti? o Değişiklik yönetildi mi ve ne şekilde? o Hedeflere ulaşılmadıysa, kullanılan stratejilerin değiştirilmesi gerekli midir veyaBelirtilen hedefleri değiştirme Kullanılan stratejiler amaçlanan amaca hizmet etti mi? o Kullanılan araçlar, örgüte üye olan kişilerin eylemlerinde nasıl bir değişiklik yarattı ve uyguladı? o Daha fazla çalışmayı hak eden sunulan stratejiler, ilişkiler ve / veya sorunlar nelerdir?
Süreç kapsam haritası ne zaman kullanılır?
Süreç kapsamlarının haritalanması, kuruluş stratejik vizyonunu oluşturup yönlendirdikten veya eylem alanlarını belirledikten sonra uygulamasında daha etkili olur, bu şekilde süreçlerinde kullanılacak araç ve araçların seçilmesine yardımcı olur ve operasyonel alanlar. Süreç kapsam haritalaması, kuruluşun istenen kapsam ve hedefleri yönetmesine yardımcı olan bir izleme ve değerlendirme sisteminin tasarımına olanak tanır.
Çalışma alanları belirlendikten sonra, kapsam belirleme eşleme teklifleri aşağıdaki iki seviyede kullanılacaktır:
- Projeye göre kapsam haritalaması: Asıl kullanımı, organizasyon üzerinde büyük etkisi olan projelerin planlanması, izlenmesi ve değerlendirilmesidir, bu nedenle bu durumda, daha az etkiye sahip projelerin mutlaka detay seviyesine ihtiyaç duymadığı düşünülmektedir. Kapsam haritalama, uygulanan projelerde Sonuç haritalama ile çalışır: Proje, bu aracın ilk kullanımı olmadan başlatıldıktan sonra, kapsam eşlemesinin vizyon, misyon ile ilgili tüm değişkenleri yeniden formüle etmesi gerekecektir. ve organizasyonun hedefleri. Bu şekilde, kapsam haritalama, organizasyon yapısı içinde belirli seviyelerde, alanları alt gruplara bölerek ve her biri için tanımlanmış stratejilerle çalışarak kullanılabilir.
Süreç haritalamanın aşamaları
Kapsam haritası, geliştirilecek projelerin izlenmesi ve değerlendirilmesi için organizasyonda metodolojinin uygulanmasına adım adım rehberlik edecek bir dizi talimat içeren üç aşamadan oluşur. Bu aşamalar:
Kasıtlı tasarım
Kasıtlı tasarım olarak adlandırılan ilk aşama, uygulamamız gereken stratejileri planlayarak davranışlarda değişiklikler oluşturmamıza izin veren makro düzeylerdeki en temsili değişkenler hakkında bir fikir birliği oluşturmada ve bilmede faydalıdır. (Zaffora, 2011) Amacı, en iyi başarı şansını bulmak için projenin üretmeyi planladığı değişiklikleri belirlemek ve aşağıdaki dört soruya cevap vermek olacaktır:
- Den mi? (Değişiklikler oluşturulacak) Kim? (Bu değişikliklerin oluşmasını teşvik edecek) Nasıl? (Oluşturulan bu değişiklikler istenen sonuçlara katkıda bulunacaktır) o Neden? (Üretilen değişiklikler geliştirilecek projeye / programa katkı sağlayacaktır) Adım 1. Vizyonun tanımı: Hedeflerin organizasyonun eylemlerine dahil olan tüm yönlere göre belirlenmesi Adım 2. Projenin misyonunun belirlenmesi: Projenin tanımı Programın önerilen vizyonla ilgili olmasının nedenleri, uygulama alanlarını ve beklenen başarıların temsilini gösterir Adım 3. Doğrudan ortakların belirlenmesi: İçeride ve dışarıda değişikliklerin oluşmasını teşvik edecek tüm aktörlerin seçimi ile ilgili Kuruluşun projenin başarısını garanti altına alması Adım 4. İstenen kapsamın tanımı:Her bir doğrudan ortağın yapmasının beklendiği şeye göre kapsamın oluşturulması. İstenen sonuçları oluşturmak için, beklenen değişikliklerle ilgili olarak bunu yapmak gerekli olacaktır Adım 5. İlerleme belirtilerinin geliştirilmesi: Sürecin her aşamasının ölçüleceği bir dizi işaret ve gösterge tanımlayın. Bu göstergelerin karşılanıp karşılanmadığına bağlı olarak, proje yönetimi başarısını ölçebilecek. 6. Adım Stratejik haritanın detaylandırılması: Organizasyonun stratejik önceliklerine göz atmak için gerekli olan görsel temsili ifade eder 7. Adım. Organizasyondaki uygulamalar: Projeyi gerçekleştirmek için geliştirilmesi gereken tüm faaliyetlerin belirlenmesi.Bu uygulamalar, başından sonuna kadar projenin daha geniş bir perspektifini oluşturacaktır.
Kapsam ve performans izleme
Kapsam ve performans izleme adı verilen ikinci aşama, belirlenen kapsamlara uyacak eylemlerin sürekli izlenmesini garanti edecek bir çerçeve sağlayacaktır. Bu aşama, projenin süresi ve ilerlemesi sırasında dahil olan tüm verileri ve değişkenleri toplamaya hizmet edecek ilerleme işaretlerinden (göstergeler) oluşur. Kapsam ve performans izleme, aşağıdaki araçlarda eylemlerini destekler:
- Kapsam Günlüğü: Kapsama uygun olarak izlenecek aksiyonları netleştiren ilerleme belirtilerine atıfta bulunma Strateji Günlüğü: Gerçekleştirilecek temel faaliyetlerin izlenmesine yönelik strateji haritasına atıfta bulunulması Performans Günlüğü: organizasyon, yani projenin geliştirildiği aşamaları ve aşamaları izlemek için yeterli bir çerçeve oluşturmaktır.
- Adım 8. Programın izlenmesine yönelik öncelikler: Hedeflerin başarısına ulaşmak için en önemli değişkenleri belirleyin ve böylece projenin izlenmesine yönelik stratejileri tanımlayın Adım 9. Kapsam günlüğünü oluşturun: Doğrudan olan tüm bu faktörleri kaydedin veya dolaylı olarak projenin ilerleyişine müdahale ederler. Adım 10. Strateji günlüğünü oluşturun: Kuruluşun stratejik vizyonunu gerçekleştirme açısından gerçekleştirilen eylemlerin kaydı Adım 11. Performans günlüğünü oluşturun: Her birinden rapor ve kayıtların toplanması Kuruluşun uygulamalarındaki ilerleme seviyesini ölçmek için düzenlenen toplantılar
Değerlendirme planlaması
Değerlendirmenin planlanması olarak bilinen üçüncü aşama, kullanılan stratejinin daha ayrıntılı olarak değerlendirilmesine hizmet edecektir. Bu aşamada, tüm çabaları ve kaynakları belirlenen hedeflere ulaşmada en büyük etkiye sahip olacak alanlara ve faaliyetlere odaklamak için değerlendirme öncelikleri belirlenecek ve oluşturulacaktır. Değerlendirme planlamasının kullandığı araç, değerlendirme planıdır.
o Adım 12. Değerlendirme planını oluşturun: Değerlendirilecek tüm unsurların ve faktörlerin tanımlanması, elde edilen başarıların ölçülmesine ilişkin çok sayıda soru arasından değerlendirme modellerini, kullanılacak araçları, uygulama tarihlerini tanımlayın. istenen kapsamlara kıyasla
Kuruluşlar üzerindeki etkisi
Sonuç haritalama, amacı kapsam eşlemesinin amaçlarına ulaşmak için içermesi gereken önceki planlama ve tasarımda kullanımı geliştirmeye hizmet edecek olan mantıksal çerçeve matrisi gibi diğer metodolojilerle birlikte çalışabilir. Hedef doğrulama göstergeleri tarafından kullanılan metodolojinin yanı sıra, kapsam haritalaması, projenin başarılı olup olmadığını ve ne ölçüde başarılı olduğunu bilmemizi sağlayacak ölçülebilir değerlerden yararlanarak fayda sağlayacaktır.
Sonuç
Uygulamada süreç kapsam haritalamasının kullanımı çok kolay bir araç olarak kabul edilebilmesine rağmen, haritanın grafik sunumunun gerçekleştirilmesinden önce gelen çalışma değişkenleri, çok sayıda faktör nedeniyle oldukça karmaşıktır. uygulanacak bir projenin gelişimini etkileyebilecek iç ve dış.
Yöntemin uygulanmasına yönelik metodolojinin bir parçasını oluşturan aşamalar ve adımlar boyunca yapılan titiz çalışma, kuruluşların çalışma yapılarında istenen değişiklikleri oluşturmak için izlemeleri gereken başarılı rotayı garantilemek için temel bir parça olarak kabul edilir. Kapsam haritalama ve proje kapsam haritalama, şüphesiz kuruluşlara büyük faydalar sağlayabilecek yenilikçi araçlardır, bu nedenle onların çalışmaları ve anlayışları, her şirketin kaynak sağlaması gereken temel araçlar grubunun bir parçası olmalıdır, böylece tüm çalışanlar tarafından bilinir ve bu nedenle iş hedefleriyle gittikçe daha iyi karşılaşır.
Teşekkürler
Birçok kez gözden kaçırdığımız ya da ilgimizi çekmeyen, ancak idari mühendisliğin eylemlerine bir dereceye kadar müdahale eden sorunları araştırmamız için bizi motive ettiği için Dr. Fernando Aguirre'ye.
Orizaba teknoloji uzmanına ve hocalarımın her birine, şu anda yüksek lisans derecesinde olan bir araştırma projesini doğru bir şekilde yapılandırmama yardımcı olan araçları sağladıkları için. Yüksek lisans derecesinin ilk dönemindeki meslektaşlarıma, makaleyi besleyecek katkı ve yorumları için.
kaynakça
Rojas, K. (2016). Stratejik Harita ve Süreç Kapsam Haritalama. Https://www.gestiopolis.com/mapa–estrategico-mapeo–alcance–procesos/ adresinden alındı
Alamillo, K. (2013) Süreç kapsam haritalama. Şuradan alınmıştır
www.gestiopolis.com/mapeo-de-scope-of-processes/
Gómez, D. (2013). Şirket stratejisindeki süreçlerin kapsamını haritalamak. Https://www.gestiopolis.com/mapeo-del-alcance-de-procesos-en-la-estrategia-de-laempresa/ adresinden alındı
Earl, S. (2002). Sosyal yardım haritalama. Den alınan
www.outcomemapping.ca/download/Mapeo_all%20Manual.pdf
Tobon, CH (2008). Süreç yönetimi. Şuradan alınmıştır
gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/4–4– Mapeode İşlemi
Armstrong, J.; Carden, F.; Coe, A.; Earl, S., 2000. Sonuç değerlendirmesi (Uluslararası Model Orman Ağı Sekreterliği). Değerlendirme Birimi, Uluslararası Kalkınma Araştırmaları Merkezi. Ottawa, Ontario, Kanada.
Quinn, M. (2002). Gelişim programlarına öğrenme ve yansımayı dahil etmek. Kanada: Uluslararası Kalkınma Araştırma Merkezi
Sonuç haritalama: Gelişim programlarına öğrenme ve yansımayı dahil etmek. İspanyolca ilk basım, 2002. Regional University Book (LUR) ve International Development Research Center (IDRC / Canada). ISBN 0-88936-989-5
