İş dünyasında, bir şirketin başarılı olabilmesi için, hedeflerine ulaşmalarına ve müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayan kaliteli bir ürün sunmalarına olanak tanıyan stratejiler uygulamasının yanı sıra, süreçlerinin iyi bir şekilde standartlaştırılması ve gereksinimleri karşılaması gerekir. faaliyetlerin her birinin verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli. Süreç haritalama, üretkenliği artırmak, günlük olarak gerçekleştirilen faaliyetlerdeki gelişmeleri tespit etmek ve süreçlerdeki her bir işbirlikçinin sorumluluklarını belirlemek için önemli bir araçtır. Bu, belirlenen hedeflere zamanında uyum sağlamanın yanı sıra, kuruluşun kaynaklarının iyi yönetilmesiyle sonuçlanacaktır.
Temel konseptler
haritalama
Kraliyet İspanyol Akademisine göre, "harita" terimi "bir bütünün parçalarının göreceli dağılımını bulmak ve grafiksel olarak temsil etmek; kromozomlardaki genler gibi. Kavramsal sistemleri veya yapıları bir haritaya aktarın ”(Real Academia Española, nd)
Haritalama, "belirli bir uzamsal dağılımı olan aynı tür veya kategorideki bir haritanın veya bir dizi öğenin gerçekleştirilmesi" anlamına gelir. (Oxford Sözlükleri, nd)
Önceki tanımlara dayalı olarak, haritalama terimi, diğerleri arasında bileşenleri, etkinlikleri, yapıları grafiksel olarak temsil etmenin bir yolu olarak yorumlanabilir.
süreç
"Bir şeyin ayrıntılandırılmasına veya dönüştürülmesine tabi olduğu işleme veya işlemler kümesi" (Oxford Dictionaries, nd)
"Doğal bir fenomenin veya yapay bir işlemin birbirini izleyen aşamaları kümesi." (Kraliyet İspanyol Akademisi, nd)
Bir iş sürecinin yürütülmesi, sonucuna değer katmak için malzeme ve / veya insan kaynakları tüketir. Girdiler, süreci besleyen iç ve dış tedarikçilerden gelen hammaddeler, ürünler veya hizmetlerdir. Çıktılar, iç ve dış müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayan ürün veya hizmetlerdir. (İşinizi yürütün, evet)
Bir işlem, bir kaynağı bir ürüne dönüştürmek için gerçekleştirilen faaliyetler ve / veya işlemler dizisi olarak anlaşılır. Bu süreç doğal veya yapay olabilir, yani belirli bir amaç için oluşturulmuş olabilir.
Süreç haritalama
Süreç haritalama, bir organizasyonun işleyişine netlik kazandırmak için yararlı olan, üç düzeyde (yönetimsel, taktiksel, operasyonel) iletişimi geliştiren ve faaliyetlerin, stratejik hedefler. (Brieño, 2013)
Resim 1 Üç düzeyde iletişim.
Üç düzeyde iletişim
Önceki tanımdan başlayarak, süreç haritalama, organizasyonlarda gerçekleştirilen süreçlerin yanı sıra operasyonel akış ve diğer süreçlerle olan ilişkisini temsil etmeye ve grafiksel olarak tanımlamaya izin veren bir faaliyettir.
Süreç haritalamanın ana hedeflerinden biri, tüm faaliyetleri, rolleri ve girdilerin ürünlere veya sonuçlara dönüştürülmesini belirlemektir.
Haritalama, her bir süreçte yer alan faaliyetleri tespit edebilmenin yanı sıra, ilgili faaliyetler ve görevlerle ilişkili olarak her bir sürecin performansını göstergeler aracılığıyla ölçmeyi sağlar. Bu şekilde, riskleri azaltmanın yanı sıra, belirlenen kaynağı ve bunun yürütülmesine dahil olan maliyetleri tahmin etmek mümkündür.
Süreç haritalama işlevi
Süreç haritasının temel işlevi, kuruluşların işlerini standartlaştırarak şirkete katılan rollerin sorumluluklarını açıkça tanımlayabilmeleridir.
Operasyonda bir kontrol olduğu ve değer üretme şeklini iyileştirdiği için, görevlerin ve faaliyetlerin, takip edilen hedeflere ulaşmak için şirket kurallarına uygun olarak verimli bir şekilde yürütülmesi garanti edilir.
Süreç haritalamanın ana işlevleri arasında şunlar bulunur:
Resim 2 Süreç haritalamanın ana işlevleri.
Süreç haritalamanın temel işlevleri
Belirtilen ana işlevlere ek olarak, süreç haritalama şunlara hizmet eder:
- Tüketicilerin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını tespit edin Şirket personelini dahil edin ve sorumluluklarını bilin Kaynakları ve görevleri süreçler olarak yönetin Rekabet avantajlarını tespit edin Birlik ve yön sağlayın.
Süreç haritalama için bilgi toplama
Süreç haritalama yapmak için en yaygın seçenekler arasında şunlar yer alır:
Resim 3 Süreçlerin haritalanmasında bilgi toplama seçenekleri.
Süreçlerin haritalanmasında bilgi toplama seçenekleri.
Haritalama, analiz ve süreç iyileştirme teknikleri
Süreçlerin haritalanmasını gerçekleştirmek için çok sayıda teknik vardır, ancak her bir süreci oluşturan unsurların yanı sıra kısa, orta ve uzun vadede uygulanabilecek iyileştirmeleri tespit edebilmek için üç temel teknik vardır.
Haritalama, analiz ve süreç iyileştirme teknikleri
5W1H Tekniği
5W1H tekniği, sürece katılan bileşenleri tespit etmek için en çok kullanılanlardan biridir, kelimenin baş harfleri İngilizce'deki kelimeleri ifade eder:
- Ne (Ne) Nerede (Nerede) Kim (Kim) Ne Zaman (Ne Zaman) Neden (Neden) Nasıl (Nasıl)
Bu teknik, işlemin özelliklerine göre değişebilen bir dizi soruyu yanıtlamaya dayanmaktadır. Süreç bilindikten ve sorunlar tespit edildikten sonra, etkinlikler, kritik zamanlar veya roller arasındaki ilişki gibi, bir sonraki nokta, sorunu çözmek için stratejiler formüle etmektir.
GUT Matrix Tekniği
Süreçlerde belirlenen sorunlara öncelikler atamak için kullanılan bir tekniktir, her başlangıçın bir anlamı vardır:
- G ravity: Konuda mektup alınmazsa kaybın derecesi. U rgencia: Bu, hemen önlem alınmazsa olur. T rends: çözeltiler ertelenmesi durumunda projeksiyon bu bozulma gösterir.
Süreçlerin sınıflandırılması
Süreçlerin haritalanmasını gerçekleştirmek için, her birindeki ilişkiyi göstermek için organizasyondaki toplam süreç sayısını ve türlerini tespit etmek önemlidir.
Resim 4 Süreçlerin sınıflandırılması.
Süreç sınıflandırması
Anahtar süreçler
İşletmenin birincil görevlerinin yürütüldüğü, yani müşteri memnuniyeti üzerinde en büyük etkiye sahip olan ana süreçlerdir.
Kilit süreçler, şirketin misyonuyla doğrudan ilişkili olmakla karakterize edilir. Tüketicilerin ihtiyaç ve ihtiyaçlarının karşılanması bunlara bağlı olduğundan, yürütülen faaliyetler kaynakların büyük bir bölümünü tüketmektedir. Bu süreçlerin optimizasyonu ve iyileştirilmesi, organizasyonun rekabetçi olması için çok önemlidir ve stratejik hedeflerin yanı sıra organizasyonel misyon ve vizyona ulaşılmasına katkıda bulunabilir.
Temel süreçleri tespit etmek için, tüketicilerin ihtiyaçlarını doğrudan temas veya memnuniyet anketleri yoluyla belirlemek ve anlamak gerekir.
Destek süreçleri
Destek süreçleri, temel süreçlere kaynak ve destek sağlayan süreçlerdir, yani bu sınıflandırma içinde, kuruluşun diğer gruplara ait olmayan iç süreçlerinin çoğu vardır.
Bu tür bir sürecin sonuçları doğrudan tüketiciler tarafından elde edilmese de, temel süreçlerin doğru bir şekilde işlemesi için gereklidirler, öyle ki ortak hedeflere ulaşmak için de çok önemlidirler.
Stratejik süreçler
Bu sınıflandırmada, organizasyonun çevresi ile ilişkisini yönetmekten sorumlu olan süreçlerin yanı sıra iyileştirmeler ve şirket planlaması ile ilgili kararların belirlenme şekli yer alır.
Bu tür bir süreç yönetim tarafından yürütülür ve kontrol önlemlerini almalarını sağlayan görevlerin şemaları ve detaylı tanımları ve buna bağlı olarak sürekli iyileştirme ile birlikte dokümante edilecektir.
Süreç gösterimi
Süreçler tanımlandıktan ve sınıflandırıldıktan sonra, onları doğru bir şekilde temsil etmek önemlidir, çünkü bunun için süreçlerin ve onları oluşturan faaliyetlerin basit bir görünümüne izin veren bazı araçlar vardır.
Kaplumbağa diyagramı
Girdileri, çıktıları ve süreci ölçme araçlarını açıkladıkları için iç ve dış denetimlerde yaygın olarak kullanılan bir diyagramdır, diyagram bir kaplumbağanın şekline dayanmaktadır ve dört bacağın dört anahtar soruyu yakalamak için kullanıldığı:
- Kiminle, neyle, nasıl, kaç kişi?
Kaplumbağanın başı ve kuyruğu, süreç girdileri (alınacak) ve süreç çıktıları (beklentileri karşılamak için ne yapılacağı) ile ilgili soruları şekillendirmek için kullanılır ve son olarak, kabuk şekillendirmek için kullanılır. işlemin adı.
Kaplumbağa diyagramı, otomotiv (ISO / TS 16949), gıda (ISO 22000), havacılık (AS9100C) ve genel (ISO 9001) endüstrilerinde yaygın olarak kullanılmaktadır.
Araç, altı temel noktayı algılama yeteneğine sahiptir:
Temel Yönler Kaplumbağa Şeması
- Girdiler: İç ve dış müşteri gereksinimlerini temsil eder Çıktılar: Süreç sonuçları (veriler, son ürün, istatistiksel veriler, müşteri ihtiyaçlarının karşılanması) Ne: Süreçlerin işlevi için gerekli olan insan dışı kaynakları temsil eder Kim: Her bir süreci tamamlamak için gerekli olan insan kaynakları Nasıl: Bu gerekli operasyonel kontroller Önlemler: Süreçlerin başarısını veya başarısızlığını şekillendiren performans göstergelerini temsil eder.
Resim 5
Kaplumbağa diyagramı
SIPOC diyagramı
Bu 6 Sigma alanında ve söz konusu sürece katılmaya parçaların her belirlerken kolayca süreçlerini görselleştirmek sağlayan süreç yönetimi, kullanılan bir araçtır, adı İngilizce kısaltması gelir S upplier - ı, geçerli noktadaki - P roses - O utputs - Cı ustomers.
Resim 6 SIPOC Şemasının Bileşenleri.
SIPOC Diyagramının Bileşenleri
- Tedarikçiler: Sürece kaynak sağlayan kişiler Girdi (girdiler, kaynaklar): Süreci gerçekleştirmek için gerekli olan her şey (insan kaynakları, malzeme, bilgi) Süreç (Süreçler): Görev grubu Girdileri çıktılara dönüştürerek katma değer sağlayan Çıktı (Çıktı, ürün): Nihai ürün, yani talep edilen siparişe göre teslim edilen müşteri (müşteri): Sürecin nihai sonucunu alan kişileri, Hedefin müşteri memnuniyeti olduğunu vurgulamak önemlidir.
SIPOC diyagramı, aşağıdaki yönleri grafiksel olarak yakalayabilmek için çok yardımcıdır:
- Sürece dahil edilen kalite (diğerlerinin yanı sıra hammaddeler, dış bilgiler) Süreçte yapılanların kalitesi (her bir görevin sonucu ve diğerleri ile olan ilişki).
İşlem haritası yapmak için kullanılan semboller
Süreçlerin haritalanmasında, diğer eylemlerin yanı sıra bağlantıları, süreçleri, etkileşimleri temsil etmek için çeşitli semboller kullanılır, bu semboller bağlamla ve iletilecek mesajla uyumlu olmalıdır.
| sembol | ad | Açıklama |
|
|
Blok oku |
Ayrıca değer zincirinde de kullanılır ve süreçleri veya süreç gruplarını temsil etmek için kullanılır. Her türden, ancak her şeyden önce stratejik ve yardımcı süreçleri toplamak için çeşitli pozisyonlarda kullanılabilir. |
|
|
Dikdörtgen veya kutu |
Süreçleri tanımlamak için kullanılır. Doğrusal haritalarda ve süreçlerin konuşlandırılmasında kullanımı sıktır. |
|
|
Daire |
İşlevi, bir süreci simgeleyen dikdörtgenin işlevi ile aynıdır. |
|
|
Ok |
Süreçler arasındaki bağlantıyı veya ilişkiyi belirtmek için kullanılır. İlerleme yönünü belirterek, iki veya daha fazla süreç arasındaki mevcut bağlantıları belirtir. |
|
|
Noktalı ok |
Süreçlerin koşullu bağlantısını belirtmek için kullanılır. İlişki belirli koşulların yerine getirilmesine bağlı olduğundan, süreçler arasındaki bağlantı hemen olmadığında (bir işlemin diğerine yol açması gerekmez) yaygın olarak kullanılır. (Bu koşullar ok ile paralel olarak işaretlenebilir). |
|
|
Distribütör kutusu |
Genellikle çizgi sayısını basitleştirmek, kesişmeleri önlemek veya tüm olası ilişkileri işaretlemek için kullanılır. İlişkisel dağıtıma yardımcı olmak için oklu bir tablo kullanılır ve kullanımı isteğe bağlıdır. |
Süreç haritalamadaki temel unsurlar
Çizim 7 Süreç haritalamadaki temel unsurlar.
Süreç haritalamadaki temel unsurlar
- Tedarikçi: Girdi sağlayan kişi veya kuruluştur, şirket içi veya dışı olabilir Girdi: Bunlar, faaliyet ve görevlerin yerine getirilmesi için gerekli olan dahili veya harici diğer süreçlerin girdileri veya ürünleridir. Mevcut bir süreç Faaliyet: Birbiriyle ilişkili ve birbiriyle ilişkili görevler bütünüdür, bunların yürütülmesi belirli bir işlevin yerine getirilmesine katkı sağlar Çıktı: Müşterilere yönelik süreçte gerçekleştirilen faaliyetler sonucunda ortaya çıkan ürün veya hizmettir. Müşteri: Ürünü alan kuruluş veya kişi tarafından temsil edilir, kuruluş içi veya dışı olabilir.
Süreç haritaları
Bir süreç haritası, bir şirkette yürütülen süreçlerin grafiksel bir temsili olarak tanımlanır. Her birinin ayrı ayrı değil, süreçlerin küresel bir temsili olduğunu belirtmek önemlidir. Süreç haritaları şu şekilde sınıflandırılır:
Geleneksel süreç haritası
Stratejik, operasyonel ve yardımcı süreçlerden oluştuğu için en yaygın olanı. Stratejik süreçler üst kısımda, operasyonel süreçler değer zincirinin de temsil edildiği merkezde ve destek süreçleri alt kısımda yer almaktadır.
Sol tarafta, bu ürün ve hizmetlerin üretilmesi amaçlanan girdilerini temsil eden müşteri gereksinimleri, sağ tarafta ise şirket tarafından ulaşılması gereken hedefleri temsil eden müşteri memnuniyeti yer almaktadır.
Çizim 8 Geleneksel işlem haritası.
Geleneksel süreç haritası
Resmi süreç haritası
Bu tür süreç haritası, genellikle ISO 9001 sertifikalı kuruluşlarda kullanıldığından, ISO tarafından önerilen sınıflandırmanın bir sonucu olarak ortaya çıkar.
- Yönetim faaliyetleri için süreçler Ürünün gerçekleştirilmesi için Kaynak sağlama süreçleri Ölçüm Analizi ve iyileştirme
Harita üzerinde süreçler, standardın temel ilkeleri ile uyumlu, uzamsal ve mantıksal bir düzenlemede sıralanmalıdır.
Resim 9 Biçimsel süreç haritası.
Resmi süreç haritası
Doğrusal süreç haritası
Bu tür bir harita, şirketteki süreçlerin her birini temsil edebilmek için akış diyagramlarına dayanır, her dikdörtgen bir süreci temsil eder ve akış diyagramından farklı olarak, genellikle karar vermeyi temsil eden eşkenar dörtgenden yoksundur.
Çizim 10 Ayakkabı üretiminde doğrusal bir işlem haritası örneği.
Doğrusal süreç haritası
Ayakkabı üretiminde doğrusal bir süreç haritası örneği
Süreç haritalamanın faydaları
Organizasyonlarda süreç haritalamanın uygulanması, şirkette gerçekleştirilen işlemlerin her birinin algılanmasına ve basit bir şekilde görüntülenmesine olanak sağlamanın yanı sıra, gerçekleştirilen eylemlerin toplamını yakalamanın yanı sıra büyük faydalar sağlar. aralarındaki ilişkileri görselleştirmek mümkündür.
Ana faydalar arasında:
Çizim 11 Süreç haritalamanın ana faydaları.
Süreç haritalamanın ana faydaları
- Şirketi stratejik hedeflerine göre hizalayın: Karar verme ve her sürecin performansını ölçmek için güvenilir bilgi üreten bir iş modeline ek olarak, kuruluşun operasyonlarında şeffaf bir süreç operasyon modeline sahip olmasını sağlar. ve belirlenen hedeflere uyumu sağlamaktan sorumludur.Etkili organizasyon yapısı: Kuruluşun, tedarikçiler ve müşterilerle bir değer zincirinde iyi tanımlanmış işlevlere ve süreçlere sahip olmasına olanak tanır.Rol ve sorumlulukların uyumu: Süreçlerde daha iyi kontrol Şirketin ana işlevlerine ilişkin bilgi akışında bir gelişme olduğu için organizasyon ve rollerin ve sorumlulukların doğru tanımlanması Her bir sürecin amaçlarının ve kapsamının bildirilmesi:Amaçlar ve hedefler arasında net bir iletişim vardır. İşletme politikalarının oluşturulması Etkili çalışma akışı: Müşteriler, tedarikçiler arasında hizmet seviyelerinin oluşturulması ve her bir sürecin performans göstergelerinin aynı şekilde iyileştirme ve düzeltme fırsatları belirlenir. Organizasyon: Sürekli iyileştirmeye ek olarak, yeni projeler veya düzeltmeler yoluyla iyileştirme alanlarını tespit ederek organizasyon için fırsatlar yaratır.Benzer şekilde iyileştirme ve düzeltmeler için fırsatlar belirlenir Organizasyonun etkin bir şekilde yönlendirilmesi için operasyonel kontrol: Sürekli iyileştirmeye ek olarak yeni projeler veya düzeltmeler yoluyla iyileştirme alanlarını tespit ederek organizasyon için fırsatlar yaratır.Benzer şekilde iyileştirme ve düzeltmeler için fırsatlar belirlenir Organizasyonun etkin bir şekilde yönlendirilmesi için operasyonel kontrol: Sürekli iyileştirmeye ek olarak yeni projeler veya düzeltmeler yoluyla iyileştirme alanlarını tespit ederek organizasyon için fırsatlar yaratır.
Sonuç
Süreç haritalama, organizasyonlar için çok önemli bir araçtır. Operasyonlarınızda günlük olarak gerçekleştirilen süreçleri tespit etmenin yanı sıra, süreç haritalama ile her süreçte yer alan rolleri ve belirlenen hedeflerin gerçekleştirilmesi için her bir rolün sorumluluklarını belirlemek mümkündür.
Süreçlere ayrıntılı bir genel bakışa sahip olmak, kuruluşun standart hale gelmesine ve böylece tüm personelin ortak hedefler için izlenmesi gereken yönergeleri bilmesine ve anlamasına olanak tanır. Benzer şekilde, organizasyonda fırsat ve sürekli iyileştirme alanlarını tespit etmek mümkündür.
Referanslar
- ALTECO. (Sf). Alteco danışmanlarının geliştirilmesi ve yönetimi. Süreç Haritasından alındı. Süreçleri Yönetin: https://www.aiteco.com/origen-del-mapa-de-procesos/Brieño, M. (30 Mart 2013). SlideShare. Süreç haritalamadan edinildi: https://es.slideshare.net/mabrieno/mapeo-de-procesos-curso-1 Şirketinizi güçlendirin. (9 Ekim 2018). İşinizi geliştirin. Süreç haritası nedir? - Süreç haritalamanın faydaları: https://blog.conducetuempresa.com/2018/10/que-es-un-mapeo-de-procesos.html Şirketinizi yönetin. (Sf). İşinizi geliştirin. Süreç haritası nedir? - Süreç haritalamanın faydaları: https://blog.conducetuempresa.com/2018/10/que-es-un-mapeo-de-procesos.html Herrera, W. (20 Şubat 2009). Slideshare. Süreç Yönetiminden Alındı: https: //es.slideshare.net / Willy256 / mapping-of-process-1052895 Oliveira, W. (28 Haziran 2017). Heflo. Süreç haritalama nedir? Avantajlar hakkında bilgi edinin: https://www.heflo.com/es/blog/mapeo-procesos/que-es-el-mapeo-de-procesos/Oxford Dictionaries. (Sf). İspanyolca Oxford Sözlükleri. İşlemden Alındı: https://es.oxforddictionaries.com/definicion/procesoOxford Sözlükler. (Sf). İspanyolca Oxford Yaşayan Sözlükler. Mapeo'dan alındı: https://es.oxforddictionaries.com/definicion/mapeoPacheco, J. (8 Aralık 2017). Heflo. İşlemleri 11 basit adımda adım adım haritalandırma bölümünden alınmıştır: https://www.heflo.com/es/blog/mapeo-procesos/mapear-procesos-paso-a-paso/P Pacheco, J. (29 Kasım, 2017). Heflo. 3 haritalama, analiz ve süreç iyileştirme tekniğinden elde edildi: https: //www.heflo.com / es / blog / haritalama-süreçleri / teknikler-haritalama-analiz-iyileştirme-süreçleri / Kraliyet İspanyol Akademisi. (Sf). İspanyol Dili Sözlüğü. İşlemden Alındı: https://dle.rae.es/?id=UFbxsxzReal Academia Española. (Sf). İspanyol Dili Sözlüğü. Mapear'dan alındı: https://dle.rae.es/?id=OJv1tf7Rincón, A. (16 Haziran 2017). Gestiopolis. Süreç Kapsam Haritalamasının Tanımı ve aşamalarından elde edildi: https://www.gestiopolis.com/definicion-fases-del-mapeo-alcance-procesos/Softgrade. (Sf). Softgrade. Süreç haritası nasıl yapılır? Erişim: https://softgrade.mx/como-hacer-un-mapeo-de-procesos/Vázquez, Y. (6 Haziran 2014). Üniversite Sütunu. Süreç haritası nedir ve ne için elde edilir?: Http://yeux.com.mx/ColumnaUniversitaria/que-es-y-para-que-sirve-un-mapeo-de-procesos/Vázquez, Y.(6 Haziran 2014). Üniversite sütunu. Süreç haritalama nedir ve ne içindir?:
