İç Kontrol Matrisi, ister özel ister kamusal olsun, farklı organizasyon türlerinin etkilendiği çok sayıda riski bastırmak ve / veya önemli ölçüde azaltmak için proaktif olarak hareket etme zorunluluğundan kaynaklanan bir araçtır. kar amacı gütmeyen.
Ulusal (federal), vilayet (eyalet) ve belediye kuruluşlarından kaynaklanan vergi, iş gücü, ekolojik, tüketici, muhasebe, bankacılık, şirket, borsa vb. Gibi çok sayıda norm ve düzenleme, kuruluşların, bunlara uyum eksikliğinin varlıklarına getirdiği riskler konusunda çok dikkatli olmaları.
Bunlara, hem iç düzenlemelere hem de güvenlik ve iç kontrolle ilgili çeşitli standartlara uygunluğun doğrulanması ve çeşitli alanların veya sektörlerin şirket politikalarına tabi olduğunun doğrulanması ihtiyacı eklenmelidir.
Yukarıdakilerden de görülebileceği gibi ve tüm düzenlemelerden detaylı olarak bahsedilmemesine rağmen, şirketlerin maruz kaldığı riskler çoktur ve zorunlu olarak kontrol altına alınmaları gerekir.
Çeşitli ülkelerde devlet ve devlet-parası bürokrasisinin özel kuruluşlar üzerinde kaydettiği sürekli ilerleme, onları, başlangıçta ifade edildiği gibi, "riskleri bastırmaya ve / veya önemli ölçüde azaltmaya olanak tanıyan araçlar veya araçlar aramaya sevk etti. maruz kaldıkları ”.
Bir şirket, bir yandan iyi niyetli dahili hatalara maruz kalırken, aynı zamanda onu kazara veya kayıplara maruz bırakmayan eylemlere de maruz kalır. Örnek olarak bir banka alırsak, personelinin yanı sıra müşterilerinin ve tedarikçilerinin kötü niyetli davranışlarına, yasal düzenlemeleri ihlal etme olasılığına, dolandırıcıların veya hırsızların eylemlerine, İç güvenliğe ilişkin hükümler (yangınlar veya bilgisayar sistemindeki dosya kaybı gibi). Bu olaylardan herhangi biri işletme için ekonomik kayıplara neden olur. Çoğu durumda şirketin devamlılığını riske atabilecek kayıplar. Üretim süreçleri veya ürünlerle ilgili formüllerin veya planların çıkarılmasının ne anlama geldiğini düşünelim,veya müşteri veritabanlarının rakiplere yasa dışı satışı.
Üretim süreçlerindeki kusurlar nedeniyle ürün ve hizmetlerin kalitesini etkileyen kayıplar ve bununla birlikte maliyetler (yeniden işleme, garantiler, israf) ve şirketin itibarındaki bozulma daha az önemli değildir.
Çok az şirketin yukarıda belirtilen risklerden kaçınmak için sistematik olarak yürürlükte olan politikaları, planları ve metodolojileri vardır. Genellikle kısmi bir şekilde deneyim, sezgi veya plan üzerine hareket ederler.
Bugün hiçbir ciddi şirket, mükemmelliği hedeflesin ya da etmesin, bu şekilde çalışmaya devam edemez. Dış denetimlerin çok ciddi eksikliklerinden biri, iç kontrolleri tam olarak doğru bir şekilde kontrol edememek ve değerlendirmemek ve aynı zamanda denetlenen firmaları sistemik bir bakış açısıyla değerlendirmemek. Bu açıdan, henüz patenti alınmamış bir farmasötik ürünün geliştirilmesi gibi, ultra gizli bilgi kaybının bir şirketin ekonomik değeri üzerindeki etkilerini düşünelim.
Bu nedenlerle, bu kontrol aracı, dış denetimler için de çok kullanışlıdır.
İç Kontrol Matrisi nedir?
Düşünme, planlama, yetkilendirme, karar verme ve sorunları çözme ve organizasyonu bir bütün olarak görmenin bir yoludur.
Bir düşünce biçimidir, çünkü şirketin çeşitli ürün, hizmet ve alanlarının iç ve dış düzenleyici hükümler ile iç kontrol ve güvenlik ilkeleri ile olan ilişkisinin analiz edilmesi hem yetkilileri hem de iç (veya dış) denetçiler ve çeşitli alanların yönetimi, çeşitli düzenlemelerin süreçlerini ve faaliyetlerini nasıl etkilediğini sormak veya ilgili düzenlemelerin var olup olmadığını sormak aynısı.
Kuruluşların, sadece soruşturmaları gerçekleştirmedikleri veya kontrolleri ve ilgili eylemleri planlamadıkları için resmi görevlere uymadıkları için kaç kez mali cezalara maruz kaldıkları merak edilebilir.
Bu bir planlama şeklidir, çünkü kuruluşun görevlileri her dönem için yapılacak kontrollerin sayısını, hangi unsurların veya kaynakların mevcut olacağını, hangi anketlerin kullanılacağını ve bunları kimin hazırlayacağını belirler. Delegasyon aracılığıyla, bir yandan kontrollerin yürütülmesinden sorumlu olanlar görevlendirilir.
Matris sistemi verimlilik puanlarını kullandığından, en düşük puanlardan kaynaklanan en büyük risk unsurları veya alanları, nedenlerin analizine ek olarak ayarlamaların ve düzeltmelerin önceliklendirilmesi gereken konulardır. Düşük puanlardan, onları ortaya çıkaran nedenleri bilmek ve bu şekilde onların çözümüne yönelik en iyi eylemleri benimsemek mümkündür.
Bu Matrix nasıl ve nasıl çalışıyor?
Söz konusu Matriste, sütunlarda Dış ve İç Düzenlemelerin yanı sıra başvurusu doğrulanması gereken İlkeler ve Politikalar da kaydedilmiştir.
Satır tarafında şirkette gerçekleşen Ürünler, Hizmetler, Alanlar / Sektörler - Faaliyetler / Süreçler var.
Bu nedenle, sütun ve satır başlıkları yerleştirildikten sonra, alanların, faaliyetlerin ve ürünlerin uyması gereken düzenleme ve ilkelere dayalı olarak birbiriyle ilişkilendirilmelidir (Örnek: Satış / Ulusal Vergiler "Nokta 1.1"). Satırda yer alan kalem ile sütundaki madde arasında ilişki yoksa bu boşluk iptal edilir (gölgelendirilir) (Örnek: Araştırma ve Geliştirme Merkez Bankası'ndan uygulama kuralı yoktur).
Her bir kutuya atanan noktalar, ilgili kontrol anketlerine ve Denetim El Kitabına karşılık gelir, bu nedenle, aynı zamanda, kontrol bütçesindeki kaynakların tahsis edilmesinin yanı sıra dönemlere göre kontrol sayısını belirlemeye ve ilgili kontrol için sorumluluğu devretmeye hizmet edeceklerdir.
Bu matristen başlayarak, bu noktalar ayrıştırılır. Satış durumunda, bunlar, bir yandan faturalama ile ilgili düzenlemelere, diğer yandan da algılar, katma değer vergisi ve müşterilere karşılık gelen belgelerle ilgili olanlara sahip olan ulusal vergi hükümlerine tabidir. Ardından, buna dayanarak, matrisin çeşitli noktalarının gerektiği gibi tamamlandığını doğrulamak için anketler oluşturulacaktır.
Anketlerde söz konusu sorunun numarasına karşılık gelen bir birinci sütun, ilgili soru ile bir ikincisi ve üçüncü ve dördüncü ise EVET veya HAYIR'a karşılık gelir. (Eke bakınız). Her anket için SI miktarı anketteki toplam soru sayısına bölünür ve 100 ile çarpılarak anket başına puanı elde etmek için 10 bazında uygulanacak bir uyum veya etkinlik yüzdesi elde edilir.
Örnek: Bir ankette 5'i EVET olan 8 soru varsa, yüzde 62.50, puan ise 6.25 puandır. Benzer şekilde, başka bir ankette 5'i evet olan 10 soru varsa, yüzde 50 ve puan 5 olur. Bu şekilde oldukça objektif bir analiz elde edilir. Ancak tüm sorular eşit öneme sahip değildir, bu nedenle sistem bir ağırlık verilerek geliştirilebilir. Böylelikle küçük yönlere 1 puan, orta düzey yönden 2 puan ve temel sorulara 3 puan verilecektir. Örnek: 3 değeri 1, 4 değeri 2 ve 3 değeri 3 olan 10 soruluk bir anket için maksimum puan 20 puan olacaktır. Olumlu cevaplar bir puanın 2'si, iki puanın ikisi ve üç puanın 1'i ise, alınan 9 puan,% 45'lik bir etkinlik yüzdesi ve 4.5 puan olan.
Nihai puanı en önemli yönlere daha duyarlı hale getirmek için bir, iki ve üç yerine puanlar bir, üç ve beş olabilir.
Matrisin her bir noktasına karşılık gelen puanı elde etmek için aynı mantık uygulanır, dolayısıyla matrisin belirli bir noktasını, tüm soruları olumlu yanıtlama maksimum puanı 40 ve toplamı olan dört anket ile sayarsak, 35 puan, etkililik yüzdesi% 87.05 ve puan 8.71'dir.
Son olarak ve tüm alanların - faaliyetlerin veya ürünlerin aynı sayıda kontrol noktasına tabi olmadığı göz önüne alındığında, tüm kontrol noktaları, mümkün olan maksimum puanı elde eden 10 ile çarpılır, önceki paragrafa göre elde edilen puanlar eklenir ve Alana göre etkinlik puanı elde edilerek, söz konusu maksimuma bölünür. Bakalım: alan veya etkinlik "Satışlar" toplam 14 dolaptan, 11 kontrol noktasına sahip. 11'i on ile çarparsak, maksimum 110 puanımız olur. Yapılan kontrollerden maksimum 80 puan geldiğini varsayalım, etkililik yüzdesi% 72,72, yani 7,27 puan.
Aynı kriter sütunlar için de geçerlidir, bu nedenle "Mülkiyet Kaydı" nın toplam 12 üzerinden altı puanlama kutusuna sahip olduğumuz için maksimum puan 60 puandır. Alınan puan 60 puan ise,% 100 etkililiğe ve 10 puan alacağız.
Satır başına toplamlar (alanlar, faaliyetler / süreçler, ürünler / hizmetler), sütun başına toplamlar ve kutu başına puanlar temelinde, sorunların analizi ve çözümü için öncelik düzeyi sıralanır.
Bu nedenle, ISO 9000 ve ISO 14000 standartları ile ilgili olarak ürün ve hizmet kutularında düşük bir puan alınması, kalite kontrolleri açısından hemen dikkat edilmesi gereken sorunlara işaret ediyor olabilir.
Unutulmamalıdır ki, Matristeki toplam sütun sayısı, örneğin, her yerin veya ülkenin düzenlemelerine ve aynı zamanda kontrol altındaki şirketin geliştirdiği faaliyetlerin miktarına ve içeriğine bağlıdır. Bu nedenle, örneğin, resmi Sanayi İstatistikleri kuruluşlarına bilgi sağlanmasına ilişkin düzenlemeler uygun şekilde eklenebilir.
Dolayısıyla, bu Matriste gözlemlenen toplam puanlardan Satın Alma alanında sorunlar (vergi, kalite ve iç kontrol hükümlerine çok etkisiz bir uyumun ürünü) gözlemlenmekte, düzenleyici tarafta ise uyum konusunda düşük bir performans söz konusudur. ISO 9000 / ISO 14000 Yönetmeliği hükümlerine ve Merkez Bankası hükümlerine karşılık gelen hükümlere (kontrol organının banka finansmanına erişmek için ihtiyaç duyduğu kredi portföylerinin ve özel bilgilerin oluşturulması; kredi limitlerinde veya faiz oranında bir artış).
Sonuçlar
Böylelikle, Üst Yönetimin tüm kontrollere uyulduğunu, söz konusu doğrulamalardan kimlerin sorumlu olduğunu, her nokta için kontrolleri en son ne zaman ve neyle gerçekleştirdiklerini Kontrol Matrisi aracılığıyla doğrulayabiliyoruz. Sıklık. Farklı noktaların ve sahip oldukları sorunların göreli önemine bağlı olarak, kontrol ve düzeltme önceliği verilecektir.
Alanlardan sorumlu olanlar ve ister iç ister dış denetçiler olsun, kontrolden sorumlu olanlar, farklı hükümlere matris (matris muhakeme) uygunluğunu doğrulayabilir ve gerekçelendirebilir.
Matris, risk faktörlerinin% 100'ünü tasarlar, dolayısıyla işletmenin varlıklarına ve finansmanına zarar veren kusurları önlemek veya düzeltmek için zorlu bir araçtır.
Kontrol Matrisi, diğerlerinin yanı sıra, ürün ve hizmetlerin kalitesinin korunmasının yanı sıra, dolandırıcılığın önlenmesi veya ürün ve hizmetlerin kalitesinin korunması kadar vergi düzenlemelerine uyuma da büyük önem vermektedir. Bu nedenle, söz konusu matrisin Yöneticiler tarafından basılı veya monitör aracılığıyla hızlı bir şekilde görüntülenmesi, şirkete zarar veren alanları bilmelerine, nedenleri veya nedenleri analiz etmeye devam etmelerine ve ardından ilgili ayarlama önlemlerini uygulamalarına olanak tanır.
Nihayetinde Ana Şirket, dolandırıcılık, risklere karşı sigorta eksikliği, düşük kalite seviyeleri, yasal hükümlere uyumsuzluk, bilgi eksikliğinden kaynaklanan kayıpları ortadan kaldırmayı veya azaltmayı hedeflediği için bir kar üreticisidir. diğerleri arasında optimal.
Kuzey Amerikalıların dediği gibi: "Basketbol maçları iyi savunmayla kazanarak başlar." Rakipler bizi daha çok dönüştürürse, daha fazla puan almak faydasızdır. Aynı şekilde, büyük bir kısmı dikkatsizlik, israf ve kontrol eksikliğinden kaynaklanan kayıplar tarafından emilirse, çok çalışmak ve satış yapmak çok az fayda sağlayacaktır.
Matrix'in her bir sektörü veya kontrol noktası, bir zincirdeki halkayı temsil eder ve bir zincir, yalnızca en zayıf halkası kadar güçlüdür, bu nedenle, şirket ile ilgili çeşitli hususlara uygunluğu önleyici olarak doğrulamanın, kontrollerden sonra düzeltmenin önemi düşük veya yetersiz etkililik düzeylerine sahip yönler, alanlar, süreçler, etkinlikler, normlar ve ilkeler.
Orijinal dosyayı indirin
