Süreç iyileştirme kavramlarıyla çalışan veya çalışmış olan tüm insanlar bu alandaki geleneksel teknikleri bilir: yeniden yapılandırma, sürekli iyileştirme, kalite araçları, süreç yönetimi vb.
Bununla birlikte, bu bağlamda, yeni teknolojiler iş süreçlerini tamamen yeniden tanımlayabilmek için çok önemli bir araç sağlar ve yeniden yapılandırma kavramına önemli bir dönüş sağlar.
Süreç iyileştirmede teknolojiden yararlanmanın anahtarı bilginin işlenmesidir çünkü yeni teknolojiler , bilgi ile desteklenen herhangi bir süreci yeniden tanımlamaya açıkça yardımcı olur.
Konsepti daha net hale getirmek için bir örnekle çalışalım. Kendini bir üreticiden tedarik eden ve ardından perakendecilere dağıtan bir toptancıdaki sipariş yönetimi sürecini ele alın.
Tipik bir süreçte, toptancı perakendecilerden gelen siparişleri yönetmekten ve üreticiye belirli bir koşul, genellikle stok seviyesi, sipariş boyutu veya belirli teslimat süreleri (veya değişen diğer parametreler) meydana geldiğinde sormaktan sorumludur. her özel durumda).
Böylece toptancının müşteri hizmetleri departmanında siparişler - telefon veya faks yoluyla - perakendecilerden alınır. Örneğin, toptancının stoğu belirli bir miktardan az olduğunda, toptancının satın alma departmanı üreticiden bir sipariş oluşturur.
Bu siparişten sonra üretici onu planlamasına girer, kendisi tedarik eder, ardından tedarikçilerine sipariş verir ve onu üretir. Ürün üretildiğinde toptancıya servis edilir. Toptancı siparişi aldığında, sırayla onu perakendecilere dağıtır.
Açıkçası, tüm bu sürece, ilgili teslimat notları, faturaları, satın alma siparişleri, siparişleri vb. Eşlik ediyor. normalde kağıt üzerinde verilir ve faks veya telefonla iletilir. Aynı zamanda insanlar arasındaki iletişimin doğasında olan maliyetler de eşlik eder.
Bu sürecin çok önemli bazı verimsizlikleri vardır:
1. Birçok basit "işlem dizisi", karşılık gelen maliyet, zaman ve verimsizliğe sahip kişiler tarafından gerçekleştirilir. Satın alma emirlerinin düzenlenmesi, bir siparişin alınması, planlamaya giriş, fatura ve irsaliye düzenlenmesi ve gönderilmesi gibi unsurlar. Otomatik değildirler ve bu nedenle maliyeti çok yüksektir.
2. Üretici ve perakendeci önyargılı ve güncel olmayan bilgilere sahip olduğundan toptancı bir " bilgi gizleyici " olarak hareket eder.
3. Süreç hakkında basit bir şekilde temel göstergeler hakkında gerçek zamanlı bilgi yoktur.
4. İçindeki gerekli bilgilerin yönetimine müdahale eden çok sayıda kişi olması nedeniyle süreçte hataların varlığı.
5. Belirtilen verimsizlikler nedeniyle çok uzun bir işlem süresi.
6. Süreç boyunca tüm taraflardan bilgi eksikliğinden kaynaklanan yanlış stok yönetimi.
Yeni Teknolojiler kullanarak bu sorunun çözümü, üretim yönetimi, envanter yönetimi, tedarikçi yönetimi, lojistik, uygunsuzlukların yönetimine yardımcı olan tedarik zincirinin yönetimi için ERP bilgi sistemlerinin ve araçlarının kullanılmasıdır., vb.
"İdeal" süreç, hem üretici hem de toptancı ve perakendecilerin, süreçle ilgili tüm "basit" görevleri otomatikleştirmek için birbirleriyle (muhtemelen İnternet üzerinden) iletişim kuran ERP'lere ve tedarik zinciri yönetim araçlarına sahip olmaları olacaktır..
Böylece, bir perakendecinin müşterilerinden biri tarafından bir tüketimi tanıttığı anda, bu bilgi otomatik olarak tüm zincire (hem toptancıya hem de üreticiye) aktarılabilir ve ikincisi planlama için daha fazla bilgiye sahiptir.. Bu planlama, teslimat sürelerini iletmek için doğrudan toptan ve perakende sistemleriyle iletişim kuran ve kabul edilebilir süreler içinde olduklarını doğrulayan, dolayısıyla daha fazla esnekliğe sahip olan üreticinin ERP'si tarafından yürütülecektir.
Ek olarak, büyük miktarda bilginin yönetimi, sürece özgü görevlerde (teslimat notları, faturalar, satın alma siparişleri, siparişler vb.) Büyük ölçüde otomatikleştirilerek hem maliyetleri, zamanı hem de hataları büyük ölçüde azaltır.
Açıkça, bu yaklaşım tüm ilişkili süreçleri ve konuları tamamen yeniden şekillendirir ve bu da büyük avantajlar sağlar:
1. Maliyetleri ve işlem sürelerini azaltın (idari süreçlerde yaklaşık% 50). Bu şekilde, yönetim süreçlerinin maliyeti ve süresi büyük ölçüde otomatikleştirildiğinden, sürecin verimsizliklerinin büyük bir kısmından kaçınarak büyük ölçüde azaltılır. Sipariş yönetimi, üretim yönetimi süreçlerini açıkça etkiler,
2. Daha iyi planlama ve daha fazla esneklik sağlayan süreç hakkında daha fazla şeffaflık ve bilgi. Bu özellik, bilginin talebe hızlı bir şekilde adapte olmak ve yanıt vermek için gerekli olduğu mevcut ortam gibi değişen bir ortamda gereklidir.
Açıktır ki, bu özel durumda internetin dağıtım üzerindeki etkisi de dikkate alınmalıdır.
Bu örnek, temel olarak ERP'leri ve tedarik zinciri yönetimi çözümlerini kullanarak bilgi yönetimi fırsatlarını göstermektedir.
Diğer süreçlerde de benzer faydalar müşteri ilişkileri yönetimi araçları, bilgi yönetimi, iş zekası, kurumsal portallar vb. İle bulunur.
Açıkçası ve başlangıçta belirtildiği gibi , süreçlerin ve maliyetlerin net bir vizyonu olmadan elde edilemese de, söz konusu süreçlerin radikal olarak yeniden tanımlanması teknoloji olmadan gerçekleştirilemez.
Sonuç olarak, süreçlerinin net bir haritasına sahip olan kuruluşlar, etkinliklerini ve verimliliklerini artırmak için Yeni Teknolojilerin her birindeki ve daha da önemlisi hepsinin içindeki etkisini analiz etmeli ve bu nedenle, Operasyonlarında mükemmellik.
