Sözlerine dikkat et. Kötü ifade edilen en iyi fikirler göz ardı edilebilir ve tamamen başarısız olabilir.
Danışman olarak yaptığım faaliyet nedeniyle yıllardır her türden metin yazıyorum. Bu da beni yazılı metinleri incelemeye ve bu konuda alarm vermeye sevk ediyor.
Kesinlikle, yeni bir web kültürü ile birlikte görsel-işitsel medyanın gelişmesi, dili kullanmanın ciddi zorluklar gibi görünmesine neden oluyor. Hem içerikten hem de dilden kendi ifade aracı olarak bahsediyorum.
Açıkça mantıksal bir öncelik var: Bunu nasıl ifade edeceğimizi bilmiyorsak, ne söylememiz gerektiğinin ne önemi var?
Uzun bir ticari iletişim ilişkisi başlatmayacağım, her açıdan zayıf, çünkü bu sıkıcı olurdu. Ama daha iyi bir şey öneriyorum. Ofisinize gönderilen e-postaları okuyun ve aşağıdaki noktalarda test edin:
1. Ana fikir açıkça anlaşılıyor mu ve ikincil fikirlerden ayırt ediliyor mu?
Pek çok iletişimde, çok farklı hiyerarşi kavramları karışık görünmektedir.
Örneğin, bir yöneticinin üretim planlarının özünü ortaya çıkarmak için on satır ayırdığı, "bu arada, Pablo'nun gecikip geç kalmadığını bana bildirin" gibi durumlar arasında bir araya geldiklerini gördüm. Söylemin sürekliliğini bozar ve konular farklı bir hiyerarşi düzeyindedir. Hadi, bu bir kahve sohbeti değil…
2. İletilen şeyi ikna etme veya ispat etme hedefinize ulaşabiliyor musunuz?
Ve bu hem tahsilat talep notu hem de potansiyel bir müşteriyi çekmek için geçerlidir.
Bu, şu şekilde sentezlenebilir: Muhatabım için faydalar açısından ortaya konan, beni size yazmaya iten nedeni yeterince aktarmalıyım. Örneğin, bir ödeme talep mektubu hazırlayın (bu çok rahatsız edici).
Bunun yerine:
«… Ödemenizde xx gün gecikme olduğunu doğruluyoruz ve bunu mümkün olan en kısa sürede düzenlemenizi istiyoruz. Yirminci güne kadar bunu yapmazsanız, avukatlarımıza haber vereceğiz.
Böyle bir şey daha iyi olamaz mı?
«Sevgili Bay Pérez, tahsilattan sorumlu kişi olarak, 20. gün için planlanan ödemenizin gerçekleşmediğini fark ettim. Bu, finansal planlamamızda bir dizi güçlük yaratır ve sizi, genellikle önemli maliyet aşımları olan avukatları içeren olağan tahsilat kurtarma sürecine girmekten kurtarmak istiyorum. Şirketimizde iyi bir siciliniz var ve bunu dikkate alarak, kesinlikle bulacağımız uygun bir iptal biçimini birleştirmek için XXXXXX adresinden benimle iletişime geçmenizi rica ediyorum. "
3. Amacınız için tam uzantıya sahip misiniz?
Fazla kelime, herhangi bir konuyu karıştırmaya meyillidir ve çok dikkatli olmak, en azından yardımcı olmaz. Ancak bu büyük ölçüde alıcınıza bağlıdır.
Onu okuduğunuzda (kendinizi muhatabın yerine koyarak), sizinle konuştuklarını veya herhangi bir toplu notun bir kopyası olduğunu hissediyor musunuz?
Bir önceki noktayla tam olarak ilgili olarak, kendinizi okuyucunun bakış açısına göre koymak birçok rahatsızlığı önler. Aşırı kalabalık bir dönemde birisinin özellikle size yazdığı duygusu kendi içinde özel bir etkiye sahiptir.
Kısacası, e-postayı kim oluşturdu, yazmadan önce kendilerini duruma soktular mı?
4. İletişimi alan kişinin özelliklerini hesaba katıyor musunuz?
Son bir öneri: sadece alıcıyı değil, aynı zamanda durumlarını da düşünün. Tahmin edemezsiniz, ancak yazdığınız kişinin profilini bilebilirsiniz.
Programları tamamen karışmış, kalıcı değişiklikler geçirmiş ve beklenmedik toplantılarla dolu birçok iş müşterim var. Ne yaptığım? Kısa metinler yazıyorum ve bu başlıktan dikkat çekiyor.
Örneğin: FABRİKA TUCUMAN'DA ÜRETİM DURDURULDU… ve sonra bir makinenin kırıldığına dair açıklama vb.
Başlık EĞİRME MAKİNESİ PROBLEMLERİ olsaydı, etki çok farklı olurdu.
Kısacası, sözlerinize dikkat etmek, yanlış anlamaları azaltarak ve gerekenleri hassas bir şekilde vurgulayarak iş verimliliğini artırmanıza olanak tanır.
İyi bir fikriniz varsa, iletin.
Ve yardıma ihtiyacınız olursa, bunun için buradayız.
