Süreç yönetimi, modern iş yönetiminde kanıtlanmış bir araçtır, böylece daha kısa sürede daha iyi sonuçlar verir ve böylece kuruluşların performansında rekabetçilik ve mükemmellik elde eder, aslında ISO 9001: 2000 standartlarının da temelini oluşturur EFQM mükemmellik modelinin yanı sıra. Bu çizgiyi takiben, bu çalışma, önemli süreçlere odaklanarak Gıda Sanayi Bakanlığı İhracatçı İthalat Şirketi İhale Dokümanı'nın ihale dokümanının hazırlanmasında yer alan kilit süreçlerde bir analiz yapmayı ve iyileştirmeler önermeyi amaçlamaktadır.
Bu amacı gerçekleştirmek için tez bir giriş, üç bölüm, sonuç, öneri, kaynakça ve eklerde yapılandırılmıştır. Birinci bölümde süreç yönetiminin temel teorik temelleri açıklanmaktadır. İkinci bölümde, Dış Ticaret Bölümü, yönetimi ve sonuçları üzerinde durularak ALIMPEX şirketinin genel bir karakterizasyonu yapılmıştır. Aynı şekilde, şirketten incelenen alana kadar her alanda yer alan süreçler tanımlanmıştır. Son olarak, üçüncü bölümde, her biri için süreç haritaları, süreç diyagramları yapılmış ve anahtar süreçlerin analizini ve iyileştirilmesini geliştirmek için metodoloji uygulanmıştır. Bu çalışmayı gerçekleştirmek için birincil ve ikincil bilgi kaynakları kullanıldı,Organizasyonun işçileri ve yöneticileri ile istişareler ve değişim ve metinlerin istişare edilmesi OTIDA tekniği ve VISSUAL PARADIGM yazılımı kullanılmıştır.
MINAL, ALIMPEX'in ihracatçı ithalat şirketi
Alimpex şirketinin organizasyon şeması Kaynak: Kendi detaylandırma.
Bu yapı, şirketin ithalat faaliyetini desteklemek amacıyla oluşturulmuş olmasına rağmen, şirket, satın alma faaliyetinin diğer alanlar tarafından usulüne uygun olarak desteklenmesini sağlamak için gerekli olgunluk ve deneyimi sağlamak amacıyla yeniden yapılanma sürecindedir.
Örneğin, iş zekası müdürlüğü, alıcının sütunlarından biri olarak işlev görmek üzere oluşturuldu. Önemi, bilgi, referanslar ve veri tabanları bakımından arka koruması olmanın ötesine geçmekte, aksine, bu tür faaliyetlerde temel olan bir karşılıktır.
Benzer şekilde, Lojistik Bölümü gümrük prosedürlerinden, müşteri faturalandırmasından, hem hava hem de deniz sınırındaki mal yüklerinin işlenmesinden sorumludur.
Dış Ticaret Bölümü.
ALIMPEX Dış Ticaret Bölümü organizasyon şeması aşağıda gösterilmiştir. Aşağıdaki organizasyon şemasında görülebileceği gibi, bu bölüm, çok farklı özelliklere sahip, ancak birbiriyle iç içe ürün türlerine bölünmüş 3 büyük satın alma grubundan oluşmaktadır:
ALIMPEX'teki COMEX Bölümü organizasyon şeması. Kaynak: kendi kendine yapılan.
Alimpex'in temel gelir kaynakları.
Bir OACE'ye ait herhangi bir ithalatçı gibi, serbestçe dönüştürülebilir para birimi için sadece% 2.5 ve ulusal para birimi için% 0.8 olan ALIMPEX durumunda, müşterilerinin faaliyetlerindeki kar marjları minimumdur.
Bu şirket çok yakın zamanda kurulduğundan, yönetiminin sonuçlarının grafiklendirilmesine izin veren istatistiksel bir veritabanı yoktur.
Alimpex şehrindeki ana destinasyonlar.
ALIMPEX destinasyonları yalnızca ücret ve giderlerin ödenmesi ile sınırlıdır. Yatırımlar söz konusu olduğunda, bunlar ithalatçının bağlı olduğu GEIA tarafından finanse edilmektedir.
ALIMPEX'te süreç yaklaşımı. Onu oluşturan süreçlerin tanımlanması.
Süreç yönetimi, yetkinliklerle yönetimin uygulanması ve iş teşhislerinin yapılması için gerekli temeli oluşturduğundan, ithalat yönetiminin optimal işleyişi için kilit bir faktördür.
Bu faaliyeti gerçekleştirmek için, bölgedeki gerçek durumun teşhisini sağlayan bir dizi mantıksal ve tutarlı adımların gerçekleştirilmesi gerekir. Bu amaçla, mevcut bibliyografyaya danışılmış ve çeşitli Küba kurumlarında uygulamaya konulmuş ve doğrulanmış olan “örgütün iç süreçlerinin analizi ve iyileştirilmesi” yöntemi seçilmiştir.
Bu metodoloji, aşağıdaki adımları izleyerek referans olarak alınacaktır:
- COMEX Bölümünün kilit süreçlerinin tanımlanması, COMEX Bölümünün süreç haritasının hazırlanması, süreç akış diyagramlarının hazırlanması, süreçlerin analizi, iyileştirme önerileri, sürecin performansını ölçmek için göstergelerin önerilmesi Bağlantı sekmesi
Bir süreç yönetiminin katmer.
ALIMPEX'e dahil olan süreçler, ithalat yönetimi ve ihale şartnamelerinin hazırlanması belirlendikten sonra süreç haritaları çizilir.
Proses haritalarının hazırlanması.
Süreç haritası, tanımlanmış süreçleri ve birbirleriyle olan ilişkilerini göstermenin en temsili yolunu oluşturur ve kuruluşu oluşturan tüm süreçlerin grafiksel bir temsilini oluşturur. Süreç haritası, şirketin veya işletmenin planlanan sonuçlara nasıl ulaşmayı umduğunun grafik sunumuna uygun olmalıdır. Geliştirilmesi ve daha iyi bir yorumu kolaylaştırmak için, önceden belirlenen süreçlerin sığabileceği grupları düşünmek gerekir. Haritadaki süreçlerin gruplandırılması, haritanın bir bütün olarak birbiriyle ilişkisini ve yorumlanmasını kolaylaştırırken süreçler arasında analojiler oluşturulmasına izin verir.
Gruplandırma türü, belirli bir kural olmamasına rağmen kuruluşun kendisi tarafından kurulabilir ve kurulmalıdır.
ALIMPEX Şirketi'ne karşılık gelen üç süreç haritası, ithalat yönetimi ve son olarak, "ihale şartnamelerinin hazırlanması" süreci, bu çalışmanın analiz konusu olan bir süreç olarak aşağıda gösterilmiştir.
Aşağıda sunulan süreç haritalarını daha iyi anlamak için, analiz altındaki kilit süreçlerde farklı renkler kullanıldı ve başlangıç noktası olarak "İthalat Yönetimi" (mavi renk) MINAL, ALIMPEX ihracatçı ithalat şirketi; daha sonra, İthalat Yönetimi içinde, analizde daha doğru hale getirmek için süreç haritasının açıldığı “ihale şartnamelerinin hazırlanması” (kırmızı renk) süreci belirtildi.
ALIMPEX süreç haritası. Kaynak: kendi kendine yapılan.
ALIMPEX süreç haritası oluşturulduktan sonra, onu içeren ana süreçlerin belirtildiği ve bu çalışmanın kilit süreç nesnesinin kırmızı ile vurgulandığı ithalat yönetimi süreç haritası aşağıda sunulmuştur: Ihale şartnameleri:
"İthalat Yönetimi" sürecinin süreç haritası. Kaynak: kendi kendine yapılan.
Son olarak, bu çalışmanın en önemli süreç haritası hazırlanmakta ve sonraki analizlere yol açacak olan: İhale dokümanının hazırlanması süreç haritası. Kilit süreçler, her ikisi de içindeki en önemli iki süreç olarak tanımlanan “eşzamanlılık analizi” ve “fiyat analizi” dir.
"İhale Dokümanının Hazırlanması" sürecinin süreç haritası. Kaynak: kendi kendine yapılan.
İhale dokümanının hazırlanmasında yer alan iki kilit sürecin analizi ve geliştirilmesi.
Analizi gerçekleştirmek için yapılan ilk şey, süreç diyagramlarının hazırlanması, girdiler de dahil olmak üzere, faaliyetlerin bir bütün olarak yorumlanmasını kolaylaştırmanın yanı sıra, birbiriyle ilişkili tüm faaliyetleri daha organize hale getirmeye yardımcı olan diyagramlardır. ve süreç için gerekli çıktılar.
İhale Belgesinin kilit süreçlerinin ilgili diyagramlarını hazırladıktan sonra, analiz altındaki iki kilit sürecin düzgün işleyişini etkileyebilecek hataları tespit etmek için analiz yapılmıştır.
Bu analizi gerçekleştirmek ve alandaki sürekli gelişmeleri belirlemek için, farklı alt süreçlerin her biri için cevaplanan bir dizi soru dikkate alınmıştır:
- Süreçteki tüm adımlar mantıklı bir sırada mı düzenleniyor? Tüm adımlar değer katıyor mu? Kaliteye ulaşmak için bazı adımlar kaldırılabilir mi? Kaliteyi artırmak için bazı adımlar eklenmeli mi? Bazı adımlar sipariş edilmelidir mi? İşlemi oluşturan adımların her biri arasında orantılılık var mıdır? İşlem adımlarının her birinde hangi beceriler, ekipman ve araçlar gereklidir? Süreçlerden herhangi biri mekanize edilmeli veya otomatikleştirilmeli mi? Hangi noktada ölçülmeli veya kontrol edilmelidir? Süreçte en sık hangi hatalar meydana gelebilir?
Açıklanan sorular, başvurusunda, uygulamalı kuruluşlarda önemli gelişmelere yol açan etkili sonuçlar elde eden yazar tarafından hazırlanan metodolojinin bir parçasıdır.
İşlem sekmeleri.
Son olarak, süreç adımlarının sırasını simüle etmek ve temel bilgilerini sağlamak amacıyla Süreç Sayfaları oluşturuldu. Her sürecin temel belgesidir ve temel işlevi, analizi, yeniden tasarımı ve sürekli gelişimi için süreci tanımlayan ve tanımlayan temel unsurları düzenli bir şekilde toplamaktır. İşlem dosyası, içerdiği faaliyetlerin genel bir tanımını verir ve üç temel unsur içerir:
- Sürecin özellikleri (başlığı, sınırları, aktörleri, kaynakları, diğer süreçlerle ilişkileri, vb.) Sürecin dinamikleri (hedefleri ve göstergeleri ile ilgili) Sürecin temsili (akış diyagramı).
Analiz ve kilit sürecin iyileştirilmesi "Eşzamanlılığın analizi"
Anahtar süreç "eşzamanlılık analizi" ihale şartnamesi içindeki en karmaşık süreçlerden biridir, çünkü ticari zeka yönünün desteğinin çok önemli bir rol oynadığı dikkate alınması gereken bir dizi veriyi kapsar.
Bu sürecin kendisi, aşağıdaki iş süreci diyagramına dahil edilmesi imkansız olan birçok göreve sahiptir. Bu anlamda diyagram, bu süreçte en önemli olarak seçilen ve bu sürecin mevcut durumu hakkında küresel bir fikir vermeyi amaçlayan görevleri içerir.
"Eşzamanlılığın analizi" anahtar sürecinin diyagramı. Kaynak: kendi kendine yapılan.
Metodolojinin "Eşzamanlılık Analizi" anahtar sürecine uygulanması
| METODOLOJİ SORULARI | YANITLAR |
| 1. Tüm süreçler mantıklı bir sırada mı düzenleniyor? | EVET |
| 2. Tüm adımlar değer katıyor mu? | HAYIR |
| 3. Kaliteye ulaşmak için bazı adımlar kaldırılabilir mi? | EVET |
| 4. Kaliteyi artırmak için bazı adımlar eklenmeli mi? | HAYIR |
| 5. Bazı adımlar yeniden sıralanmalıdır mı? | HAYIR |
| 6. Süreci oluşturan adımların her biri arasında orantılılık var mı? | EVET |
| 7. Proses adımlarının her birinde hangi beceriler, ekipman ve araçlar gereklidir? | eş dost |
| 8. İşlemlerden herhangi biri mekanik mi yoksa otomatik mi olmalı? | EVET |
| 9. Kalite hangi noktada ölçülmeli veya kontrol edilmelidir? | Teklif analizi |
| 10. Süreçte hangi noktada en sık hatalar meydana gelebilir? | Tedarikçi seçimi |
"Eşzamanlılık Analizi" anahtar sürecindeki iyileştirme önerileri.
Metodoloji, eşzamanlılık analizi sürecinde önemli değişikliklere ve iyileştirmelere yol açar.
Piyasa referansları, hisse senedi ürünlerinin davranışı, önceki satın alımların referansları ve bu verilerin Ticari İstihbarat Müdürlüğü tarafından ihale şartnamelerinin hazırlanmasından sunulmasının önerildiği diğer bilgilerin ortadan kaldırılmasına karar verilmiştir. Benzer şekilde, örneğin müşteri tarafından daha önce test edilmiş ve / veya önceki satın alımlardan aynı olan ürünler söz konusu olduğunda, gerekli olmadığı durumlarda teknik onay talebinin ortadan kaldırılması önerilmektedir. Bu, bir öneriden daha fazlası, MINCEX'in 190 sayılı Kararının 24. maddesinde yer almaktadır (Bkz. Ek No. 2). Bu, her durumda teknik onay talep eden ALIMPEX PGI'nin aksine, alıcının yönetiminde gereksiz zaman kaybı yaratan bir şeydir.
Bu faaliyetlerin ortadan kaldırılmasıyla, alıcı rekabetin analizini ve genel olarak spesifikasyonun analizini incelemek için daha fazla zamana sahip olacaktır. Benzer şekilde, ticari istihbarat diğerlerinin yanı sıra fiyatlar, tedarikçi seçimi, dünya pazar referansları, önceki alımların referansları açısından alıcının karşılığı olacaktır; aynı zamanda satın alma yönetimine katma değer üretecek ve bu nedenle ithalatın kalitesine katkıda bulunacaktır.
Analizi daha açık hale getirmek için, eşzamanlılık analizinin mevcut durumunu önerilenlerden farklılaştırmak için grafiklerde farklı renkler kullanıldı.
Aşağıdaki şekilde, önerilen iyileştirme grafik ile temsil edilmektedir:
Geliştirilmiş sürecin şeması "Eşzamanlılığın analizi". Kaynak: kendi kendine yapılan.
İyileştirme teklifi yapıldıktan sonra, "Eşzamanlılığın analizi" sürecinin kilit süreci gerçekleştirilir:
| Süreç: Eşzamanlılık Analizi | Sahibi: Alıcı | |||
| Misyon: Ticari yönetimde verimliliğin ölçülmesini ve değerlendirilmesini sağlamak. | Belgeler: | |||
| Dürbün | Başlangıç: Tedarikçilerden teklif alma
Kapsar: İş Zekası bilgileri, teknik onaylar, döviz kurları, fiyat analizi ve diğerleri Son: ALIMPEX işe alım komitesinin sonucu. |
|||
| Biletler: Alınan teklifler.
Tedarikçiler: yerli veya yabancı tedarikçiler |
||||
| Çıktılar: Raporlar, müşteriye ticari faturalar
Müşteriler: MINALX ve üçüncü taraflara bağlı kuruluşlar MINCEX tarafından usulüne uygun olarak onaylanmıştır. |
||||
| Denetimler: Kayıtların ve satın alma durumlarının gözden geçirilmesi. | Kayıtlar: İşletme kayıtları | |||
| Kontrol değişkenleri:
Tedarikçi seçimi Tekliflerin onaylanması |
Göstergeler: Yukarıda belirtilenler. | |||
Analiz ve anahtar sürecin iyileştirilmesi "Fiyat analizi"
Bu analizi gerçekleştirmek için yapılan ilk şey, bu sürecin şemasını yapmak ve daha sonra analizini yapmak ve daha sonra, anlaşmayı kolaylaştırmak amacıyla yeni bir iş süreci diyagramında temsil eden iyileştirme önerilerini yapmaktı..
Diyagramlarda sadece en önemli görevlerin dikkate alındığını belirtmek önemlidir, çünkü fiyat analizi sayısız görevi ve dikkate alınacak verileri içeren karmaşık bir süreçtir. Bu işlemin mevcut durumunun diyagramı aşağıda gösterilmiştir:
Original text
| veya
burada: r = büyüme hızında azalma. n = tarihsel serilerin yıl sayısı. Pf = Geçmiş fiyat serisinin son yılının fiyatı. Pn = Geçmiş fiyat serisinin ilk yılının fiyatı.
Anahtar süreç "Diyagram analizi" diyagramı. Kaynak: kendi kendine yapılan. Metodolojinin "Fiyat analizi" anahtar sürecine uygulanması:
Anahtar süreçte iyileştirme önerileri "Fiyat analizi" Metodoloji, "Fiyat Analizi" alt sürecinde önemli değişikliklere ve gelişmelere yol açar. Piyasa bilgisi, hisse senedi fiyatları, son satın alma ve ulusal üretime referanslar ile ilgili tüm faaliyetlerin akıştan çıkarılmasına karar verildi, çünkü tüm bu veriler yürütmekten sorumlu olan İş Zekası Müdürlüğü tarafından sağlanmalıdır. Pazar ve fiyat çalışmaları, stok ürünlerinin davranışlarını izlemek ve ithalatçı firmada satın alma istatistiklerini tutmak Bu değişikliklerle birlikte, alıcı fiyat analizlerini yapmak ve ihale dokümanının hazırlanmasında daha iyi sonuçlar elde etmek için daha fazla zamana sahip olacaktır. Aynı şekilde ve en önemlisi, İş Zekası alıcının muadili olarak hizmet etti, çünkü şu anda alıcı fiyatları yönetiyor ve muadili olmadığı için analizin bir yargıcı ve tarafı. Ayrıca, Sözleşme Komitesi'ne katılan ticari istihbarat üyesinin, fiyatlar açısından alıcıya karşı muadili olarak aktif bir rol oynamasının yanı sıra, tedarikçileri. Yukarıdakilerin bir sonucu olarak, analizlerde daha fazla sadakatle, ihale şartnamelerinin sonuçları çok daha kaliteli olacak ve bu nedenle şirkete ve son müşteriye daha iyi sonuçlar getirecektir. İhale şartnamesinde yer alan bir diğer bilgi parçası, her ürün için tarife başlığıdır. Bu verilerin, bu alanda uzman olan Lojistik Bölümü tarafından beslenmesi önerilmektedir. Bu görevi, bu konuda genel bilgiye sahip olabilecek, ancak bu alanda eğitimli bir gösterge olmayan alıcıya alarak büyük bir risk altındasınız. Bu eksikliği çözmenin bir yolu, bu verilerin lojistik departmanından ALIMPEX Entegrasyon Sistemine dahil edilmesi olabilir. Alıcının her yeni satın alma işlemini her bir ürünün verileriyle sağlaması nedeniyle bu kabul edilemez. Yalnızca lojistikten erişim olacak ve ilgili tarife başlığını atayacaktır. Geliştirilmiş “Fiyat Analizi” süreci, anlaşmayı kolaylaştırmak için grafiksel olarak aşağıda gösterilmiştir:
|
