Organizasyondaki bilgi sistemlerinin denetimi

Bilgi sistemleri, kuruluşlar için en faydalı araçlardan biridir, çünkü denetimi sürekli bir süreç ve nokta olarak değerlendirmek önemli olmakla birlikte, farklı departmanların verilerinin yanı sıra günlük olarak ortaya çıkan faaliyetlerin depolanmasına, dönüştürülmesine ve açığa çıkarılmasına izin verir. kalkış.

denetim-sistemleri-info-organizasyon-hedef

Bilgi sistemleri, doğru veri yönetimi ve bir kuruluşta verimlilik ve verimliliğin artırılması için başlangıç noktası olmuştur. Bunların kökeni ve 50'li yıllara kadar güçlü bir gelişimi var. Küreselleşme ve teknolojik inovasyon ile, kamu veya özel sektörde, faaliyetlerinin her birini bir bilgisayar kullanarak kaydetmeyen ve internet kullanımı sayesinde bu cihaz üzerinden bilgi alışverişinde bulunan hiçbir şirket olmadığını belirtmek son derece önemlidir. Bu teknolojik devrim, kuruluşların en çok korunan noktalarından biri olduğu için, finansal bilgilerde özellikle güvenilir olduklarını umarak, bilgileri bilgi sistemleri yoluyla yedekleme ve koruma ihtiyacına sahip olmaya teşvik eder.

Ama… gerçekte, bir Bilgi Sistemi nedir ve neyi kapsıyor? Daha sonra, farklı yazarlara göre Bilgi Sisteminin tanımı:

"Bir bilgi sistemi, bir kurumun bilgi taleplerine dikkat etmek, karar verme ve eylem geliştirme için daha iyi destek sağlayan bilgi düzeyini yükseltmek amacıyla birbiriyle ilişkili bir dizi unsurdur."

(Peña, 2006).

“Bir şirketin veya işletmenin faaliyetlerini desteklemek için birbirleriyle etkileşim kuran bir dizi unsurdur. Bilgi sisteminin çalışması için gerekli bilgisayar ekipmanını ve sistemi kullanan insanlardan oluşan Bilgi Sistemi ile etkileşime giren insan kaynağını dikkate alarak. ”

(Peralta, 2008).

Yukarıdakilere uygun olarak, bilgi sistemi, şirketin yönetime ihtiyaç duyduğu yapılandırılmış, doğru ve zamanında bilgileri sunmak için, daha sonra işlenmek üzere aralarında depolanabilen ve girilebilen bir dizi öğe veya veri olarak tanımlanabilir, operasyon, kontrol ve karar verme.

BİLGİ SİSTEMİ ELEMANLARI

Fuentes'e (2003, s.17-21) göre, aşağıda detaylı olarak bahsedilecek olan bir bilgi sistemini oluşturan farklı unsurlar vardır:

1. İNSAN KAYNAKLARI

İnsan kaynağı, bir kuruluşu oluşturan insan grubudur ve bunlar her gün Bilgi Sistemi ile etkileşime girer, sırayla bilgi almak ve onu şirkete dahil etmekten sorumlu ve eğitimli bilgisayar ve sistem operatörleri olabilirler. sistem; ya da bu bilgileri geliştiren ve bu bilgilerle çalışan, analist ve sistem programcısı olan bilgi sistemleri uzmanları. Bu, daha önce oluşturulmuş bir bilgi sistemi kullanan ve özel ve ayrı bir ofiste çalışabilen istemciler olarak da adlandırılan son kullanıcıları da içerir.

2. DONANIM

Donanım öncelikle bilgi işlemede kullanılan fiziksel cihazlardan oluşur. Takımlar Merkezi İşlem Birimlerine (CPU) ve Belleğe bölünür

Baş.

Merkezi işlemciler olarak bilinen Merkezi İşlem Birimleri mikroişlemciler içerir ve "bilgisayar beyni" ni oluşturur.

Ana Bellek, daha sonra CPU tarafından işlenecek olan veri ve programların saklandığı yerdir, sırayla iki tür belleğe ayrılır: RAM (programların ve verilerin yürütülmeden veya işlenmeden önce bulunduğu alan) ve ROM belleği (depolanan bilgilerin sık çalışan ve içeriği zaman içinde değişmeyen bilgiler ve programlar içerdiği alan).

3. ÇEVRESEL CİHAZLAR

Temel olarak CPU'ya bağlı olan ve bilgisayar ve kullanıcı (insan kaynakları) arasında bir iletişim kanalı görevi gören unsurları ifade eder. Üç aygıta ayrılır: giriş, depolama ve çıkış aygıtları.

Giriş aygıtları veri girmek ve girmek ve bilgisayara sipariş vermek için kullanılır. En yaygın olanları, örneğin klavye, fare, tarayıcı ve kameralardır.Bilgisayarlar kapatıldığında kaybolmayan ve gerektiğinde silinebilen bilgileri depolamak için depolama aygıtları kullanılır. En yaygın olanları sabit sürücülerdir ve çıkış aygıtları elde edilen bilgileri dışarıya iletmek için kullanılır. En yaygın kullanılan ve en iyi bilinen birimler monitörler ve yazıcılardır.

4. YAZILIM

Sistem ve uygulama yazılımına ayrılmıştır. Sistem yazılımı bir dizi bilgisayar işletim sistemi programıdır, örneğin Windows MR ve uygulama yazılımı son kullanıcı programlarıdır, ilk kez olabilir ve veritabanlarına tabi olabilir

5. VERİLER

Alfasayısal veriler (harflerden ve rakamlardan oluşan) da dahil olmak üzere birçok yönden sadece metin, cümle veya paragraf, resim, sayı, ses ve videodan oluşabilirler.

Veriler iletişim ağlarına ve ağ desteğine ayrılabilir.

İletişim ağları, bilgisayar ekipmanının birleştirilmesine izin verir ve böylece aralarında bilgi paylaşır; bunlar, elektriksel impulslar aracılığıyla veri ileten iletken araçlar veya verileri aşağıdaki gibi frekanslardan ileten yayılan araçlar içerir. örneğin, radyo dalgaları.

Ağ desteği, iletişim ağlarını yönetmeye ve kullanmaya yardımcı olan insan kaynaklarını, donanımı ve yazılımı içerir.

BİLGİ SİSTEMİ SÜRECİ

Bilgi sistemleri, bilgi ile çalışırken yapılması gereken temel faaliyetlere sahiptir:

Bilgi girişi: sistemin, bilgileri işlemek için gerekli verileri, klavye, barkodlar, diskler ve diğerleri gibi farklı yollarla aldığı işlem. Bilgi depolama: bilgisayar gibi bir cihazda yapılan en önemli faaliyetlerden biridir, çünkü bu özellik sayesinde sistem bilgileri hatırlayabilir ve uzun süre saklayabilir. Bilgi işleme: Bilgi sistemlerinin bu kalitesi, kuruluşta karar vermede kullanılabilecek farklı bilgi kaynakları yoluyla verilerin dönüştürülmesine olanak tanır Bilgi çıktısı: bir sistemin kapasitesidir. İşlenen bilgileri veya giriş verilerini dışarıya almak için bilgi.

BİLGİ SİSTEMİNİN ÖNEMİ

Bir kuruluşun bir bilgi sisteminin önemini ve ağırlığını bilmesi önemlidir, çünkü bu, firmanın doğru yönetimi ve yönetimi için gereklidir. Bu nedenle, işletme yönetimi ve yönetimi alanlarına odaklanan tüm profesyonellerin bu kavramı duymuş ve incelemiş olması gerekir. Aynı zamanda,Bu hedefe ulaşmak için şirkette ne tür bir bilgi sisteminin yanı sıra ortaya çıkabilecek fırsat alanları hakkında temel bir anlayışa sahip olmak son derece önemlidir, tüm bu sistemler yönetildiği için bilgi teknolojisi alanında bilgi ve becerilere sahip olmak önemlidir. verilerin yanı sıra teknolojik ekipmanın yanı sıra başarılı bir organizasyonun gelişmekte olduğu dinamik ortamda rekabet kabiliyetini sınırlayan bu değişim aşamasına geçmemesi çok risklidir.

Bu nedenle, bilgi sistemlerinin doğru yönetimi yöneticiler için büyük bir zorluktur. Böylece bilgi sistemlerinin işlevi aşağıdakileri temsil eder:

Bilgi sistemleri, muhasebe, finans, operasyon yönetimi, pazarlama, satış ve insan kaynakları yönetiminin işlevleri kadar iş başarısı için önemli olan şirket içinde işlevsel olan herhangi bir alana uyarlanabilir. Bir diğer önemli işbirliği de operasyonel verimlilik, verimlilik ve müşteri memnuniyetinin ölçülmesinde yer almaktadır.Bunun için önemli bir bilgi ve destek kaynağı, Organizasyonlara rakiplerine karşı stratejik bir avantaj sağlayan yeni rekabetçi ürün ve hizmetlerin geliştirilmesinin temel bir parçasıdır.

DENETİM

Denetimlerin tarihi, egemenlerin finansal operasyonların doğruluğunu doğrulamak için bakım talep ettikleri, daha sonra ticaretin gelişmesiyle birlikte, 1862 yılında İngiltere'de ilk denetimlere duyulan ihtiyacın ortaya çıktığı eski zamanlardan beri kaydedilmektedir.

Öte yandan, idari teori ve Taylor ve Farol'un katkıları, her yöneticinin veya yöneticinin sahip olması gereken beş işlev öneriyor: planlama, organize etme, sipariş verme, koordine etme ve kontrol etme, yukarıdaki gibi, kontrol işlevinin yanında gerçekleşti. Denetim, belirli alanlarda ve faaliyetlerde yürütülen veri ve kanıtların toplanmasına ve değerlendirilmesine, daha sonra raporlamayı bitirmek ve böylece doğru ve optimal kararlar verebilmek için ölçülebilir bilgi yapmak için entegre edilmiştir.

Farklı yazarlara göre denetimin bazı tanımları:

(Juan Ramón Santilla González (Denetçi) kitap denetiminde, 2000)

(ISO, 2011)

“Denetim, etimolojik olarak, 'duymak' anlamına gelen Latince fiil seslendirmesinden gelir; bu da, kökenine , doğrulamalarına maruz kalanların gerçeğini veya sahteliklerini yargılayarak, esas olarak bakarak işlevlerini kullanan ilk denetçilerden kaynaklanır. Bununla birlikte, denetim için İngilizce fiilden geldiği söylenir, bu da 'gözden geçirmek' veya 'müdahale etmek' anlamına gelir. ”

(Wikipedia, 2018)

Denetimin, bilgi ve istatistik gibi farklı bilgi alanlarında teknik ve metodoloji kullanan disiplinlerle yakından ilişkili olduğunu anlamak son derece önemlidir. Diğer yandan, genel olarak denetim, kuruluşların teşhisi için iç kontrolün geniş özelliklerine sahip bir süreçtir.

İç, idari ve bilgi denetimi gibi farklı denetim türleri vardır. Bu makalede, bilgi sistemlerine odaklanan denetim ve kurumlar üzerindeki etkisi açıklanacaktır .

BİLGİ SİSTEMLERİ DENETİMİ

Medelayne L. Vega García'ya göre, makalesinde: Örgütlerdeki bilgi denetimleri (2006), bilgi denetimini “kuruluş içinde bilgi kullanımının teşhisi ve herhangi bir alan için geçerli bir yönetim meteorolojisi ve bilgi ihtiyaçlarını ve bunlara karşılık gelen kaynakları belirleyen kurum. Kurumsal bilgi politikasının oluşturulmasına ve değerlendirilmesine, bir kuruluş için değer yaratmaya ve bilginin belirlenmesine katkıda bulunmak ”

Bilgi denetimi genellikle her tür kuruluş için ve örneğin yeni hizmetlerin yaratılması veya kurumsal bilgi politikalarının değerlendirilmesi gibi diğerlerinin kullanımı için çok esnek ve uyarlanabilir niteliktedir. Bu genellikle değişiklikleri tanımlamak ve kuruluştaki bilgileri yeniden yapılandırmak, yeterli çözümler ve kurumsal bilgi stratejileri sunmak için idealdir.

Bilgi denetimi iki açıdan işleyebilir:

1. - Küresel

2. - Kısmi

Birincisinde, stratejik denetim olarak da bilinen kuruluş içindeki bilgilerle ilgili gerekli unsurlar öngörülür ve ikincisinde denetim doğrudan işlev veya süreçte gerçekleştirilir ve operasyonel denetim olarak adlandırılabilir.

AMAÇ

Bir denetimin temel amacı, iç kontrollerin etkili ve verimli bir şekilde çalışıp çalışmadığını ve bunların şirketi tehdit eden herhangi bir riski en aza indirgediğini göstermektir, sistemin güvenilir olup olmadığı ve veri gizliliği, bilgi sistemi ve bütünlüğü.

ÖNEM

Bilgi sistemlerine odaklanan denetimler, uygulamaları söz konusu olduğunda genellikle birçok avantaja sahiptir, çünkü maliyet tasarruflarından kaynakların en rasyonel ve etkili yönetimine ve stratejilerin geliştirilmesine kadar değişebilirler.

BİLGİ SİSTEMLERİNDE DENETİM YÖNTEMİ

Denetim genellikle, gelişmeleri ölçebilecek ve hataları zamanında tespit edebilecek bir takibe katkıda bulunmak için periyodik planlama gerektiren sürekli bir süreçtir. Kuruluşlar denetim yapmaya adapte olduktan sonra, denetim söz konusu olduğunda daha hızlı hale gelirler ve halihazırda uygulanacak tek bir standart yöntem olmadığından farklı metodolojiler kullanılır.

Kuruluşun her birindeki farklı süreçlerin yöneticileri, denetimi, her bir süreci dikkatle gözlemlemelerine ve ayrıca fırsat ve iyileştirme alanlarını tanımlayabilmelerine olanak tanıyan bir dış vizyona sahip olmanın bir yolu olarak görür. Bir denetim için standartlaştırılmış adımlar aşağıda açıklanacaktır:

ADIM 1: DENETİM PROGRAMININ PLANLANMASI.

Bu, söz konusu denetimi veya denetimleri planlamayı amaçlamaktadır. Bu adım, programın belirli bir döngüsü sırasında her sürecin denetlenebileceği küresel bir denetim planlamak için son derece önemlidir.

Kuruluşlar gelecekteki denetimler için zaman çizelgesini gösterdiğinde, çalışanlarına güvenilirlik ve destek mesajları göndererek, gelecekteki denetimlerin tarihlerini planlamak için gereken bilgilerin toplanmasıyla iyileştirmeleri güçlendirir.

ADIM 2: SÜREÇ DENETİMİNİN PLANLANMASI.

Genel plan oluşturulduktan sonra, bir sonraki adım, her bir süreçte sistem denetimini tek tek gerçekleştirmek için süreçleri planlamak ve onaylamaktır.

Genellikle birinci adımda genelleştirilmiş olan plan, sistemden sorumlu insan kaynakları ve denetçi arasında daha büyük bir işbirliği içinde olmak üzere, bilgi sistemlerinin ne sıklıkta denetleneceğini tam olarak bilmek için bir referans kılavuz görevi görür.

3. AŞAMA: DENETİMİN YAPILMASI.

Tüm denetimler, her ikisi de denetim planını onaylayabilmesi için denetçi ile bilgi sistemlerinden sorumlu olanlar arasında önceki bir toplantı ile başlamalıdır.

Denetçi, ihtiyaç duyduğu bilgileri sistemdeki önceki kayıtların gözden geçirilmesi gibi farklı unsurlarla toplayabilir.

Bu bilgi toplaması ile denetçi, sürecin üretimde etkili olduğunu ve önceden belirlenmiş hedeflere ulaştığını doğrulamayı amaçlamaktadır.

4. AŞAMA: DENETİMİ RAPORLAMA

Bilgi sistemi denetim sürecine ilişkin inceleme ve bilgi toplama süreci tamamlandıktan sonra toplantı yapılması gerekmektedir. Bu toplantıda, bilgi sisteminden sorumlu kişi, iyileştirme için sorun veya fırsatların sunulduğu alanların yanı sıra performansın en iyi şekilde elde edildiği alanlar hakkında bilgilendirilir.

SONUÇ

Bilgi sistemleri, kuruluşlar için en faydalı araçlardan biridir, çünkü denetimi sürekli bir süreç ve nokta olarak değerlendirmek önemli olsa da, farklı departmanların verilerinin yanı sıra günlük olarak ortaya çıkan faaliyetlerin depolanmasına, dönüştürülmesine ve açığa çıkarılmasına izin verir. kalkış. Bilgi sistemlerine odaklanan denetim, insan kaynağının sistemlere göre nasıl çalıştığını bilme imkanı verir ve bilgiye göre, bunları geliştirmek için değişiklik veya dikkat gerektirebilecek fırsat alanlarını belirlemek mümkündür.

Denetim yapıldıktan sonra, organizasyon, farklı alanlarda karar alma bilgisini destekleyebilmek için yönetim stratejilerini sürekli olarak geliştirmeye ve geliştirmeye tamamen hazırdır. Denetim, bilgi yönetimi, iş zekası ve elbette bilgi yönetimi gibi belirli alanlara önem verdiğinden, bu aracın bilgiye göre organizasyonun gelişiminde dikkate alınması son derece önemlidir.

TEZ KONUSU

SANDO SA de CV şirketinin muhasebe bilgi sistemine odaklanan bir metodoloji geliştirmek

TEZ HEDEFİ

SANDO SA de CV şirketinin muhasebe departmanını denetlemek için bir metodoloji yoluyla muhasebe bilgi sisteminin iyileştirildiği alanları tespit etmek

KAYNAKÇA

(5 Kasım 2017). Gerencie.com adresinden 05/05/06 tarihinde alındı:

Ciapagn, JM (2011). Organizasyondaki bilgi sistemleri. 1-26.

Dangel, AD (24 Şubat 2010). Ecolink. 06 Mayıs 2018 tarihinde https://www.econlink.com.ar/sistemasinformacion/definicion adresinden erişildi.

Delgado, OG (2007). Örgütsel Bilgi Sistemleri Denetimi ve önemi. Gestiopolis, 1-12.

EcuRed. (06 Mayıs 2018). 05 Mayıs 2018 tarihinde https://www.ecured.cu/Auditor%C3%ADa_de_informaci%C3%B3n adresinden erişildi.

Avrupa Mükemmellik Okulu. (2016). İç denetim yapmak için ISO 9001: 5 adımdan 2018'in 06 / 05'inde kurtarıldı:

www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2016/04/iso-9001-pasospara-hacer-una-auditoria-interna/

Mazahua, NR (2016). Örgütsel Bilgi Sistemleri Denetimi ve önemi. Gestiopolis, 4-14.

Organizasyonlar, LA (2006). Madelayne L. Vega García. Redylac, 1-14.

ZAMORAR. (2012). 05/05, 06, https://izamorar.com/componentes-de-un-sistema-de-informacion/ adresinden erişildi.

TEŞEKKÜRLER