Önsöz
Bu monografın yaygın olarak geliştirilmiş kavramları tekrarlaması değil, yeni iç denetim ve iç kontroller etrafında yeni bir yaklaşım ve vizyon sunması amaçlanmıştır. Bu nedenle, iç denetim çalışmalarında dış kaynak kullanımının avantajları, iç kontrollerin sistemik vizyonu, şirketteki atık / atıkların sürekli iyileştirilmesi ve giderilmesi süreçlerinde iç denetimin rolü, yeni toplam kalite yönetimi vizyonu ile kullanılacak araçlar ve son olarak, hem teknolojik, hem üretken hem de ticari konulardaki değişiklikler ışığında dahil edilecek yeni yaklaşımlar; Tam Zamanında, dış kaynak kullanımı, uzaktan çalışma,İnternet ve bilgi işlem (bu son öğe için, doğrulanacak kontrollerin daha ayrıntılı bir gelişimi verilmiştir).
1. giriş
Her geçen gün biriken deneyimlerden, şirketlerin sadece küçük ve orta ölçekli şirketler değil, aynı zamanda büyük şirketler de dahil olmak üzere denetim ve iç kontrol açısından maruz kaldığı ciddi eksikliklerin şaşırtıcı olması şaşırtıcı bir örnektir. Barhing Bank veya büyük devlet şirketlerinin davası.
İlk olarak, iç kontrol ile ilgili temel ve temel kurallara uyulmamasının altını çizmeliyiz, ancak öte yandan, korunacak miras ve kullanılacak analiz yöntemleri ve araçlarına ilişkin geniş kavramların eksikliği de var. iç denetçiler tarafından.
Kalite kontrolde olduğu gibi, planlama ve önleme eksikliği, birçok şirkette hem iç kontrol hem de iç denetimin eylemleriyle ilgili bir normdur. Bu nedenle, neyin yanlış gittiğini, nedenlerini ve tekrarlarından kaçınmak için ne yapmaları gerektiğini analiz etmeye çalışan denetçilerin, doğru şey önleyici olarak hareket etmek olduğunda ve bazı zararlı olaylar meydana gelirse, en yüzeysel yönlerde kalmadığını görmek şaşırtıcı değildir. ancak kök nedene ulaşana kadar daha derine inmek, sistemi bu tür eksiklikler yaratmaya iten nedenleri ortaya çıkarmaya çalışmak.
Denetimlerde sorulması gereken bir diğer önemli husus da, kuruluşun işleyişini korumak ve geliştirmek amacıyla tavsiyeye değil, yalnızca teftişe (ve hatta bazen polis perspektifine sahip) adanmış bir varlık olarak algılanmasıdır.
İç kontrol sisteminin (şirket düzeyinde alt sistem) düzgün işleyişini korumaktan sorumlu, söz konusu sistemin bir bileşeni olarak denetimin yerini alacak şekilde şirketin yeni bir vizyonunu sistemik bir yaklaşımdan şekillendirmek gerekir, aynı zamanda, şirketin hayatta kalması ve önerilen hedeflere ulaşması amacıyla düzgün işlemesini sağlamak.
İlginç bir şekilde, yalnızca şirketi birbiriyle ilişkili ve birbirine geçmiş sistemler kümesi olarak görme ihtiyacını kabul eden lider, şirketin gerçekte nasıl çalıştığını anlamanın anahtarını keşfetmiş olacaktır.
Birçok şirket, iç kontroldeki eksiklikleri ve etkin bir şekilde değerlendiren bir iç denetimin olmaması nedeniyle varlığını sona erdirmiştir. İyi iç kontrollerin olmaması (sadece normatif değil, aynı zamanda uygulanmış) sadece dolandırıcılıklara veya sahtekarlığa (yöneticiler, çalışanlar veya müşteriler tarafından olsun) değil, aynı zamanda ciddi hatalardan kaynaklanan kararlarda ciddi hatalara yol açtı. bilgi meselesi.
Şimdi, varlıkların veya varlıkların velayeti söz konusu olduğunda, geleneksel iç denetim, şirketlerin fiziksel varlıklarına, haklarına ve yükümlülüklerine tüm önem vererek, korunmasız varlıkları müşteriler ve memnuniyet seviyeleri kadar değerli bırakarak, personel ve entelektüel sermayesi ile şirket tarafından üretilen mal ve hizmetlerin kalitesi.
Bir diğer çok önemli husus, bağımsızlığının derecesi ile ilgili olarak İç Denetimin örgütsel çerçeve içerisinde yer almasıdır. Yönetimin veya İç Denetim Bölümünün müzakere veya baskı düzeyinde kalması, var olma nedenini motive eden hedeflere ulaşılmasını engeller.
Yeni iç denetim vizyonunda, hizmet sunumunda daha üst seviyelere ulaşmak için farklı araç ve yönetim araçlarından tam olarak yararlanarak Toplam Kalite Yönetimine entegre edilmesi gerekmektedir.
2. Tanımlar ve hedefler
2.1. İç denetim
Amerika Birleşik Devletleri İç Denetçiler Enstitüsü, iç denetimi “şirket içinde gerçekleşen ve yönetime hizmet vermek amacıyla muhasebe ve diğer işlemleri gözden geçirmeyi amaçlayan bağımsız bir faaliyet olarak tanımlamaktadır. "
Diğer kontrollerin etkinliğini ölçmeyi ve değerlendirmeyi amaçlayan bir yönetim kontrolüdür.
İç denetim, şirket içinde kalıcı ve daha etkin kontrol sağlanması ve dış denetçinin işlevinin daha hızlı ve daha etkin hale getirilmesi gereği dış denetimden sonra ortaya çıkar. Genel olarak, klasik iç denetim esas olarak iç kontrol sistemi, yani varlığı korumak, sahtekarlık olasılığını en aza indirmek, operasyonel verimliliği artırmak ve optimize etmek için şirketlerde oluşturulan önlemler, politikalar ve prosedürler setiyle ilgilenmektedir. ekonomik-finansal bilgilerin kalitesi. İdari, muhasebe ve finansal alanlara odaklanmıştır.
Bir şirkette iç denetim ihtiyacı, hacim, coğrafi genişleme ve karmaşıklık bakımından arttığı ve operasyonların yönetim tarafından doğrudan kontrolünü imkansız hale getirdiği için belirginleşmektedir. Daha önce kontrol, orta düzey yöneticileri ve hatta şirketin çalışanları ile sürekli temas yoluyla doğrudan şirket yönetimi tarafından yürütülüyordu. Modern büyük şirketlerde kontrolün bu tuhaf şekilde uygulanmasının bugün mümkün olmadığı ve bu nedenle iç denetimin ortaya çıkması mümkün değildir.
Temel amaç, yönetimin işlevlerini ve sorumluluklarını yerine getirmesine yardımcı olmak, nesnel analizler, değerlendirmeler, tavsiyeler ve incelenen operasyonlar hakkında her türlü ilgili yorumları sağlamaktır. Bu hedef, aşağıdakiler gibi daha spesifik olanlarla gerçekleştirilmektedir:
a) Kuruluşun farklı düzeylerinde oluşturulan muhasebe ve muhasebe dışı bilgilerin güvenilirliğini veya makul olup olmadığını kontrol edin.
b) Hem muhasebe hem de operasyonel iç kontrol sistemi olan iç kontrol sisteminin (çalışmasını ve değerlendirmesini ima eden) düzgün çalışmasını izlemek.
2.2. Dahili kontrol
İç kontrol, şirketin varlıklarını korumayı ve korumayı, fonların gereğinden fazla ödenmesini önlemeyi ve izinsiz yükümlülüklerin doğmayacağının güvencesini sunmayı amaçlayan bir fonksiyondur.
İkinci bir tanım, iç kontrolü “birbiriyle ilişkili, kuruluşun varlıklarını korumayı amaçlayan bir dizi prosedürden (yönetmelikler ve faaliyetler) oluşan sistem olarak tanımlayacaktır.
İç kontrolün hedefleri arasında
- Dolandırıcılık veya ihmal nedeniyle kayıplardan kaçınarak kuruluşun varlıklarını koruyun. yönetim tarafından zorunlu tutulan uygulamalar Güvenlik, kalite ve sürekli iyileştirmeyi teşvik edin ve değerlendirin.
İyi bir iç kontrol sisteminin unsurları arasında:
- Yetki ve sorumluluğun uygun bir işlevsel dağılımını sağlayan bir organizasyon planı Varlıklar ve borçlar, gelir ve giderler üzerinde iyi muhasebe kontrolü sağlamak için bir yetki planları, muhasebe kayıtları ve yeterli prosedürler planı Personeller, sorumlulukları ile orantılı olması gereken hak ve yükümlülükleri konusunda uygun şekilde bilgilendirilmişlerdir.
İç Denetim, İç Kontrolün bir parçasıdır ve temel hedeflerinden biri olarak, bu iç kontrolün iyileştirilmesi ve korunmasıdır.
2.3. İç kontrol değerlendirme teknikleri
İç kontrolün değerlendirilmesinde ana ve en sık kullanılan teknikler şunlardır:
- Prosedürler memoranda Floksogramlar İç Kontrol Anketleri İstatistiksel teknikler
Bunlara, sahip olduğumuz ana araçlar arasında yönetim araçları eklenmelidir: Ishikawa diyagramı (“Fishbone” olarak da adlandırılır), Pareto diyagramı, dağılım diyagramı, histogram ve fluxogramlar (son üçü daha önce bahsedilenler), tabakalaşma ve diğerleri arasında İç Kontrol Matrisi.
2.4. İç denetimin avantajları
- Organizasyon ve yönetim sistemlerini nispeten bağımsız olarak değerlendirerek yönetime birincil yardım sağlar ve genellikle ilgili bölümler tarafından kısmi olarak yorumlanan şirketin sorunlarının kapsamlı ve objektif bir değerlendirmesini kolaylaştırır. Yönetim, muhasebe ve finansal verilerin doğrulanması çalışmaları ile şirketin operasyonları hakkında derin bir bilgi birikimine sahiptir.Genellikle büyük şirketlerde gelişen rutin faaliyetlerden ve bürokratik ataletten kaçınmaya etkili bir şekilde katkıda bulunur. üçüncü şahıslara karşı şirketin menfaatlerinin ve varlıklarının
2.5. İç denetim sözleşmesi gereklilikleri
- İncelemeler, denetçi olarak yeterli teknik bilgi ve eğitime sahip kişiler tarafından yapılmalı, denetçi bağımsız bir zihinsel tutum sergilemeli, hem incelemenin yapılmasında hem de raporun hazırlanmasında mesleki titizlik sağlanmalıdır. En deneyimli denetçinin uygun denetimini gerektiği gibi yerine getirmek İşin temeli olarak yeterli bilgi (teftiş, gözlem, soruşturma ve onaylama yoluyla) elde edilmelidir.
3. Bağımsızlık
İç denetçinin kime rapor vermesi gerektiğini düşünmek önemlidir. Bir şirkette doğrudan aynı şirketin sahibine veya bir komiteye bağlı olacaktır. Büyük bir şirkette, mütevelli heyetine ve üyeleri (icra görevlerini yerine getirmeyen) bir İç Kontrol Komitesine rapor vermelidir. İç denetim üyelerinin Personel Yönetimi ile ilişkileri olmaması önemlidir (denetim personelinin aranması ve işe alınması, eğitim planları, hiyerarşizasyon, maaşların tasfiyesi ve ödenmesi, tatiller veya özel izinler vb.), çalıştıkları kuruluşla ticari ilişkileriniz olmamalıdır. Bu şekilde, yargının ve gözlemin tamamen bağımsızlığı korunur, ayrıca bilgiyi bozma ve işletme personelini koruma eğiliminde olan iç "siyasetten" kaçınılır.Ayrıca, denetim üyeleri ile denetlenecek personel arasında doğrudan aile bağlarının olmaması da önemlidir, eğer herhangi bir ilişki varsa, ilgili denetim raporlarına kaydedilmelidir.
Denetçilerin bağımsızlığını ve tarafsızlığını (her konu öznelliğe eğilimli olsa da) koruyamamak, kendisine emanet edilen işlevlerin optimal ve etkili bir şekilde kullanılmasını önler.
Denetçiler bu kurumdan kredi veya diğer hizmetler talep ettiyse bir bankacılık kurumunda ne olacağını hayal edin, borsa veya iyilik görüşmesi düşünmek mantıklıdır.
4. Dış Kaynak Kullanımı
Yukarıdakilerin tümü için ve daha düşük maliyetler, daha yüksek verimlilik seviyeleri ve daha iyi kalite seviyeleri nedeniyle, dış kaynaklı iç denetim hizmetlerinin kullanılması uygun olacaktır. Bu şekilde, sabit maliyetlerden kaçınılır (maaşlar, fiziksel alan, bilgisayarlar, telefon giderleri), hizmetler yeterli değilse, denetimi değiştirmek daha kolaydır, farklı şirketlerde hizmet verirken, denetçilerin daha yüksek bir deneyime, eğitime sahip olması daha kolaydır. denetçilerinin sorumluluğu şirketin sorumluluğunda değildir, ancak hizmet sağlayıcı tarafında, maliyetinin çok sayıda müşteri arasında alt gruplara ayrılabilmesi için yüksek teknoloji kullanılabilir, yüksek düzeyde uzmanlığa sahip hizmetler elde edilebilir (sağlayıcı Hizmetin uzmanları olabilir: bilgisayar denetimi, güvenlik,vergi konularında, sahtekarlıkta, kalite ve tüketici memnuniyetinde ve hatta faaliyet türüne göre denetçilerde) daha iyi kalite düzeyleriyle sonuçlanır.
5. Yeni denetimin kapsamı
Yeni denetim artık sadece geleneksel kontrolleri içermiyor, aynı zamanda kuruluşun varlıklarını koruma arayışında (iç veya dış) düzenlemelere, politikalara ve yönergelere ve modern iş yönetiminin temel ilkelerine uygunluğu denetliyor. ürün ve hizmetlerin kalitesi, müşteri memnuniyeti düzeyleri, idari ve üretim süreçlerinin etkinliği ile ilgili her şey. Kalite durumunda, iç denetçi ölçüm veya kalite kontrolleri yapmaya devam etmeyecektir, bu durumda işlevi, söz konusu kontrollerin varlığını doğrulamaktır ve doğru bir şekilde gerçekleştirilir.İdari ve üretken süreçler söz konusu olduğunda, bu alanlarda uygun şekilde eğitilmiş denetçiler bulunmalı ve raporları tamamen danışma odaklı olacaktır.
Ayrıca, aşağıdaki yeni işletim yollarının iç kontrol üzerindeki etkileri dikkate alınmalıdır:
- Tele-çalışma Dış kaynak kullanımı İnternet kullanımı Bilgisayar ağlarının kullanımı (ATM'ler, elektronik transferler) Piyasaların küreselleşmesi Dengeli Puan Kartı (verilerin doğruluğunu ve bilgisayar sisteminin düzgün çalışmasını teyit etmek gerekir) Atık ve atıkların ortadan kaldırılmasına katkıda bulunarak tavsiyelerine katkıda bulunun süreçlerin ve faaliyetlerin iyileştirilmesine
6. Takım çalışması
İç kontrolün daha etkili bir şekilde değerlendirilmesi ve özel durumların araştırılması için kapasitelerin ve deneyimlerin en iyi kullanımı, iç denetim alanındaki Kalite Çemberleri de dahil olmak üzere ekip çalışmasını iyileştirmenin bir yolu olarak uygulanmasını gerekli kılmaktadır. böylece daha yüksek kalite ve daha düşük maliyetle ilgili kontroller, teklifler, analizler ve raporlar elde edilir.
7. Yönetim araçlarının kullanımı
Bireysel olarak, ekipler halinde veya kalite çevrelerinde, kalite ve verimlilik açısından uygulanan yönetim araçlarından yararlanılmalıdır. Hem yedi klasik araca, hem de denetim araçlarının görevlerini yerine getirirken tasarlayabilecekleri yeni araçlara ve diğer araçlara atıfta bulunuyoruz.
Bu nedenle, eksiklikleri analiz etmek, hata veya yasadışı nedenleri tespit etmek, çözüm aramak veya iç kontrolü iyileştirmek için kullanılabilecek Ishikawa Matrisimiz var.
Pareto Diyagramı, diğer önemli işlevlerin yanı sıra, farklı faktörlerin sahip olduğu baskınlığa dayanarak kontrollerin önceliklendirilmesine ve bunun yanı sıra problemlerin nedenini keşfetmek veya çözmek için kullanılmasına izin verir.
Altı Neden? ardışık soruların en yüzeysel özelliklerde olmaktan kaçınarak problemlerin temel nedenine ulaşmasını sağlar.
İstatistiksel Süreç Kontrolü (YSÖP), sürecin gerekli seviyeleri karşılayan harici ve dahili ürün ve hizmetler üretme kapasitesini belirlemeyi mümkün kılar. Bu nedenle, bankacılık kurumları durumunda muhasebe veya envanter farklılıkları veya kredi portföylerinde doğru tamamlanma eksikliği farklı nedenlerden kaynaklanmaktadır, YSÖP, başarısızlık sayısının sistem için doğal olup olmadığını veya nedenleri özel ise, uygun şekilde, ilgili analiz ve düzeltme önlemlerini benimseyin.
Akış şeması yalnızca iç kontrol sistemini değerlendirmek için değil, aynı zamanda faaliyetlerin veya süreçlerin verimliliğini değerlendirmek için de temel bir unsurdur.
Dağılım Diyagramı, kutu başına alınan makbuz sayısı ile kutudaki farklılıklar gibi farklı faktörler arasındaki karşılıklı ilişkinin test edilmesini sağlar.
Histogram, tespit edilen hataların veya eksikliklerin dağılımının analiz edilmesine izin verir.
Tabakalaşma, tamamlanma seviyelerini iyileştirmeye ve düzensizlik nedenlerini tespit etmeye izin verir. Bir Banka'da kredi borçlarını kontrol ederken, bir kredi hattında daha yüksek seviyeler varsa, bunun nedeni, hedeflendiği sektör veya bunların verilmesindeki başarısızlıklar olabilir ve seviyeler belirli banka şubelerinde yoğunlaşıyorsa, bunun nedeni kredi personelinin eğitimi veya belirli ekonomik bölgelere özgü sorunlar.
Önleyici Analiz. Sorunların ortaya çıkabileceği ya da hangi sorunların ortaya çıkabileceği her bir işlem, hizmet, ürün ya da etkinlik için algılama yapmak üzere iç denetçiler tarafından beyin fırtınası kullanmaktan, bunların oluşmasını nasıl önleyeceklerini analiz etmek ve tespitleri için sistemleri ayarlamak.
Altı Temel Sorunun yöntemi, aşağıdakilerden oluşur: Ne? Gibi? DSÖ? Nerede? Ne zaman? ve Neden? önceki yanıtların her biri için, iç kontrolün iyileştirilmesine, düzensizliklerin tespit edilmesine ve süreç ve faaliyetlerin verimliliğinin artırılmasına izin verir. Dolayısıyla, şu anda gereksiz görevlerin yerine getirildiği veya bunu yerine getiren kişinin bunu gerçekleştirmek için çok pahalı bir personel olduğu veya gerçekleştirildiği yerin güvenlik nedeniyle uygun olmadığı keşfedilebilir (Hazine yeri) veya bunun nasıl yapıldığı maliyetli veya güvenli değildir.
8. Bilgi ve Beceriler
Bilgiye gelince, daha önce ifade edildiği gibi, denetçilerin yönetim araçları, istatistikler, istatistiksel süreç kontrolü (SPC), problem çözme, kıyaslama, takım çalışması, kalite çemberleri hakkında bilgi sahibi olması gerekir, beyin fırtınası, sistemik düşünme, iç kontrol, planlama, yönetim, finans, bilgi sistemlerindeki yasal, muhasebe ve bilgi düzenlemelerinin yanı sıra iç kontrolün incelenmesi ve değerlendirilmesi.
Analizleri ve daha sonraki uygulamaları için en iyi uygulamaları ve prosedürleri tespit etmeyi amaçlayan bir metodoloji olarak kıyaslama, diğer denetimler tarafından uygulanan yöntemlerin veya prosedürlerin uyarlanması amacıyla çok ilginçtir. Kıyaslama, genel denetçi derneklerinin varlığı ve sektör tarafından kolaylaştırılmaktadır.
Beceriler ile ilgili olarak, iç denetçi:
- Araştırmaya ilgi ve yetenek İstatistiksel analiz kapasitesi İç denetim, iç kontrol ve sektörle ilgili spesifik (teknik) bilgi Örgütsel davranış ve nöro-dilsel programlama Analiz kapasitesi Takımda çalışabilme Proaktif tutum Yüksek etik düzey
9. Planlama
İç Denetimin değerleri ve misyonu her şeyden önce açıkça tanımlanmalıdır. Müşterilerinizin kim olduğu ve neye ihtiyaç duydukları konusunda tamamen net olmanız gerekir. Bunun için iş ve denetim raporlarının kalitesini doğrulamak ve sağlanan bilgilerin kullanıcılarının memnuniyet seviyelerini ölçmek için bir sistem uygulamak son derece ilginçtir. Bir süre sonra raporların alıcıları için önemli veya önemli olmadığını anlamak için kaynakları kullanıyor.
Planlamanın merkezi öğesine dönersek, hedeflerin daha etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi için kapasiteleri ve kaynakları harekete geçirecek merkezi eksen olacak olan denetim üyeleri tarafından paylaşılması vizyonunu sağlaması esastır.
10. Denetimde sürekli iyileştirme
Denetim sektörü, kalite, maliyet, verimlilik ve son teslim tarihleri açısından her gün daha iyi seviyelere ulaşmak için anın sloganlarından kaçamaz.
Bu nedenle, kaynakların en iyi şekilde kullanıldığı denetimlerin yapılması (özellikle iç denetim faaliyetlerinin dış müşteri için katma değere sahip olmadığı düşünüldüğünde), en yüksek kalite düzeyi ve kalıcı terimler esastır. Bunun için, kaynakların kullanımı mümkün olan en verimli şekilde yoğunlaşmalı ve performans seviyelerini sürekli iyileştirilmelidir. Kontroller, kuruluş üzerinde artan bir etkiye sahip önemli konulara veya öğelere odaklanmalıdır.
11. İç kontrol ve ekonomik sonuçlar
Sonuçlar Tablosunun son satırında, şirketin ne kadar iyi çalıştığını gösteren gerçektir. Üretken ve ticari konularda en iyi sonucu veren birçok şirket, kârlarının azaldığını ve hatta bazı durumlarda ihmal, dolandırıcılık, hırsızlık ve hırsızlık sonucu kırmızı sayılara ulaştığını görüyor. İhmaller arasında, diğerlerinin yanı sıra yangınlar veya kazalar için sigorta eksikliğinden, ayrıca bir müşteriyi kredi vermeye hak kazanırken yeterli kontrol eksikliğinden söz edebiliriz. Yanlış hesaplamalar veya resmi vergi uyumunun eksikliğinden kaynaklanan kayıplar daha az maliyetli değildir. Bunlar kuruluşlardaki en yaygın olayların sadece birkaç örneğidir. Aynı şekilde, dolandırıcılık, hırsızlık ve hırsızlıktan kaçınmak gerekir,ve şirketin varlıklarını etkileyebilecek yıkıcı eylemler. Yalnızca şirket denetçileri tarafından uygun bir şekilde gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi gereken iyi bir iç kontrol, kardaki azalmayı veya bunların zarara dönüşmesini engelleyebilir.
Bir Bankacılık Kurumunda, çek defterleri için damga vergisi miktarını güncellememek söz konusu verginin daha düşük algılanmasına ve dolayısıyla Tahsilat Kuruluşu'na daha az ödeme yapılmasına yol açtı. ilgili menfaatler ve cezalar.
Hem hesaplamalarında hem de karar verme için ele alınan bilginin kalitesinde şirketin sonuçları üzerinde daha az etkisi yoktur, doğru, doğru ve zamanında bilgi sağlayan bir iç kontrol.
Örnek olarak, bir Bankacılık Kurumu vaktinden, Günlük Asgari Nakit Seviyelerini yanlışlıkla hesaplayarak, gerçekte diğer bankacılık kurumlarına fon vermesine izin verdiğinde, bunun ima ettiği yüksek maliyetle karşılamak için bankalararası fonlar aldığını söyleyebiliriz. sonuçta sulu faydalar elde edilir.
Ciddi sonuçlara bir başka örnek de Satış Borçlularıyla ilgili yanlış bilgilerdir. Ödeme yapan birisinin müşteriyi kaybedebileceğini iddia etmek ve bunu ödemeleri ile güncel olmayan birine yapmamak da likidite ve sonuç kaybı anlamına gelir.
Güvenilir envanter bilgisine sahip olmak, özellikle yüksek finansal maliyetlerin olduğu bir dönemde ve Tam Zamanında gibi metodolojilerin uygulanması ihtiyacı karşısında bile çok önemlidir.
Bu az sayıda örnekle, etkili bir iç kontrol eksikliğinin sonuç olarak şirkete getirebileceği ciddi sonuçları görebiliriz.
12. Bilgisayar süreçlerinin denetimi ve kontrolü
Bilgisayar süreçleri kurumların iç koşullarını önemli ölçüde değiştirmiş, böylece iç kontrol açısından önemli sonuçları motive etmiştir.
Sahtekarlığı önlemek için, sistemi yönetmekle görevli olanlar, programcılar ve girdileri kontrol eden kişiler arasında üç farklı teknisyen veya bilgisayar teknisyeni grubu tarafından gerçekleştirilmesi gereken işlevlerin ayrılması tavsiye edilir. Ancak, hem şirketlerin büyüklüğü hem de üretim ve hizmet süreçlerinde yer alan yeni özellikler nedeniyle, kontroller bu yeni duruma uyum sağlamalıdır. Karşılaştırmalı kontrol için sisteme paralel ve bağımsız mekanizmaların oluşturulması, bilgisayar süreçlerini korumayı amaçlayan yeni yöntemlerin işaret ettiği yerdir.
Bilgisayar sistemlerini “korsanların” ve “virüslerin” etkilerinden korumak, şirkete verebilecekleri büyük kayıplar nedeniyle çok önemlidir.
Daha az önemli olan, sadece bilgiye erişimin kontrolü değil, aynı zamanda müşteriler ve ilgili iş gelişmeleri gibi büyük stratejik değere sahip dosyalara erişme olasılığıdır. Birçoğu, bu tür veritabanlarını rekabete satış amacıyla edinme ilgisine sahiptir.
Elektronik veri işleme (EDP) sistemlerinin kontrolünde üç yönü ayırt edebiliriz:
a) Veri sürecinin organizasyonunu kontrol eder. Dört açıdan çalışabiliriz:
- Sorumlulukların bölünmesi Bilgisayar operatörleri üzerinde kontrol Program kütüphanesi Yangına veya diğer kazalara karşı güvenlik sistemleri
Yetkilendirme ve kayıt işlevleri programın içine dahil edildiğinde sistemin bütünlüğünü korumak için, makinelerin çalışma ve işleme işlevlerini, programın ve belleğin veya kütüphanenin bakım işlevini ayırmak gerekir. İşlevlerin bu şekilde ayrılması, sistemde yapılan değişikliklerin doğruluğunun ve doğruluğunun etkin bir şekilde çapraz kontrolünü sağlaması, operasyon personelinin tam yetkilendirme ve doğrulama olmadan revizyon yapmasını engellemesi, operasyon dışı personelin erişmesini engellemesi bakımından önemlidir. ekip ve nihayet verimliliği artırır, çünkü bu tür çeşitli faaliyetleri gerçekleştirmek için gereken kapasite ve eğitim farklıdır.
Kütüphanelerden sorumlu personel ile veri toplama ve kontrol bölümünün ayrımı önemlidir.
b) Prosedür kontrolleri. Dört özel noktaya değinmektedirler:
- Kaynak veri ve çıkış kontrolleri. Yalnızca bir kez yetkilendirildiğini ve girildiğini doğrulamak için giriş verileri üzerinde bir kontrol gereklidir. Çıktı kontrollerinin işlevi, işlenen verilerin bilgisayar işlemleri bölümü tarafından yetkisiz herhangi bir değişiklik içermediğini ve verilerin doğru veya makul olduğunu belirlemektir. Temel hedefler veri kaybını veya işlenememesini tespit etmek, aritmetik fonksiyonların doğru bir şekilde yürütüldüğünü belirlemek, veri işleminde bulunan hataların tatmin edici bir şekilde düzeltilmesini sağlamak için belirtilen kayıtta yer alan tüm işlemlerin belirtilen kayıt defterine yerleştiğini tespit etmektir. Dosya veya kütüphane kontrolleri. Bunlar arızalıysa, muhasebeyi bozabilirler.
c) İdari kontroller. EDP'nin tasarım, programlama ve operasyonlarını ifade ederler.
Fiziksel güvenlik. Bu amaç için temel önlemler şunlardır:
- Tüm dosyaların, programların ve temel belgelerin kopyaları başka bir yerde tutulmalıdır Aşırı neme, sıcaklık değişimlerine, voltaj düşüşlerine, elektrik kesintilerine, manyetik alanlara, suç işlemlerine vb. Karşı koruma Yangın, sel, afetlere karşı koruma Doğal, vb. Farklı felaket olaylarından önce mevcut olan temel eylemleri ve alternatif araçları öngören acil durum planı, güvenlikten sorumlu bir kişinin atanması ve mevcut araçların işleyişinin periyodik olarak gözden geçirilmesi İş kesintisi ve dosyaları yeniden oluşturma maliyeti.
13. İç Kontrol Matrisi
Bir düşünme, planlama, temsilci seçme, kararlar alma ve sorunları çözme ve organizasyonu bir bütün olarak görme yoludur.
Bu bir düşünme biçimidir, çünkü şirketin çeşitli ürün, hizmet ve alanlarının iç ve dış düzenleyici hükümler ile iç kontrol ve güvenlik ilkeleriyle ilişkisini analiz etmek hem yetkililere hem de iç (veya dış) denetçiler ve çeşitli alanların yöneticileri, çeşitli düzenlemelerin süreçlerini ve faaliyetlerini nasıl etkilediğini veya hiç etkilemediğini sormak veya aşağıdakilerle ilgili düzenlemelerin var olup olmadığını sormak için aynısı.
Kuruluşların sadece resmi soruşturmalara uymamaları veya kontrolleri ve ilgili eylemleri planlamaması nedeniyle kaç kez resmi görevlere uymamaları nedeniyle mali cezalardan sorumlu oldukları sorulmalıdır.
Örgüt yetkilileri, dönem başına yapılacak kontrol sayısını, hangi unsurların veya kaynakların sayılacağına, hangi anketlerin kullanılacağına ve kimlerin hazırlanacağına göre planlama yöntemidir. Bir yandan heyet, kontrollerin yapılmasından sorumlu olanları atar.
Matris sistemi etkinlik puanlarından yararlandığından, en düşük puanlardan kaynaklanan en büyük risk unsurları veya alanları, nedenlerin analizi ile birlikte ayarlama ve düzeltmelere öncelik verilmesi gereken alanlardır. düşük puanlardan, onları neden olan nedenleri bilmek ve bu şekilde kararlarına eğilimli en iyi eylemleri benimsemek mümkündür.
14. Kaynakça
- Soriano Guzmán, Genaro - İdari süreçte iç denetim - CENAPEC Editöryel - 1992Suárez Suárez, Andrés - Modern denetim - McGraw Hill - 1991Skinner ve Anderson - Analitik Denetim - Kitap Yayıncıları - 1969Madariaga, JM - Denetimin Pratik Kavramları - Deusto - 1986Rusenas, Rubén Oscar - İç Kontrol Kılavuzu - Editörden Cangallo - 1978Pongitore, José Luis - Yönetim Sistemleri ve İç Kontrol - Çalışma Kulübü - 1994 Poch, Ramón - İç kontrol kılavuzu - Yönetim 2000 - 1997Lefcovich, Mauricio L. - İç Kontrol Matrisi - Gestiopolis.com - Kasım / 2003
