Neyi görmezden gelemeyiz!
Kontrolde göz ardı edilemeyecek temel, temel işlevler veya mekanizmalar mı?
Elbette Maliye ve Fiyatlar Bakanlığı'nın 297/03 sayılı Kararının ilan edilmesinden çok önce, Küba Komünist Partisi V Kongresinde, diğer şeylerin yanı sıra, " daha fazla ademi merkeziyetçilik ve daha fazla uluslararası rekabetin talepleriyle bağlantılı olan ekonomi, ekonomik faaliyetlerin zamanında ve etkin kontrolü her düzeyde yönetim için şarttır… ”
Terimin muazzam netliğine rağmen, özünde insanları bilgiye getirmeyi ve sadece uluslararası bağlamda giderek artan rekabet mekanizmasını değil, yetkililerimiz ve liderlerimiz tarafından üstlenmeyi başarıyor, fakat hepimizin daha fazla ve daha etkili ve sürekli önleme sağlamak için kontrol konusunu içselleştirmemiz gerekliliğine dayanarak, yukarıda belirtilen Kararın tam olarak yankıladığı ve yönlendirdiği ön odalardır.
Ancak, bence, bu tür amaçlar için bizim için çok önemli görünen bir yönü içselleştirmek gerekir, çünkü farklı yönetim düzeylerindeki liderlerimiz, temel işlevlerin sözde temel işlevlerinin bilgi, uygulama ve kontrol ihtiyacını anlayamazlarsa iç kontrol, bu hala devam eden ve derhal çözmemiz gereken bir çatlamaya yol açar.
Bu amaçla, bütçe hedefleriyle bir karşılaştırma yaparak bunu yapmak bizim için gerçekleşir.
Bu şekilde, kurumlarımızı yönetim mekanizmalarına uymaya yönlendiren alternatiflerin uygulanmasında, ekonomilerinde, verimliliklerinde ve etkinliklerinde en iyi stratejiyi geliştirebilmeleri ve takip edebilmeleri için en tartışmalı yönlerden ikisinin varlığında olabiliriz.
İç kontrolün temel fonksiyonları:
Birinci Fonksiyon: Planlama
İşletmenin, bir bütün olarak işletme için veya birtakım örgütsel birimi için, bunları gerçekleştirmek için amaçların yerine getirilmesine uygun hedeflerin, politikaların, programların ve prosedürlerin seçiminden oluşur.
Planlama, gelecekte gerçekleştirilmesi gereken hedefleri ve ulaşılması gereken koşulları belirler ve bu da geleceğin kehaneti yerine geleceğe dair bir karar verir.
Yukarıdakilerin tümü, bir işletme bu hususları dikkate almazsa, işletmenin kurulduğu şartları nasıl karşılayabileceğimizi, günün fonksiyonlarını nasıl içselleştirebileceğimizi, yoksa bize ne yapacağımızı, kiminle, nasıl, nerede, ne için, vb. söyleyen bilgilendirilmiş bir başlangıç noktası.
İkinci Fonksiyon: Organizasyon.
Planlanan hedefleri yerine getirmek için gerekli faaliyetlerin belirlenmesini ve numaralandırılmasını, bu faaliyetlerin gruplandırılmasını ve bunların, kuruluşun bir birimine veya elemanına icra edilmesine ilişkin sorumluluğun atanmasını ve planlanan faaliyetleri tamamlamak için gerekli yetkiyi devretmesini içerir..
Genel olarak, bu fonksiyonun, karşılık gelen sorumluluklar ataması ve yetki devri ile Organizasyon Yapısının oluşturulmasına karşılık geldiği ifade edilebilir, bu nedenle, Organizasyon Yapısı kendi başına bir son değil, planlanan hedefler.
Yönetimin en üst seviyesi sorumlulukları atar ve yetkiyi alt komuta seviyelerine devreder, ancak sorumluluk devredilemediğinden, en üst yönetim seviyesi yönettiği işletmenin faaliyetlerinden her zaman sorumlu olacaktır.
Bu, daha önce planlanandan yeterli düzeyde bir organizasyona ulaşamazsak, belirli bir faaliyetin sonucu olarak çok az şey elde edileceğini gösterir.
Bir varlık olarak ne için yaratıldığımızı dikkate almadan veya belki de, performansımızın etkili bilgisini hesaba katmadan yapmak gibi bir şeydir ve bu yüzden gün içinde yaptığımız her şeyin bir kısmı veya belki de kaybedildiğinden, İstediğimiz rolü yerine getirmedi ya da bize söylenen veya verdiğimiz her şeyi yerine getirmek için vizyonumuzu değiştirmedi, kurumsal amacımızı yaratan tek şey olduğunu fark etmeden; tanınmış "ne pahasına olursa olsun, ne pahasına olursa olsun"
Gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerden herhangi birinin mümkün olan en uygun düzeni sağlaması gerektiğini akılda tutmak önemlidir, aksi takdirde aynı şeyleri veya aynı insanları aynı işlevleri iki ve daha fazla kez yapabiliriz ve bu sadece başarabilecek işletmenin ekonomisine ve verimliliğine katkıda bulunmaktır.
Ama aynı zamanda verimlilik, çünkü örgütlenme aynı zamanda ne yaptığımızı, kim için yaptığımızı, ne zaman yaptığımızı da biliyor; aksi takdirde süresi dolar ya da yaptığımız işe yaramaz.
Üçüncü Fonksiyon: Yön
Astların yürütülmesinin rehberliğini ve denetimini içerir ve çok basit bir kavram olmasına rağmen, kullanılan belirli yönetim yöntemleri, büyük ölçüde işletmenin geleneklerine, tarihine ve hedeflerine bağlı olarak olağanüstü karmaşıklık veya çeşitlilikte olabilir. ve özellikle teknik seviyeleri, deneyimleri, güncelleme dereceleri vb. gibi yönetim işlevlerini yerine getiren kişilerin politikaları ve temel olarak özellikleri.
Bu, liderlik edebilmek için her zaman gerekli olduğu anlamına gelir, önceki iki işlevi, yani planla ve organize etmeyi dikkate almalıyız, aksi takdirde sadece söylerken etkili olduğumuz, ancak bir çizgiyi korurken çok az şey yaptığımız bize olur sadece kendi temelinde değil, aynı zamanda bizim yaptığımız şekilde, onu yönlendirdiğimiz doğru yönde.
Herhangi bir kuruluşta, bir liderin gerçekleştirilecek görevler grubunu veya belirli bir faaliyetin nasıl kontrol edileceğini bilgilendirdiğini görmek belki de çok günlüktür; ancak çoğu zaman bu, söylediklerimizi, kime bilgi verdiğimizi ve hatta değerlendireceğimiz dönemi dikkate almadan yapılır; bu da işin yapılabileceğini getiriyor, ancak katılımcılara böyle bir faaliyetin gerektirdiği aidiyet seviyesine ulaşmıyoruz;.
Bu nedenle, iletişim, diğer yönlerinin yanı sıra, verilen bir siparişin veya gerçekleştirilen bir kontrolün başarılı bir şekilde yerine getirilmesinde baskın bir rol oynar, çünkü her iki yönde de hareket eden insanları problemi içselleştirmeye ve yapacaklarının bir parçası hissetmeye başlıyor ve bu da aynı şekilde bir şeyi rapor etmek veya iletmek için var olan farklı formlar, yani varlık ve emek grubunun kendisinde artan, azalan veya enine formlar.
Liderin kendisine ne olduğunu veya o zaman onun için gerekli olan şeyleri bildirmemesi de aynı derecede önemlidir, aksi takdirde grubun tamamını ödeyen değil, kendisi için uygun olan şey için kolayca karar almaya düşebilir.
Bir liderin başarılması gereken bir şeye büyük ihtiyacı olabilir, ancak daha önce planlanan bir yasal hükme veya başka bir şeye aykırı olursa, hedefler veya değerlerle değil, kaprislerle veya sadece ara sıra kararlarla yönlendirdiği için affedilemez ihlallere düşecektir, isimlendirildiği için kendi anlayışını azaltacak ve hatta koşulları daha önce grup tarafından onaylanmış olabilir.
Dördüncü Fonksiyon: Kontrol
İşletmenin faaliyetlerinin yürütülmesini sistematik olarak kaydetmek ve değerlendirmek, ilgili düzeltici önlemleri belirlemek için planlara, projelere, bütçelere, kurallara veya düzenlemelere göre sapmaları bilmek, bunların uygulanmasını ve sapmaların düzeltilmesini garanti etmek.
Basit bir ifadeyle, kontrolün gerçek yürütmeyi beklenen ile karşılaştırmak, sapmaları belirlemek ve düzeltmek için gerekli önlemleri almaktan ibaret olduğu söylenebilir.
Yeni iç kontrol kavramları bağlamında gördüğümüzde, bilgi güvenilirliği hedeflerini yeterli düzeyde karşıladığını söyleyebiliriz; operasyonların etkinliği ve etkinliği; iç kontrolün makul güvenliği kavramına tam olarak var olmamızı sağlayan, her türlü kaynağın yasalara, düzenlemelere ve belirlenmiş politikalara uyumu ve her türlü kaynağın kontrolü.
Aynı şekilde, her şeyden önce iş gücümüzle sorumluluğumuz vardır, bu kontrol her şeyden önce önleyici bir etki yaratmalıdır; Önlenebilecek eksiklikleri tespit etmek pratik olarak değersizdir, özellikle onunla birlikte işçinin maddi sorumluluğunu daha sonra kurtarırız, aksi takdirde çifte kaybederiz, yani gerçeğin ve yaptırım yapmak zorunda olduğumuz lider veya işçinin neden olduğu kayıp dedi eksiklik.
Öyle ki, bütçenin kontrolü için eşit olarak varsayırsak, temel hedeflerinin de bu önleyici rolü üstlendiğini, çünkü bu gibi amaçlar için tam olarak hedeflere açıldığını varsayalım:
Bütçe Hedefleri.
Bütçenin hedefleri Tahmin, Planlama, Organizasyon, Koordinasyon veya Entegrasyon, Yönlendirme ve Kontrol; yani İdari Sürecin tüm aşamalarını anlar ya da bütün aşamalarında, diğerleri arasında içeriği olan:
İlk Amaç: Tahmin
Tahmin edilebilir ihtiyaçları zamanında karşılamak için neyin gerekli olduğunu, bütçenin hazırlanması ve yürütülmesi için önceden her şeye sahip olmayı amaçlamaktadırlar.
Bu, işletmeyi çevreleyen sorunların tam bir analizinin olmaması durumunda, işlevselliği ve performansı açısından, bütçenin şekillendirilmesi sırasında yapılacak öngörme mekanizmasının çok zayıf olacağı ve bunun da diğerlerinin yanı sıra işler sadece işletmenin amaçlarının ihlali değil, aynı zamanda kaynaklarının her zaman kontrolü altındadır.
Bu nedenle, her bir vakfa bir destek veya kontrol yayı eşlik ettiği ölçüde, aynı önlemde, belirli bir faaliyetin gelişmesine yol açan her bir yönü önlemek için harekete geçmeliyiz. bütçeleme süreci ve kaynaklarınızın kontrolü.
İkinci Amaç: Planlama
Ne ve nasıl yapılacağı hedeflenecek, şirketin hedefleri ve bunları gerçekleştirmek için gerekli organizasyonun oluşturulduğu planlama ile öngörülen faaliyetlerin birleştirilmesi ve sistemleştirilmesi ile gidilecek yoldur. hedefler doğrultusunda olası eylemlerin birleştirilmesi ve sistematize edilmesi.
Bu, her planlama sürecine kaçınılmaz olarak, talep edilen şeyin belirli bir faaliyetin temel dayanağı olduğunu gösteren yeterli bir temelin eşlik etmesi gerektiğini gösterir, bu nedenle başarısızlıklarla ilgili şüphelere yer yoktur, söyleyecek çok daha az şey vardır. ancak bunu yapmak, işletmenin başarısı veya yönetimi için esastır.
Üçüncü Amaç: Organizasyon
Bir işletmenin maddi ve beşeri unsurlarının işlevleri, seviyeleri ve faaliyetleri arasında bulunması gereken ilişkilerin, planlar ve belirtilen amaçlar.
Bütün bunlar, işletmenin yeterli, kesin ve işlevsel bir yapı ve gelişimine izin verir; kaçınılmaz olarak, her bir alanın fonksiyonel ilişkisini ve bu alanlardaki nesnel performansı gerçek anlamda elde etmelerini, ikili işlevlerden kaçınmalarını veya bazı faaliyetlerin hiç kimsenin topraklarına girmemelerini gerektirir.
Dördüncü Amaç: Koordinasyon veya Entegrasyon
Dengesizlik durumlarından kaçınmak için, kurumun faaliyetlerinin geliştirilmesi, sürdürülmesi ve uyumlu bir şekilde başarılması ile ilgili olarak, oluşturulan ve oluşturulan bölümler arasında neler yapılacağını ve oluşturulduğunu içerir. organizasyon.
Yukarıdakiler ayrıca, Dürüstlük, karşılıklı güven, yetki ve sorumluluk tayini, alanlar arasındaki koordinasyon, vb. Gibi iç kontrol standartlarından bazılarıyla karşılıklı ilişkiyi göstermektedir.
Beşinci Amaç: Yön
Yolunu veya oranını yapılmasına rehberlik etmeye çalışırlar, izlenecek politikalara, karar verme ve genel vizyona uymada çok yardımcı olurlar, aynı zamanda astların liderliği ve rehberliği için temel oluştururlar.
Ama aynı zamanda gerçekten verimli bir yönetim mekanizması olarak hizmet ettiğinden, daha önce planlanmamış olan bütçeyi yönlendirmeye başlarsak, tüm bunlar sadece onaylanan miktarı destekleyen önceki vakıfları ihlal etmekle kalmaz, aynı zamanda hedefler ve değerler.
Altıncı Hedef: Kontrol
Planların ve hedeflerin karşılanması durumunda takdir edilmesini sağlayan eylemin gerçekleştirilmesini sağlarlar, bütçeler ile elde edilen sonuçlar arasında zamanında bir karşılaştırma yaparlar, bu da istisnalar ve düzeltmeler yapmak için analiz edilebilir ve ölçülebilir farklılıklara yol açar. sonuçları varsa.
Aynı şekilde, müteakip bütçelerin temelini başarır, çünkü daha sonraki bütçelerin yeni zorluklarını ve alternatiflerini önceden önlemek için öncekilerin gerçekleştirildiği işlevselliği arar.
Ekonomimizin sadece bu iki temel unsurunda, eylemlerin ve / veya performansın her birine kademeli olarak entegre olma ihtiyacını göstermek, sadece çalışma alanlarının her birini birbiriyle ilişkilendiren mekanizmaları aramak için değil, aynı zamanda kalkınmanın uyumlu ve orantılı olmasına yardımcı olan diğerleri, böylece farklı görevlerde çalışmama ve tutarsızlıktan kaçınırlar, bu da sadece görevlerimizin her birinin gerçek bir tanımlamasının eksikliğinin bir ürünüdür, bu da kuruluşta risk oluşturur.
Aynı şekilde, kuruluşta yürütülen görevlerin her birinde kabul edildiğini ortaya koymak istiyoruz, çünkü her ikisi de tam olarak ortaya çıkan diğer temel önlemleri almadan bir yönetim süreci tarafından yönlendirilmemiz affedilemez. planlama, organizasyon, koordinasyon veya entegrasyonda olduğu gibi önleme, çünkü her şey onunla birlikte Denetim Faaliyetleri adı verilen bir bileşen olan Maliye Bakanlığı ve Fiyatlar'ın 297/03 sayılı Kararı ile belirlenen ve düzenlenen bir prosedürü taşımalıdır. sadece her bir işin yerine getirmesi gereken görevler değil, aynı zamanda Kontrol'e dayanarak her birini ihlal etmemek için önlenmesi gereken mekanizmalar ve / veya prosedürler.
Bizim düşüncemize göre, bir iş veya çalışma alanının kurulmasına yol açan faaliyetler yaratmaya devam edemeyiz, daha çok gerçek performanslarına gittikçe artan ve böylece işçinin sadece neyi önleyici bir şekilde bildiğini değil, ne yapmanız gerektiğini ve ihmaliniz nedeniyle bu eğitim seviyelerine rağmen bunu yaptıysanız, ne bekleyeceğinizi bilin.
Her zaman işimizin eylemlerini, başkalarından ne aldığımızı, işimizin hammaddesini neyin desteklediğini tam olarak bilerek temel almaya değer; Ama aynı zamanda, ne yaptığımızı, işimizin meyvesini bilmek için aidiyet duygusu da ekliyor, çünkü kaçınılmaz olarak bize memnuniyet ve daha fazla etkinlik veriyor, çünkü bizim kurumumuz ve ötesindeki etkisini ölçebiliyoruz.
