Örgütsel bilgi ve iletişim sistemlerinin denetimi

Şirketler içindeki bilgi artışı üsteldir ve doğru kişiye etkin ve verimli bir şekilde ulaştırmak titiz bir görevi temsil eder, bu nedenle bilgi ve iletişim sistemlerinin kullanımı, bilgilerin hammadde olarak yönetilmesine yardımcı olur. Karar verme süreçlerinde ve strateji planlamasında kullanmak, ancak kuruluşa fayda sağlayan sonuçlar elde etmek için, bilgi ve iletişim sistemlerinin kurumsal hedeflerle uyumunu sağlamak için denetlenmeleri gerekir.

Anahtar kelimeler: Denetim, iletişim, yayıncı, bilgi, alıcı.

Giriş

İnsan kapasitesi sınırlıdır, bu da bilgi hacminin sadece bir kısmının bilgi haline gelmesine neden olur, bu nedenle bunu elde etme ihtiyacı esas olarak formülasyon, yönetim, her üyeye iletişim gibi idari görevlerin yerine getirilmesinde gösterilir. gerçekleştirilecek görevlerin organizasyon stratejisinin kontrolü ve değerlendirilmesi, böylece bilgi yönetimi, hacmini sınırlandırmak için organizasyonun yönüne karar verme yeteneğine sahip kritik bir kaynaktır. bilgi, zaman ve maliyetten tasarruf anlamına gelir.

Yukarıdakilere göre, bilgi, karar alma süreçlerinin, planların, stratejilerin ve faaliyetlerin kontrolünün hammaddesi olduğu için kuruluşlar içinde çok önemli bir kaynak olarak göze çarpıyor, bir dizi veriye dayanıyor Daha önce geleceğin belirsizliğini azaltmaya yardımcı olan yararlı bir mesaj iletmek için onlara anlam vermek için muamele edildi. Veriler, belirli bir olguyu veya olguları okuma, gözlem, hesaplamalar, ölçüm vb. Yoluyla sürekli olarak toplanır.

Yöneticiler kuruluşlardaki durumlarla uğraşmaktan sorumludur, ancak bu çalışma mevcut ve erişilebilir bilgilere dayanarak yapılır, bu nedenle, elde ettikleri bilgilerin türünü tanımlayabilmeleri gerekir. kuruluşlarda alınan kararlar bir tür bilgiye dayanarak verilir, ancak mutlak bilgiye sahip olmadan elde edilir, çünkü bu bilgiyi elde etmek için çok yüksek bir maliyet anlamına gelir veya karar verme sırasında kullanılabilirlik nedeniyle, Karar alma süreci, mutlak olmamasına rağmen, hedefe ulaşmak için yeterince önemlidir.

Bilgi önemli ölçüde dönüştürülmüş verilerin ürünü olduğu için, değeri onu alan kişiye bağlıdır, çünkü alınan mesaj alıcı kişinin yorumu ile ilgilidir, bu nedenle bilgi önemli olarak değerlendirilecektir. karar alma süreçlerinde hammadde olarak kullanıldığında.

Bilginin ilettiği mesaj, ancak anlamı, belirli kullanım, eğitim, organizasyondaki konum ve dilde, bu şekilde gerekli bilgi türlerine uyulması gereken alıcı tarafından anlaşılırsa önemli olacaktır. alıcının hiyerarşik düzeyi, yapılan iş, gizlilik, aciliyet vb. Özetle, bilgi transferi, talep eden kişinin örgütsel seviyesine bağlıdır, çünkü bir seviye için çok yararlı olan veriler, başka bir şey için anlamına gelemez.Bilgiden, verilerin bir bilgi ve anlayışı, bir olgu hakkındaki belirsizliği azaltmak ve kuruluşun yönünün belirleyici süreçlerinde bir kaynak olarak kullanmak için alıcı tarafından üretilir, böylece etkili bilgi olmadan şirket olmaz canlı.

Bir sürecin ürünü olarak, bilgiler şirketler için bir maliyeti temsil eder ve bu maliyet aşağıdakilere dayanarak tahmin edilebilir:

Gerekli olan bilgilerin içeriği, bilgilerin gerekli olduğu hız, gerekli olan bilgilerin hacmi, bilgilerin erişilebilirliği.

Bilginin değerini belirlemek için, elde etme maliyeti ile elde edilebilecek kullanım, kullanılan miktar ve elde edilmesi beklenen faydalar arasında bir karşılaştırma yapılmalıdır. sorunlar belirsizlikten kaynaklanır.

Şirketler içinde, bilginin değer olarak değerlendirilmesi için aşağıdaki niteliklere sahip olması gerekir:

Alaka: bilgiyi önemli ölçüde artırmalı ve sunulan gerçeğe ilişkin belirsizliği azaltmalı, ilgili veri toplamanın ürünü olduğu için belirleyici bir kalitedir. Doğruluk: Sunulan veriler aranılana ve önemine uygun olmalıdır, bu nedenle doğruluk seviyesi, alınacak kararın önemi ve talep eden kişinin hiyerarşik seviyesi ile orantılıdır. Tamamlandı: Raporlanacak mesaj, incelenen sorunun temel noktaları hakkında bilgi vermelidir. Kaynağa güven: bilginin alındığı kaynağın güvenilirliği yüksek olmalı, böylece dikkate alınmalıdır, aynı şekilde çeşitli kaynakların kullanımı bilgiye olan güveni arttırmaktadır. Doğru kişiyle iletişim kurun: tedarikten sorumlu kişi, bilgiyi gereken yere etkili bir şekilde ulaştırmak için gereken bilgileri bilmelidir. Dakiklik: iyi bilgi, kullanılacak zamanda iletilen bilgidir. Detay: Bilginin kullanımında etkili olabilmesi için asgari miktarda ayrıntıya sahip olması gerekir, bu seviye bilginin talep edildiği organizasyon seviyesinden etkilenir. Sıkıştırma: Kullanıldığı sürece değer katmak için alıcı tarafından anlaşılmalıdır, bu nedenle mesajı etkili bir şekilde iletmek için kullanıcı tercihleri, ön bilgi, çevresel faktörler ve diller gibi faktörlerle manipüle edilmelidir. alıcınıza.

Tüm bu özelliklerin kümesi, bir kişi tarafından alınan bilgileri faydalı ve yüksek değerli hale getirir, bu da birden fazla kaynaktan (iç ve dış) elde edilebilen önemli ve stratejik bir kaynak haline gelmesine neden olur.

Bilgi sistemleri tarafından yakalanan verilerin çoğu, dahili bilginin üretilmesine katkıda bulunan kuruluşun işleyişini içerir, ancak diğer taraftan, bir şirket yalnızca yeteri kadar başarılı olduğunda başarılı olur. Bilginin alındığı gruba bağlı olarak, dış ortamınızın talebine uyum sağlayın:

Müşteriler DağıtıcılarYarışmacılarTedarikçilerMisyonlarAksiyonistlerFinansal kurumlarResmi DairelerKlasörler

Oluşturulan bilgiler aynı kuruluştan diğerine geçtiğinden, şirket bu grupların her biri hakkında sürekli olarak bilgilendirilmelidir.

Bilgi sistemi

Şirketlerin bir sistem olarak davrandıkları iyi bilinmektedir ve bu nedenle onu alt sistemlere ayırmak mümkündür. Bilgi sistemi, kuruluşu oluşturan diğer tüm sistemlerle ilgili bir sistemdir, amacı aynı kuruluşun gerektirdiği bilgileri yakalamak ve aynı zamanda ona ihtiyaç duyan üyeler için gerekli dönüşümleri sağlamak ve böylece değer katmaktır. yürütülmekte olan süreçlere göre, bu nedenle bir yöneticinin performansı, bilgi sistemlerinin olumlu sonuçlar elde etme yeteneklerini keşfetme yeteneğine bağlıdır.

Resmi olarak, bilgi sistemi ", bir şirketin ihtiyaçlarına göre yapılandırılmış bir veri topluluğunda faaliyet gösteren, adı geçen şirketin çalışması ve faaliyetleri için gerekli bilgileri toplayan, hazırlayan ve dağıtan resmi süreçler kümesidir. en azından kısmen şirketin iş işlevlerini stratejisine uygun olarak yürütmek için gerekli karar alma süreçleri ile desteklenen yön ve karşılık gelen kontrolün kapsamı ”(Andreu, Ricart ve Valor, 1991, a. şirketteki bilgi sistemleri, 2011). Bu tanım sadece biçimsel bilgileri tanımasına rağmen, bilgi sistemleri gayri resmi bilgilerin bir şans sağlayıcısı olarak sınırlanmasını tanıyabilir.Bu, kurumsal hedeflere ulaşmak için tasarlanmış ve kullanılan tek bir unsur olduğundan, bilgi sistemi şirketin iş odağının hizmetinde olmalıdır, bu yüzden onlarla uyumlu olması önemlidir.

Bir bilgi sisteminin neyi temsil ettiğini açıklığa kavuşturmak için, bilgisayar sistemleri arasında bir ayrım yapılması gerekir, çünkü bu ikisi arasında genellikle karışıklık vardır.Bir yandan, bilgisayar sistemi sadece donanım ve yazılım bileşenlerinin birbirine bağlanmasından oluşur, böylece belirli bir girdiye sahip bir algoritma her zaman aynı çıktıyı alır, aksine, bilgi sistemleri davranışları bireylerin ve kuruluşun amaçlarından, değerlerinden, inançlarından vb. etkilenen sosyal sistemlerdir. teknoloji.

Şirketler, bilgi teknolojilerini kullanarak inşa edilmiş bilgi sistemleri olmadan verimli ve etkili bir şekilde işletilemezler, çünkü şirket yönetimini kolaylaştırır ve rekabetin avantajlarını araştırmayı mümkün kılar, çünkü bilgi kuruluş içinde sanki dolaşıyormuş gibi Bir sıvı, resmi ve gayri resmi nedenlerle ve yatay ve dikey olarak işlenecektir. Bilgi sistemi, bir şirketin işlevlerini stratejisine göre yürütmek için bilgi akışlarını maksimum verimlilik ve verimlilikle yöneten kuruluş yapısının bir parçasıdır. Bilgi sisteminin önemi, bu sayede şirketin ihtiyaç duyan üyelerine gerekli bilgilerin, doğru zamanda ve uygun antlaşma ile sağlanabilmesidir.Aksine, bilgi sistemlerinde ortaya çıkan sorunların çoğu örgütsel, sosyal veya insani boyutlardan kaynaklanmaktadır.

Bir bütün olarak, bilgi sistemleri yapılarında çeşitli bileşenler içerir, örneğin:

Bilgisayar donanımı, Veri tabanları, Telekomünikasyon, İnsan kaynakları, Prosedürler

Birlikte, bu bileşenler şirketin görevlerini yerine getirmesine yardımcı olur, bu nedenle bir bilgi sistemi tarafından gerçekleştirilen bir dizi işlev veri toplama ve toplama, depolama, bilgi işleme ve bilginin organizasyon içinde dağılımı.

Bilgi sisteminin amacı şirket genelinde bilgi akışını yönetmektir, değer zinciri modeli içindeki rolü önemlidir, çünkü şirkette yürütülen tüm faaliyetlerden veri toplanmasını sağlar. ürün veya hizmet, bu şekilde, temel veya destek olsun, şirketin tüm faaliyetleriyle etkileşime girdiğinden, bilgi sistemi altyapının bir parçasıdır.

Değer zincirindeki faaliyet türünden bağımsız olarak, başkalarının işleyişini sağlamak için bilgi sistemi tarafından toplanan ve diğer faaliyetlere dağıtılan ve böylece tedarik zincirindeki tüm faaliyetler arasında koordinasyonu sağlayan bilgiye ihtiyaç duyarlar ve üretirler. aynı şekilde, bilgi sistemi vasıtasıyla değer zincirinin faaliyetleri geliştirilebilir ve hatta değer zincirinin kendisini yeniden yapılandırma noktasına kadar araştırılabilir, böylece bilgi sistemi dağıtım kanalı olarak işlev görür süreçlere değer katan bilginin geri bildirimi.

İşte bir bilgi sisteminin ne olduğunu, temel özelliklerinin ne olduğunu ve hangi türlerin var olduğunu öğrenmek için bir video dersi

Örgütsel iletişim

Örgütsel iletişim çok önemli bir unsurdur, işlevi bir göndericiden bir alıcıya bilgi (mesaj) iletimini içerir, genel olarak, kurumlar içinde iletişimin temel amacı, farklı kullanım için bilgi sahibi olmaktır. fayda sağlamak için süreçler, yönetimsel fonksiyonlar içinde her şeyden önce aşağıdakileri yapmak gerekir:

Organizasyonel hedeflerin belirlenmesi ve yaygınlaştırılması, başarılarına yönelik planlar geliştirmek, insan ve diğer kaynakları etkin ve verimli bir şekilde organize etmek, kurum çalışanlarını seçmek, geliştirmek ve değerlendirmek, liderlik etmek, yönlendirmek, motive etmek ve iklim oluşturmak. insanların katkıda bulunduğu kontrol performansı.

Ayrıca, iletişim, müşteri bilgilerinin değiş tokuşuna, tedarikçilerin bulunabilirliğine, hissedarların haklarına, devlet düzenlemelerine, yöneticilerin toplumla ilgili kaygılarına izin vererek kuruluşların dış ortamlarıyla ilişki kurmalarına olanak tanır.

Çizim 1: İletişim fonksiyonu

İletişim süreci çeşitli unsurlardan oluşur:

Verici: Gönderilecek ve alıcının anlayabilmesi için kodlanacak şekilde iletilecek mesajın oluşturulduğu kaynaktır. İletim kanalı: bilgi, iletim kanalı olarak bilinen belirli bir yolla iletilir, amacı, iletiyi iletmek için göndericiyi alıcıya bağlamaktır. İletim kanalı mesajın türüne bağlıdır, ancak sözlü, yazılı veya bazı bilgi teknolojileri yoluyla olabilir. Bir kanal türünün kullanılması diğerini kullanmak için bir kısıtlama değildir, bu nedenle bazen iki veya daha fazla kanal kullanılır, ancak etkili iletişim için bunların doğru seçimi hayati önem taşır. Alıcı: mesajın teslim edilmesi gereken hedef kaynaktır, mesajın kodunu çözmek ve anlaşılmak için onu almak için bir istek olmalıdır, sonuç olarak doğru iletişim sadece gönderen ve alıcı mesajla aynı veya benzer bir değer atadığında gerçekleşir, bu nedenle bir mesaj alıcı için özel olarak kodlanmalıdır, yani mesaj teknik bir dilde ise, bu dili anlaması için bir alıcı gerekir. Gürültü: herhangi bir öğesinde iletişimi olumsuz etkileyen, mesajın iletildiği verimliliği azaltan bir faktördür. geri bildirim: iletişimin etkinliğini doğrulamak için, geri bildirim mevcut olmalıdır, çünkü mesajın onaylanma yöntemi budur ve bu sayede bazı bireysel veya organizasyonel değişiklikler gösterilebilir.

Çizim 2: İletişim süreci

Eğitim, sosyolojik, politik-yasal, ekonomik, coğrafi mesafe, zaman vb. Gibi çeşitli durumsal faktörler ve organizasyonlar iletişim sürecini etkiler, bilgiyi anlamada sorun yaratır, bu nedenle bu tür gürültüyü azaltmak bir organizasyonlardaki zorlukları önlemek için kritik görev.

Gördüğümüz gibi, iletişim şirketler için çok önemli bir unsurdur, ancak günümüzde amaç bilginin daha hızlı akmasıdır, bu nedenle yöneticilerin bilgi edinme ihtiyacı uyarlanmış bir iletişim sistemi tarafından karşılanmalıdır. örgütün ihtiyaçlarına. Etkili bir organizasyonda, bilgi akışı hiyerarşik düzeylerde çeşitli yönlerde ilerler, böylece iletişim aşağıdaki şekillerde gerçekleşebilir:

Azalan: İletişim organizasyon yapısında en üst seviyeden en alçak seviyeye doğru akar. Bu şekilde bilgi aktarmak için kullanılan bazı araçlar talimatlar, konuşmalar, toplantılar, telefon, konuşmacılar, hatta gayri resmi iletişim yoluyladır. Kuruluşun farklı düzeylerinden aşağıya doğru bilgi akışı zaman gerektirir ve bazen üst yönetim tarafından üretilen mesaj aynı iletim kanalı nedeniyle alan kişiler tarafından anlaşılamaz. Yukarı: Artan bilgi akışı, inişten ziyade ters yönde gerçekleşir, çünkü kaynağı astlardadır ve örgütün en üst seviyelerine kadar yükselir. Bu anlamda iletişim zinciri, doğru bir şekilde teslim edilememesi veya uygun detayların sunulması olasılığını sunarak mesajı yöneticilere iletmek için olumsuz koşullar yaratabilir. Bu tür iletişimde ortaya çıkan bazı tipik yöntemler, talepler, anlaşmazlıklar, şikayetler, danışmanlık oturumları, grup toplantıları vb. haçlı seferi: yatay ve diyagonal bilgi akışlarının seviyeler boyunca yakınsamasıdır, mesajın her yöne gidebilmesi ile doğrudan doğru kişiye iletilmesine izin vererek diğer akışlardan daha hızlı olduğu ortaya çıkar. Bu tür iletişim genellikle bilgi akışını hızlandırmak, kurumsal hedefe ulaşmak için sıkıştırmayı ve koordinasyonu geliştirmek için kullanılır.

Bilgi akışının kesintiye uğraması şirketler için kritik bir sorundur çünkü planlama ve hedeflerinin karşılanmamasına neden olabilir veya üretim alanında olduğu gibi belirli bir durumda üreme, bir duruma hızlı bir şekilde müdahale etmeyerek büyük bir maliyeti temsil eder. Gönderen, mesaj iletim kanalı, alıcı veya geri bildirimde sorunlu engeller ortaya çıkabilir. Bilgi akışını kesintiye uğratan iletişim sürecinde meydana gelebilecek engellerden bazıları şunlardır:

Planlama eksikliği: bir mesaj göndererek nedenleri ifade amacını devlet veya neden olabilir uygun bir kanal seçmez önce alıcı bilgileri doğru bir anlayış yok Varsayımlar unclarified: vakalarda değil mesajlar olduğunu yatan bildirdi neden karışıklık alıcıya. Anlamsal bozulma: mesajın iletildiği kelimeler alıcıya farklı şeyler ifade edebilir, bu yüzden bilgi gönderirken bunları dikkatlice seçmek, onu anlamak için önemlidir. Kötü ifade edilmiş mesajlar: Mesaj kötü seçilmiş kelimelerden, ilgili eksikliklerden, tutarlılık eksikliğinden, kötü organizasyondan, nadir yapılanmadan vb. Oluşuyorsa, alıcının bunu anlaması neredeyse imkansızdır. Uluslararası engeller: gönderen ve alıcı arasındaki farklı kültürler, etik standartlar veya diller gibi konular iletinin iletilmesine neden olmaz İletim kaybı: bir dizi vericiden geçerken bilgi akışı iletinin iletilmesine neden olur kayıplar konusunda daha az isabetli hale gelir. Kötü bekletme: iletilen iletinin bilgilerinin saklanmaması unutulmasına neden olur, bu nedenle iletiyi duyurmak için farklı kanalların kullanılması etkili bir stratejidir. Güvensizlik, tehdit ve korku: bu duyguların herhangi birinin varlığı alıcının tarafında belirsizlik yaratır. Aşırı bilgi yüklemesi: aşırı bilgi akışı çeşitli sorunlara neden olabilir, çünkü insanlar belirli bilgileri görmezden gelmek, işlerken hata yapmak, bilgilerin işlenmesini geciktirmek, bazı veriler sızabilir veya sadece kişi eğilebilir iletişim sorumluluğundan kaçmak. Durum ve güç: gönderen ve alıcı arasındaki hiyerarşik düzey, çeşitli örgütsel düzeylerden geçmek zorunda kalarak bilgi bozulması konusunda bir zorluktur.

Bu engellere karşı koymanın ve ortak bir hedefe doğru çalışmaya izin veren kuruluşlar arasında etkili iletişim kurmanın bir yolu olarak, aşağıdaki öneriler iletişim engellerini aşmaya ve bilgi sistemlerini geliştirmenin yolunu açmaya yardımcı olur.

Mesajın amacını netleştirin: Mesajı gönderen, alıcıyla ne iletişim kurmak istediğine dair net olmalıdır, bu nedenle mesajın amacını netleştirmek ve bu amaca ulaşmak için bir plan yapmak, bilgiyi kimin aldığını en iyi şekilde anlamaya yardımcı olur.. Sıkıştırılabilir kodlama kullanın: iletilen bilgiler, alıcının bilgi düzeyine göre kolayca anlaşılabilmesi için kodlanmalı ve kodu çözülmelidir. Başkalarının görüşlerine danışmak: bir mesaj iletmeden önce başkalarının görüşlerini toplamak verilerin zenginleştirilmesine yardımcı olur, mesajın analizi daha verimlidir ve seçilen kanal sıkıştırma için uygundur. Alıcıların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun: Alıcı için değerli bir şeyin iletilmesi bilginin daha hızlı aktığı anlamına gelebilir. Uygun tonu ve dili kullanın: iletilen bilginin güvenilirliğini sağlamak için yayıncı ses tonunu kontrol etmeli ve bilgiye ilgi duymak ve anlaşılmasını kolaylaştırmak için uygun kelimeleri seçmelidir. Geri bildirim alma: iletişim sürecini sona erdirmek için, gönderen mesajının düzgün bir şekilde teslim edildiğinden emin olmalıdır, böylece alıcıdan bir geri bildirim yolu olması bilgilerin doğruluğunu garanti eder. Duymak: Gönderilen mesajı etkili bir şekilde almak ve anlamak için, dinlemeyi öğrenmek önemlidir, bu nedenle dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak ve gönderene odaklanmak mesajın anlaşılmasını sağlar, ayrıca sorular sormak bilgiyi zenginleştirmeye yardımcı olur, mesajı daha net hale getirir.

Denetim

Bir denetim, performans seviyesini görmek için bazı süreçlere, mekanizmalara, alanlara uygulanan bir inceleme türü olarak düşünülebilir, bu nedenle de denetlenen sistemin durumunu kontrol etmenin bir aracı olarak kabul edilir., denetim, şirketin doğru çalıştığını doğrulamak için herhangi bir kilit noktasını denetleme veya kontrol etme sürecidir. Bir şirket içindeki denetimler, iç veya dış olmak üzere sadece iki şekilde yapılabilir, ilki aynı şirkete ait bir denetçi tarafından yapılır ve ikincisi, aksine, bağımsız bir denetçi tarafından gerçekleştirilir.

Bir denetimin amacı, türüne ve yürütülmesinin nedenine bağlıdır, ancak özelliklerinden bağımsız olarak, takip ettikleri ortak hedefler şunlardır:

Şirketin mevcut durumunu tam olarak, bir süreç, sistem ya da belirli bir alanda bilmek, potansiyel yatırımcılara ya da kuruluşlara şirket hakkında güvenilirlik ve güven sağlamak Şirket, sistem, alan vb. ürün ve hizmetler Faaliyetlerin yürütülmesinde hataları tespit etmek Kullanılan sistemin şirketin hedefi için etkili ve verimli olup olmadığını tespit etmek Performansı iyileştirecek kararlar almak için mümkün olduğunca fazla bilgi toplayın.

Şirketler içinde denetim yapmanın önemi, takip ettikleri hedeflerin aynısıdır, ancak ek olarak, denetim gerçekten ne yapıldığını incelememize, işlerin iyi yapılıp yapılmadığını belirlememize, yönetmeliklere uyumu ölçmemize izin verir Teknolojileri güncelleme ve kullanma düzeyinizi görmek için, tüm bu faktörler daha fazla başarıya izin veren eylem kararlarının yönlendirilmesine ve alınmasına izin verir.

Bu anlamda, bilgi ve iletişim sistemlerinin denetimi iç denetim fonksiyonları için eylem alanında bir uzmanlaşmadır, amaçları bilgi ve iletişim anlaşmasının mevcut sorunlarını tüm genel olarak tespit etmektir. Organizasyon, özellikle kuruluşun stratejisine göre bir sistem iyileştirme planının geliştirilmesine olanak tanıyan önerilerde bulunmak amacıyla, iletişimin etkinliğini ölçerken özel ve etkili bir iletişim planı tasarlamak, kanallarının yanı sıra hedeflere ulaşmak için araçlar.

Bilgi ve iletişim sistemlerinin denetimleri tarafsızlığı korumalı, iyi yargıya sahip olmaya ve denetimin amaçları bağlamında bir sonucu ifade etme konusunda karar verme özgürlüğüne odaklanmalıdır. Denetimin yürütülmesi sırasında dört unsurun ele alınması gerekir:

İşlemler. Bu aktivite, bir verinin üretildiği andan, şirketin her bir pozisyonuna kadar bir bilgi akışının bilinmesini içerir. Tüm prosedürleri bilerek, akışın belirli noktalarına kontrollerin dahil edilmesinin, mevcut olanların bazılarının değiştirilmesinin, sistemin iyileştirilmesi için akışı engelleyen diğerlerinin ortadan kaldırılmasının tavsiye edilebilirliğini belirlemek için kritik bir analiz yapılır. Sistemlerin fiziksel varlıkları. Bu alanda, bilgilerin olası arızalara veya kötü amaçlı eylemlere karşı bütünlüğü ve bir risk değerlendirmesinin yapılması ve beklenmedik durum önlemlerinin dikkate alınması gereken tüm sistem varlıklarının korunması üzerinde durulmaktadır. Programlar. Bazı yazılım veya özel bir program aracılığıyla ya bilgileri işlemek için kullanılan programlar analiz teşkil doğrular veri bütünlüğünü ve kullanım ile ilgili getirilmemiştir. Denetim kendisinin uygulanması. Raporların hazırlanması ve sunumu, uyuşmazlıkların çözümü, strateji planlaması ve spesifik teknikler için spesifik teknik metodolojilerini bilmeyi içerir.

Bununla, iletişim sistemleri denetimi, bilgiyi iletmek için kullanılan kanalların ve medyanın etkinliğini gözden geçirerek bir kurumun iletişim işini kolaylaştırdığı için, etkili bir iletişim yaklaşımının başlangıç noktası ve temelidir..

Denetim nasıl yapılır?

Denetimin amaçlarını belirleyin: bu adımda şirketin iletişim sisteminin bu derinlemesine analizini yaparak elde etmek istediğiniz faydalar belirlenir. Çevreyi inceleyin: sistemi çevreleyen ve sistemi şu ya da bu şekilde etkileyebilecek tüm faktörler analiz edilmelidir Sosyal, ekonomik ve örgütsel faktörler müdahale eden faktörlerdir. Halkı analiz edin: sürecin müşterilerini tanımlamak için, bir liste yapılır ve her birinin özellikleri analiz edilir, daha sonra her birinin somut bir şekilde gerçekleştirdiği iletişim eylemlerinin bir analizini yapmak için. Kullanılan tüm kampanyaları ve mesajları açıklayın: Kullanılan materyalleri, adımları ve sonuçları belirlemek için mesajların şirket içinde bir yerden başka bir yere aktarılmasının nedenlerini ve nedenlerini belirlemekle ilgilidir. İletişim araçlarının envanteri: bilgi aktarımında bunların kullanımını analiz etmek için iletişimde yer alan tüm araçları tanımlayınız. Başkalarının görüşlerini bilmek: üyelerin bilgi iletişimi hakkındaki görüşlerini bilmek, şirketteki akış hakkında bir panorama açmaya izin verir. Sonuç ve önerilerde bulunun: Kuruluşun amaçları ile bir karşılaştırma yapılmalı, denetimden elde edilen tüm bilgiler, bilgi sisteminde bulunan önerileri ve gözlemleri içeren nihai bir sonuç çıkarmak için sentezlenmelidir. Yeni stratejinin planlanması: Denetimden elde edilen sonuçlar yoluyla, kurumun hedeflerinin elde edilmesini sağlayan yeni iletişim stratejisinin tanımlanması için gerekli kararlar alınır.

İletişim sistemleri denetimi, bilgi kuruluşlar için hayati bir kaynak olduğundan, her stratejiyi başarılı bir şekilde uygulamak için önemli bir süreçtir.

Sonraki birkaç videoda Valencia Politeknik Üniversitesi profesörü Doktor Ignacio Gil Pechuán, bilgi sistemleri denetimi kavramını ve gelişim aşamalarını açıklıyor.

Sonuç

Bilgi ve iletişim sistemleri, şirketlerin gelişiminde temel bir unsurdur, çünkü bunlardan geçen ve her seviyedeki insanlara iletilen bilgi akışı, aynı organizasyonun yönünü tanımlamaya izin verir, sorunlar ortaya çıkar, her departmanın ve kuruluşun stratejilerini tanımlayın, ayrıca bu faaliyetler kurumun dahili olarak bilinmesine ve çevreye açılmasına izin verir, bu nedenle bu sistemler sayesinde şirketler açık sistemler olarak kabul edilir, çünkü Bunlar aracılığıyla, rekabet gücünü arttırmaya ve kuruluşun konumlandırılmasını sağlamaya yardımcı olan her türlü çevresel veriyi elde etmek mümkündür.

Bilgi ve iletişim sistemleri şirketler için çok önemli olduğu için, doğru çalıştıkları ve amaçlarla ve organizasyonel stratejilerle uyumlu olduklarından emin olunmalıdır, böylece bir denetim yapmak, güçlü ve zayıf yönlerin tespit edilmesini sağlar. karar verme yoluyla elde edilen sonuçların doğru bilgi kullanılırken etkili olması için, sistemlerdeki bilgi akışının düzeltilmesine ve iyileştirilmesine olanak tanıyan bir eylem planı geliştirmek.

Etkili bilgiye sahip olmayan kuruluşların sadece başarısız olma eğiliminde olacağı unutulmamalıdır, çünkü eylem planları yüksek düzeyde belirsizliğe sahip olacaktır, bu nedenle bilgi, şirketlerin verimli bir şekilde gelişmelerine izin verdiği için elde edebileceği en değerli kaynaktır.

Öz

Anahtar Kelimeler: Denetim, iletişim, bilgi, alıcı, verici.

Referanslar

Caurin, J. (2017). Şirketteki denetim. Emprendepyme.net'ten elde edildi: https://www.emprendepyme.net/auditoriaAlcamí, R. l., Carañana, CD ve Herrando, JG (2011). Şirkette bilgi sistemleri yönetimine giriş. Universitat Jaume I. Servei de Comunicació i Publicacions Kampüsü del Riu Sec.Dueñas, HA (sf). Bilgi sistemlerinin denetimi. Https://repository.icesi.edu.co/biblioteca_digital/bitstream/10906/3946/1/auditoria_sistemas_informacion.pdfeliromerocomunicacion adresinden elde edildi. (2016). 8 adımda iletişim denetimi nasıl yapılır. Https://eliromerocomunicacion.com/como-realizar-una-auditoria-de-comunicacion/Koontz, H., Weihrich, H. ve Cannice, M. (2012) 'den alınmıştır. Yönetim, Küresel ve işletme perspektifi. Meksika şehri:McGRAWHILL / INTERAMERICANA EDİTÖRLERİ SA DE CVMimenza, OC (2019). İş iletişimi: türleri, özellikleri ve yaygın hatalar. Psikoloji ve Akıldan Elde Edilenler: