Belgelendirme süreçlerinde başlayan bazı şirketler ve hatta ISO 9000'in yeni sürümüne geçiş sürecinde olan şirketler bile, yetkinlikler konusunda eğitim ve belirleme gereksinimini karşılamada bazı zorluklarla karşılaşmışlardır.
Yetkinlik, "gösterilebilecek uygun veya uygulanabilir eğitim ve öğretimin yanı sıra beceri ve deneyimin bir kombinasyonu" olarak anlaşılır. Bir kişinin dördünün hepsine sahip olması gerekmez, sadece belirli bir görev için gerekli olanlar.
ISO 9001: 2000 standardının 6.2 İnsan Kaynakları bölümünde belirtildiği gibi, "ürün kalitesini etkileyen işleri yapan personelin, uygun eğitim, öğretim, beceri ve deneyime dayalı olarak yetkin olması gerekir" Şirket, gerekli eğitimi vermenin ve yaptıkları işin öneminin ve kalite hedeflerine ulaşılmasına nasıl katkıda bulunduğunun farkında olmalarını sağlamanın yanı sıra, bu tür personel için gerekli yetkinliği belirlemelidir.
ISO 9004: 2000 yönetmeliği, personelin katılımıyla ilgili olarak, eğer yönetim kalite yönetim sisteminin etkililiğini ve verimliliğini artırmak istiyorsa, personelin katılımını ve desteğini araması gerektiğini;
- sürekli eğitim ve kariyer planlaması sağlamak, sorumluluklarınızı ve otoritelerinizi tanımlamak, bireysel ve takım hedeflerini belirlemek, süreç performansını yönetmek ve sonuçları değerlendirmek, tanıma yoluyla hedef belirleme ve karar alma sürecine aktif katılımı kolaylaştırmak ve ödüllendirmek, açık ve iki yönlü bilgi iletişimini kolaylaştırmak, personelinizin ihtiyaçlarını sürekli olarak gözden geçirmek, yeniliği teşvik etmek, etkili ekip çalışması sağlamak, öneri ve fikirleri iletmek, personel memnuniyeti önlemlerini kullanmak, ve personelin organizasyonla bağlantılı ve ayrışmasının nedenlerini araştırmak.
Yönetim, personelin kuruluşun etkin ve verimli çalışması için gerekli yetkinliğe sahip olmasını sağlamalı ve hem sahip olduğu yeterlilik ihtiyaçlarını hem de plan ve hedeflerle ilgili gelecekteki taleplere göre beklenenleri analiz etmelidir. stratejik ve operasyonel. Yöneticilerin ve iş gücünün (kariyer planlaması) art arda ihtiyaçlarının yanı sıra kuruluşun süreçlerinde, araçlarında ve ekipmanlarında meydana gelen değişiklikleri de tahmin etmelisiniz.
Personelin yetkin olmasını sağlamanın bir başka yolu, personelin tanımlanmış faaliyetleri gerçekleştirme konusundaki bireysel yeterliliğini değerlendirmektir (Kuruluşu ve paydaşlarını etkileyen yasal ve düzenleyici gereklilikleri ve standartları içermelidir).
Eğitim verildiğinde, eğitim ve öğretim ihtiyaçları için planlama, kuruluşun süreçlerinin doğası, personel gelişim aşamaları ve kuruluşun kültürünün getirdiği değişiklikleri dikkate almalıdır.
Organizasyonun amaçlarına ulaşmasını ve personelinin gelişimini desteklemek için eğitim planlaması ve eğitimi dikkate alınmalıdır.
- personel deneyimi, örtük ve açık bilgi, liderlik ve yönetim becerileri, planlama ve geliştirme araçları, ekip oluşturma, problem çözme, iletişim becerileri, kültür ve sosyal davranış, bilgi piyasalar ve müşterilerin ve diğer paydaşların ihtiyaç ve beklentileri ile yaratıcılık ve yenilikçilik.
Personelin aktif katılımını kolaylaştırmak için eğitim ve öğretim aşağıdakileri de içermelidir:
- örgütün gelecekteki vizyonu, örgütün politika ve hedefleri, örgütün değişimi ve gelişimi, iyileştirme süreçlerinin başlatılması ve uygulanması, yaratıcılık ve yeniliğin yararları, örgütün toplum üzerindeki etkisi, yeni personel için indüksiyon programları ve eğitimli personelin periyodik olarak güncellenmesi için programlar.
Eğitim planları şunları içermelidir:
- hedefler, programlar ve metodolojiler, gerekli kaynaklar, gerekli iç desteğin belirlenmesi, personel yeterliliğinin artması açısından değerlendirme ve kuruluş üzerindeki etkililiğin ve etkinin ölçülmesi.
Sağlanan eğitim ve öğretim, gelecekteki eğitim planlarını iyileştirmenin bir yolu olarak beklentiler ve kurumun etkinliği ve verimliliği üzerindeki etkileri açısından değerlendirilmelidir.
İyi bir planın önemli bir parçası kimin ne yaptığını düşünmektir. Faaliyetlere atanan kişiler bunu yapmaya yetkili olmalıdır. Bu, satın alma, planlama, müşteri hizmetleri gibi ürün imalatına doğrudan dahil olmayan kişileri de içerir. Küçük şirketlerde herkes kaliteyi bir şekilde etkileyebilir.
İş atamalarını planlarken ve iş için ihtiyaç duyacağınız yeterlilikleri belirlerken, eğitim gerekli yeterlilikleri elde etmek için bir seçenek olarak düşünülmelidir.
Gelecekteki faaliyetlerin yanı sıra mevcut iş için gerekli araç ve gereksinimlerle ilgili deneyimlerin, niteliklerin, kapasitelerin ve kendi becerilerinin ve insanların becerilerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi tavsiye edilir.
Eğitim:
Mevcut personel yeterliliklerinin ihtiyaç duyulanla karşılaştırılması, yeterlilik açığı analizi olarak bilinir. Boşluğun eğitim yoluyla veya yeni beceriler alarak ekstra beceriler edinerek azaltılması gerekmektedir.
Kendi insanlarınızı eğitmeye karar verirseniz, muhtemelen yetkin sayılabilmeleri için hem eğitime hem de deneyime ihtiyaçları olacaktır.
Yönetimin gözden geçirilmesi, düzeltici ve önleyici faaliyetler ve iç kalite denetimleri eğitimin eksik olduğu alanların belirlenmesine yardımcı olabilir.
Genellikle iş ataması, eğitim ihtiyacını göz önünde bulundurmanız gereken bir faaliyettir. Üretim ve hizmet operasyonlarında gerekli beceri ve yetenekler, ek eğitim ihtiyaçlarını da gösterebilir.
Yeni personel (yarı zamanlı veya geçici çalışanlar dahil) ve tam zamanlı çalışanlar olarak işe alınmadan önce eğitimli personel bulundurmak uygun olabilir. Eğitim şunları içerebilir:
- işin doğası, sağlık, güvenlik ve çevre düzenlemeleri, kalite politikası ve diğer iç politikalar, yeni çalışanın rolü ve bunlarla ilgili prosedür ve talimatlar.
Eğitimin aşamalar halinde gerçekleşmesini planlamak yararlı olabilir, öyle ki bir eğitim dönemini bir tanıma dönemi ve ardından diğer eğitim ve tanıma dönemi izler.
Kaliteli iç denetim eğitimi, zorunlu olmasa da, son derece arzu edilen bir durum değildir ve potansiyel iç denetçiler tarafından alındığında büyük bir avantajdır, aynı zamanda bir yönetim aracı olarak da düşünülebilir.
Eğitim, işyerinde dahili seminerler aracılığıyla veya harici bir yerde olabilir. Konulara bağlı olarak, ilgili kilit personelin gelişimi söz konusudur. Bir seminere katılmak da değerli eğitim sağlayabilir.
Eğitime alternatif olarak, gerekli yetkinliğe sahip bir danışman kiralayabilir veya etkinliği alt kiralayabilirsiniz.
Gerçekleştirdiğiniz eylemlerin herhangi birinin etkinliğini değerlendirmek önemlidir. Örneğin, doğru eğitim kursunu seçtiniz mi? Eğitim iyi anlaşılmışsa? Eğitimde öğrenilenler işte kullanılıyorsa? Sadece eğitimi vermek (ve kaydetmek) için yeterli değildir, aynı zamanda değerlendirmeniz gerekir.
Belirli faaliyetler, güvenli veya uygun bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için bir düzeyde yeterlilik gerektirebilir (örn. İç kalite denetimleri, kaynak veya tahribatsız muayene). Personelin bazı görevler için önceden kalifiye olması gerekebilir (örn. Forklift, sürücü veya müfettiş).
Çalışanın belirli yetkinliklere sahip olduğunu göstermek için kayıtlar gereklidir. Çalışanın aldığı eğitimin ve sonuçlarının kayıtlarını tutmanız gerekir. Eğitim programının başarıyla tamamlandığını gösteren ve yeterliliğe sahip olduğunuz kayıtlar, gerektiği kadar basit veya karmaşık olabilir. Personeliniz yeterince yetkinse prosedürlerinizdeki ayrıntıların azaltılabileceğini unutmayın. Ancak bu yeterlilik kanıtlanmalı ve kaydedilmelidir.
Basit olmak kaydıyla, kayıtlar, personelin belirli ekipmanı kullanabileceğini, belirli bir işlemi gerçekleştirebileceğini veya belirli prosedürleri takip edebileceğini onaylayan bir imzayı içerebilir. Kayıt, kişinin eğitildiği ve eğitildiği görevi yerine getirme konusunda yetkin olduğuna dair açık bir açıklama içermelidir. Diğer eğitim ve öğretim faaliyetlerinin etkinliği, elde edilen yeterliliğin devam ettiğini doğrulamak için bir süre sonra yeniden değerlendirilmelidir.
Forklift operatörü gibi bazı işlerin kalifikasyon gerektirdiğini unutmayın. Eğitim, uygun beceri, nitelik ve deneyime sahip personel tarafından gerçekleştirilmelidir. Eğitim amacıyla kullanılan personelin niteliklerini gösteren kayıtlar tutmalısınız. Elbette bazı durumlarda, eğitim yeterli olarak tanınmadan önce bir düzenleyici kurum tarafından akredite olmanız gerekebilir.
