En önemli şeyler asla en az önemli olanların merhametinde olmamalıdır. Goethe.
Görevlerinizi yerine, itfaiyeci işini her zaman "yangın söndürmek" yerine getirdiğiniz size mi geliyor? Acil durumlarda hareket etmek, yöneticilerin ve yöneticilerin görevlerini etkin bir şekilde yerine getirmesini engelleyen ana nedenlerden biridir. Birçok şirketin yaşadığı bu kısır döngüyü nasıl kıracağımız üzerine düşünelim.
Acil ve önemli arasında
Herhangi bir organizasyonda dört tür faaliyet vardır: 1. Acil ve önemli. 2. Acil değil, önemli. 3. Önemsiz acil ve 4. Ne acil ne de önemli. Bugün ana müşterimiz tarafından verilen siparişi vermek gibi acil ve önemli faaliyetler bulabiliriz. Başka bir deyişle, eğitim personeli, şirketin gelecek 10 yıl için gelişim stratejisini planlaması veya fotokopi makinesinin bakımı gibi, önemli olmasa da, acil olmayan görevler vardır. Önemli olmayan görevlerde acil olan ve olmayan bazılarını buluruz. İlkinde, bugün olan sosyal etkinliğe katılmak gibi, ancak ilgilendiğimiz; telefon şirketinin yarın geç saatlerde posta yoluyla geri göndermemiz için bize gönderdiği anketi doldurunİkincisinde boş zaman ve sorumsuzluk vardır, çünkü bunlar "sohbet", solitaire oynamak, çok fazla televizyon izlemek gibi önemli olmayan veya acil olmayan aktivitelerdir. Sorumlu insanlar genellikle acil olan şeylere katılmaya odaklanır, çünkü açıkça en çok baskı yapan kişilerdir.
Acil durumlar bir gecede ortaya çıkmaz
Çoğu organizasyonel acil durum beklenmedik veya ani durumlar değildir. Bunlar acil olmadıkları için ertelediğimiz görevler, bu yüzden acil olana kadar onları bir kenara bıraktık. Sorun şu ki, acilen bir şeye katıldığımızda, stres, fazla mesai, daha yüksek masraflar, ilişkilerdeki gerginlik vb.
Önemli olan, ancak acil olmayan bir şeyin acil alana girinceye kadar ele alınması üzücü bir durumdur. Etkili bir envanter yönetim sistemi kurmanın çok önemli olduğunu biliyoruz, ancak zamanında teslimat yapamadığımız için bir müşteri kaybedene veya depodaki büyük varlığımız nedeniyle finansal likidite eksikliğinden muzdarip olana kadar bunu yapmıyoruz. Yani maliyeti ne olursa olsun derhal bir sistem satın almayı düşünüyoruz. Aynısı fotokopi makinesi bakımı için de geçerlidir.
Bunu yapmanın önemli olduğunu biliyoruz, ancak hala çalıştığı için "aniden" başarısız olmaya başlayana kadar unutuyoruz. Bu nedenle, kopyaların alınması acil olduğu için, sadece bakım maliyetine değil, aynı zamanda makinemizin sabitlendiği kırtasiye fiyatından fotokopi için de bir onarım ve ödeme yapacak duruma katılıyoruz.
Bu yüzden önemli olan ama acil olmayan şey önemli ve acil hale gelir ve zamanında hareket etmemiz durumunda karşılamamız gerekenden daha yüksek fiyatlar ödememize neden olur.
İlk, acil veya önemli olan nedir?
Sınırlı kaynaklarımız olduğu için, her şeyi yapmanın imkansız olduğunu bilmemiz gerekir. Çözüm daha sonra ne yapılacağını ve öncelik vermeyi seçmektir. Bunun için basit bir mantık vardır: önce önemli olanı yapın, çünkü önemlidir. Acil şeylerden sadece aciliyete ek olarak önemi olanlara da hareket etmeliyiz. Daha sonra, acil olmayan önemli olanlara katılmak uygundur.
Acil ancak önemli olmayan görevlere ne olacağını merak edebilirsiniz. Cevap basit: yapma. Eğer gerçekten önemli değillerse, neden yapsınlar? Onlar sadece önemli olana ayırmamız gereken zamanı çalarlar.
Nasıl hayır diyeceğimi bilmiyorum
Sizin için önemli olmayan tüm bu faaliyetlere ve taahhütlere hayır demeye cesaret edin. Sadece yapmayın, sadece sizin veya işiniz için neyin değerli olduğuna harcamak zorunda olduğunuz zamanı soyuyor. Hayır demeyi bilmediğinizi düşünenlerdenseniz, size yanlış olduğunuzu söyleyeyim, çünkü düşündüğünüzden daha fazla "hayır" diyorsunuz. Önemli olmayan bir aktiviteye "evet" dediğinde, gerçekten olan başka bir aktiviteye "hayır" diyorsun, çünkü birincisini yaparak ikincisini yapmayı bıraktın. Rolleri tersine çevirin, gerçekten değerli olan şeylere zaman ayırın ve ilgili olmayan görevlere yatırım yapmayı reddedin.
Önemli olana yatırım yapın
Zorlamalarına rağmen önemli faaliyetler için harekete geçmeyi planlayın. Zamanında katılırsa, başka bir “söndürme ateşi” olmayacaklardır. Fotokopi makinenizi her zaman korursanız, arızalanmaması çok daha olasıdır. Önemli ve acil olmayan durumlarda eğitim, planlama, ekipman bakımı, araştırma, müşteri muamelesine yatırım ve kuruluşunuzun büyümesine ve etkinliğine fayda sağlayan tüm eylemler olduğunu unutmayın.
Her zaman acil durumlar yaşayacağız
Baskı durumlarının tamamen kaybolmasını beklemeyin, bu imkansız. Mümkün olan, onları önemli ölçüde azaltmaktır. Önemli olana katıldığımızda, planlama, organizasyon ve önceliklerin eksikliğinden kaynaklanan aciliyetler azalır; Bununla birlikte, pazarı etkileyen kaza ve sert veya ani durumlar (resmi düzenlemeler, bir savaş, doğal afetler, pezonun devalüasyonu, vb.) Gibi gerçek olasılıkların ortaya çıkması her zaman gizli olacaktır.
Önemli olanı iletin
Şirket için önemli olan insanların hayal gücüne bırakmayın. Şirketinizin değerlerini, amaçlarını ve misyonunu yazın. Oradan gerçekten önemli olanı izler. Bu bilgileri sürekli olarak personelinizle paylaşın ve tekrarlayın. Bu önemli parametrelere göre hareket edin ve aynısını yapanları herkese tebrik edin. Bu fikirleri yerine getirin, ama lütfen şimdi yapın, çünkü eğer yapmazsanız, söndürmek için başka bir ateş olana kadar onlara dikkat etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
