ISO standartlarına göre belge yönetimi. sunum

Doküman Yönetimi, kuruluşun tüm alanlarını doküman tabanlı bilgileri daha etkin kullanma ve dokümanların daha iyi konumlandırılmasını ve alınmasını sağlar.

belge yönetim-gore-standartlarını-iso-sunum

Belge yönetimi hakkında konuştuğumuzda, teknolojinin uygulanmasından ve ayrıca kuruluş tarafından üretilen bilgilerin yönetimine ve birleştirilmesine izin verecek prosedürlerden bahsediyoruz.

Doküman yönetiminin faydaları:

• Şirket ile müşteri arasında paylaşılan bir alan oluşturulmasına izin verir, şirketin bilgilendirici değerini önemli ölçüde artırır, kurumun iç bilgilerini aramak için gereken sürenin yanı sıra görevleri çoğaltmaktan kaçınır. şirket içinde hizmet kalitesi ve verimlilik.

Doküman yönetimi

Terimin en basit ve en özgün tanımında, sistematikleştirildikleri biçim ne olursa olsun belgeleri yönetmek için kullanılan bir sistemdir

Belge

Michael Buckland kavramına göre:

Bir bilgi kabı, yani düzenlemeyi mümkün kılan, bir olgu, kişi veya belirli bir konu ile ilgili bilgileri sunabilir ve yönetebilir. NC-ISO 9000: 2005, 3.7.2'ye göre

Belge

:

Bilgi (anlamı olan veriler) ve destek araçlarıdır, örnek Kayıt (3.7.6), şartname (3.7.3), belgelenmiş prosedür, plan, rapor, standart.

belge

• NOT 1: Ortam kağıt, manyetik, optik veya elektronik disk, fotoğraf veya desen örneği veya bunların bir kombinasyonu olabilir NOT 2: Teknik özellikler ve kayıtlar gibi bir dizi belgeye genellikle 'belge' denir. NOT 3: Bazı şartlar (3.1.2) (örneğin, okunaklı olma şartı), her tür belge ile ilgilidir, ancak spesifikasyonlar için farklı şartlar olabilir (örneğin, revizyonlarla kontrol edilmesi şartı) ve kayıtlar (örneğin, kurtarılabilir olma şartı).

Arka fon

Temel el aletleri:

Kağıt belgelerin (ve daha sonra görsel-işitsel ve manyetik veya optik ortamdaki belgelerin) saklandığı kayıt defterleri, klasörler, dosya dolapları, kutular ve raflar, çapraz referanslamaya izin veren dosyalar veya transkriptler ve uzun bir liste kodlama ve sınıflandırma sistemlerini kullanarak bilgi alma teknikleri

Arka fon

20. yüzyılın 60'larında

• MARC (Makine Tarafından Okunabilir Kataloglama) veya Bilgisayar Tarafından Okunabilir Kataloglama olarak bilinen veritabanı programları, veritabanları, sözcük işlemcileri ve diğer ofis uygulamaları ve dosya dolapları oluşturulur.

BELGESEL DESTEKLİ İŞ YÖNETİM SİSTEMLERİ

İşletme Yönetim Sistemleri

1. Kalite yönetim sistemi, NC ISO 9001: 2008 standardı hükümleri uyarınca, kalibrasyon laboratuarlarının yeterliliği için yönetim sistemi, NC ISO IEC 17025: 2005 standardı hükümleri uyarınca. Denetim kuruluşlarının yetkileri,

   NC ISO IEC 17020: 1999, İş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi, NC 18001: 2005 hükümlerine uygun olarak, Rekabet için entegre yönetim sistemi NC 3001: 2005 standardına uygun olarak beşeri sermayenin

   İşletme Yönetim Sistemleri Çevre yönetim sistemi, NC ISO 14001: 2004 standardı hükümlerine uygun, Maliye Bakanlığı 297/2003 sayılı karar hükümlerine uygun iç kontrol sistemi ve Fiyatlar Yönetim ve Teknik Organizasyon Kılavuzu Ürün (MINBAS'ta) Küba İşletme Yönetim ve İdare Sisteminin sürekliliği ve güçlendirilmesi hakkında Danıştay'ın 252 sayılı Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine göre iş geliştirme. Devlet İş Yönetim

   ve

   İdare Sisteminin uygulanması ve güçlendirilmesi için Bakanlar Kurulu Yönetmeliği'nin 281. sayılı Kanun Hükmünde Kararname, ISO ISO 50001: 2011

   Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak

Sistem Belgeleri ile ilgili standartlar arasındaki ilişki

NC ISO 9001: 2008 NC ISO 14001: 2004 NC 18001: 2004

4.2 Dokümantasyon Gereksinimleri 4.4.4 Dokümantasyon

SGA 4.4.4 SST Belgeleri

4.2.1 Genel 4.4.5 Dokümanların Kontrolü 4.4.5 Dokümanların Kontrolü

4.2.2 Kalite El Kitabı

4.2.3 Dokümanların

Kontrolü 4.2.4 Kayıtların Kontrolü

Detaylandırma Kuralları

Birinci kural: Gerçekçilik

İkinci kural: Aşırı ayrıntıdan kaçının

Üçüncü Kural: Grafikler ve Akış Şemaları Kullanın

Dördüncü kural: Diğer belgelere referanslar kullanma

Kural Beş: Uygun Olduğunda Modelleri Kullanın

Altıncı kural: Mevcut dokümantasyondan yararlanın

NC ISO 9001: 2008

4.2.1 Genel

"DOKÜMANTASYONUN UZATILMASI"

Kuruluşun büyüklüğü

Faaliyet türü

Süreçlerin karmaşıklığı Süreçlerin

etkileşimi Personel yeterliliği

Sık hatalar

1. Üst yönetim taahhüdünün önemini küçümseme Sonsuz el kitabı Proje için yanlış görevlendirme Kaosun dejenerasyonuna katılmaya izin verilmesi Diğer şirketlerin yaptıklarını cezasızlıkla kopyalama Sık yapılan hatalar Yararsız sözler "Kalite - kurgu" ya yenik düşüyor Dokümantasyon hacmini abartmak Onay devreleri Onay devreleri ve dağıtım Tüm görevi bir danışmana bırakın

BELGESEL YÖNETİM AŞAMALARI

Belgeler

Tanımlanan aşamalar

1. Dokümantasyon ihtiyaçlarının

belirlenmesi Amaç: Süreçlerin kontrollü koşullar altında yürütülmesini garanti altına almak için kuruluşta bulunması gereken doküman türlerini belirlemek.

Görevler: 1. Kuruluşta uygulanan Yönetim Sistemlerini düzenleyen Normları inceleyin.

2. Sektörün özel düzenlemelerini inceleyin.

3. Var olması gereken belge türlerini belirleme Belge

türleri

Bu yüzden genellikle organizasyonlara sahip olmalıyız:

• Yasal Klasör Prosedürleri Kılavuzları Genel ve özel prosedürler Önleme Planı Kontrol Eylemlerinin Kaydı Kayıtlar

Ayrıca, aşağıdaki gibi başka belgeler de olabilir:

• Muayene ve test planları Ürün ana dosyaları Raporlar Planlar Çizimler, diyagramlar Etiketler Sertifikalar Beklentiler Düzenlemeler Faturalar Depolama kartları Modeller Talimatlar

2. Dokümantasyon durumunun teşhisi

Amaç: Kuruluşta yer alan belgelerin durumunu önceki aşamada belirlenen ihtiyaçlarla karşılaştırarak bilmek

ev işleri:

1. Tanılama kılavuzunu hazırlama Tanılama işlemini gerçekleştirme Tanılama raporunu hazırlama ve sunma Belge sistemi tasarımı

Amaç: Belgesel Sistemin detaylandırılması için gerekli tüm genel unsurları oluşturmak.

ev işleri:

1. Belgelerin hiyerarşisini tanımlayın Belgelerin her düzeyde detaylandırılması için yetki ve sorumluluğu tanımlayın El Kitabının yapısını ve biçimini tanımlayın Belgelerin süreçlerini belirleyin Belgelerin akışını belirleyin Belgelerin işleniş Planını yapın. İlgili personelin eğitimini planlayın

Dokümantasyon süreçlerini belirleyin

Teknik dokümantasyon yönetimi Dokümantasyonun

kullanımı

Hazırlanmanın planlanması

Girişler: dokümantasyon ihtiyacı ve bu ihtiyacı karşılama olasılığı hakkında bilgiler.

4. Belgelerin hazırlanması.

Amaç: Her düzeydeki tüm belgeleri hazırlayın, gözden geçirin ve onaylayın.

ev işleri:

1. İlgili personeli eğitin Genel prosedürleri hazırlayın Kılavuzları hazırlayın Plana göre diğer belgeleri hazırlayın Tüm belgeleri gözden geçirin ve onaylayın.

Belgesel Sistemin Uygulanması

Amaç: Hazırlanan belgelerde oluşturulanları uygulamaya koyun.

ev işleri:

1. Uygulama programını tanımlayın Belgeleri tüm ilgili kişilere dağıtın Eğitim ihtiyaçlarını belirleyin ve eğitim planını güncelleyin Belgelerin hükümlerini uygulayın Yukarıdakilerin belgelenmiş kanıtlarını toplayın.

Bakım ve iyileştirme

Amaç: Sürekli iyileştirme ile sistemin kurumun ihtiyaçlarına uygunluğunu sürdürmek.

ev işleri:

1. İyileştirme fırsatlarını belirlemek için iç denetimler yapın Belgelerdeki uygunsuzlukları gidermeyi amaçlayan düzeltici ve önleyici faaliyetler uygulayın.

NC ISO 10013 uyarınca Genel Prosedürlerin Yapısı

Parça Karakter İçeriği

Zorunlu Amaç Prosedürün amacını tanımlayacaktır

Zorunlu Kapsam Prosedürün uygulama kapsamını belirleyecektir

Zorunlu Sorumluluklar Prosedüre uygunluğun yürütülmesinden ve denetlenmesinden sorumlu olanları belirler

Terimler ve tanımlar İsteğe bağlı Gerektiğinde, prosedür için geçerli olan nadir terimlerin veya tanımların kullanımını açıklığa kavuşturacaktır.

Zorunlu Prosedür Prosedürü uygulamak için gerekli olan işlem kümesini kronolojik sırada açıklayacaktır.

Dokümantasyon gereksinimleri Zorunlu Prosedürün yürütülmesi sırasında tamamlanması gereken tüm kayıtları listeler.

Referanslar Zorunlu Prosedürde danışılan veya belirtilen tüm belgeleri ifade edecektir.

Ekler

İsteğe bağlı: Prosedürün anlaşılmasını kolaylaştıran kayıtların, planların, tabloların veya diğer bazı materyallerin formatını içerecektir.

Orijinal dosyayı indirin