Kalite Yönetim Sisteminin basit bir şekilde nasıl uygulanacağı ile ilgili yayınlara devam ederek, bu sefer SATIN ALMA başlıkları ile ilgileniyoruz; Özellikle parasal nitelikte olan faizler nedeniyle uygulanması açısından en kritik süreçlerden biri olduğunu açıklığa kavuşturuyorum, bu yüzden üst yönetimin bu süreçten yakından haberdar olması gerekiyor.
Standart, yapmamız gerekenleri basit ve karmaşık olmayan bir şekilde sunar, görelim:
Satın alma süreci
“Kuruluş (şirketim) satın alınan ürünün belirtilen satın alma gereksinimlerini karşıladığından emin olmalıdır. Tedarikçiye ve satın alınan ürüne uygulanan kontrol türü ve kapsamı, satın alınan ürünün, ürünün sonradan gerçekleştirilmesine veya nihai ürüne olan etkisine bağlı olmalıdır ”.
Kuralın bu bölümünde vurgulanması gereken önemli şey, şirketimizin ürettiği ürün içinde satın alınacak ürünün oynadığı role bağlı olarak, hem tedarikçinin hem de satın alınacak ürünün kontrolünün ne kadar titiz olması gerektiğidir, örneğin; Organizasyonumuz otomobil üretiyor, fren balatalarına uygulayacağımız kontrol, camlarını kaldırmamıza izin veren iç kapı kollarına uygulanandan çok farklı olacak.
Ortaya çıkan diğer bir şey, " satın alınan ürünün belirtilen satın alma gereksinimlerini karşıladığından " emin olmaktır. Müşteriye kuruluşumuz tarafından üretilen ürünün beklentilerini karşılayacağını garanti etmek istiyorsak (örneğin çalışma açısından) bu pek mantıklı değildir.
“Kuruluş, tedarikçileri, kuruluşun gereksinimlerine göre ürün sağlama yeteneklerine göre değerlendirmeli ve seçmelidir. Seçim, değerlendirme ve yeniden değerlendirme kriterleri oluşturulmalıdır. Değerlendirmelerin sonuçları ve bunlardan kaynaklanabilecek her türlü işlemin kayıtları tutulmalıdır. ”
Bu öğe, ihtiyaç ve beklentilerimizi karşılamayan tedarikçileri atmamıza veya kuruluşumuzun gereksinimlerini karşılayanları korumamıza izin verdiğinden çok önemlidir.
Sağlayıcının seçimi için kriterler tartışılırken, genellikle aşağıdaki maddeler dahil edilmelidir:
- Talep edilen ürünleri teslim etme imkanı Fiyatlar Teslimat yeri (şirket tesisleri veya bizim tarafımızdan kurulan yer) İsteğimize göre ürün miktarı Marka veya tarafımızdan talep edilen özellikler Finansal istikrar Piyasa güvenilirliği Siparişimiz hakkında zamanında bilgi Varsa garanti desteği İstenen ürünlerde uygunluk.
Bu değerlendirmelerin sonuçlarının kayıtları tutulması gerektiğinden, daha önce ilişkili öğeleri ve sütunların uygun olup olmadığını içeren sütunları içeren satırlar ve sütunlar içeren bir tedarikçi kontrol listesi tasarlamanızı öneririm, bu sağlayıcı tarafından karşılaştırmalı tablolara izin verir ve en iyi olanı seçer kuruluşumuzun gereksinimlerine uyum sağlamak.
Bir tedarikçiyle yasal veya başka sapmalar olması durumunda, bunlar duruma uygun bir biçimde kaydedilmelidir; bu, gelecekte bu tür hataların yapılmasını önlemeye izin verir.
Satın alma bilgileri
Satın alma bilgileri, uygun olduğu durumlarda, satın alınacak ürünü açıklamalıdır:
a) ürün onayı, prosedürleri, süreçleri ve ekipmanı için gereksinimler
Tedarikçi tarafından sağlanan ürünlerin kalitesi büyük ölçüde kuruluşumuz tarafından sağlanan gereksinimler hakkındaki bilgilere bağlı olacaktır; Bunun için gerekirse, açık spesifikasyonlara sahip kataloglara veya tedarikçi tarafından satın alınabilecek olası ürünlerin tanıtımlarına güvenmeliyiz. Sadece yeterli açıklığa sahip olduğumuzda, bu gereksinimlerin ayrıntılandırılmasına ve tanımlanmasına geçmemiz gerektiğidir.
b) personel yeterlilik şartları
Kuruluşun işleyişi veya montajı için bir teknoloji içeren ekipman satın aldığı ve personelimizin eğitimi veya tavsiyelerinin satın alma işlemine dahil edildiği durumlarda, bu tür eğitim veya tavsiyelerde bulunmak için sağlayıcı.
c) kalite yönetim sistemi gereklilikleri.
Satın alma süreci, yürütülen parasal işlemler ve ortaya çıkan menfaatler nedeniyle yetersiz yönetim açısından kurum içinde en savunmasız olanlardan biri olduğu için, doğrudan katılan kişilerin, örgüt içindeki dürüst ve saygın insanlar; Aynı şekilde, tüm süreç içindeki sorumluluklar ve otoriteler açık olmalıdır; Üretim ve depo gibi alanların gereksinimleri tanımlamada aktif olarak yer alması gerekmektedir. Kuruluş bir satın alma departmanı veya alanı oluşturmaya karar verirse, etkin sistem performansı için iletişim kısmı da dahil olmak üzere gerekli altyapıya sahip olmalıdır.
Satın alma gereklilikleri listesini tedarikçiye bildirmeden önce, bu gerekliliklerin karşılanmaması durumunda doğrudan etkilenecek alanların onayının alınması gerekir, bu da bilgi öncesinde gerekli düzeltmelerin yapılmasına izin verir. sağlayıcının ellerine girmek.
Satın alınan ürünlerin doğrulanması
Kuruluş, satın alınan ürünün belirtilen satın alma gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için gerekli denetimi veya diğer faaliyetleri oluşturmalı ve uygulamalıdır.
Satın alma sisteminin gerekli etkinlikle çalışması için, belirli bir tedarikçiye karar verdikten sonra, tedarik ettiği ürünlerin belirtilen gereksinimlere uygunluğu doğrulamak için gözden geçirilmesi pek mantıklı değildir.
Bunun için, ürünün kullanımı ile doğrudan ilgili olanların (örneğin üretim) mutlaka katılması gereken bir denetim sistemi veya diğer benzer faaliyetler oluşturulmalı ve uygulanmalıdır. Belirli bir ürünün büyük hacimlerinin olduğu durumlar olduğunda, istatistiksel örnekleme sistemi uygulanmalıdır.
Kuruluşumuzun satın alınan ürünün yeterli kontrolünü sağlamak için gerekli altyapıya sahip olmadığı durumlar vardır, bu nedenle bu amaçla tedarikçinin altyapısından yararlanmalıdır, bu durumda satın alma bilgileri, tedarikçinin laboratuvarları veya tesisleri ve ürün kabulü için hangi kriterler dikkate alınacaktır.
Gördüğümüz gibi, kuruluşumuzun satın alma işlemleri için zaten bir prosedür oluşturmuş olması önemlidir, önemli olan, kuralın gündeme getirdiği bölümleri içermesidir.
