Küreselleşme, müşteri odaklı organizasyonlar, İnternet ve yeni teknolojiler, Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), insan kaynakları yönetimindeki değişiklikler, yönetim ancak, neyin değiştirilmesi gerektiğini tanımladıktan sonra bu değişikliğin yönetilmesi gerektiğinde sorunlar ortaya çıkar.
Bir kuruluşun yöneticilerinin kuruluşun nasıl değişmesi gerektiğini açıkça görmesi yaygındır, ancak planın geliştirilmesine çok fazla zaman ve bilgi yatırıldığından ve kuruluşun nasıl uygulanacağı, dahil edileceği ve bu değişikliği geliştirin.
Bunun sonucu, yöneticinin sahip olduğu bu vizyon, onu uygulamak ve organizasyonun süreçlerini ve kültürünü değiştirmek için yönetmek zorunda olduğunda sefil bir şekilde başarısız olmasıdır. Tavsiyemiz, her bir proje "bir dünya" olmasına rağmen, değişimin nasıl yönetileceğine% 65 ve planın geliştirilmesine% 35 yatırım yapmaktır.
Değişim yönetimindeki sorunlar her zaman organizasyondaki insanların her seviyedeki "korkuları" ndan kaynaklanmaktadır (yönetim, orta yöneticiler,…)
Bu “korkular”, yeni durumun belirsizliği ve kontrolünün kaybı, güven eksikliği, rutinin bozulması, kazanılmış hakların kaybı… genel olarak bilinmeyen korkusundan kaynaklanmaktadır.
Ve birkaç kavram için:
- Stratejik planlama eksikliği ve değişim sürecinde hedeflerin tanımlanması Süreçte metodoloji eksikliği. Yetersiz yapı Kaynak eksikliği. Zayıf iç iletişim Her çalışanın değişiklikten ne kazanacağını doğru düşünmemek
Birçok durumda süreçler değiştirilir ve sürecin hedeflerinin ne olduğunu planlamadan veya iletmeden yatırımlar yapılır ve bu da başarı şansını büyük ölçüde azaltır.
Bu nedenle geliştirilen metodoloji, değişimi yönetmek ve belirtilen hedeflere ulaşmak için bu unsurlara büyük önem verecektir.
Her bir aşamada kullanılan tekniklerin (yeniden yapılandırma, bilgi teknolojisi, maliyet yönetimi, kalite sistemleri vb.) Bu belgenin amacı olmadığı için tartışılmayacağını belirtmek önemlidir.
Fazların tanımı
- Aşama 1.- Proje hedeflerinin tanımlanması ve projenin geliştirilmesinden sonra nihai durumun ne olacağına dair bir vizyon. Küresel çalışma ekibinin oluşturulması Aşama 2.- Mevcut durumun teşhisi Aşama 3.- Eylem planının (iç iletişim planı dahil) ve gerçekleştireceği özel hedeflerin geliştirilmesi. Çalışma ekiplerinin oluşturulması Aşama 4. - Tanımlanan aşamalarda değişikliğin uygulanması. Eğitim planının yürütülmesi Aşama 5.- Çözüm ve kontrolün izlenmesi
Aşama 1.- Proje hedeflerinin tanımlanması ve projenin geliştirilmesinden sonra nihai durumun ne olacağına dair bir vizyon. Global çalışma ekibinin oluşturulması
Projenin doğru bir şekilde geliştirilmesi ve yürütülmesi için ilk adım, izlediği hedefleri ve sonuçlarının ne olacağı vizyonunu tanımlamak olacaktır. Bu kavramların zayıf bir tanımı belirsizliğe ve sonraki sorunlara yol açabilir.
Bu aşamadaki hedefler nitel olacaktır çünkü nicelendirmeleri sonraki aşamalarda gerçekleştirilecektir. Ayrıca, tüm proje için temel olarak kuruluşun yöneticilerinden oluşacak bir çalışma ekibi oluşturulacak.
Aşama 2. - Mevcut durumun teşhisi
Değişimin vizyonu ve hedefleri tanımlandıktan sonra, bu aşamada projenin özelliklerine bağlı olarak farklı analiz teknikleri kullanılacaktır.
Geliştirilecek projenin türüne bağlı olarak, araçlar, örneğin, bir konumlandırma çalışması, EFQM modelini kullanarak kendi kendine teşhis, bir SWOT analizinin (Zayıf Yönler, Tehditler, Güçlü Yönler, Fırsatlar), hesaplama ve maliyet analizine bağlı olarak değişebilir., iş analizi vb.
Geliştirilecek proje ne olursa olsun, doğru bir şekilde yönetmenin ilk adımı olduğunu anladığından kurumun kültürünü analiz etmek önemlidir.
Bir yandan bir teknikle veya başka bir yöntemle toplanan bilgilerden, diğer yandan kurumun kültürünün analizinden başlayarak, değişikliği planlayacak durumdadır.
Aşama 3.- Eylem planının (iç iletişim planı dahil) ve gerçekleştireceği özel hedeflerin geliştirilmesi. Çalışma ekiplerinin oluşturulması.
Aşama 2 tanısı konulduktan sonra, şu anda değişikliğin nihai hedefleri tanımlanacak, gerçekleştirilecek görevlerin yanı sıra gerek organizasyonun içinde hem de dışında gerekli süreler ve kaynaklar belirlenecektir.
Bu karmaşık bir aşamadır ve bazı durumlarda nihai eylem planına ve hedeflerine ulaşmak için birkaç yaklaşım gerekecektir.
Bu aşamada dört alt aşama vardır:
- 3.1. Değişikliğin nihai amaçları 3.2. Eylem planının geliştirilmesi 3.3. İletişim planı 3.4. Çalışma ekiplerinin oluşturulması
Alt aşamaların her birini geliştirmeye devam edelim:
3.1. Nihai değişim hedefleri
Bu aşamada, değişimin vizyonu ve amaçları ile ara hedefleri tanımlayabilmenin ne kadar yakın veya ne kadar uzak olduğu arasında bir denge kurulması gerektiğini belirtmek çok önemlidir.
Bu ekip önce değişimin vizyonunu, oradan da değişimin hedeflerini tanımlayacak. Bu hedefler oldukça açık, ulaşılabilir, nesnel ve ölçülebilir olmalıdır.
- Tarzın hedefleri olmalı: Belirli bir pazarda liderlik edin Maliyetleri% x azaltın Verimliliği% x artırın Personel cirosunu% x azaltın Vb.
Bir diğer önemli nokta, projenin yatırım getirisini önceden belirlemek için ayrılacak zaman ve kaynakların tanımlanmasıdır.
3.2. Eylem planı geliştirme
Bu alt aşamada, tamamen geliştirilecek projenin türüne bağlı olacak eylem planı mükemmel şekilde geliştirilecektir.
Projenin işgücü boyutlandırması, stratejik plan, ISO 9000'e göre kalite güvence sistemi vs. olup olmadığına bağlı olarak, bu teknik yönlerin geliştirileceği alt aşama olacaktır.
Açıkçası, bu belgenin amaçlarının ötesinde, proje türüne ve amaçlarına bağlı olarak farklı olacak bu farklı yönleri araştırmaktır.
Uygulama aşaması hakkında düşünmenin, farklı projeler ve bunların organizasyon üzerindeki etkileri ile bir matrisin yapılması gerektiğini vurgulamak çok önemlidir, çünkü gelişmeleri üzerinde en büyük etkiye sahip olanlara öncelik verir, çünkü süreç üzerinde olumlu bir etkisi olacaktır. implantasyon.
3.3. İletişim planı
Teşhis ve eylem planlarını geliştirdikten sonra, projenin tüm nihai vizyonunu yakalamak ve bunu başarmak için iletişim kurmak çok önemlidir:
- Kuruluşun tüm üyelerinin entegrasyonu. Nerede olduğunuzu, nereye gitmek istediğinizi ve her zaman nerede olduğumuzu her zaman bilmek için bir başlangıç noktasına ve başka bir sona sahip olun. kullanılan kaynaklar ve bunların planlananlarla karşılaştırılması Kuruluş üyelerinin ne olduğunu, onları nasıl etkileyeceğini, bilmedikleri yeni insanlar (dış danışmanların olması durumunda), neden burada olduklarını bilmemesi çok sorunludur., vb…..
Ve daha da fazlası ilk değişiklikler ortaya çıkmaya başladığında. Herkesin neler olduğunu, neden ve nedenini ve ayrıca kişisel ve mesleki koşullarını etkileyip etkilemeyeceğini bilmesi önemlidir.
Bu nedenle, iletişim planı tüm bileşenlerini tanımlamalıdır: hedefler, kimin için, hangi mesajlarla, hangi medyada, ne sıklıkla, vb.
3.4. Çalışma ekiplerinin oluşturulması
Değişimin doğru yönetimi için, değişikliği "emen" ve tüm organizasyona ileten çalışma ekiplerinin oluşturulması esastır. Projenin özelliklerine ve kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak, bir ya da daha fazla üyeden oluşan az ya da çok ekip oluşturmak gerekecektir.
Bu ekipte, görev ve sorumluluklarının tam olarak ne olacağını, üyelerin kim olacağını, her birinin projeye ne kadar bağlı olacağını, kimin liderlik edeceğini ve toplantıların sıklığının ne olacağını tanımlamak gerekir.
Aşama 4. - Tanımlanan aşamalardaki değişikliğin uygulanması. Eğitim planının uygulanması
Bu aşama tamamen çalışma ekiplerinin oluşturulmasıyla ilgilidir, çünkü değişikliği uygulayacak olan harici personel tarafından desteklenmelidir. Bu aşamada, değişimin kolaylaştırıcıları olabilecek organizasyonun içine yerleştirmek çok önemlidir.
Bu insanlar mükemmel bir şekilde tanımlanırsa, akranlarını motive etmek için değişim için katalizör olabilirler.
Kuruluşun büyüklüğüne ve değişim sürecinin karmaşıklığına bağlı olarak, pilot testler incelenebilir. Bu pilot testlerin değişim için bir kaldıraç görevi görebileceği, kuruluş içinde somut sonuçlar elde edebileceği ve böylece başlangıçta daha az motive olmuş diğer unsurları motive edebileceği ve böylece küresel projenin itici gücü olabileceğine dikkat etmek önemlidir.
Aşama 5. - Çözüm ve kontrolün izlenmesi
Projenin uygulanmasından sonra, tanımlanan sapmaların bir sonucu olarak hareket etmenin yanı sıra tanımlanmış göstergelerin bir takibi olması kritik önem taşımaktadır.
Bu görevde, gösterge tablosu gibi bir araç doğru izlenmesi için çok ilginç olabilir.
Projelerin geliştirilmesinde, bu aşamayı bir kenara bırakmak çok yaygındır, böylece zaman içinde projeler "yozlaşır", belirli bir an ulaşana kadar organizasyonu geliştirmek ve iyileştirmek için yapılmış bir projenin bulunduğu bir duruma ulaşır. uygun şekilde takip etmemesi ve kontrol etmemesi nedeniyle verimsiz olmak.
