Birçok bilgi yönetimi projesi başarısız olur çünkü insanların günlük yaşamlarında daha fazla şey yapmalarını gerektirir. Herhangi bir KG girişiminin uygulanması, Değişim Yönetimi ve süreç iyileştirme hakkında temel bilgi gerektirir.
Bilgi yönetimi pahalı cesetlerle doludur: kimsenin kullanmadığı belgesel sistemler, kimsenin başvurmadığı prosedürler, sadece konferanslarda öğretmeye hizmet eden intranetler ve uzun bir vb.
Bu tür projelerde (ve kalite yönetimi kuzenlerinde) temel bir hata vardır: başarısız olurlar, çünkü insanların günlük hayatlarında daha fazla şey yapmalarını gerektirirler (bir formu doldurun, bir belgeyi kodlayın, bir belgeyi belgeleyin). Ayrıca başarısız olurlar, çünkü herhangi bir inisiyatifle karşılaştığımızda kendimize sorduğumuz ilk soruyu dikkate almazlar: "Bu bana ne veriyor?"
Kullanıcı yanıtı "daha fazla iş" ise proje mutlaka başarısız olacaktır.
Bu tutumun, yeni sistemin faydaları hakkında iletişim, nasıl kullanıldığına dair eğitim veya katılım teşvikleriyle karşılanabileceğini düşünmek yanlıştır.
Uzmanlar bize burada tipik bir değişiklik yönetimi sorunuyla uğraştığımızı söyleyeceklerdir: “ İnsanların işlerini farklı yapmalarını ve / veya daha fazlasını yapmalarını nasıl sağlarım? "
Organizasyonumuzda bir çalışma sürecini etkileyen bir prosedür veya sistemin uygulanmasını teşvik edersek veya "satarsak" bunun daha önce kendimize 2 sihirli soru sorduğumuzdan anlaşılmaktadır:
- Kuruluşuma değer katan önemli süreçler nelerdir ve bunları nasıl geliştirebilirim?
Bu, onu etkileyen bir prosedür önermeden önce herhangi bir işlemi yeniden düşündüğümüzü, analiz ettiğimizi, yeniden düşündüğümüzü ve basitleştirdiğimizi gösterir. Aynı zamanda tüm olası süreçleri seçtiğimiz anlamına gelir.
Ne kadar az o kadar iyi.
Geri dönüşsüz soru 01: Öyle mi? Yeni prosedür veya sistem, sürecin yeterliliğinin "yeniden yapılandırılması" veya önceden analiz edilmesine yanıt veriyor mu?
- Cevabınız "HAYIR" ise, uygulamaya çalıştığınız şey kesinlikle benden daha fazla görevi kapsamaz. Eğer cevap "EVET" ise (yani, sistemi geliştirmeden ve satmadan önce süreci tekrar düşündük ve basitleştirdik), sadece kullanıcıları, müşterileri dahil ettiğimizde kullanılmasını sağlayacağız ve bu analizde son mağdurlar. İki kare ilerletiyoruz.
Bu yüzden kuruluş için daha basit, daha etkili ve teorik olarak daha kârlı bir anahtar sürecimiz var. Şimdi gerçek bir avantaj elde etmek için onu destekleyen veya destekleyen sistemi geliştirmenin zamanı geldi. Tabii ki daha fazla soru sorduk:
- Hangi bilgi gereklidir? Hangi bilgi üretilir? Nasıl yönetebilirim? Bana ne kadara mal olacak? Karlı mı?
Tüm bu soruları cevapladığımızı ve (yukarıdakilerin onayı ile) devam etmeye karar verdiğimizi varsayalım. Çekim yapıyorum çünkü bana dokunuyor. Kuyuya düşeriz ve sistemin başarısız olduğunu buluruz.
Geri dönüşü olmayan soru 02: çözüm tasarım süreci boyunca (bir prosedür olsun, ister bir belge yönetim sistemi olsun, ister başka bir sistem olsun) son kullanıcıları (yeterli sayıda ve farklı profillere sahip) bilgi)?
- Cevap “HAYIR” ise, prosedür ne eğitim ne teşviklerle ne de tehditlerle aşılamayacak bir direnişi karşılayacaktır. “Geri gitme” gerektirir ve seçilen bir kullanıcı grubuyla adım adım gözden geçirir. Bu projeyi yavaşlatacak ve maliyetini artıracaktır. On kutu geri. Cevabınız "EVET" ise (yani, sadece onu uygulayanların yardımıyla süreci basitleştirmedik, aynı zamanda tasarımında sistemin son alıcılarını da aldık) kazanan bir ürün bulacağız bizim elimizde. Kaz'a ilerleyin.
Bunu unutma…
- Kimse, hareket etme veya çalışma biçimlerinin işe yaramadığı veya yanlış olduğu söylenmeyi sevmez. Bu nedenle, herhangi bir değişiklik projesi, insanların bir değişikliğe olan ihtiyacı anlamaları için dış nedenlere (pazar ihtiyaçları, yeni teknolojilerin gelişi, vb.) Dayandırılmalıdır. yaptığın şeyler Bu nedenle, yalnızca sürecin değiştirilmesi gereken kritik yönleriyle başlamak en iyisidir. Ne kadar az o kadar iyi. Bu değişiklikler içselleştirildikten sonra başkaları için gidebiliriz ve bu değişikliğin "yukarıdakilerden" sponsor olması çok önemlidir. Ancak, bir dayatma olarak değil, çok açık faktörlere (kârlılık, müşteri ihtiyaçları vb.) Dayalı ve iyi iletilmiş bir ihtiyaç olarak algılanması da aynı derecede önemlidir.Bir sistemin çalışması için temel tesislerden biri, kullanıcılarının baştan beri tüm tasarım ve geliştirme sürecine katılmış olmasıdır. Kimse bir şeyi kimin kullanması gerektiğinden daha fazla bilemez.
