Şirketinizde veya projenizde değişimi yönlendirecek bir araç olarak iletişim.
Bir projenin veya kuruluşun iletişim alanları tarafından gönderilen e-postaların çoğu açılmamış bile: neredeyse yarısı "gelen kutusu" ndan tek bir tıklamayla silinmeye gider (spammış gibi işlem görürler!) Ve Açık olanlardan başka bir yüksek yüzde, içeriğini gerçekten iletmeden sonuçlanır. Bu, daha az ölçüde fiziksel kara tahtalar ve haber bültenleri için de geçerlidir. Organizasyonlar içinde dağıtılan iletişimlerin bazıları olumsuz etkilere bile neden oluyor: değişim süreçlerinde “gürültü” ve kötü tasarlanmış ve yapılandırılmış mesajların neden olduğu yanlış anlamalar. Aşağıda, projeniz veya kuruluşunuz içinde doğru bir iletişim oluşturmak için göz önünde bulundurmanız gereken bir dizi husus görelim:
"Ve bana ne…?": Mesajın amacı
Bu ince bir nokta, en önemlisi. Alıcının ilgisini çeken bir mesaj oluşturun. Orada onun için bir şeyler olmalı. Alıcıya çok az şey - hiçbir şey söylememek - sadece Proje Yönetim Ekibinin (PMO), Yönetimin veya "organizasyon" gibi bir şeyin bakış açısından "ne yaptığımızı" söylenmesini önemsemeyecektir. Beni yanlış anlamayın: bu bilgi mesaja girebilir ve genellikle ZORUNLUdur, ancak okuyucuyu çeken bir "kanca", bir "yem" eklemeliyiz ve mükemmel "yem" ısırmayı teşvik eden bir şeydir - okumayı mesaj - alıcıyı okumaya çağıran terimlerle belirtilmelidir. Diğer bir deyişle, içerik, alıcının doğrudan ilgisini çekmelidir.: - sizi nasıl etkileyecek, neler değişecek, bölgenizin veya konumunuzun durumu nedir.
Mesajların dikkat çekmek için alması gereken doğru yaklaşımı göstermeye çalışan bir örneğe bakalım: Kuruluşunuza yeni bir yazılım veya bir yazılım güncellemesi yüklediğinizi (veya yeni bir Müdürlük veya Yönetim veya pozisyon açacağınızı varsayalım. haydi hayal gücünü kullanalım).
Bu iki mesajı karşılaştıralım (bunları sadece fikri açıklamak için bir örnek olarak anlayalım):
1. Konu: Yeni modül "Sorun Yöneticisi" Metin: Günaydın: Bu hafta, Sorun Yöneticisi modülünün beta sürümünde başarılı bir şekilde uygulamayı gerçekleştirdik ". 2 aylık kurulum ve testten ve 12 kişilik bir ekibin çabasından sonra (…) Aşağıdaki adresi (…) girip kullanmaya başlamanızı rica ediyoruz… (…)
2. Konu: Ya yeni sistem "düşerse"? Ans / Yeni "Sorun Yöneticisi"! Metin: Şu andan itibaren, tam da en çok ihtiyaç duyulduğunda hayatınızı kolaylaştırmak için tasarlanmış bir araca sahipsiniz: sistemle ilgili bir olay olması durumunda, "Sorun Yöneticisi" modülü aracılığıyla bunu bildirin: 2 saat veya daha kısa sürede teknisyen. Gibi? Şu adımları uygulamanız yeterlidir: (…)
Örnekte görülebileceği gibi, aynı fikir iletiliyor, ancak bunlar tamamen farklı iki mesaj. Fark, mesajın size "uyması" için kendinizi "kullanıcının yerine koymanızdır."
"Neden bahsediyorsun…?": Mesaj içeriği.
Mesajlar , projenin ilerleyişine veya kuruluşun durumuna ilişkin kronolojik ayrıntılar içerebilir. Teknik veya işlevsel yönleri tanımlamaları gerekir. Ancak insan tarafına da hitap etmeleri gerekir: “radyo koridoru”, dahili dedikodu, anında yakalanan bir yorum veya fikir, şirkette olup bitenler ve insanları neyin endişelendirdiği hakkında önemli bilgi kaynaklarıdır. Bu "dedikoduları" resmi mesajlara dönüştürün, bugüne kadarki en yaygın konuları içeren bir SSS (sık sorulan sorular listesi) oluşturun, kısacası, kuruluştaki herkesin ağzından gelen bilgilerle canlı olan kaygı ve varsayımları ortadan kaldırın. ilk elden. Dinleyin ve sonra ne söyleyeceğinizi bilin.
"Kime sorayım…?": İletişim kanalı.
Mesaj, aktarılan farklı konuların her biri için şüphelerin veya soruların nerede ve nasıl açıklığa kavuşturulacağını içermeli, açıkça belirtilmelidir. En doğru olan şey, okuyucuda daha fazla güven oluşturduğu için her konu için belirli bir kişiye atıfta bulunmaktır.
Ayrıca mesajın gönderildiği kanal da önemlidir. Tanımlanmalıdır, basit bir e-posta olarak gönderilebilir (konuların% 80'i bu ortamdan normal olarak geçebilir) veya daha çok imzalı bir mutabakat olarak ele alınması gerekiyorsa (normalde çok resmi veya kişiselleştirilmiş yönler için geçerlidir) veya peki eğer iletişim panoları (genellikle hafif ve / veya küresel sorunlar için) veya dahili mesajlaşma / sohbet sistemleri vb. Bu bağlıdır mesajın içeriği ve alıcıların: Burada temelde sağduyu meselesidir.
"Peki bu kim…?": Gönderen.
Son olarak, her iletişim için ideal göndericinin kim olduğunu (mesajı gönderecek doğru kişinin kim olduğunu) belirlemek gerekir. Bir talimat veya prosedürde değişiklik olması durumunda, değişiklikten etkilenenlerin doğrudan Genel Merkezini terk etmek en iyisidir. Tamamen bilgilendirici mesajlar söz konusu olduğunda, proje yönetim ofisine (PMO) veya İK'ya devredilebilir.
Mesele şu ki, mesajı zaten yazdığınız için GÖNDERMEMENİZ: hangi kanal ve kişi aracılığıyla istenen etkiyi yaratacağını düşünün.
Sonuç olarak: Projenin iletişim kampanyasını veya organizasyonunuzun iletişim sürecini oluşturan mesajları gönderirken yetkililere “hikaye anlatmayın”. Bunun yerine, faaliyetlerinin nasıl değişeceğini, bir şekilde nasıl etkileneceklerini ve değişimle daha iyi nasıl başa çıkabileceklerini onlara bildirin. Ortamda dolaşan şüphelere ve sorulara yanıt verin. Korkuları yatıştırın. Mesajları ton ve gönderen ile gönderin. İletişimden gerçek fayda elde edin !!!
