Yöneticiler ve girişimciler arasında süreçlerini ve prosedürlerini (ne ve nasıl yapılacağı) belgelemenin gerekliliği ve yararlılığı ile gerçekte ne yapıldığını sistematik olarak kaydetme konusunda bazı yıkıcı önyargılar var gibi görünüyor. Bence, bu araçların yöneticilerin gözünde imajını bozmak için bir araya gelen ve gerçek önem, işlev ve kullanımlarının eksik bir anlayışından kaynaklanan bu önyargılardan ikisine başvurmak istiyorum.
İlk önyargı, görüş yelpazesinin bir ucunda, bu belgeleri verimlilik düşmanlarının elverişsiz koltuğuna, teknoloji tarafından yerinden edilmeye direnen durgun bürokratik ikililere veya çok daha üretken görevlerin ertelenmesini zorlayan açık rahatsızlıklara mahkum ediyor. onları yapmaktan başka seçenek olmadığında. Bu vizyon, belgelendirilmiş prosedürleri, örneğin bir yönetim sistemini sertifikalandırmak istediğinizde gerekli olan, ancak birileri uygulanıp uygulanmadığını sorana kadar, hedef ulaşıldığında unutulan bir kötülük olarak görür. Bu, denetçilerin talep ettiği ve danışmanların genellikle kimi zaman ve hatalı bilgi girdileriyle,görevlilerin sırlarını, her ihtimale karşı, başkalarının kullanabilmesi için beyaz üzerine siyah olarak koymaktan ziyade, kendilerine saklama eğiliminde.
Bu hipotezde, operasyonel belgeler, az sayıda uygulanan talimatları ve formları güncellemek için herkesin bir taraftan diğerine iki veya üç çılgın hafta boyunca çalışacağı bir sonraki sistem revizyonuna kadar bazı masa çekmecelerinde toz birikecek ölü sayfaları oluşturur. nadiren düzgün bir şekilde tamamlanan kayıt. Bu, gerçek bir iyileştirme arzusundan esinlenmek yerine pazarlama gereklilikleriyle yerine getirilen birçok “kalite yönetim sistemine” dayanmaktadır. Ve üzücü olan şey, çoğu zaman, bu iki veya üç haftalık çalışmaların, denetçilerden homurdanmaya rağmen, ayrıcalığı korumak için yeterli olmasıdır.
Ve spektrumun karşı ucunda başka bir önyargı var. Operasyonel sorunları bunların üstesinden gelen birçok girişimci, genellikle "ne yapılması gerektiğini" yazmalarına yardımcı olacak bir danışman kiralar ve böylece herkesin beklendiği gibi görevlerini yerine getirmesini sağlamaya çalışır. Bu kavramsal aktarım, insanları programlanabilir makineler olarak algılar ve daha fazla çatışma, hata, direnç, firar ve başarısızlığa yol açar, bu da iş adamlarına bunun işe yaramayacağını açıklayamayan fakir danışman genellikle yüksek profesyonel hata fiyatını öder istihdam. Girişimci için, kötü uygulanmış olan yine de iyi bir fikir olacaktır.
Belgelerin kendi bürokrasisi olduğuna inanmak, kendi kurallarına sahip bir gerçekliği değiştirmek için büyülü gücü atfetmek kadar tehlikelidir. İnsan davranışı o kadar karmaşık ki, hayatlarını onu çalışmaya adamış bilim adamları, bugün mevcut olan sofistike enstrümanlar sayesinde, beyin ekipmanımızın nasıl çalıştığı hakkında çok az şey bildiklerini keşfediyorlar. Bununla birlikte, bazı çok temel veriler, bu tür verilerin gerçek dünyada işe yaramaz olduğunu düşünmeyi bırakırsak, mevcut pratik zorluklarımızın çoğunun çözülmesine yardımcı olabilir. Bu nedenle, bazılarını ve anlamlarını, organizasyonlarda yaptığımız şeyler bağlamında, hangilerinin yanlış olduğunu ve bunları geliştirmek için hangi değişikliklerin uygulanmasının uygun olacağını değerlendirmek için inceleyeceğiz.
Örgütsel şizofreniden kaçınma
Bir prosedürün başarılı bir şekilde uygulanması, kabul edilebilir bir sonuç elde edersek, en azından temel bir şekilde anlaşılması gereken nörolojik kaynakları ve çeşitli türdeki süreçleri içerir. Bu kaynakların doğru sırada konuşlandırılması, plana göre bir sonuç sağlamak için akıcılığın uygulama boyunca öngörülmesini sağlar.
İnsan beyninin işlevsel olarak farklılaşmış beş bölgesi vardır, ancak hepsi bunu gerektiren önemli görevleri yerine getirmek için birlikte hareket eder. Ön lob planlama ve karar verme ile ilgilenir; Bunu yapmak için, diğer dört beyin alanının özel bilgilendirici katkısını alır: bağlamsal duyumların analizi (duyusal korteks), ilgili deneyimlerin duygusal yorumu (limbik sistem), acil kullanım için mevcut ince motor becerilerinin bir envanteri (serebellum) ve yapılması amaçlananın (gövde veya beyin sapı) hayatta kalma değerinin değerlendirilmesi. Hayal edebileceğimiz en temel ekran görüntüsü.
Takip edilecek rota kararlaştırıldıktan sonra, beş bölgenin her biri, beynin diğer alanlarıyla yakın ve sürekli etkileşim halinde, kendilerini kendi fonksiyonel uzmanlıklarına adayabileceklerdir. Zaman zaman, bir şeyler yaparken aldıkları geri bildirimlere göre yürütecek, danışacak, değerlendirecek ve düzelteceklerdir, çünkü her biri takımdaki görevlerini ve nihai sonuca katkılarını mükemmel bir şekilde bilir. Herhangi bir sistemin izlemesi gereken süreç aynıdır, çünkü bu seviyedeki kurallar aynıdır. Ve her organizasyon bir sistemdir.
Bireysel varlıklar ve takımlar arasındaki en büyük - çok büyük fark, her birimizin zihnimizde, yaşamlarımız boyunca ve bilinçsiz olarak, "harita" olarak kullandığımız bir gerçeklik modeli oluşturmasıdır. düşünmek, hareket etmek ve çevre ile ilişki içinde olmak. Deneyim, yaşamın herhangi iki anında hiçbir zaman kendisine eşit olmayan zihinsel haritayı sürekli olarak güncellemesine rağmen, bize rehberlik eden bir kişiliğimize ve değerler, ilkeler ve kriterler şemasına sahip olduğumuzu düşünüyoruz., ne yaptığımızı esas alarak.
Bunun yerine, bir ekip bu haritayı veya gerçeklik modelini "yapay" bir şekilde inşa etmeli ve üyelerini hiçbirini unutmadan yapmalıdır, çünkü her biri uygulanabilir olması için ortak modele katkıda bulunma fırsatına sahip olmalıdır., geçerliliği ve meşruiyeti vardır. Ve bu, küresel hedefler bağlamında her bir alt grubun ve her bireyin belirli misyonunu tanımlamaya yarayacak bir "sinir ağı" nı çizerek, bütünü ve bileşenleri arasındaki etkileşimleri düşünen sistemik bir perspektiften yapılmalıdır.. Yaptığımız diğer her şey, gerçekte tehlikeli bir uyumsuzluk üretecek ve genellikle "şizofrenik organizasyon" olarak adlandırılan şeye yol açacaktır.
Sadece burada kendimizi görevlerin sırasını ve ilgili yöneticilerini operasyonel seviyelerde belirlemeye, olası başarı ile gerçekleştirme yolunu tasarlamaya ve bunu sağlamak için uygun kontrolleri öngörmeye adamak uygun ve fırsatlıdır. Bu örneklerin her birinde, insanların sıvı performansını yüksek olasılıkla tahmin etmelerini sağlayan ergonomik ilkelere uymak gerekecektir.
Ve son olarak, belgeleme zamanı gelmişti.
Organizasyonun hafızası, ekibin hafızasının beslenmesi
Kuruluşun süreçlerini ve prosedürlerini temsil eden belgeler prosedürel hafızasını, işlerin nasıl yapıldığına dair hesabını, teknik bilgisini oluşturur. Bunlar, ister açık, ister açık olsun, değerlerinin ve kültürlerinin teorik olarak somutlaştırılmasıdır ve bu nedenle onlarla tutarlı olmalıdır. Şemayı "kolektif olarak bilmek ve hatırlamak" gerektiren takım seviyesine aktardığımızda, insan beyninin anımsatıcı işlevini taklit etmenin şimdiye kadar bulduğumuz tek yoludur. Bu şekilde, tüm üyeleri arasındaki iletişim kolay ve akıcı olacaktır, çünkü hepsi aynı işletim dilini konuşabilecektir. Bu, örgütün öğrenme yoludur ve meşru bir şekilde “bilgi yönetimi” ni konuşmanın mümkün olduğu noktadır.
Bu arada etkinlik kayıtları, kuruluşumuzun epizodik hafızasıdır, hatalarımızdan ve başarılarımızdan öğrenmeye devam etmemizi sağlayan biyografik bir arşivdir. Aslında yaptığımız ve buna dayanarak elde ettiğimiz şey, geçmiş eylemlerimizi gözden geçirmemize ve bunları iyileştirmek için zamanında değişiklikler planlamamıza yardımcı olur. Bu nedenle, kayıtlar prosedürlerden bile daha önemlidir, çünkü gerçekliği, günlük uygulamayı yansıtırlar, her zaman gizli yapmak istediğimizi yazmaktan ve gerçekte yaptığımızdan değil, tehlikeden tasarruf ederler. Gönüllülük günahını yapan bazı prosedürlerin alçakgönüllülük banyosudur.
Bu yeterli mi? Olmaz. Çünkü henüz bir "çalışma planı" olan basit bir çalışma materyali olan örgütün prosedürel hafızasını, insanların örgütsel misyonu yerine getirmesine izin veren insan prosedür hafızasına dönüştürmedik. Başlangıçta bahsettiğim veriler burada devreye giriyor ve bize her birinin beklenen şeyi yapmasını nasıl sağlayabileceğimizi gösteriyor. Beynin kendi çalışma kuralları vardır ve bu amaca ulaşmak için onlara saygı duymak esastır.
En gelişmiş zihinsel yeteneklerimizin enstrümanı olan frontal lob aynı zamanda insan beyninin evrimsel olarak en genç ve en olgunlaşmamış bölgesidir. Bu kortikal bölgeyi yöneten çalışma belleğinin, bilgiyi yönetme kabiliyetinde, daha da fazla özellikle birlikte ciddi bir kısıtlamadan muzdarip olduğunu dikkate almadan, insanların bu kaynaktan karmaşık faaliyetler yürütmelerini sağlamakta ısrar edenler var. Yüksek uçuculuğu, yüksek enerji tüketimi ve kısa süreli geçici depolama kapasitesi gibi kriterler. Birçok durumda, “daha fazla dikkat gösterme” sadece daha fazla hata üretirken, makul ölçüde otomatikleştirilebilecek her şeyi otomatikleştirdiysek neredeyse tamamen yokluğunu garanti edebiliriz. İşte bu, insan prosedür hafızasının ana koltuğu olan beyincik,Gezegende üç yüz milyon yıldan fazla evrim yapmayı öğrendi. Çünkü çoğu şeyi “düşünmeden” daima aynı şekilde yapmamız gerekiyor. Günlük hayatta yaptığımız gibi.
Prosedür tasarımı ne kadar ergonomik olursa, öğrenme eğrisi o kadar kısa olur. Davranışı ne kadar hızlı hale getirirsek, dikkatlice tanımlanmış etkinliklerin sistematik olarak tekrarlanmasıyla, gerçekten gerektiren görevleri yerine getirmek için bilinçli dikkatimizi o kadar çabuk serbest bırakabiliriz. Farklı süreçler arasındaki etkileşimi ne kadar iyi anlarsak, iç iletişim o kadar akıcı hale gelir. Maksimum verimlilik ve optimum verimlilik diyoruz.
Ve hepsi çünkü yaptığımızı doğru bir şekilde nasıl belgeleyeceğimizi öğrendik.
