Organizasyon ve Yöntemler işlevi, temel amacı prosedürleri, yöntemleri ve çalışma sistemlerini geliştirmek isteyen teknik-idari çalışmalar hazırlayarak idari verimliliği artırmak olan şirketlerin yönetim düzeyinde önemli bir yardım ve danışmanlık hizmetidir..
Bu faaliyet, Organizasyon ve Yöntem Analistleri tarafından, şirket tarafından kullanılan prosedürler üzerinde ilgili çalışmaları yaptıktan sonra, bunları daha basit ve daha etkili hale getirmeye çalıştıktan sonra maliyet azaltma ve işin basitleştirilmesi için gereksiz çabalar.
Teklifler yönetim seviyesine göre analiz edilmeli ve uygulamaya konulup konulmadıklarına veya reddedilip edilmediklerine karar verilecekler.
Organizasyon ve Yöntem Çalışmaları Endüstriyel, ticari veya hizmet olsun her şirket için yararlıdır.
Organizasyonun yardım ve tavsiyesi ile Şirket yönetimine yönelik yöntemler, içten ve dıştan verilebilir. Bu şekilde olmak:
Dışarıdan: Ana görevi aşağıdaki özellikleri gösteren Organizasyon ve Yöntem Çalışmaları yapmak olan danışmanlık danışmanlık ofisleri vardır:
Alanında kalifiye elemanlara sahip, farklı şirket türlerinde deneyime sahip ve birçok organizasyon problemi bilgisi var. Bu nedenle, bir Organizasyon Çalışması ve yöntemlerini yürütürken, diğer şirketlerdeki teorik bilgiye veya deneyimlere dayanarak mevcut sorunlara göre çeşitli çözümler önerebilirler.
Bununla birlikte, Şirketin gerçekliğinden uzaklaşabilirler, çünkü bazı durumlarda Örgütsel Kültürü, tarihsel sorunları ve personelin genel duygusunu tanımak zordur, çünkü onlara yabancı olmak, güven ve samimiyet sınırlı olabilir.
Dahili olarak: İşletme ve Bakım departmanı, aşağıdaki özellikler altında kalıcı olarak Organizasyon ve Yöntem Çalışmalarını yürütür:
Şirketin farklı alanlarındaki tecrübe ve bilgi birikimine ve tam zamanlı iç prosedürleri geliştirmeye kendini adamış kendi personeli vardır. Ayrıca, her bir alanın temel iç özelliklerini ve ayrıca kullanılan prosedürlerin ve genel olarak Şirketin tarihi geçmişiyle ilgili olarak insanların düşünme yollarını derinlemesine öğrenebilirsiniz.
Bununla birlikte, diğer tür şirketlerle olan küçük dış deneyim, incelenen sorunlara olası alternatif çözümleri sınırlayabilir, çünkü karşılaştırma noktası yoktur.
Organizasyon ve Yöntemler işlevinin bir değişim ve iyileştirme aracı oluşturduğu ölçüde, herhangi bir işletmenin veya şirketin organik yapısı içindeki yeri ciddi ve dikkate alınan bir düşünceyi hak eder; en üst düzey şirketler, aralarında aşağıdakiler öne çıkıyor:
- Şirketin azami liderliğine bağlı olarak, tavsiyelerine ve önerilerine karşı aşırı direnç ortadan kaldırılır.Örneğin, özellikle tüm faaliyetlerin sahip olması gereken koordinasyon açısından kuruluşun geniş ve panoramik bir vizyonu elde edilir. olası çalışma alanlarınızı daha hassas hale getirin ve daha iyi sonuçlar elde edin.
Organizasyon ve Yöntem Çalışmaları, idari birimlere çalışma yöntemlerinin iyileştirilmesi ve mevcut kaynakların optimum kullanımı için tavsiye edilmesi amacıyla yapısal sorunların ve idarenin çalışma sistemlerinin analizini temsil eder. fonksiyonlarının geliştirilmesinde etkinlik ve verimlilik elde etmek.
Organizasyon ve Yöntem çalışmalarının kapsamı, kuruluşun yapısal değişikliklerinden, prosedürlerin basitleştirilmesinden kurumun toplam reformuna kadar değişen küçük bir idari birimin çalışma yöntemlerinde yapılan en küçük değişikliklere kadar uzanmaktadır.
Uygulama alanına göre Organizasyon ve Yöntem çalışmaları, tüm organizasyon için ve ayrıca bazı bileşen birimlerinde, alanlarında veya işlerinde genel bir şekilde gerçekleştirilebilir.
Tüm organizasyonun çalışması, şirket içinde oluşturulan, aralarında hedefler, politikalar, organizasyon, yapı, çalışma sistemleri, tüm idari unsurların kapsamlı bir şekilde incelenmesini içeren, şirketin genel düzeyinde gerçekleştirilir. kaynaklar vb.
Bu düzeyde çalışma, kuruluşun çeşitli alanlarda veya idari birimlerde ortak olan genel işlevlerinde de gerçekleştirilebilir.
Bileşen birimlerinin, alanlarının veya özellikle işlerinin bazılarının spesifik çalışması, yöntemlerinde ve iş süreçlerinde olası iyileştirmeleri dikkate almak için gerçekleştirilir, ancak bağımsız olarak yapılsa da, analiz çalışmada göz ardı edilemez. örgütün diğer benzer bileşenleri ile mevcut ilişkilerin
Bu tür bir çalışma aynı zamanda mevcut organizasyon sistemlerinden yararlanmak ve sürdürmek için yeni idari birimlerin veya işlerin yaratılmasına uygulanır, ancak her şeyden önce operasyonlarının başarısını araştırmak için uygulanır.
Organizasyon ve Yöntem Çalışmalarının istenen başarıları elde edebilmesi için, üst yönetimin onayı ve desteğinin yanı sıra, incelenen alandaki yetkililerin rızası ve sempatisine sahip olması ve her şeyden önce, ilgili personelin katılımı ile önemlidir. ancak düzgün bir şekilde iletildiklerinde ulaşılacak olan alan, aksi takdirde çalışma sırasında ve formüle edilen değişiklik önerilerinde değişime direnç bulmak kaçınılmaz olacaktır.
Organizasyon ve Metodoloji çalışmaları metodolojisi
Herhangi bir profesyonel teknik veya araç gibi, Organizasyon ve Yöntemler çalışmaları da gelişimleri için bir metodolojiye sahip olmalıdır, bu amaçla, sıralarına göre, bunu gerçekleştirmeye yardımcı olan beş aşama belirlenmiştir.
- Çalışma planlaması Bilgi toplama Bilgi analizi Nihai raporun hazırlanması ve sunumu Uygulama ve takip
Çalışma planlaması
Amacına ulaşmak için izlenecek eylem planının dikkatli bir şekilde planlanması ve önceden hazırlanması olmadan hiçbir idari iyileştirme çabası başlatılmamalıdır.
Organizasyon ve Yöntemler Çalışmasının planlanmasındaki ilk adım, sorunun doğasını tanımlamak ve çözülecek ana kusurları tespit etmek ve daha sonra çalışmanın amacını açıkça belirlemek ve böylece çalışmayı engelleyen veya dağıtan yanlış anlamalardan kaçınmaktır.
Çalışmanın niteliği ve amacı belirlendiğinde, mevcut durumu belirlemek ve yapılacak çalışmaları, araştırmanın karmaşıklığını, yürütmek için en uygun teknikleri ve mümkün olanı görselleştirmek için bir ön inceleme veya anket yapılmalıdır. önerilen çözümlerin maliyetleri.
Çalışılacak gerçekle ilk temas olan ön çalışma, sorunun büyüklüğü hakkında bir fikir verebilir, çalışma sırasında ortaya çıkabilecek rahatsızlıkları tespit edebilir, dikkate alınması gereken yeni karar unsurları sağlayabilir ve sonuç olarak, çalışmanın daha nesnel olarak yeniden düzenlenmesi.
Genel anlamda, ön soruşturmanın amaçları:
- Uygulama alanında var olan özel ihtiyaçları belirleyin ve öncelikli dikkat gerektiren sorunu belirleyin.Sorunun yeri, niteliği ve kapsamının ayrıntılı açıklaması Sorunu çözmek için gerekli teknik bilgi veya beceri türlerini belirleyin. sorunu çözmek için gerekli olan zaman, insan ve maddi kaynaklar ile idari teknikler
Sorunun niteliği ve büyüklüğü belirlendikten sonra, çalışmanın amacı tanımlanmış ve ön inceleme gerçekleştirilmişse, kesin soruşturmanın yürütülmesi ve genel düzenlemelerin ve koşulların oluşturulması için farklı seçenekleri inceleyerek, yürütmek için plan ve çalışma programlarının formüle edilmesi gerekmektedir. gelişimini yönetecek.
Çalışma Planlamasının bu son aşaması, sorunun ne olduğunu ve bu sorunu çözmek için kullanılacak çalışma planını belirten, ne yapılacağını ve neden, nerede, nasıl yapılacağını açıkça belirten bir raporda sunulmalıdır. ne zaman ve kimin yapacağının yanı sıra hazırlanmasının ve uygulanmasının eylemleri, kaynakları, zamanı ve maliyeti.
Bu belge, ele alacağı araştırma alanlarının (sistemler, süreçler, fonksiyonlar, pozisyonlar, vb.) Ve sağlam ve etkili sonuçlara ve tavsiyelere ulaşmak için gerekli olgular, veriler ve raporlar hakkında açık ve öz bir açıklama içermelidir. Aşağıdaki içeriklerin açıklaması yoluyla:
- Çalışmanın arka planı ve gerekçesi Çalışmanın amacı ve hedefleri ve çalışmanın beklenen sonuçları Çalışmanın kapsamı ve sınırlamaları Hedefe ulaşmak için gerekli eylemler veya aşamalar Çalışmanın her eyleminde veya aşamasında gerekli olan insan, malzeme ve finansal kaynaklar Başlangıç tarihlerini gösteren faaliyet programı ya da çalışmanın her eylemi ya da aşamasının tamamlanması Soruşturmayı yürütmek için benimsenecek idari stratejiler ve taktikler Çalışmanın her aşaması için sorumlulukların sınırlandırılması Planın niteliği ve amaçları hakkında yardımcı bilgi ve yönlendirme programları
Çalışma planı, çalışılan alanın yetkililerine ve projenin maliyet-faydasını belirleyecek olan üst yönetimin onayına ve yürütülmesi halinde şirket içinde oluşabilecek sonuçlara sunulmalıdır.
Bilgi toplama
Kılavuzlar, yasalar, kararnameler, sözleşmeler, yönetmelikler, raporlar, istatistikler, yıllıklar ve değerlendirilecek alan veya problemle ilgili önceki çalışmalar ile ilgili genel belgesel bilgilerin yanı sıra, çalışma alanından belirli bilgiler: organizasyon şemaları, açıklamaları pozisyonlar, personel dosyaları, iş hacimleri verileri, ana süreçlerin tanımlanması, diğer birimlerle ilişkisi, yerin koşulları ve özellikleri, fiziksel mekanlar, mobilya ve ekipman; genel olarak, incelenen alana özgü tüm bilgiler.
İncelenen alanda gerçekte neler olup bittiğini bilmeyi ve analiz etmeyi mümkün kılan bu gerçekleri toplamak ve kaydetmek, gerçekliğin çarpık izlenimlerinin formülasyonundan kaçınacak, hatalı yorumlara, yanlış sonuçlara varacak ve uygulandığında çalışmayan iyileştirme önlemleri önerecektir.
Veri toplama sürecinde, yetersiz bilgi toplamaktan veya karışıklığa neden olan ve gereksiz yere soruşturma süresini uzatan gereksiz gerçekleri toplamaktan kaçının. Bu, yalnızca çalışmanın amacını göz önünde bulundurarak ve verilerin sorunla ilgili olmasını sağlamak, onlardan yeni sorunların ortaya çıkıp çıkmadığını tespit etmek ve olası değişiklikler veya iyileştirmeler elde etmek için sürekli olarak gözden geçirmek ve değerlendirmek suretiyle elde edilebilir..
Toplanan verilerin kaydı, olayların eksiksiz bir geçmişine sahip olmak için, olayların gözlemlenmesi sırasında yazılı olmalıdır:
- Formüle edilen eylemleri ve uygulanan değişiklik önerilerini destekleyin Araştırmanın herhangi bir aşamasında kısmi sonuçları ilgili plan ve programlarla karşılaştırın, yapılan çalışmanın amaçlarını bilmesi için bilgiyi personele kolaylaştırın. ve yapılması gerekenleri, iyileştirmek için öneri ve / veya öneri alma olanağına sahip olmak, yürütülen çalışma ile ilgili raporları veya çalışmaları arşivlemek, benzer çalışmaları yürütmek, çabaların tekrarını önlemek ve bir unsur olarak en iyi bilgi kaynağını oluşturmaktadır. çalışmayı yürüten personelde değişiklik olması durumunda destek.
Veri toplama için kullanılan genel teknikler belgesel araştırma, röportaj, anket ve doğrudan gözlemdir. Çeşitli tekniklerin seçimi araştırmanın amaçlarının, çalışma sorununun doğasının, elde edilecek verilerin, fakat hepsinden önemlisi analistin vizyonunun ve kriterlerinin bir fonksiyonudur.
Kullanılan teknik (ler) ne bakılmaksızın, araştırma çalışması Analist tarafından önyargısız, önyargılı görüşler olmadan, alan personelinin iradesini ve güvenini kazanmak için nazik ve gizli bir tutum benimsemek zorundadır. yürütülen çalışmalara aktif katılımı araştırmak ve teşvik etmek ve onlar tarafından değişime karşı direnci teşvik etmemek. Ayrıca, bu aşamada, daha sonra olumsuz tutum ve kriterlerden kaçınmak için kesin ve yerine getirilme imkânları olmaksızın hiçbir tür teklif veya vaat yapılmaması önemlidir.
Araştırma, değerlendirilen alanın mevcut durumuna göre öncüllerin ve verilerin derlenmesini içermelidir. Öncüllerin arasında, sorunun içinde yer alacak yasal konular, daha önce ortaya çıkan benzer sorunlar ve sorunu çözmek için o sırada önerilen veya benimsenen çözümler yer almaktadır.
Mevcut durumla ilgili olarak, Organizasyon ve Yöntemler çalışması için aşağıdakileri sağlayan bilgileri kapsamak önemlidir:
- Etkilenen alanın amaçlarını tanımlayın Mevcut organizasyonel yapıyı öğrenin İncelenen sorunla ilgili belirlenmiş politikaları ve idari düzenlemeleri gözden geçirin Sorunla ilgili her bir alana ve / veya iş ilanına atanan işlevleri belirleyin Çalışma koşullarını inceleyin, örgüt kültürü, iç ve dış personel ilişkileri, iletişim kanalları.
Bilgilerin analizi
Toplanan verilerin Organizasyon ve Yöntemler çalışmasının amaçlarına göre düzenlenmesi, problemlerin keşfedilmesine ve sistemin, prosedürün veya yöntemin normal çalışmasını engelleyen nedenlere yönelik kritik bir analiz veya inceleme sürecine sunulmasıdır. geliştirme, eksiklik, hata, gecikme veya çoğalmalar üretme.
Bu aşama tespit edilen ve / veya başlangıçta çalışmayı yürütme ihtiyacını ortaya çıkaran sorunlara alternatif çözümlerin geliştirilmesi ve genel idari iyileştirme önerilerinin oluşturulması için temel teşkil eder.
Bir durumun veya idari olayın analizi, algılanan sorunların doğasını, özelliklerini ve nedenlerini öğrenene kadar, içinde bulunması gereken karşılıklı bağımlılık ve etkileşim ilişkisini gözden kaçırmadan bileşen öğelerini bölmekten veya ayırmaktan oluşur..
Analizin amacı, incelenmekte olan soruna çözüm seçenekleri önermek için temeller oluşturmak ve bunları değerlendirmek ve sorunun ortadan kaldırılmasına ve incelenen alanın idari olarak iyileştirilmesine izin veren düzeltici eylemler veya tedbirler oluşturmaktır.
Bilgilerin analizi, verilerin tüm yönlerini ve ayrıntılarını bilmeye izin veren ve sorunları teşhis etmek için rasyonalizasyon çabalarına öncülük etmeyi başaran kritik bir incelemeye sunmak için verilerin düzenli bir açıklamasını sağlar.
Bilgi analizi aşamasını oluşturan faaliyetler aşağıdaki sırayla gerçekleştirilmelidir:
- Analiz edilen gerçeği veya durumu bilmek, yani çalışmanın amacını akılda tutmak, tespit edilen ana problemi veya sorunları açıkça tanımlamak, her problemi tüm detaylarını veya özelliklerini bilmek için ayrıştırmak, eleştirel olarak incelemek ve her birini anlamak. Her bir elemanı seçilen sınıflandırma kriterlerine göre sıralayın, karşılaştırma yapın ve diğer benzer gerçeklerle benzerlikler veya tutarsızlıklar arayın.İdari unsurları göz önünde bulundurarak her bir eleman arasında ayrı ayrı ve birlikte düşünerek çalışan ilişkileri tanımlayın. tek başlarına ve kendileri gibi davranmazlar, fakat onları çevreleyen iç ve dış ortam koşullarının da neden ve etkisidirler.Çözülmesi için eksikliklerin ve nedenlerinin belirlenmesi ve açıklanması.
Bilgiyi analiz etmek için, sorunu tüm kuruluşa ve her bir bileşen birimiyle ilişkilendiren kapsamlı ve kapsamlı bir yaklaşım benimsenmelidir.
Analiz yapılırken çok etkili bir yaklaşım, sorgulayıcı bir tutum benimsemek ve idari faaliyetlerin gerekçelerini özetleyen bir dizi soruyu sistematik olarak formüle etmektir. Uygun cevapları elde etmek ve soruları cevaplayan kişinin de bunları sorgulamaya gelmesini sağlamak için soruların büyük bir tarafsızlık ve açıklıkla sorulması önemlidir.
Sorgulamada kullanılması gereken sorular değerlendirilmekte olan olaya veya duruma uyarlanmalıdır, uygulama Analistin takdirindedir, ancak karmaşık sorular olarak düşünülmemeli, mümkün olduğunca basit olmalıdır, örneğin:
- Ne yapılır? Neden yapılır? Nerede yapılır? Ne zaman yapılır? Kim yapar? Nasıl yapılır? Maliyeti nedir? Vb.
Soruların her biri için net ve kesin cevaplar aldıktan sonra, bunlar şu soruyu soran yeni bir sorgulamaya tabi tutulmalıdır: Neden yapılır?, O andan itibaren verilerin eleştirel muayenesi ve yeni cevaplar başlayacaktır. elde edilenler, iyileştirme eylemlerinin formülasyonu için rehberlik edecektir. Bu, analiz altındaki öğelerin bir kısmını veya tamamını ortadan kaldırarak, birleştirerek, değiştirerek veya basitleştirerek mümkün olacaktır.
İdari analiz için bu basit prosedür, bir Organizasyon ve Yöntemler çalışmasında uygulanacak eleştirel incelemenin temelini ortaya koymayı amaçlamaktadır. Verilerin analiz edildiği titizliğin, Analistin üstlenebileceği çalışma türü ve çalışılan alanın bulunduğu gelişme derecesi ile doğrudan ilişkili olacağı açıktır.
Analiz tekniklerinin ve araçlarının seçimi, başvurularının fizibilitesi, yapılacak çalışmalar, mali destek ve erişilebilir kaynaklardan, fakat hepsinden önemlisi, yaptıkları personelin bilgi ve hazırlık derecesinden kaynaklanacaktır. Organizasyon ve Yöntem Analistinin fonksiyonları.
Nihai raporun hazırlanması ve sunumu
Tespit edilen sorunlara ilişkin değişim veya çözümün alternatiflerini ve bulgularını açıklayan, araştırmacının görüşüne göre değerlendirilen alanda daha iyi bir idari gelişime olanak tanıyacağı sonuçları ve önerileri içeren bir belgenin hazırlanmasını içerir.
İdari iyileştirme seçenekleri araştırması Organizasyon ve Yöntemler çalışmasının planlama veya yapım aşamasında başlar; bu analiz sürecinde gerçekleştirilen çalışma ile ters bir çalışma yapılmasını, yani öğelerin ayrılması ve ayrıştırılmasını öngörür. Önceki süreç, araştırma boyunca ortaya atılan sorulara yeterli cevapları sağlayacak şekilde entegre edilmiş yeni bir birim oluşturarak, çalışmanın sonuçlarına ulaşmaktan başka bir şey olmayan bir sentez çalışması vasıtasıyla birleştirilir.
Verileri analiz ettikten ve çalışmaya neden olan durumun teşhisini formüle ettikten sonra varılan sonuçların bir sonucu olarak, her şeyden önce teknik bilgi, hayal gücü ve yaratıcılık kullanarak, Analist formüle edebilecektir. bir öneri veya öneri olarak sunmak için değerlendirilen soruna en az iki alternatif çözüm.
Önerilerin hazırlanması, çok sayıda olduklarında tespit edilen tüm olası seçenekleri içermemelidir, ancak yalnızca en uygun olanları ve ilgili taraflar üzerinde en büyük etkiye sahip olabilecekleri seçmek uygundur. Her seçeneğe maliyetlerin tahmini, kaynak gereksinimleri ve avantajlarının ve sınırlamalarının açıklaması eşlik etmelidir.
Yeni bir çalışma sisteminin tasarımı için alternatiflerin veya seçeneklerin geliştirilmesinde, girdilerin (girdilerin) ürünler (çıktılar), işleme, gereksinim ve bilgi akışı ile birleştirilmesinin yanı sıra kuruluşun yapısını dikkate almak gerekir. hedeflerin, politikaların, operasyon planlarının, fonksiyonların, süreçlerin, kaynakların, alan dağılımının ve alternatiflerin her birinin değişikliğin uygulanması için gerektirdiği kontroller.
Bir Organizasyon ve Yöntemler çalışmasındaki önerileri geliştirmeye devam etmeden önce aşağıdaki hususlar ve / veya öneriler akılda tutulmalıdır:
- Çalışmayı motive eden ilk hedefleri gözden kaçırmayın, önceki çalışmaların deneyimi değerli olabilir, ancak kuruluş içinde belirli belirli kalıpları takip eden çözümlere bağlı kalma eğilimi ile mücadele edilmelidir. Değişikliklerden ve tavsiyelerden doğrudan etkilenenlere, nihai kararlar verilmeden önce değerlendirmelere katılma fırsatı verilir.. Alanda hüküm süren şartlar dahilinde anlaşılan pratik veya uygulanabilir önerileri tercih edin. Çalışma amacı gerçeğe yaklaşmak için en uygun olanıdır.Karmaşık işbirliği şemaları gerektiren çözümleri, ulaşılması zor olduğunda birden fazla ünite atınız. çalışma alanından ve bunun dışındaki diğer kişilerden ve ayrıca belirli alanlardaki uzmanların tavsiyelerinden.
En iyi çözüm, kısa sürede sonuç elde etmek için gereken minimum süre içinde ve mevcut kaynakların uygun kullanımı ile bir iş yürütmenize veya karar vermenize izin veren çözüm olacaktır.
Nihai raporda sunulan tüm öneriler, gerçekleştirilecek faaliyetleri belirleyen programın uygulanmasını ve uygulama sırasını, her birinin hangi tarihte olduğunu gösteren programla birlikte içermelidir. projenin ve her bir bileşen faaliyetinin tam kontrolünden kimin sorumlu olması gerektiğini belirlemek.
Önerilen öneriler yazılı olarak sunulmalı ve önerilen değişikliklerin ardındaki nedenleri belirtmenin yanı sıra bu konuda karar almayı kolaylaştıracak bir rapor hazırlanmalıdır.
Rapor, okuyucunun niteliğine ve özelliklerine göre yazılmalıdır, bu raporun amacı ve içeriği kime göre değişecektir. Üst düzey yetkililer, teknik ve çok özel detaylar içermeyen bir dilde yazılması gereken bazı doğru ve zamanında kararlar vermelerini sağlayan özet raporlar talep etmektedir. Önerilen değişikliklerin uygulanmasında yer alacaklar için ayrıntılı teknik raporlar ayrılmalıdır.
Teklifleri ve önerileri desteklemek için yardımcı unsurlar olarak kabul edilen, ancak her şeyden önce alternatif çözümlerin yorumlanmasını ve analizini kolaylaştıran rapor grafiklerine, şemalara, grafiklere ve diğer idari analiz araçlarına dahil etmek çok yararlı olabilir.
Organizasyon ve Yöntem çalışmalarının sonuçları doğrudan Genel Müdüre ve onaylanması ve uygulanmasına katılan personele sunulmalıdır. Sunum kapsamlı veya sıkıcı olmamalı, içeriğine çok fazla çaba harcanmalı ve daha çekici hale getirmek için görsel-işitsel araçlar ve malzemelerle desteklenmelidir.
Sonuçlar değerlendirmeden sorumlu Analistler tarafından tasarlanmalı, hazırlanmalı ve sunulmalıdır, böylece öneriler anlaşılır ve şüpheler aynı anda netleştirilir.
Raporun hazırlanmasının amacı, Organizasyon ve Yöntemler çalışmasının sonuçlarını yönetim seviyesine ve çalışılan alandaki yetkililere yaymak, uygulanması için gerekli onay ve desteği elde etmektir.
Yetkili makamlar uygulanacak alternatif konusunda karar verdikten sonra, yeni sistemi tasarlayacak ve uygulayacak konumda olacaklardır.
Uygulama ve izleme
Yeni sistemin uygulanmasına atıfta bulunur ve gerekli insan ve malzeme kaynaklarının entegrasyonunu ve sistemi oluşturan Analistin gözetimi ve tavsiyesi altında planlanan programın yürütülmesini içerir.
Yapılan önerilerin uygulanması, daha önce geliştirilen diğer aşamalardan daha önemli olarak değerlendirilebilir, çünkü çalışma teorisinin pratik haline geldiği anı içerir ve onu motive eden sorunları çözmek için yürürlüğe konmalıdır.
Bu aşama dört temel bölüme ayrılabilir:
- Yeni sistemin uygulanması için bir programın oluşturulması, gerekli insan ve malzeme kaynaklarının entegrasyonu, programın yürütülmesinden sorumlu kişiler için uygulama programının yeni tasarımının ve eğitiminin tanımlanması.
Yeni sistemin uygulama programının formülasyonunda, gerçekleştirilecek faaliyetler ve bunların yürütme sırası belirlenmelidir, bunlar bir faaliyet şeması veya programı ile gösterilebilir.
İnsan ve malzeme kaynaklarının entegrasyonu ile ilgili olarak, personelin özellikleri, tesisler, mobilya ve ekipman, formlar ve kırtasiye gibi yeni tasarımın uygulanmasına yeterli şekilde uymak için gerekli tüm gereklilikleri göz önünde bulundurmak önemlidir. genel olarak, değişimi destekleyecek idari belgelerin yanı sıra, aralarında idari kılavuzlardan, yönetmeliklerden ve talimatlardan bahsedebiliriz.
Kesinlikle, eğer uygulamadan sorumlu olanlar yeni tasarım ve uygulama programı hakkında tanımlanmamış ve eğitilmemişse, bir uygulama programı formüle etmek ve gerekli insan ve malzeme kaynaklarını entegre etmek yeterli değildir.
Yeni sistemin gerekliliklerine ve kullanılmasına karar verilen uygulama programına bağlı olarak, yeni prosedürler ve çalışma yöntemleri ile ilgilenecek personel seçilmeli ve eğitilmelidir. Görevlerinizi doğru bir şekilde yerine getirebilmeniz ve toplam süreç içerisinde gerçekleştirmeniz gereken faaliyetler hakkında gerekli minimum bilgiyi edinebilmeniz için geliştirilen kılavuzlara ve talimatlara dayanarak.
Bu açıdan, yeni sistemin uygulanmasının başarılmasının değerlendirmeden sorumlu Analistin sorumluluğu olmadığını vurgulamak önemlidir, uygulayıcıların geliştirme alanının üyeleri olması gerekir, böylece her birinin uygun eğitimi ve mahkumiyeti Bunlardan, toplam programın ve onu oluşturan aşamaların her birinin yürütülmesinden doğrudan kimin sorumlu olacağını belirlemek çok önemlidir.
Organizasyon ve Yöntem Analisti'nin tavsiyelerini uygulamaya koyarken katılımı temel bir gerekliliktir, çünkü misyonu iyileştirme önerilerinin oluşturulması ve uygulama programının hazırlanması ile sona ermemektedir. Değişikliklerin gerektiği sürece yapıldığı yerde bulunmalı ve gerekirse yeni sistemin uygulandığı yere zaman zaman planlı ve ara sıra geri dönmelidir.
Programın yürütülmesine ilişkin olarak, Organizasyon ve Yöntemler Analisti'nin işlevi, süreç sırasında yalnızca Birim Başkanına ve onu yürütecek personele danışman olarak katılması gereken ilgili personele tavsiyelerde bulunmak ve yardımcı olmaktır. tavsiyelerin düzgün bir şekilde çalışana kadar uygulanması ve aynı zamanda bu aşamada ortaya çıkabilecek sorunlar ve zorluklar hakkında geri bildirimde bulunulması.
Yeni çalışma yöntemlerinden etkilenenler için engelleri ve değişime karşı direnci önlemek için, yeni sistemin doğası, amacı ve faydaları hakkında bilgi ve yönlendirme programlarının dahil edilmesi gerekmektedir.
Yukarıdaki aktivitelere uyulduktan sonra, yeni sistemi faaliyete sokmak, daha önce seçilen uygulama yöntemini uygulamak, bu amaç için programlanan faaliyetleri yürütmek ve takip etmekten başka bir şey olmayan program yürütülür. ilgili kılavuz ve talimatlarda belirtilmiştir.
Programın yürütülmesi, yeni sistemlerin sadeliğine veya karmaşıklığına yeterince cevap vermelidir, bunu gerçekleştirmek için tek bir yöntem yoktur, bu nedenle uygulamak istediğiniz değişikliklere bağlı olarak, aşağıda açıklanan yöntemlerden biri veya daha fazlası arasından seçim yapmanız gerekir. devamı:
- Anlık yöntem Pilot proje Paralel uygulama Kısmi yöntem veya ardışık yaklaşımlarla
Genel olarak, yeni sistem nispeten basitse ve çok sayıda işlem veya aşırı sayıda idari birim içermiyorsa, anlık uygulama yöntemi uygulamada en çok tavsiye edilen ve en çok kabul gören yöntemdir.
Her ne kadar basit olsa da, personel tarafından bilinmeyen farklı ekipmanların kullanılmasını içermediği veya değişime karşı yüksek derecede direnç olmadığı sürece yeni sistemleri uygulamak kolay bir yoldur.
Pilot proje aracılığıyla uygulama yöntemi, etkinliğini ölçmek için yeni sistemin tüm organizasyonun sadece bir kısmında test edilmesinden oluşur. Bununla anlaşılmalıdır ki, sadece incelenen alan veya bir bütün olarak örgüt içinde hüküm süren koşullarda göreli bir benzerlik olduğunda.
Ana faydası, önerilen sistemi küresel olarak çalıştırmadan önce geçerliliğini ve etkinliğini belirlemek için gereken sayıda test gerçekleştirerek değişikliklerin azaltılmış bir ölçekte uygulanmasına izin vermesidir. Bununla birlikte, dezavantajları genelleştirilemez çünkü bütünün bir kısmı için geçerli olanın, kalan kısımlar için de geçerli olduğundan emin olmak mümkün değildir. Buna ek olarak, olağandışı kaynaklar ve özel dikkat genellikle pilot projeye tahsis edilir ve bu proje daha sonra tüm kuruluşa genişletilemez.
Organizasyon için karmaşık ve riskli projelerin uygulanması söz konusu olduğunda, hem geleneksel sistemin hem de uygulanacak olanın belirli bir süre boyunca eşzamanlı operasyondan oluşan paralel uygulama yönteminin kullanılması önerilir. Bu, eski sistemin çalışması askıya alınmadan önce yeni sistem normal şekilde çalışana kadar ciddi sorunlar yaratmadan değişiklik ve ayarlama yapılmasına olanak tanır.
Bu yöntem, değişim sırasında gerçekleştirilen operasyonlarda daha fazla güvenliği garanti eder, çünkü herhangi bir beklenmedik durum yağış olmadan karşı karşıya kalabileceğinden, yeni sistemden sorumlu olan personelin, hatalar içeriyor. Ancak en büyük erdemi, yeni yöntemlerin geleneksel yöntemlerle karşılaştırılmasına ve etkilerini gerçekten ölçmesine izin vermesidir.
Kısmi uygulama yöntemi veya ardışık yaklaşımlar, organizasyon için büyük büyüklük ve riskteki sistemleri uygulamak için en uygun yöntemdir, bu durumlar için başarılı bir şekilde yapılmasına izin veren tek kişi olduğu söylenebilir. Yeni sistemin bir parçasını veya küçük bölümlerini seçip bunları uygulamak, ciddi değişikliklere neden olmamak ve bir önceki adıma yeterince konsolide olana kadar bir sonraki adıma geçmek.
Öncekilerden daha yavaş ve daha rahat bir yöntemdir, bu yüzden bazen başlangıçta planlanandan daha fazla zaman gerektirir. Bununla birlikte, bu belirgin dezavantaj, mükemmel bir şekilde kontrol edilen kademeli bir değişiklik sağladığı için telafi edilmektedir.
Yeni sistem uygulandığında, sistemin hedeflerine ulaşıldığını belirlemek, tüm bileşen elemanlarının düzgün çalıştığından emin olmak, gerekli iyileştirmeleri veya değişiklikleri yapmak ve değiştirilen tüm rutinlerin etkin bir şekilde durdurulduğunu doğrulamak için çalışması gözlemlenmelidir..
Uygulanan iyileştirmelerin etkinliğini doğrulamak için kullanılan bilgileri elde etmek için kullanılan mekanizmalar, incelenen alanın belirli özelliklerine göre oldukça değişkendir, bu nedenle toplanması ve analizi Organizasyon ve Yöntemler Analistinin takdirine bağlı olmalıdır ve uygulanan değişikliklerin izlenmesi ve kontrolünden sorumluların.
Yapılan gözlemlere ve elde edilebilecek bilgilerin analizine dayanarak, belirsiz bir süre boyunca değişiklikler bileşen aşamalarının herhangi biri veya genel olarak sistem için analiz edilebilir ve benimsenebilir. Tespit edilen eksiklikler çok belirgin olmadığı ve düzeltici tedbirlerin kesinlikle gerekli olmadığı düşünülmedikçe, düzeltici önlemleri ne zaman ve nerede meydana geldiğini aceleyle uygulamaya başlamadan önce yeni sistemin sonuçlarını bilmek tavsiye edilir.
Düzeltici önlemlerin benimsenmesinin, sürekli olarak ortaya çıkan bir olay olduğunu dikkate almak tavsiye edilir, çünkü çoğu durumda, belirli bir soruna çözüm, onu oluşturan nedenler değiştirilmezse ve bunlar, ilk çalışmanın yürütülmesi.
Uygulanan değişiklikler durağan kalmamalı, aksine şirketin değişen ihtiyaçlarına göre sürekli olarak uyarlanmalıdır. Deneyimler, sistemlerin periyodik olarak gözden geçirilmesine özel dikkat gösterilmesi gerektiğini göstermiştir, bu da genel olarak kuruluşu doğrudan etkileyen eskimelerinden kaçınmaya izin verir.
