Şu anda bilgi sistemleri ve internetin sahip olduğu büyük büyüme ile birlikte şirket içinde kullanılan uygulamaları içermek amacıyla kurumsal düzeyde şirketlerde hayata geçirilen Intranet'in büyümesi de başlamıştır ve bu şekilde verileri, bilgileri ve bilgileri yönetmek ve iletmek için şirketin her çalışanının erişebileceği tüm hizmet ve uygulamaları aynı yerde bulundurun. Bununla birlikte, her yeni sistem gibi avantajları ve dezavantajları vardır, bu yüzden başarılı bir şekilde çalışması için onu nasıl uygulayacağınızı iyi bilmelisiniz.
Bazı yazarlar, bir şirkette Intranet'in geliştirilmesinin başarılı olması için uyulması gereken bazı kurallardan söz ederler, burada bu noktalardan bazılarına değinilecektir. Şunu belirtmekte fayda var ki, sadece şirketteki sistemin toplam başarısına ulaşılacak noktaları takip ederek değil, her şeyden önce, çoğu insanda var olan paradigmayı, yöntemini değiştirmek gibi köklü değişikliklerle kırmak mümkün olmalıdır. Intranet teknolojisinden yararlanma çalışmaları devam etmektedir; Ve son olarak, sadece başarılı uygulamanın yeterli olmadığı, sistemimizi güncel tutmaya yardımcı olacak bir bakım ve güncelleme planının da takip edilmesi gerektiği açık olmalıdır.
Son yıllarda birçok şirket, sistemlerinde kurumsal intranet'i planlıyor veya zaten uyguluyor, şirketlerin yaklaşık yüzde 80'i intranet uygulaması yoluyla bilgi yayma sistemlerini iyileştirmeye karar verdi.
Peki Intranet tam olarak nedir?
Wagner, Cheng ve Baratz (2002), kurumsal intranet uygulamasına ilişkin bir makalede intranet'i genel bir şekilde " başkalarıyla ortak bir protokol veya dil aracılığıyla konuşan özel bir bilgisayar ağı…" olarak açıklamaktadır. Bunu bölümler halinde açıklayalım, özel bir ağ, ona sadece Intranet'in ait olduğu organizasyonun üyeleri tarafından erişilebileceği anlamına gelir; başkalarıyla ortak bir protokol üzerinden konuştuklarını söyleyerek, o ağdaki bilgisayarların aynı dili kullanarak bilgi paylaşarak birbirleriyle iletişim kurabileceğini söylüyor.
Genel olarak, intranet ve ağlar, aynı yerde ve hatta farklı ülkelerde konumlandırılabilen sadece iki bilgisayardan ve bunlardan binlercesinden oluşabilir.
Bu güçlü bilgi teknolojisinden yararlanmayı ciddi olarak düşünen ve avantajlarından zaten yararlanan pek çok şirketin yanıtlaması gereken önemli sorular vardı.
Dikkate alınması gereken sorulardan biri, rekabete, müşterilere ve tedarikçilere atıfta bulunan, bu teknolojiyi zaten kullanıyorlarsa, en yaygın cevap evet, bazı durumlarda olmasa bile. İntranet'in sahip olduğu hızlı büyüme ile yakında herkesin dahil olacağı ve dışarıda bırakılmanın modası geçmiş olduğu anlamına geleceği düşünülmelidir.
Bir diğer önemli soru da, bu yeni teknolojinin kullanımının güvenli olup olmadığı, neyin veya nasıl çalıştığının kontrolü olmadan iş uygulamaları için İnternet gibi halka açık bir ağın kullanılmasının mümkün olup olmadığıdır. Bu soruyu cevaplamaya yardımcı olabilecek bir örnek, İnternet'e çok benzeyen ve önemli işleri yürütmek için kullanılan halka açık ağlar olan telefon ve faksın kullanılmasıdır. Bildiğimiz gibi güvenlik çok önemlidir, ancak önemli işlemler için genel ağlar kullanılır.
Ve son olarak, uzun zamandır beklenen soru, hızlı ve yeterli bir yatırım getirisi bekleyebilir misiniz? Gerçekte, Intranet uygulamasının maliyetleri çok yüksek değildir ve yatırım getirileri genellikle hızlıdır ve buna değerdir, ancak bir Intranet projesini uygularken dikkatli olmalısınız, sahip olduğunuz uygulama süresini aşmamaya dikkat edin. Kullanılacak teknoloji seçimini yaparken planlı.
İnterneti kullanmaya başlamanın birkaç nedeni var, ancak Blanc'ın (1998) makalelerinden birinde bahsedilen iki önemli neden var: “Birincisi, Intranet yeniden yapılandırma girişimlerinizi destekleyebilir ve herhangi bir maliyet-fayda analizinin fazlasını gösterebilir…. İkinci neden, Intranet'in önemli bir iş aracı haline gelebilecek temel bir teknoloji değişikliğini temsil etmesidir… "
Görüldüğü gibi, Intranet çeşitli faydalar sağlayabilir, ancak yöneticiler neredeyse her zaman parasal olarak sunabileceği faydayı, yani yatırımın geri dönüşünü (İngilizce "Yatırımın geri dönüşü" kısaltması için ROI) bulmaya çalışırlar. İletişim kalitesi düzeyindeki artışa ve geleneksel iletişim biçimlerinin yerini nasıl aldığına göre ölçülebilir; bu, intranet'in geleneksel iletişim biçimlerinde büyük bir azalma sağladığından görülebilir. Maliyetlerde düşüşe neden olan, basılı malzeme ve kişiden kişiye iletişimdir.
Başarılı bir İntranet elde etmek için, kurumun İntranetinin beklendiği gibi gelişmemesini önlemek için iyi bir bilgi mimarisi tasarımına yatırım yapmalısınız.
Başarılı bir Intranet, planlama ve uzun vadeli bir strateji gerektirir; 3 veya 6 ayda başarılı bir intranet sahibi olmayı düşünemezsiniz, tam tersine bunu başarmak 5 yıl kadar sürer.
Şirkette Intranet uygulamasında başarıya ulaşmak için izlenecek adımları öneren birçok yazar var, burada bu adımlardan bazılarına değinilecektir.
İyi bir Intranet tasarımı için aşağıdaki noktalar akılda tutulmalıdır:
1. İş önceliklerine göre Intranet geliştirin
Intranet'in tüm hedefleri ve öncelikleri, kullanıcıların ihtiyaç duyduğu hedeflere ve görevlere ulaşmaya çalışan şirket için oluşturulanların bir yansıması olmalıdır.
2. İlerlemeyi değerlendirmek için kullanılacak ölçütleri belirleyin
Intranet planlama aşamasının önemli bir kısmı, projenin başarılı ilerlemesini analiz etmek için hangi ölçütlerin kullanılacağını belirlemektir.
Örneğin, Intranet'in başarısını ölçmenin bir yolu, ağdaki trafiği kontrol etmektir, ancak bu, personelin ne kadar ilgilendiği doğrulanabildiğinden, bu yalnızca proje yeni başlatıldığında yararlı olabilir. teknoloji kullanımı.
Ancak zaman içinde, başarıyı ölçmenin gerçek yolu, yatırım getirisinin (yatırımın geri dönüşü) kapsamı olabilecek iş dünyasında üretkenliğin ilerlemesini doğrulamaktır. "Zor" bir yatırım getirisi, intranetin birçok pahalı dahili yöntemin yerine kullanıldığını söyler; "Yumuşak" bir yatırım getirisi, çalışanların faaliyetlerini yerine getirirken Intranet kullanımından ne kadar fayda sağladığını ölçmemize yardımcı olur.
3. Yönetici temsilciliği alın
Çalışanların yeni bir bilgi teknolojisinin kullanımıyla ilgilenmesini sağlamanın bir yolu, üst düzey yöneticilerin örnek teşkil etmesini sağlamaktır; çalışanlar, yöneticilerinin ve / veya yöneticilerinin Intranet'i kullandığını görerek onların izinden gidecektir..
4. Çalışanlarda üyelik oluşturun
İntranet gibi yeni teknoloji projesine sadece üst yönetim dahil edilmemeli, çalışanlar da dahil olmalı ve ne kadar derin olursa o kadar iyi olacaktır. Çalışanların projenin başlangıcından önce, lansman öncesinde, sırasında ve sonrasında projeye katılması ve böylece projeye aidiyet duygusu yaratması sağlanmalıdır.
Üst düzey yöneticiler için çok iyi bir ipucu, çalışanların projeyi iyi bilmelerini sağlamak ve onların görüşlerini belirtmelerini sağlamaktır, çünkü öneriler lansmanın başarısı için çok yararlı olabilir, bu sadece yöneticilerin açık olması gerektiği anlamına gelir. çalışanların bakış açılarını duymak.
5. Altyapıyı merkezileştirin, içeriği merkezden uzaklaştırın
Merkezi altyapıdan bahsederken, intranetin başarılı bir şekilde geliştirilmesini sağlayan standart bir tasarım ve reklamcılığın yanı sıra teknik bir altyapıya atıfta bulunur.
İçeriğin merkezden dağıtılması, sadece Intranet içeriğine katkıda bulunma arzusunu hissedenlerin katılımına izin veren bir mekanizmanın oluşturulması gerektiği, tüm önerilerin alınması ve neyin yararlı olacağına dair bir analiz yapılması gerektiği anlamına gelir. Proje başarısı, sitenin en iyi içeriğe sahip, en uygun ve verimli olmasını amaçlayan.
Sayfanın içeriğinin sunumunun kişiselleştirilmesine izin vermek şiddetle tavsiye edilen bir seçenek, bu şekilde içeriğin ademi merkezileştirilmesi sağlanabilir ve aynı zamanda çalışanların aidiyet duygusunu yaratan bir araçtan yararlanarak " en azından sunum ve içerik açısından kendileri tarafından tasarlandı.
6. Kullanıcıları tanıyın
Bu tür projeleri başlatırken yapılan büyük hatalardan biri, içeriklerini çalışanların bilmesini istediklerinize göre tasarlamaktır. Normalde şirket yöneticilerinin değil çalışanların ihtiyaçlarına göre tasarlanan İntranet'ler başarılıydı. Bu veriler, daha önceki noktalarda şirketin önceliklerini takip etmenin gerekli olduğu yorumlandığı için çelişkili olabilse de, çalışanların da bu öncelikleri bildiği ve onlara göre neye sahip olmaları gerektiğini bildikleri çok doğrudur. iyi iş performansı.
Buradaki çok önemli bir nokta, sitenin geçirmesi gereken sürekli değişimdir, çünkü kullanıcılar, bu durumda çalışanlar, ihtiyaçlarını sürekli değiştirmektedir.
Buna ek olarak, kullanıcıların İnternet sayfasında sunulan bilgileri görüntülemek için ihtiyaç duydukları araçları iyi bilmek gerekir, örneğin, bu tür dosyalar için görüntüleyici olmadığında PDF tipi dosyalar yerleştirilmeyecektir. Bu, çalışanın üretkenliğini azaltacaktır.
7. Yararlı bir uygulamayla başlayın
Çoğu çalışanın yeni projeyi, Intranet'i kullanmaya başlamak için iyi bir nedene ihtiyacı vardır ve çok faydalı bir teşvik, bu sitede faaliyetlerinin performansı için bazı yararlı uygulamalara sahip olmaktır ve bu onları sayfayı ziyaret etmeye geri dönmeye motive eder..
Özellikle projenin hangi uygulamadan başlaması gerektiği, şirketin ihtiyaçlarına göre değişebilir, çünkü tüm şirketler farklı ihtiyaçlara sahiptir ve zamanla değişiklik gösterebilir.
8. İçeriği taze, güçlü ve eğlenceli tutun
Bir İntranet sayfası, içeriğinin gün geçtikçe güncellenmesini gerektirir, aksi takdirde kullanıcılar, içeriğin eski olduğunu, güncellenmediğini hissedeceklerinden, bu da bilgilerin gün geçtikçe güncellenmesini gerektirecektir. oradan alabileceklerinin hiçbir faydası olmayacaktı. Unutmayın ki kilit nokta, içeriğin niteliği ve miktarı değil, çünkü konu siteyi alakasız bilgilerle doldurmak değildir.
Bununla birlikte, sitede diğerleri kadar sık güncelleme gerektirmeyecek bazı sayfalar olacağı iyi bilinmektedir, ancak sayfanın mümkün olduğunca taze ve doğru içeriğe sahip olmasını sağlamaya çalışmalısınız.
Bunu yapmanın iyi bir yolu, görünüşünü değiştirmek, görüntüleri eklemek veya çıkarmak, başladığı ana renkleri ve dolayısıyla temel ayrıntıları değiştirmek, kullanıcıyı her zaman aynı görünüme sahip bir sitenin kullanımıyla yormamaya çalışmaktır.
9. "Site" nin sürekli reklamını yapın
Kullanıcıları Intranet'i kullanmaya teşvik eden iyi bir araç, alabileceği tanıtımdır.
Intranet'in diğer birçok kullanıcı için nasıl yararlı olduğunu göstermek gibi iyi bir tanıtım, bu aracın kullanımından yararlanmak isteyen kişilerin sayısını artırmaya yardımcı olur.
Daha fazla kullanıcı elde etmek ve onları tutarlı bir şekilde sürdürmek, daha fazla kullanıcıya fayda sağlamak ve böylece şirketin büyümesini sağlamak için reklamın başarması gereken zorlu bir görevdir.
10. Sabırlı olun ve sürekli iyileştirmeyi hedefleyin
Son bir nokta, ancak daha az önemli olmayan, sürekli büyüme ve site için iyileştirme arayışıdır. Bu özelliklere sahip olmayan bir intranet uzun sürmez ve zamanla başarısız olur.
Başarılı bir intranet, sürekli iyileştirilmeli ve kullanıcıların ihtiyaçları ile el ele olmalıdır. Bütün bunlar zaman ve sabır gerektirir, ancak büyük bir tatmin sağlar.
Birçok durumda, Intranet, kullanıcılar için yalnızca bazı yararlı uygulamalarla başlayabilir ve zamanın geçmesi ve iyileştirmelerle, Günther'in (2003) makalelerinden birinde belirttiği gibi, “… en önemli verimlilik aracıdır. çalışanların elinde … ”.
Gördüğümüz gibi, iyi yönetilen Intranet şirketler için çok güçlü bir araç haline gelebilir. Her yeni proje gibi, zaman ve odaklandığı kullanıcılar hakkında çok iyi bilgi gerektirdiği açıktır.
Şu anda hala bu aracı faaliyetlerinin günlük performansı için uygulamayan birçok şirket var, ancak bunun olması uzun sürmemelidir, çünkü faydalara ve uygulamayanlara gittikçe daha fazla katkıda bulunuyor teknoloji açısından bir adım geride kalıyor.
Ancak bu sadece teknolojiyi uygulamakla ilgili değildir ve şimdi, her şey gibi, güncellemelere ve bakıma ihtiyaç duyduğunu hatırlamalıyız, çünkü teknolojiler her zaman hareket halinde ve sürekli iyileştirme ve adımı takip etmemenin bizi modası geçmiş olmaya itip aracımızı başarılı kılacaktır. başlangıçta geçmişte bizi durağanlaştıran ve şirketin doğru ve başarılı bir şekilde gelişmesine izin vermeyen bir araçta.
kaynakça
Wagner, William P., Chung, QB, Baratz, Todd. (2002). Kurumsal intranetlerin uygulanması: iki yüksek teknoloji firmasından alınan dersler. Endüstriyel Yönetim ve Veri Sistemleri. s. 140-145.
Blanc, Gerard. İntranet: önce soruları yanıtlayın. (Teknoloji Bilgileri).
Guenther, Kim. (Ocak / Şubat 2003). İntranet başarısı için adımlar atın. İnternet üzerinden. P. 66.
McGovern, Gerry. Intranet iletişimine karşı geleneksel iletişim. 25 Kasım 2002.
Weaver, Beth. (Haziran 2003). Kurumsal intranet yolu açıyor. Hoosier Banker. P. 26.
