Kaizen bilgisayar faaliyetlerine ve süreçlerine uygulandı

Kaizen, hem yöneticileri hem de çalışanları dahil olmak üzere herkesi kapsayan sürekli iyileştirme anlamına gelir. Başarılı bir Kaizen stratejisinin bir parçası olarak iyileştirme, sözlük tanımının ötesine geçer. İyileştirme, güçlü bir şekilde standartları korumaya ve geliştirmeye odaklanan zihinsel bir sapmadır. Daha geniş anlamda iyileştirme, Kaizen stratejisinin küçük ve kademeli iyileştirmeler yoluyla çalışma standardını koruduğu ve geliştirdiği ve inovasyonun teknoloji ve ekipmana yapılan büyük yatırımların bir sonucu olarak radikal iyileştirmeler ürettiği Kaizen ve inovasyon olarak tanımlanabilir..

Kaizen bu nedenle kalite, üretkenlik, maliyet, güvenlik ve teslimat açısından standartların sürekli iyileştirilmesine odaklanır. Bunun için, diğer hedeflerin gerçekleştirilmesi yoluyla gerçekleştirilmesine izin veren ve kolaylaştıran merkezi bir bileşen olarak kaliteye öncelik verir.

Kaizen, hesaplamaya odaklanır, hem felsefe ve stratejilerin uygulanmasını hem de bilgi işlem faaliyetlerinin ve süreçlerinin sürekli iyileştirilmesine özgü çeşitli araçlar, yöntemler ve analiz ve yönetim araçlarını içerir.

Bilgisayar dışı mal ve hizmetler üreten bir şirketin bilgisayar faaliyetleri ve süreçleri, şirket için katma değerli, ancak tüketici için katma değeri olmayan faaliyetlerdir. Bu nedenle, bu faaliyetlerin organizasyon için boyutu ve göreceli maliyetleri uygun bir şekilde azaltılmalıdır. Bu nedenle, onu oluşturan her bir alt faaliyet veya alt süreç, yararlılığını ve / veya ihtiyacını ve bunların gerçekleştiği verimlilik seviyesini doğrulamayı amaçlayan bir analize tabi tutulmalıdır. Bunun için Kaizen kavramları ve araçları kullanılır.

Kalitenin iyileştirilmesi, maliyetlerin düşürülmesi ve hizmetlerin iyileştirilmesini amaçlayan bu iyileştirme sürecinde, tüy dökümünün standardizasyon ve ortadan kaldırılması süreçleri hayati önem taşımaktadır.

Mevcut düzen içinde, bilgisayar süreçleri ve sağladıkları bilgiler, hizmet sağlarken, üretim süreçlerini organize ederken ve kontrol ederken ve zamanında doğru kararlar alırken kritik bir unsur oluşturmaktadır. Bu nedenle Kaizen gibi süreçlerin düşük maliyetle ve sürekli iyileştirilmesine ve bundan elde edilen sonuçlara imkan veren bir sistemin uygulanması hem operasyonel hem de stratejik olarak şirket için vazgeçilmezdir.

2. Kalıpların tanımlanması

Daha önce ifade edildiği gibi, kaizen uygulamasının temel unsurlarından biri, atık veya atıkların sistematik olarak tanımlanması ve ortadan kaldırılmasıdır (Japonca muda). Sahip olduğumuz ana hamleler arasında:

1. Aşırı üretim tüy dökümü

2. Envanter taşıma

3. Tüy dökümü işleme

4. Değişiklik bekleniyor

5. Muda hareket

6. Taşıma değişikliği

7. Kusurlu ürünlerin onarımının / reddinin kaldırılması

Bu temel türlerin her biri için, BT alanı personeli ve sistemin müşterileri, mevcut atığı tanımlamalı, ortadan kaldırılmasını analiz etmeli ve yeniden ortaya çıkmasını önlemek için önlemler uygulamalıdır.

Bu şekilde ve sadece örnek olarak şu durumlardan bahsedebiliriz:

2.1. fazla üretim

Raporların gerekenden daha büyük miktarlarda basılması, gerekenden daha fazla veri basıldığı için gerekenden daha fazla veri basıldığı için gerekenden daha fazla basılması, bunlardan yararlanmayan sektörler için basılması veya bu formları diğer sektörlerle paylaşabilirler. Diğer olasılık, ekranda kolayca bakılabilecek bilgilerin yazdırılmasıdır.

2.2. Envanter

Fazla malzeme ve yedek parça. Sarf malzemeleri arasında kağıt tomarları ve diğerlerinin yanı sıra yedek parçalar izler.

2.3. Soruşturma

Hem bilgi tasarımını, veri işlemeyi ve yüklemeyi hem de işlemenin kendisini içerir.

Böylelikle, bazı durumlarda verilerin birden fazla yüklenmesine, fazla veriye veya bunların formlara veya ekranlara kötü dağıtılmasına yol açan, kullanıcıların veya müşterilerin ihtiyaçlarını göz ardı eden süreçlerin kopyalarına sahibiz. Programcıların vizyonu veya bakış açısına dayalı tasarımlar.

Uygun olmayan planlama ve tasarımlardan kaynaklanan hataların, diğer hususların yanı sıra maliyetli düzeltmeler ve bazı durumlarda hataların şirket müşterilerine verebileceği ciddi zararlar nedeniyle sistemin işleyişini önemli ölçüde artırdığı vurgulanmalıdır. iç kullanıcılar ve yanlış kararların neden olduğu kullanıcılar.

2.4 Bekler

Bunlar, bir yandan, darboğazlardan, yazıcı kıtlığından, yazılım veya donanım hızlarındaki sorunlardan, baskı hızlarından veya bu darboğazlardan kaynaklanır veya bu darboğazlar, filtreler gücü yoğunlaştırır ve süreçleri yavaşlatır, personelin ve sektörlerin geri kalanının kararlarına bağlı olmasını sağlar.

Beklemenin diğer nedenleri arasında, bakım eksikliğinden kaynaklanan onarımlardan kaynaklananlar ve yeni personel için eğitim eksikliğinden kaynaklananlar, programcılar veya veri kaydetmekten sorumlu personel için öğe veya sipariş eksikliğinden kaynaklananlar sayılabilir.

2.5. Hareketler

Veri yükündeki hareketleri iyileştirmek veya azaltmak için kullanılan farklı teknolojik bileşenler. Örnek: Süpermarket kasalarında kullanılan barkod tarayıcılar, faturalama sürecini büyük ölçüde hızlandırırken, sürekli envanter durumu güncellemelerine ve üretilen mal siparişlerine izin verir. Operatörler için karpal tünel hastalığının ortaya çıkmasını önleyen özel klavyelerin kullanılması, böylece daha fazla dinlenme, daha fazla üretkenlik ve hastalık nedeniyle daha az devamsızlık sağlar.

2.6. Ulaşım

Formları bilgi işlem sektöründen taşımak yerine her sektörde basılsa personel sayısını azaltabiliriz.

Aynı şekilde, iç düzenlemeleri yazdırmak yerine, intranet aracılığıyla monitör tarafından onlara danışılması gerekecektir. Bu şekilde, baskı veya fotokopi maliyetleri, zarf süresi, nakliye maliyetleri ve müteakip dosyalama süreleri önlenir, bu da alan maliyeti anlamına gelir ve danışma sırasında arama süresi maliyeti klasör dosyalarındaki bilgiler.

2.7. Kusurlu ürünlerin onarımı / reddi

Onarımların arasında, koruma açısından önleme politikasının eksikliğinden kaynaklanan donanım ve / veya veri tabanı onarımları vardır (Örnek: enerji pillerinin kullanılmaması dosyalara veya dahili cihazlara zarar verir, güç kaynağı kesintisi sorunları nedeniyle).

Kusurlu ürünlerin reddedilmesi arasında, programlardaki kalite eksikliğinden, baskılardaki kusur sorunlarına kadar (otomatik kontrol mekanizmalarının olmaması nedeniyle -otomatikleştirme-) bulunmaktadır.

Yukarıda verilen vakalardan sadece örnek olarak bahsedilmiştir ve Beyin Fırtınası gibi çok çeşitli araçlardan yararlanılarak Kalite Çemberlerinin veya Süreç İyileştirme Ekiplerinin çalışmasıyla genişletilebilir. Ishikawa diyagramı, Pareto diyagramı, akıogramlar ve diğerleri arasında tabakalandırmalar.

"Küflerin sistematik tespiti ve ortadan kaldırılması, bilgisayar işlemlerinin iyileştirilmesinde merkezi ve öncelikli bir hedefi oluşturmaktadır".

3. Standardizasyon

Standardizasyon, işi bitirmenin en iyi yolunu belgelemek anlamına gelir. Bu, tüm şirket süreçlerinde çok önemlidir, ancak BT süreçlerinin dahili işleyişi söz konusu olduğunda daha da büyük bir değer kazanır. Sistemin nasıl çalıştığını kesin ve net bir şekilde belirtmek gerekir.

Günlük bilgi işlem etkinlikleri ve süreçleri, önceden belirlenmiş belirli formüllere göre çalışır. Bu formüller, açıkça tanımlandığında standart haline gelir. Bilgisayar Yönetimi, bu standartları sürdürme ve geliştirme görev ve yükümlülüğüne sahiptir. Bu, mevcut teknolojik ve operasyonel standartlara bağlı kalmanın yanı sıra, mevcut standartları daha yüksek seviyelere çıkarmak için mevcut süreçlerin de iyileştirilmesi gerektiği anlamına gelir.

Gemba'da işler ters gittiğinde (bu durumda Bilgi İşlem Merkezidir), örneğin hatalı bilgi veya memnun olmayan iç müşteriler üretildiğinde, yönetim kök nedenleri aramalı, düzeltici eylemi gerçekleştirmeli ve çalışma prosedürünü sorunları ortadan kaldırın veya üstesinden gelin. Bu, Standartlaştır-Gerçekleştir-Değerlendir-Önlem Al sürecini yürütmek anlamına gelir. Standartlar uygulandığında ve çalışanlar ve süreçler bu standartlara göre sonuçlar ürettikten sonra, süreç kontrol altındadır ve bu da bir sonraki adıma götürür. Bu adım, standartların belirlenmesi ve daha yüksek bir seviyeye yükseltilmesinden oluşur (Planla-Gerçekleştir-Değerlendir-Önlem Al).

Her iki döngüde de, döngünün son aşaması olan Act, süreçleri standartlaştırma ve stabilize etme anlamına gelir. Bu şekilde standardizasyon, faaliyetlerin veya süreçlerin ayrılmaz bir parçası haline gelir. Standartlar, kaliteyi sağlamanın en iyi yolu ve maliyetleri düşürmenin en etkili yoludur.

Standartlar aşağıdaki temel hususlara sahiptir:

1. Bir işi yapmanın en iyi, en kolay ve en güvenli yolunu temsil ederler. Standartlar, faaliyetlerinin performansında çalışanların uzun yıllara dayanan deneyim ve bilgi birikimini yansıtır.

2. Know-how ve deneyimi korumanın en iyi yolunu sunarlar. Bir çalışan işi yapmanın en iyi yolunu bilirse (örneğin tasarım veya programlama) ve bu deneyimi paylaşmadan ayrılırsa, bilgi birikimi de gider. Yalnızca analiz, tasarım ve programlama süreçlerini standartlaştırarak, her bir çalışanının geliş ve gidişine rağmen şirkette kalır.

3. Performansı ölçmek için bir yol sağlarlar. Yerleşik standartlar ile süreçlerin performansını değerlendirmek mümkündür, bunları yaptırmadan yapmanın yeterli bir yolu yoktur.

4. Sebep ve sonuç arasındaki ilişkiyi gösterin. Standartlara uyulmaması veya uyulmaması, kaçınılmaz olarak anormalliklere, değişkenliğe ve israfa yol açar.

5. Bakım ve iyileştirme için bir temel sağlarlar. Standartların takip edilmesi bakım anlamına gelir ve standartların iyileştirilmesi iyileştirme anlamına gelir. Standartlar olmadan, iyileştirme yapıp yapmadığımızı bilmenin güvenilir bir yolunu bulamayız.

6. Hedefleri belirtin ve eğitim hedeflerini belirtin. Standartlar, işin nasıl yapılacağını gösteren bir dizi görsel ipucu olarak tanımlanabilir. Standartlar genellikle yazılı belgeler şeklinde gelir, ancak aynı zamanda tablolar ve taslaklar halinde de gelir.

7. Eğitim için bir temel sağlayın. Standartlar belirlendikten sonra, bir sonraki adım, operatörleri eğitmektir, bu onlar için ikinci bir doğa haline gelir ve işi standartlara göre yaparlar.

8. Denetim veya teşhis için bir temel oluşturun. Operatörlerin çalıştığı temel adımları ve doğrulama noktalarını gösteren çalışma standartları görüntülenir.

9. Hataların tekrarını önlemek ve değişkenliği en aza indirmek için bir yol sağlarlar. Ancak bir kaizen projesinin etkileri standardize edildiğinde, böyle bir sorunun tekrar etmemesi beklenebilir.

4. Kat Hizmetleri (5 S)

Bilgi İşlem Merkezinde uygulanması gereken beş temizlik aşaması şunlardır:

1. Seiri: İşyerindeki gerekli ve gereksiz unsurları birbirinden ayırın, ikincisini atın.

2. Seiton: Seiri'yi uyguladıktan sonra kalan tüm unsurları düzenli bir şekilde düzenleyin.

3. Seiso: makineleri ve çalışma ortamlarını temiz tutun.

4. Seiketsu: temizlik kavramını kendine genişletin ve önceki üç adımı sürekli olarak uygulayın.

5. Shitsuke: Öz disiplin oluşturun ve standartlar belirleyerek 5 S'ye katılma alışkanlığı oluşturun.

5 S'nin uygulanması şunlara katkıda bulunur:

1. Öz disiplin edinin.

2. İşyerindeki sayısız atığın (bilgisayarlar, monitörler, yedek parçalar, diğerleri arasında kağıt tomarları) vurgulanmasına olanak tanır.

3. Gemba'da (işyeri) atıkların (mol) atılması, 5-S sürecini yoğunlaştırır.

4. Fazla envanteri gösterir.

5. Gereksiz hareketleri azaltın.

6. Görsel olarak tespit edilmelerini sağlar ve eleman eksiklikleriyle ilgili problemler çözülür.

7. Lojistik sorunlarını çözün.

8. İş verimliliğini artırın ve operasyon maliyetlerini azaltın.

9. Kaza olasılığını azaltır.

5. QFD

Planlama ve tasarım aşamalarında ortaya çıkan kalite, düşük maliyetle yüksek kaliteye dayalı olarak daha fazla verimlilik sağlar.

Ürün geliştirme süreçlerinde olduğu gibi yazılım geliştirme süreçleri de müşteri beklentileri ile başlar ve biten programın çıktısı ile son bulur. Geliştirme sürecinin rolü, dahili (veya harici) müşterinin beklentilerini dahili spesifikasyonlara çevirmek ve bu spesifikasyonları ilgili çeşitli fonksiyonlara sadakatle iletmektir.

Tasarım hedeflerinin daha iyi gerçekleştirilmesi için QFD (Fonksiyonel Kalite Dağıtımı) kullanılır. QFD'nin temel özelliği, ürün tasarımı ve geliştirme aşamasında hareket eden kaliteli bir araç olmasıdır.

Kalitenin İşlevsel Yayılımı, tüketiciyi (iç veya dış müşteri) tatmin etmeye odaklanan bir tasarım kalitesi geliştirme yöntemidir, böylece gereksinimleri tasarım hedefleri ve kalite güvencesinin temel unsurları haline gelir. üretim aşamasından (mal veya hizmetlerin - bu durumda yazılım), bu nedenle kalite işlevlerinin dağıtımının, ürün veya hizmet tasarım aşamasındayken kaliteyi sağlamanın bir yolu olduğunu onaylayabiliriz.

QFD'nin uygulanmasından elde edilen faydalar arasında:

1. Talep edilen kalite ve kalite özelliklerinin temel bir kalite çizelgesine entegrasyonu.

2. Kullanıcılar tarafından yapılan değerlendirmelerin nicelleştirilmesine dayalı olarak hedeflerin belirlenmesi.

3. Talep edilen kalite gereksinimlerinin ölçülebilir tasarım ve mühendislik unsurlarına dönüştürülmesi.

4. Yeni yazılım için planlama daha spesifiktir.

5. Planlama ve geliştirme faaliyetleri beklentilere daha çok bağlıdır.

6. Eylemleri nesnel olarak sıralayın.

7. Maliyetleri azaltın.

8. Daha fazla müşteri memnuniyeti (dahili veya harici).

9. Geliştirme süreçlerinde daha fazla şeffaflık.

10. Ürünün kalitesinin ve güvenilirliğinin iyileştirilmesi.

Bu aracı kullanan şirketlerde ölçülebilir somut sonuçlar arasında şunlar yer almaktadır:

- Geliştirme döngüsü% 30 ile% 60 arasında azaltılır.

- Ürün ve süreç değişiklikleri% 30 ile% 50 arasında azaltılır.

- Başlatma maliyetleri% 20 ile% 60 arasında azaltılır.

- Müşteri şikayetleri% 50'ye varan oranda azaltılır.

6. Arıza ve Etkilerin Modal Analizi (FMEA)

FMEA olarak da bilinen bu yöntem, bir sistemin işleyişinin kalitesini, güvenliğini ve / veya güvenilirliğini analiz etmeye izin veren, tasarımının sunduğu potansiyel hataları belirlemeye çalışan ve bu nedenle gelecekteki kalite sorunlarını önlemeye çalışan bir metodolojidir. Hataların sistematik olarak incelenmesi yoluyla uygulanır. Çalışmanın amacı, arızaların ortaya çıkmasını önlemek için tasarımları düzeltmek, gerektiğinde hataların incelenmesi ve kusurların ortaya çıkmasını önlemek için gerektiği şekilde düzeltilmesi sonucunda boyutsal bir kontrol planı oluşturmak olacaktır. belirtilen başarısızlıklar.

Bu nedenle bir tahmin ve önleme aracıdır. Uygulanması, tasarım süreci içinde çerçevelenebilir ve mevcut ürünlerin veya süreçlerin iyileştirilmesine de uygulanabilir.

7. İstatistiksel Süreç Kontrolü (SPC)

Bu aracın kullanımı, hem kalite seviyelerinin kontrolü ve iyileştirilmesi hem de yanıt süreleri (işlem hızı), maliyetler ve üretkenlik açısından önemlidir.

Bu önemli aracın kullanımı, süreçlerin varyasyonları ile ilgili karar vermeyi iyileştirmeyi mümkün kılar, aynı zamanda değişkenliklerini azaltmayı kolaylaştırır ve aynı zamanda onları tutarlı bir şekilde kontrol edip iyileştirir.

KÜB grafiklerinde, hem süreçle ilgili rastgele varyasyonları hem de atfedilebilir nedenlerle ilgili özel olanları gözlemlemek ve ayırt etmek mümkündür. Bu aracın kullanımı, yukarıda bahsedilen standardizasyon ve iyileştirme sürecinde önemlidir.

8. Poka-yoke sistemi

Arıza veya hataların üretilmesinden kaçınmayı, bunları çok çeşitli yönlere uygulayabilmeyi amaçlayan çeşitli cihazların oluşturulmasından oluşur. Bu nedenle, yazılım geliştirme açısından, bir kontrol listesi belirli kılavuzlara veya kavramlara uyum eksikliğini önleyecektir.

Programlara (yazılımlar), gerekli tüm verilerin tam olmaması durumunda başka bir aşamaya geçişin engellenmesinden oluşan poka-yokes veya sonuçların dengeli olduğunu kontrol etmek için tasarlanmış hesaplamalar dahil edilebilir.

9. Otonomizasyon

Otonomizasyon ile, makinelerin kendisi arıza üretmemeye özen gösterir. Bu sistemin kullanımına bir örnek, yazıcılara uygulanmasıdır, böylece malzeme ve işlem süresi kaybını önler ve aynı zamanda baskı sürecini gözlemlemek için insanlara sahip olma zorunluluğunu ortadan kaldırır.

10. Bilgisayar sorunları

Bilgisayar sorunlarını gözden kaçırmanın maliyeti felaket olabilir. "Bu size şimdi ve iki kat daha pahalıya mal olabilir" sözü, bir arabadaki bir iletim sorununa olduğu kadar bir bilgisayar sorununa da uygulanabilir.

Çoğu bilgisayar sorunu beş temel nedene indirgenebilir, bunlar aşağıdaki gibidir:

1. Yetersiz planlama. Bilgisayar sistemlerindeki çoğu arızanın ana nedeni, planlamaya giden yetersiz kaynaklar ve çabalardır. Bilgisayarlar genellikle bir bilgi işleme ihtiyacını karşılamaktan ziyade bir hevesin yerine getirilmesi için dürtü ve daha fazlasıyla elde edilir. Sistemler, manuel sistemlerle ara bağlantıları planlanmadan geliştirilir. Personel alımı, bilgisayar uygulamalarını etkin bir şekilde çalıştırmak için gereken eğitime ve çalışan sayısına değil, bütçe kısıtlamalarına dayanır. Planlama, teknisyenlerin genellikle görmezden gelmeyi tercih ettiği bir yönetim işlevidir.veya bunu sadece üstün bir hobi olarak gördükleri şeyi tatmin etmek amacıyla gerçekleştirdiklerini, ancak şirketin otomasyonunda uyulması gereken yönergeleri oluşturmadıklarını.

2. Bilgisayarı iş yapısına entegre edememe. Bilgisayarların temel amacı, işletmenin bilgi işleme ihtiyaçlarını karşılamaktır. Veriler bir kuruluşun birincil kaynağı olabilir - veri işleme departmanına veya verileri oluşturan ve kullanan bireysel kullanıcılara ait değildir. Veriler, bir şirket kaynağı olarak daha yönetilmediği sürece, yönetimden yeterli ilgi görmeyecek ve kullanımının kötü planlanabileceği ve kötü yönetilebileceği bir düzeye indirilecektir. Verilerin kârlı olmaması gerçekten utanç verici, bu da ona şirketin diğer yatırımları gibi davranıyor. Yönetim, verilerin bozulmasıyla ilgilenmeyebilir,ancak aynı şeyin makinelere ve tesislere olmasına asla izin vermeyecektir.

3. Bilgi işlem personelinin gerekli eğitimini almada ihmal. Personelin uygun şekilde eğitilmesini sağlamak yönetimin sorumluluğundadır. Bu, doğru kişileri işe almayı, onlara becerilerini geliştirmek veya geliştirmek için gerekli ek eğitimi sağlamayı ve personelin işlerini düzgün bir şekilde yerine getirmesini sağlamak için performanslarını değerlendirmeyi içerir. Veri işlemenin teknik niteliği göz önüne alındığında, yönetim, gerekli becerileri değerlendirirken kendini güvende hissetmeyebilir, yeni personel işe almak için üçüncü taraflara güvenmek ve önceki deneyimi bir yetkinlik işareti olarak değerlendirmek zorunda kalmak. Kullanıcılar ayrıca teknik eğitime ihtiyaç duyar.

4. Kullanıcının gerçek ihtiyaçlarını belirleyememe. Teknisyenler çoğu zaman gerçek kullanıcı ihtiyaçlarını belirlemenin verimli bir işlev olduğu görüşünde değildir. Sistem tasarımı, programlama ve test, görünür sonuçları olan işlerdir. Ancak, projeniz tam olarak yapılandırılmadan önce çok sayıda sistem oluşturulur ve birçok kullanıcı tam olarak ne sunulduğunu bilmeden önce bir sistemi onaylar. Başkalarının istediklerini söylediklerini veya onayladıklarını somutlaştırmak işe yaramaz, eğer daha sonra yapılacak iş için yararlı olmaz.

5. Yeterli bilgisayar kontrollerinin kurulmasında ihmal. Her şeyin mükemmel çalıştığı ideal bir ortamda kontroller gereksizdir. Ne yazık ki, bilgisayar sistemleri nadiren idealdir ve bu nedenle kontrol gerektirir. Daha önce açıklandığı gibi, manuel kontroller otomatikleştirilmiş bir sistemde etkili olmayabilir. Otomatik bir sistem için tasarlanmış kontroller bilgisayarın özelliklerini tamamlamalıdır. Bu, şirketi ve bilgisayarı derinlemesine bilen bir kişi tarafından kontrollerin yeniden yapılandırılması anlamına gelir.

Bilgisayar sorunlarının bu temel nedenleri aşağıdaki beş temel kuralla ortaya çıkarılabilir:

İlk kural: "Uzun vadeli ve kısa vadeli BT planları geliştirin, ardından bunlara bağlı kalın."

İkinci kural: "Veriden ve bilgisayar kullanımını iş yapısına entegre etmekten sorumlu bir yönetici atayın."

Üçüncü kural: “Mevcut en iyi teknisyenleri işe alın, becerilerini sürekli geliştirin ve görevlerini yeterince yerine getirme yeteneklerini değerlendirin. Gerekli becerilere ulaşamayanları değiştirmek ”.

Dördüncü kural: "Tüm ihtiyaçlar doğru bir şekilde tanımlanana ve tüm ilgili taraflar onay verene kadar bir bilgisayar uygulamasını edinmeyin veya çalıştırmayın."

Beşinci kural: "Doğru, eksiksiz, profesyonel ve zamanında veri işlemeyi sağlayan yeterli bir bilgisayar kontrol sistemi tasarlayın ve sürdürün."

11. Tanı ve Sorun Çözme Matrisi

Matris, aşağıda listelenen beş tür teşhis yardımını sağlar:

1. Endişenin nedeni ile ilgili sorular. Kullanıcı, matriste her endişe nedeni ortaya çıktığında sorulması gereken bir dizi soru bulacaktır. Sizi ilgilendiren olayı çevreleyen koşullarla ilgili soru veya soruları seçmelisiniz.

2. Önceki sorunun cevabının eleştirisi. Sorunun yanıtında verilen bilgiler, görevi yerine getirmenin doğru yolunu temsil edip etmediğini belirlemek için eleştirel olarak sorgulanmalıdır. Cevabı sorgulamak, büyük ölçüde sorunun nedenini belirleyecektir. Sebep, genellikle endişeye yol açan semptomlar değil, gerçek sorunun temsil ettiği şeydir.

3. Büyük olasılıkla sorun. Matris, bir soruyla sorgulanan alanların her biri için en olası sorunu gösterir.

4. İhlal edilen iyi iş uygulamaları. Sorun en olası kabul edilenle eşleşiyorsa, ihlal edilen iyi iş uygulaması tanımlanmıştır. İhlalin düzeltilmesi, sorunun çözülmesine izin verecek olan şeydir.

5. Sorunun çözümü. Son olarak, sorunu çözmek için en olası çözümler listelenmiştir. Seçilen çözüm, çoğu durumda sorunun nedenini ortadan kaldıracak olan iyi iş uygulamalarını yeniden oluşturmalıdır.

Bilgisayarda gecikmiş bir rapor sorunu olması durumunda matrisin nasıl çalışacağını tartışalım. Endişeye neden olan olay hakkında sorulacak en açık soru şudur: "Ne zaman yapılır?" Yönetim bu soruyu ilgili veri işleme personeli ve ilgili kullanıcılara sormalıdır. Bir yanıt verildikten sonra, şu soru sorulmalıdır: "Neden o zaman?" Zamanlama makul görünüyorsa, yönetim yanıt tatmin edici değilse başka bir soru sormalıdır. Büyük olasılıkla, raporlama gecikmesine neden olan sorun, iyi bir "akıcılık" iş uygulamasının ihlali nedeniyle uygunsuz bir olaylar dizisi idi. Nedeni sistemin kendisinde bulunabilir,girdi verilerinin hazırlanması veya tesliminde veya kopyaların ayrılması ve çıktı raporlarının dağıtımında. Bu sorunun açık çözümü, olayların sırasını yeniden yapılandırmaktır.

12. Teşhis aletleri

Teşhis ve Problem Çözme Matrisi diğer araçlarla tamamlanabilir ve tamamlanmalıdır, bunlar aşağıdaki gibidir:

1. Sezgi testi: bilgisayarın doğru kullanılıp kullanılmadığını belirlemek için tutarlı testler.

2. Analitik test: Veri işleme fonksiyonunun iyi ve kötü yönlerini sayısal verilerle göstermek için matematiksel bir değerlendirmeden oluşur.

3. Keşif testi: amacı önerilen veya uygulanan veri işleme uygulamalarının kusurlarını keşfetmek olan yapılandırılmış anketlerden oluşur.

13. Problem çözme süreci

14. Bilgisayar sorunlarını ortadan kaldırmak için eylem planı

Bir bilgisayar problemini ortadan kaldırmak için üst yönetimin ilk adımı atması gerekir. Bilgi bir şirket kaynağıdır ve bu nedenle herhangi bir başkası gibi yönetilmelidir. Üst yönetim, bu tür bir yönetim için gerekli yönergeleri oluşturmalıdır. Eylem planının dört aşaması aşağıda listelenmiştir:

Aşama 1: Veri işlemede kalite yönergeleri belirleyin. Bu aşamada yönetim, bilgi işlemeden beklediği kalite seviyesini belirlemelidir.

Aşama 2: Sorumluluk alacak bir kişi atayın. Yönergeler yalnızca tek bir kişiye uyumlulukları için sorumluluk verildiğinde işe yarar.

3. Aşama: Bir kalite güvence işlevi oluşturun. Bilgi işleme sürecinin düzgün işleyişinden sorumlu olan kişidir.

4. Aşama: Bir kalite kontrol işlevi oluşturun. Uygulama sistemlerinin her birinin geliştirilmesi ve yürütülmesi sırasında kalite kontrol yapılmalıdır. Bu işlev, veri işleme işlevi tarafından üretilen ürünlerin, kalite yönergelerinde yönetim tarafından belirlenen standartları karşılamasını sağlamaktan sorumludur.

15. Bilgisayar sorunlarının ana belirtileri

Yukarıda belirtilen modellere göre sorunun tespiti, daha sonra analizi ve çözümü amacıyla, bilgisayar sisteminde bir tür problemi gösteren 43 semptom listesi aşağıda gösterilmektedir. Sorumlulara bu analizi bir grup görevi olarak görmeleri veya bu testi bireysel olarak gerçekleştirmeleri tavsiye edilir, ardından söz konusu kişiler cevaplarını değerlendirmek için bir araya gelirler. Her nokta için böyle bir problemin ortaya çıkıp çıkmadığını belirtmek ve daha sonra onu örneklendirmek uygundur. Yanıt süresinde birçok nokta çakışırsa ve buna aynı örnekler eklenirse, iyileştirme yapılacak çok kesin noktalara sahip olacağız.

1. Bütçe aşıldı

2. Gecikmeler

3. Veri işleme departmanında güçlü personel değişimi

4. Yetersiz bilgisayar zamanı

5. Aşırı bilgisayar zamanı

6. Personelin sorunların nedenini teşhis edememesi

7. Eklenmeyen raporlar

8. Bilgisayar çıktı verilerindeki hatalar

9. Giriş verileri kayboldu

10. Yanlış giriş verileri

11. Yanlış işlem

12. Dosyalar kayboldu

13. Çıktı verileri kayboldu

14. Değişiklik kullanıcıya iletilmez

15. Değişiklik, veri işleme departmanına iletilmez

16. Atanmamış sorumluluk

17. Büyük projelerin ertelenmesi

18. Hiç kimse bir sorunun sorumluluğunu kabul etmez

19. Tedarikçiyle yapılan sözleşmeye ilişkin ihtilaf

20. Sözleşme, bir ürünün gerektirdiği belirli hizmetleri öngörmemektedir.

21. Edinilen uygulama şirkette değiştirilmelidir

22. İstenen donanım gerektiğinde kullanılamayacaktır

23. Bilgisayarın çıktı verilerinde manuel ayarlamalar yapılır

24. Aşırı sistem değişikliği talepleri

25. Değişiklikler çok hızlı isteniyor

26. Kullanıcı kayıtların kopyalarını saklar

27. Anormal sonlandırma (kesinti)

28. Terminal kilidi

29. Kullanıcı şikayetleri

30. Müşteri şikayetleri

31. Kişisel tatmin sağlamak için sistemin kötüye kullanılması

32. Sistemin istem dışı kötüye kullanılması

33. Sürdürülemeyen kod

34. Başlangıç ​​/ dönüştürme hatası

35. Bilgi işlem kaynaklarının uygunsuz kullanımı

36. Veri işleme personeli şirketin ihtiyaçlarını anlamıyor

37. Veri işleme personeli ile kullanıcılar arasında çatışma

38. Rezervasyon verilerinin olmaması

39. Aşırı iyileşme süresi

40. Ek donanım talepleri

41. Veri işleme bölümünde fazla mesai çalıştı

42. Çevrimiçi sistemler için aşırı yanıt süresi

43. Kötü tasarlanmış yazılım

16. Takım Çalışması ve Kalite Kontrol Çemberi

Kaizen sistemine uygun ve doğal olduğu gibi, şirketin ortak hedefler ve net vizyonlarla özgün ve sağlam bir ekip olarak çalışması gerekir. Sektörler arasındaki farklılıklar şirketlerde yaygındır ve bu, aynı kişilerin üyelerinin kendilerini genellikle veri ve bilgi sahibi olarak gördükleri ve masrafları kendilerine ait olmak üzere sistemleri tasarlama hakkı ile kendilerini düşündükleri bilgi işlem alanında daha da doğrudur. tat ve ölçü.

Oluşturdukları sistemlerin ve bunların oluşturdukları bilgilerin, şirketin mülkiyetinde olduğunu ve bu nedenle, ister iç ister dış olsun, kullanıcıların ihtiyaçlarına öncelik verilmesi gerektiğini vurgulamak gerekir (son durumun bir örneği, kurumların müşterileridir) net ve kesin faturalar isteyen herhangi bir şirketin veya işletmenin bankaları veya müşterileri; telefon şirketlerinde bunu bir düşünün).

Sistemlerdeki sürekli değişim problemlerinden kaçınmak için, çeşitli ihtiyaçların doğru ve derinlemesine bir analizi gereklidir ve buna bağlı olarak sistemin tasarımına devam edilir. Zaman dahil olmak üzere kaynakların optimum kullanımını sağlamak için Eşzamanlı Mühendislikten yararlanmak gerekir. Yalnızca ürünlerin tasarımını değil, aynı zamanda yürütme süreçlerini de geliştirmeye olanak tanıyan, bu tür programları veya sistemleri hazırlamak için son süreleri kısaltmaya olanak tanıyan metodoloji ve süreç.

Çeşitli sektörleri ayıran duvarların yıkılması, organizasyonel mükemmelliğe yol açacak şekilde bilgi ve iletişimde daha fazla akışkanlık sağlanması yukarıda bahsedilenler için büyük önem taşımaktadır.

Bu aynı çerçeve içinde ve bilgisayar sisteminin kalitesini, maliyetlerini, üretkenliğini, teslimat sürelerini, memnuniyet düzeylerini ve güvenliğini iyileştirmenin bir yolu olarak, hem bilgisayar alanı üyelerinden oluşan Kalite Çemberlerinin hem de Sistemin diğer kullanıcılarının yanı sıra BT alanındaki personelden oluşan Süreç İyileştirme Ekipleri.

Söz konusu Kalite Çemberleri veya Ekipleri, bir Lider ve Kolaylaştırıcı varlığında bir grup insanla birlikte çalışacaktır. Tespit edilen sorunların nedenlerini analiz etmek ve en iyi çözümleri önermek için farklı kalitede araç ve gereçler uygulamalıdırlar.

17. Öneri sistemi

Japon firmalarında olduğu kadar onları başlatan Batılı şirketlerde de harika sonuçlar üreten sistem. Sistem ekonomik açıdan büyük faydalar sağlamakla birlikte, temel varoluş nedeni, işyerinde günlük deneyimlerinden yararlanmanın yanı sıra çalışanların motivasyon düzeyini artırmaktır. BT personeli ve diğer şirket çalışanları (yöneticiler olsun ya da olmasın) ve harici kullanıcılar (özellikle büyük müşterilere özel önem vererek) katılabilir ve katılmalıdır.

Ekrandaki bilgi formları veya özetler açısından dahili ve harici kullanıcıların fikirlerinden yararlanmak, sistemi çalıştırmanın yolları, diğerleri arasında daha fazla kullanıcı memnuniyeti, daha yüksek düzeyde yanıtlar, maliyet tasarrufu ve daha fazla kolaylık sağlayabilir. kullanın.

18. Kullanıcı memnuniyet seviyelerinin ölçülmesi

Sayısal ölçümler yoluyla, sistemin iç ve dış müşterilerin ihtiyaçlarını ne kadar iyi karşıladığını bilmeyi sağlayan bir sistemin uygulanması büyük önem taşımaktadır. Bunun için, İstatistiksel Süreç Kontrolünün kullanılması, müşterilerin çeşitli ihtiyaçlarını karşılamak için bilgisayarlı işlemin kapasitesinin ne olduğunu bilmeye izin verecektir. "Kalite, müşterilerin ihtiyaçlarını ve makul beklentilerini karşılamak anlamına gelir"; Kalitenin uzun vadeli bir hayatta kalma meselesi olduğu da unutulmamalıdır.

Toplam kaliteye doğru gelişen herhangi bir faaliyet veya süreçte olduğu gibi, net bir müşteri-tedarikçi ilişkisi kurmak esastır, bu şekilde müşterilerin ihtiyaçlarını, tedarikçilerin ihtiyaç duyduğu bilgileri ve sistemin hedeflerini açıkça belirterek, net bir iyileştirilecek süreçlerin vizyonu.

Bilgi Teknolojileri alanının Planlama sürecinde, Kritik Başarı Faktörleri (CRF) olanların daha sonra insan, finansal ve zaman kaynaklarının en etkin ve verimli gerçekleştirilmesinde yoğunlaştırılması için oluşturulması gerekmektedir.

19. Kaynakça