Başlangıç toplantısı, projenizdeki iletişimin direği
Proje Direktörü olarak atandığınızda, projenizin ana paydaşları (paydaşlar) ile ilk etkileşimlerden biri, Başlangıç toplantısı olarak bilinen başlangıç toplantısıdır. Bu toplantıyı, projeyi yürüten şirketten sorumlu olanlar ile müşteri arasında yeni proje ile ilgili her şeyi ve başlangıcının resmi olarak nerede kurulduğunu konuşmak için bir toplantı olarak tanımlayabiliriz.
Bu toplantıya gerçekten dikkat ediyor musunuz yoksa proje süresince sahip olacağınızlardan sadece bir tanesi mi?
Başlangıç toplantısı, projenizdeki iletişimi kolaylaştırmak için çok güçlü bir araçtır
Resmi başlangıcı kurmanın yanı sıra, müşteri ve hizmet sağlayıcı firma arasında projenize rehberlik edecek sütunların oluşturulması gereken mükemmel bir buluşma noktasıdır. Başarısını garanti etmese de, kötü bir başlangıç toplantısının sorunlu bir proje için bir gösterge olması çok muhtemeldir: Herhangi bir projenin başarılı sonu, iyi bir başlangıçla pekişmeye başlar.
Başlangıç toplantısını değerlendirirken dikkate almanız gereken ilgili hususlardan bazıları şunlardır:
1. Yüz yüze görüşme yapın
Mümkün olduğunda, başlangıç toplantısını şahsen veya en azından video konferans yoluyla yapmaya çalışın. Sözlü olmayan iletişim muhatabımızı anlamak için iyi bir araçtır ve projenin ana aktörleriyle görsel temas kurabilmek onların beklentilerini anlamanıza yardımcı olacaktır.
2. Toplantıyı iyi hazırlayın
Hazırlık sırasında, aşağıdaki soruları çözmek için sahip olduğunuz tüm bilgileri gözden geçirmeniz önemlidir:
3. Toplantı sırasında
Proje yöneticisi olarak ana noktaları sunarken yol gösterecek olsanız da bunun kapalı bir toplantı olmasına izin vermeyin. Tartışmayı ilgili bazı noktalarda katılımcıların geri kalanına açmalısınız. Amaç, onların beklentilerini, temel endişelerini ilk elden öğrenebilmeniz ve her şeyden önce var olabilecek belirsizlikleri azaltabilmeniz veya en azından en aza indirebilmenizdir.
Asgari olarak uğraşmanız gereken konular şunlardır:
- Projenin amacını ve misyonunu ve kapsamını göstermelisiniz.Global takvimi (detaylandırılması gerekmez) ortaya çıkacak ana kilometre taşları ve teslimatlar ile birlikte sunun. Önceden tanımladığınız riskleri gösterin ve hakkında kısa bir tartışma açabilirsiniz. Mevcut olanlardan herhangi biri başka riskler belirlediyse, proje ekibini, rollerinin ve sorumluluklarının neler olduğunu tanıtmaları için iyi bir zamandır Sonraki adımları belirleyin.
4. Toplantıdan sonra
Başlangıç toplantısı toplantının sonunda bitmez. Tüm tarafların (müşteri ve tedarikçi) üstlendiği taahhütleri ve görevleri ve bunların uygulanmasından sorumlu olanları açıklığa kavuşturmalısınız. Bu, başlangıç toplantınızdan sonra eyleme geçmek için temel unsurdur.
5. Proje takip toplantısı
O dönemde projenin yürütülmesine dahil olan kişilerin katıldığı periyodik bir toplantıdır. Bu toplantıların sıklığı, genellikle projenin toplam süresine göre belirlenir, öyle ki doğru kontrol ve adanan çaba arasında bir denge sağlanır.
