Giriş
Bilgi, bir işletmenin sahip olabileceği potansiyel olarak en değerli varlıklardan biridir. Bu bilginin gerçek değeri, nasıl yönetildiğine, onu işlemek ve ürün veya hizmet lansmanına dönüştürmek için geçen süreye ve ne kadar verimli ve niteliksel olarak rakip şirketlerden daha iyi kullanıldığına bağlıdır.
Kendimizi içinde bulduğumuz bilgi, iletişim ve teknoloji çağında, doğru verilere ve bilgiye sahip olmak hayati derecede önemlidir, çünkü artık bilgi elde etmek için her zamankinden daha fazla kaynağa sahibiz, ancak yararlı bilgiler ile bilgiyi nasıl ayırt edeceğimizi bilmeliyiz. "dolgu". İnternet genel halkın kullanımı için daha erişilebilir hale geldiğinden ve bilgi teknolojilerinin hızlı gelişimi bilgi alışverişini etkileyici bir devrim haline getirdi; günümüzde bilgiye daha hızlı ulaşma ihtiyacı var; Dahası, bilgi alabileceğimiz çok çeşitli kaynaklar var ve ayrıca giderek daha fazla bilginin iletildiği daha fazla kanal var.
Bilginin yeni kaynaklar ve bilgi kanalları aracılığıyla iletilmesi ve elde edilmesi için sahip olduğumuz bu büyük erişilebilirlik, her geçen gün var olan sorunla ilgili daha fazla farkındalık yaratmış, ancak yine de daha dikkat çekici hale gelmiştir. bilginin güvenilirliği ve doğruluğu.
İyi bilgilendirilmiş bir kişinin, organizasyonlar için daha iyi hazırlanmış bir kişi olduğu bilinmektedir, bugün bu söz, pazarda rekabet avantajı elde etmek için hayati önem taşımaktadır; iyi bir bilgi toplama, yorumlama ve iyi yönetimin şirketler içinde iyi iletişim, daha iyi anlayış, daha iyi performans, daha fazla büyüme ve dolayısıyla daha fazla kâr anlamına geldiğini göstermiştir; hem ekonomik hem de konumlandırma. Aksine, genel olarak kötü bilgi şirketler için büyük ekonomik ve prestij kayıpları yaratacaktır.
Bu nedenle bilgi, bir şirket içinde son derece alakalı bir "silahtır"; en büyük zorluk, elimizdeki tüm bilgileri nasıl ayırt edeceğimizi bilmektir; Doğru kararlar verebilmek için hangi bilgiler aslında bize hizmet eder, hangi bilgiler doğru ve güvenilirdir.
Bu durumdan hareketle bilginin değerlendirilmesi için büyük bir ihtiyaç doğmakta; kaynakları, kanalları, alaka düzeyi, kullanımı, tüm bu unsurlar kuruluşun kararları ve işleyişi için doğru ise.
bilgi
Norbert Wiener, 1940'lardan Arturo Rosenblueth Stearns ile birlikte sibernetiğin babası olarak tanınan; sibernetik biliminin temellerini oluşturdu; günümüzde tamamen devrim yaratan bilim. Wiener bize ünlü bir cümle bırakıyor: "Etkili yaşamak, doğru bilgiye sahip olmak demektir."
Bu cümlede bilginin günümüzde hayatımızda taşıdığı büyük önemi görebilirsiniz; Çünkü iyi bilgilendirilmek, karar verme konusunda daha fazla bilgiye sahip olmamızı sağlar. Bu nedenle, bilgi etkili bir yaşam sürmemize izin veriyorsa, bilgi bir şirketi etkin bir şekilde yönetmemize izin verdiği gibi, bugün daha da fazla, çünkü bilginin mevcut olduğu bir dönemde olduğumuz için. Günün düzeni ve bu bilgiler, karar verirken düşünme, müzakere etme, yaşama şeklimiz üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.
Ama bilgi gerçekte nedir?
Bilgi, düzenli bir şekilde işlendiğinde, alıcının bilgi ve algısını değiştirmek amacıyla iletilen bir mesaj oluşturan ve dolayısıyla karar verirken etkisi olan bir veri kümesidir.
Şirketler için bilgi çok değerlidir, çünkü önceki tanımda belirtildiği gibi, karar verirken bilginin ağırlığı büyüktür, bu nedenle iyi bilgi şirket için kar sağlayabilir, bu nedenle bilgiler şu şekilde değerlendirilmelidir: şirket için bir varlık. Bilginin değeri, kuruluşun hedeflerinin gerçekleştirilmesi için kararlar almaktan sorumlu olanlar için temsil ettiği faydayla ilgili olacaktır.
Bir şirketteki bilginin büyük değerine bir örnek, pazara yeni bir ürün tanıtmak isterken verilebilir, bu nedenle bir pazar araştırması yürütürken, bize ürünün kabulü ve talebi hakkında bir tahmin verecektir. Ürünün geliştirilmesinde bu tahminin bilgilerini dikkate alırsanız, elde edilen bu bilgiler beklenenden daha fazla kar sağlayacaktır.
Bazen bilgi ve iletişim kavramı karıştırılabilir; fark geri bildirimde yatmaktadır, eğer geri bildirim yoksa, iletişim yoksa, iletişim bir insan etkileşimi biçimidir ve unsurların belirli bir karşılıklı bağımlılığı vardır; bilginin temel amacı ise bilgiyi artırmak ve karar verme sürecini desteklemektir.
İletişim içinde beklentileri yaratan bir algı vardır; bilgi bize sadece bilgi verir. İletişim, bilgiyi belli bir beklentiyle aktarmak, bilgilendirmek ise bilgiyi arttırmaktır.
Bilginin amaçlarından bazıları şunlardır:
- Karar verme için gerekli tüm bilgileri iletin Tüm şirket personelinin tutumunu, hedeflerinin ve faaliyetlerinin şirketin hedefleri ve faaliyetleriyle uyumlu olması için etkileyin.
Bilgi özellikleri
Bilgi, karar verirken kuruluşlar için bilginin değerini artıracak belirli özelliklere sahip olmalıdır. Bilgi bu özelliklerden hiçbirini karşılamıyorsa, yanlış yorumlama ve dolayısıyla kötü karar alma riski vardır.
Stair ve Reynolds (2000), bilgiyi değerli kılan özelliklerden bahseder:
kesin
Kesin bilgiler hatasızdır. Bazı durumlarda, genellikle "çöp girişi, çöp çıkışı" olarak bilinen dönüştürme işlemine yanlış veriler eklendiği için bilgi üretilir.
Tamamlayınız
Tam bilgi, tüm önemli verileri içerir. Örneğin tüm önemli maliyetleri içermeyen bir yatırım raporu tamamlanmayacaktır.
Ekonomik
Bilginin üretimi nispeten ucuz olmalıdır. Karar vericiler her zaman bilginin değerini üretmenin maliyetiyle karşılaştırmalıdır.
Esnek
Esnek bilgiler birçok amaç için kullanışlıdır. Örneğin, belirli bir parça için envanter stoğu hakkında bilgi, bir satış temsilcisinin bir satışı kapatması, bir üretim yöneticisinin daha fazla envantere olan ihtiyacı belirlemesi ve bir finans yöneticisinin toplam değeri belirlemesi için yararlıdır. şirketin envanter yatırımının.
Güvenilir
Güvenilir bilgi birkaç faktöre bağlı olacaktır. Çoğu durumda, bilginin güvenilirliği veri toplama yöntemine, diğerlerinde ise bilginin kaynağına bağlıdır. İsimsiz bir kaynaktan, petrol fiyatlarında bir artış olasılığı hakkında bir söylenti güvenilir olmayacaktır.
uygun
Karar verici için gerçekten önemli olan ilgili bilgilerdir. Bilgisayar mikroişlemcileri üreten bir şirket için odun fiyatının düşme olasılığı hakkındaki bilgiler geçerli olmayacaktır.
Basit
Bilgi basit olmalı, aşırı karmaşık olmamalıdır. Gelişmiş ve ayrıntılı bilgi genellikle gerekli değildir. Fazla bilgi, aşırı bilgi yüklenmesine neden olabilir, bu durumda bir karar verici o kadar çok bilgiye sahiptir ki, gerçekten önemli olanı belirlemesi imkansızdır.
vakitli
Zamanında bilgi, ihtiyacınız olduğunda doğru aldığınız şeydir. Bir hafta önce hüküm süren hava koşullarını bilmek, bugün ne giyeceğinize karar vermenize yardımcı olmayacaktır.
Doğrulanabilir
Bilgiler doğrulanabilir olmalıdır. Bu, belki de birçok kaynağa danışarak doğru olduğunu doğrulama yeteneği anlamına gelir.
ulaşılabilir
Bilgi, ihtiyaçlarını karşılamak için doğru formatta ve doğru zamanda elde etmesi gereken yetkili kullanıcılar tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır.
Kasa
Bilgiler, yetkisiz kullanıcıların erişimine karşı korunmalıdır.
Bilgi kaynakları
Bilgi kaynakları, şirkette karar almak için gerekli bilgilerin elde edilebileceği unsurlardır.
Şirketin her seviyesinde, genellikle farklı bilgi türleri gereklidir, örneğin:
- Daha üst düzeyde (direktörler, yöneticiler vb. Oluşur), şirketin yönünü belirleyen veya genişlemesine izin veren stratejilerin tasarımı için gerekli bilgiler gerekebilir (genellikle belirli ve dakik bilgiler gereklidir). ortam (patronlar, yöneticiler vb. oluşur), ticari stratejilerin tasarımı için gerekli bilgiler gerekebilir (genellikle önceki seviyeye göre daha ayrıntılı bilgi gerekir) Operasyonel seviyede (operatörlerden, satış elemanlarından vb. oluşur) Görevlerin yerine getirilmesi için gerekli bilgiler gerekli olabilir (genellikle önceki seviyeye göre daha ayrıntılı bilgi gereklidir).
Ve gerekli bilgileri elde etmek için, iç ve dış kaynaklara bölünebilen bilgi kaynakları kullanılır:
İç kaynaklar
Şirket bünyesinde bulunan kaynaklardır.
İç kaynak örnekleri, örneğin müşterilerle ilgili bilgilerin elde edilmesine, mali tablolara, şirketin mali durumuna ilişkin bilgilerin alınmasına izin veren, envanter kayıtları, satış kayıtları, kayıtlar gibi dahili veritabanları olabilir. maliyetler, şirket personeli vb.
Dış kaynaklar
Şirket dışı kaynaklardır.
Dış kaynaklara örnek olarak İnternet (devlet kurumu web sayfaları, rakip web sayfaları, vb.), Devlet daireleri, rakip mekanlar, tedarikçiler, distribütörler, müşteriler, gazeteler, dergiler, yayınlar vb. istatistikler, eğilimler, tercihler vb. ile ilgili bilgilerin elde edilebileceği yer. (Crecenegocios.com)
Bilgi kanalları
Bir gönderici, bir alıcıya belirli bilgileri iletmek istediğinde, belirli bilgi kanalları kullanılabilir; Bir bilgi kanalı, bilginin iletilmesi için kullanılan herhangi bir araç olarak anlaşılabilir, iletişim olarak kabul edilmesi için geri bildirimin olması gereken bir iletişim kanalının aksine, bilgi kanalının alıcıdan geri bildirim olması zorunlu değildir. Ancak bir kanal hem bilgi hem de iletişim için çalışabilir.
Bilgi kanallarının örnekleri intranet, internet, haber bültenleri, kitaplar, dergiler, gazeteler, radyo vb. Olabilir.
Bilgi akışları
Bir bilgi akışı, bilgilerin üretilmesinden kullanımına, geçici ve kesin birikimlerini belirterek değişir.
Her şirkette, üç temel bilgi akışı türü bir arada var olma eğilimindedir ve şirketin bu akışları yönetme yeteneği ne kadar büyükse, temel alınan maddi olmayan varlıklar (imajı, prestij, marka, müşterilerle iletişim gibi) o kadar önemlidir. onların içinde.
Bir yandan piyasanın hangi ürünlere ihtiyacı olduğunu ve bunları kapsayacak teknolojilerin var olduğunu belirlemek için çevreden bilgi alıyorlar, biz buna çevresel veya dış bilgi diyoruz.
Öte yandan, çevresel bilgilerin işlenmesinden ortaya çıkan ve şirket içindeki ilişkilerden türetilen bilgileri kurum içinde kendi içinde üretir, bizim iç bilgi dediğimiz şeydir.
Ve son olarak, şirketin ürettiği ürün ve hizmetleri tanıtarak kendilerine kurumsal bilgi adını veriyorlar. Onlara daha yakından bakalım:
A) Çevresel veya harici bilgiler. Şirkete çevreden giren bilgidir, mevcut piyasalarda başarılı olabilmek için esastır, temelde aşağıdakileri araştırmalıdır:
- Pazar ihtiyaçlarına cevap verebilme. Şirket, pazarın hangi ürünlere ihtiyacı olduğu gibi stratejileri belirlemek için çevreden bilgi alır Teknolojik becerilerin kazanılması. Şirket, hangi teknolojilerin var olduğunu tespit etmek, Ar-Ge fonksiyonlarının doğru işleyişi için eğitim, firmanın teknolojik kabiliyetini artırmak için çevreden bilgi almaktadır.
Şirketler çok farklı iki ortam hakkında bilgiye ihtiyaç duyar: yakın çevre ve uzak ortam, bu iki ortamın her biri hakkında bilgi edinmek için şunlar vardır: gayri resmi bilgi kaynakları (hiçbir yerde kayıtlı değildirler ve kişisel ilişkilere dayanırlar) ve resmi kaynaklar (kayıtlı kağıt, elektronik araçlar veya herhangi bir tür fiziksel destek).
- Acil ortam. Şirketin günlük olarak uğraşması gereken unsurlardan oluşur: müşteriler, tedarikçiler, distribütörler, rakipler, fon kaynakları ve düzenleyiciler Günlük olarak karşılaşması gerekmeyen, ancak tespit etmek için izlemesi gereken uzak ortam orta ve uzun vadede şirketin stratejilerinin uyarlanmasını gerektiren değişiklikler ve trendler. Daha geniş bir bağlamdır: politik iklim, ekonomik durum, sosyal eğilimler ve teknolojik yenilikler. NTIC sayesinde her gün uzaktaki ortam daha hızlı hale geliyor.
B) İç Bilgiler. Şirket, tüm bu dış bilgileri alırken, onu kendi ürettiği iç bilgilerle birleştirerek asimile eder ve işler, bu süreç daha sonra müşterilerine sunduğu ürün ve hizmetleri geliştirmesine yardımcı olur. Her şirkette iki ana iç bilgi türü ayırt edilebilir:
- Şirketler, genellikle şirketin kendi rutin işleyişinden (müşteri listeleri, ürün katalogları, depodaki envanter listeleri, muhasebe kayıtları, makinelerin sayısal kontrol verileri) kaynaklanan büyük miktarda operasyonel bilgi üretir. resmi olmalı ve bir tür fiziksel kayıtta kolayca saklanabilmelidir Şirketler, iç ve dış bilgilerin özümsenmesi veya sindirilmesi ve üyelerinin yaratıcı kapasitelerinin kullanılması sonucunda bilgi üretir (yeni ürünler tasarlanır, süreçler, yönetim mekanizmaları optimize edilir, vb.). Şirket öğrenir ve bilgi birikimi know-how şeklinde birikir. Bu bilgiler temelde gayri resmidir, insanların deneyimlerinde saklanır.
C) Kurumsal bilgiler. Şirketten dışarıya bilgi çıkışı dediğimiz şey budur. Hayatta kalmak isteyen herhangi bir şirket, çevresine, tüketiciler tarafından açıkça algılanmasına izin veren farklılaştırılmış bir mesaj yaymak için çaba sarf etmelidir. İki ana mesaj türü ayırt edilebilir:
- Şirket doğrudan iletişim eylemleri gerçekleştirebilir: bir reklam kampanyası başlatabilir, sponsorluk eylemleri yoluyla imajını kullanabilir, çok özel bir ürün oluşturmak için bir Ar-Ge süreci başlatabilir, bu durumda Çevreye yayılır, uygulamalı teknoloji şeklinde üründe yer alır Şirket, operasyonel yol üzerinden dolaylı iletişim eylemleri gerçekleştirebilir: Ürünlerinin kalitesiyle ilgilenen bir şirket, belki de bilmeden yayılıyor çevre ile ilgili bilgiler, kaliteli ürünlerle müşterilerini memnun ederek, müşterilerinin tanıdıkları arasında yaymaktan kendilerinin sorumlu olduğu bir marka imajı ve prestij elde etmektedir.
Bilgi sistemi
Bir sistem, hedeflere ulaşmak için birbiriyle etkileşime giren öğeler veya bileşenler kümesi olarak anlaşılır. Elemanların kendileri ve aralarındaki ilişkiler sistemin işleyişini belirler. Sistemler, girdiler, işleme, mekanizmalar, çıktılar ve geri bildirim gibi öğelere sahiptir.
Yazarlar Laudon ve Laudon (2004) tarafından tanımlanan bir bilgi sistemi, bir kuruluşun karar vermesini ve kontrolünü desteklemek için bilgileri toplayan, işleyen, depolayan ve dağıtan birbiriyle ilişkili bir dizi bileşendir. Bilgi sistemleri, karar verme, koordinasyon ve kontrolü desteklemeye ek olarak, yöneticilerin ve çalışanların sorunları analiz etmesine, karmaşık sorunları görselleştirmesine ve yeni ürünler oluşturmasına yardımcı olabilir. (Fernandez Alarcón, 2006)
Bu nedenle, bir bilgi sistemi, bir hedefin gerçekleştirilmesini destekleyecek bir geri bildirim mekanizmasına sahip olmak için bilgi toplamak, manipüle etmek ve yaymak için birbiriyle ilişkili bileşenler kümesidir.
Bir bilgi sisteminin bileşenleri
giriş
Bilgi sistemlerinde girdi, birincil verilerin toplanması ve yakalanmasından oluşan faaliyettir. Örneğin yeni bir ürün piyasaya sürülmeden önce, kabul edilip edilmeyeceğine dair bilgi almak için bir pazar araştırması yapılmalıdır.
Giriş birçok şekilde olabilir. Önceki örneği ele alırsak, ürünün kabul edilip edilmeyeceğini anlamanın yolu bir ankettir. Giriş, manuel veya otomatik bir süreç olabilir; Anket, ya kağıt üzerinde ya da sayımın otomatik olarak gerçekleştirildiği e-posta ile yapılır. Kullanılan giriş yöntemine bakılmaksızın, istenen çıktıyı elde etmek için girişin doğruluğu kritik önem taşır.
Soruşturma
Bilgi sistemlerinde işleme, verilerin yararlı çıktılara dönüştürülmesini veya dönüştürülmesini içerir. Bu, hesaplamaları çalıştırmayı, karşılaştırmalar yapmayı ve alternatif eylemler gerçekleştirmeyi ve verileri daha sonra kullanmak üzere depolamayı içerebilir.
İşleme elle veya bilgisayarlar tarafından yapılabilir. Pazar araştırması durumunda, gerekli işlem, piyasaya sürülecek ürünün kabulüne ilişkin olumlu yanıtların sayısını ve olumsuz yanıtların sayısını saymaktır.
kalkış
Bilgi sistemlerinde çıktı, genellikle belgeler ve / veya raporlar biçiminde yararlı bilgiler üretmeyi içerir. Bazı durumlarda, bir sistemin çıktısı başka bir sistemin girdisi olabilir. Yeni ürün için bir pazarlama sisteminin çıktısı, kabul edilsin veya edilmesin, yeni ürünün üretim miktarını bilmek için bir sisteme girdi olarak hizmet edebilir. Bir sistemin çıktısının diğer sistemlerin veya cihazların kontrolü için girdi olarak hizmet etmesi genellikle yaygındır. Örneğin, piyasaya sürülecek yeni ürünün bir ofis mobilyası olduğunu ve bu nedenle birçok değişkenin hesaba katılması gerektiğini, dolayısıyla müşteri, satıcı ve tasarımcının ürünlerin etkin bir şekilde tatmin edilmesini sağlamak için tasarım sürecini birkaç kez tekrar etmesi gerektiğini varsayalım. tüketici ihtiyaçları.
geri bildirim
Bilgi sistemlerinde geri bildirim, girdi veya işleme faaliyetlerindeki değişiklikleri etkilemek için kullanılan çıktıdır. Örneğin, hataların veya sorunların varlığı, giriş verilerini düzeltme veya bir süreci değiştirme ihtiyacını belirleyebilir. Yöneticiler ve karar vericiler için de geribildirim büyük önem taşımaktadır. Bir bilgi sisteminin çıktısı, örneğin, belirli kalemlerin envanter seviyelerinin azaldığını gösterebilir. Bir yönetici bu geri bildirimi daha fazla ürün sipariş etmeye karar vermek için kullanabilir. Envanter ikmali için yeni siparişler daha sonra sistemin girdileri haline gelecektir. Bu durumda,Geri bildirim sistemi bir sorunun varlığına tepki verir ve yöneticiyi belirli envanter kalemlerinin eksikliğine karşı uyarır. Bu reaktif yönteme ek olarak, bir bilgisayar sistemi ayrıca proaktif bir yöntem benimseyebilir ve sorunları önlemek için belirli olayların gelecekteki oluşumunu tahmin edebilir. Öngörme adı verilen bu kavram, gelecekteki satışları tahmin etmede ve envanter bitmeden envanter siparişi vermede yardımcı olabilir.Gelecekteki satışları tahmin etmek ve envanter bitmeden envanteri sipariş etmek için yararlı olabilir.Gelecekteki satışları tahmin etmek ve envanter bitmeden envanteri sipariş etmek için yararlı olabilir.
Kuruluşlarda bilgi yönetimi
Bilgi yönetiminin (IG) temel amacı, bir kuruluşun en iyi şekilde çalışması için ihtiyaç duyduğu bilgilerin uygun şekilde kullanılmasıdır. Bu, ilgisinin yalnızca bilgiye ve stratejik ve üretken süreçlere müdahale etme şekline değil, aynı zamanda kuruluşun uygun kullanımına ve tedavisine izin veren kaynaklarına odaklandığı anlamına gelir.
IG, faaliyetlerinin geliştirilmesinde herhangi bir kuruluş tarafından üretilen, alınan veya tutulan bilgileri kontrol etmek, saklamak ve ardından yeterli bir şekilde kurtarmak için gerçekleştirilen bir dizi faaliyettir.
Aynı zamanda, açık bir sistemdeki bilginin planlanması, organizasyonu, yönlendirilmesi ve kontrolü ve bilgi kaynaklarını ve varlıklarını iç ve dış kaynaklardan, anlamlı bir diyalogdan ve bilgi kaynaklarının verimli ve etkin bir şekilde yönetilmesini mümkün kılan teknikler olarak anlaşılır. Rekabet avantajları ve sistemin işleyişinin iyileştirilmesi veya uygun bilginin elde edilmesiyle ilgili her şey ile kişisel, operasyonel, organizasyonel ve stratejik düzeyde hedeflere ve hedeflere ulaşmak için proaktif karar vermeyi ve problem çözmeyi teşvik eden bir anlayış, doğru şekilde, doğru kişi için, doğru maliyetle, doğru zamanda, doğru yerde, doğru eylemi yapmak.
IG aynı zamanda, hedeflerin ve stratejilerin belirlendiği, kaynakların organize edildiği ve dağıtıldığı ve bilginin etkin ve verimli bir şekilde tanımlanmasını garanti edecek şekilde daha iyi yönetimi ve kullanımı için eylemlerin yürütüldüğü ve kontrol edildiği ekonomik bir faaliyettir, elde etme, temsil, depolama, arama ve geri alma, dolaşım veya dağıtım, analiz ve kullanım, kuruluş için avantajlar ve rekabet avantajları yaratma.
Temelde, bilgi ile ilgili kaynakları, sistemleri ve eylemleri planlar, organize eder, yönlendirir ve kontrol eder; Gelişimi, bilgi akışlarının sürekli dolaşımını sağlamak için bilgi sorumluluklarını atarken, maliyetleri en aza indirmeyi ve kullanımından ve tedavisinden elde edilen faydaları en üst düzeye çıkarmayı amaçlamaktadır.
Tüm bunlar, büyük ölçüde, kuruluşlar için stratejik bir kaynak olarak bilgiyi kullanmanın kabul edilen öneminin sonucudur. Organizasyonlarda iki tür kaynak yönetilir: maddi ve maddi olmayan duran varlıklar. Bunlardan birincisi, maddi ve finansal kaynaklar olan kuruluşlarda üretim süreçlerinin geliştirilmesine izin vermektedir. Bilgi ve bilgiden oluşan ikincisi, diğerlerinin yanı sıra, organizasyonel faydaları ve uzun vadeli strateji ve isteklerin yerine getirilmesini belirler. Bu nedenlerle, her ikisi de uygun şekilde uygulanmalıdır.
Şimdi, belirli bir bilgi durumunda, kuruluşun dışına yerleştirilebilen ve sırayla iletilebilen bir kaynak oluşturur, böylece üç bilgi akışı tanımlanabilir:
- Çevresel bilgi akışları: iş geliştirme için önemi nedeniyle kuruma giren dış çevreden gelen bilgilerden oluşur İç bilgi akışları: kurumsal bir kaynak haline gelen bilgilerden oluşur, içinde yer alan süreçlerde uygulanmak üzere şirket tarafından iletilir ve dağıtılır.Kurumsal bilgi akışları: Kuruluşun dış ortama gönderdiği, bilgi ürün ve hizmetlerinde gerçekleşen bilgilerden oluşur.
Bu, organizasyonların bilgi kapsamının, dış çevresi ile kurduğu etkileşim dinamikleri tarafından işaretlenmesini mümkün kılar. İkincisi, kurumsal işleyişi etkileyen politikalar ve düzenlemeler oluşturan tedarikçiler, rakipler, müşteriler ve kuruluşlardan oluşur.
Bu unsurların bilgisi ve etkileri, organizasyonlarda IG'nin etkin bir şekilde gelişmesini sağlar. Bu anlamda hem organizasyonun dış çevresini göz önünde bulundurmak esastır, çünkü bunda hem kurum için değeri olan bilginin büyük bir kısmı üretilir ve yönetilir hem de değerli bilginin sıklıkla üretildiği iç ortam (deneyimler, istatistikler) şirket için. Tüm bunlar, IG'nin bireysel bir bileşene (kuruluşun üyeleri), yapısal bir bileşene (çalışma gruplarına ve bunların işlevlerine karşılık gelir) ve son olarak da örgütsel yapıya sahip bir diğerine (kuruluş ve çalışma dinamikleri) yönelik olduğu anlamına gelir.). Daha sonra, bilginin kullanımı için üç ortamımız var: bireysel, organizasyonel ve dış çevre.
Buna uygun olarak, IG, gerçekleşeceği bağlamın analizinden başlamalı, bu nedenle ilk başta, gerçekleşeceği sistemik işleyişin dinamiklerini anlamak önemlidir ve dikkate alınmalıdır:
Kuruluşun ağı veya iş ortamı. Bileşenleri ve ilişkileri:
- Örgütsel yapı Stratejik ve üretken süreçler Ürünler ve hizmetler Örgütsel kaynaklar (malzeme, mali ve insan) Örgütsel kültür Tekniklerin, araçların, faaliyetlerin ve yönetim yaklaşımlarının uygulanması.
Daha sonra, bilginin üç boyutu veya organizasyonel çevrede verilen fiili kullanım ve muamelesi analiz edilmelidir.
Tüm bunlar, kuruluşun kullandığı ve ihtiyaç duyduğu bilgileri ve bunların içinde nasıl dolaştığını en başından bilmeyi gerektirir. İkincisi, onu kimin kullandığını, nasıl, nerede depolandığını ve ne için kullanıldığını, yani onunla ne yapıldığını belirlemeye izin verir. Ancak bu şekilde her bilginin yaşam döngüsünü, geçirdiği dönüşümleri ve uygulamasını anlamak mümkündür. Bu ilk teşhis olmadan, tedavinin gerçek durumu ve bilginin kullanımı konusundaki bilgisizlik nedeniyle İG'nin stratejileri ve eylemleri yönlendirilemez.
Organizasyondaki bu bilgi teşhisi, aşağıdakileri tanımlamanın gerekli olduğu zorunlu bir adımdır:
- Organizasyonda mevcut bilgi kaynakları Suntuğu bilgi ihtiyaçları Bilgi akışları Kurumdaki bilgi kaynakları Bilgi kültürü Bilgi sistemleri Organizasyon içinde ve organizasyon yapısı boyunca yürütülen temel bilgi süreçleri Ana bilgi hizmetleri.
Bu teşhisin yalnızca maddi koşulların ve organizasyondaki bilgi dağılımının dinamiklerinin, örneğin kaynaklar, sistemler, süreçler, hizmetler, veri akışları vb. Çalışmalarına yönelik olmaması gerektiğini vurgulamak önemlidir. Politikalar, eylem kuralları ve prosedürler gibi öznel konular da dikkate alınmalıdır; yanı sıra bilgilendirici varsayımlar, inançlar, stratejiler, beceriler ve yetkinlikler, kısaca örgüt üyelerinin bilgi kültürü ve zihinsel modelleri ile ilgili her şey. Tüm bu yönler önemlidir çünkü çoğu zaman bilginin işlenmesi ve kullanılmasını olumlu veya olumsuz etkiler.
Organizasyonda var olan bilgisel güçlü ve zayıf yönlerin daha iyi gözlemlenmesini sağlayan bu teşhis konulduktan sonra, yapının, süreçlerin, hizmetlerin ve ürünlerin bilgi açısından önemini göz önünde bulundurması gereken IG'ye rehberlik etmek mümkündür; bilgi kaynakları, politikalar, düzenlemeler ve stratejiler. Tüm bunlar, IG'nin bu unsurları şu şekilde uyarlamasına izin verir:
- Organizasyon yapısı, bilginin dağıtımına ve kullanımına fayda sağlar. Bilgi akışlarının dinamikleri daha sonra bilginin erişilebilirliğini, organizasyonunu ve kullanımını kolaylaştırır.Bilgi süreçleri daha iyi yönetilir ve bunlarda karar verme ve organizasyonel yeniliği büyük ölçüde destekleyen gerçek bir dönüşüm ve katma değer oluşması garanti edilir. Bilgi kaynakları, sistemlere ve hizmetlerin sağlanmasına entegre edildikten sonra fayda sağlayacak şekilde yönetilir. Maliyetleri aşmadan veya lojistik kayıplar oluşturmadan süreçleri yürütmek için gerekli bilgi kaynaklarını elde etmenin mümkün olduğu durumlarda, yeterli tedarik zinciri yönetimine dayalı olarak organizasyonun işlevlerinin geliştirilmesi için yeterli girdiler mevcut olacaktır.Bilgilendirici ürün ve hizmetler, kullanıcıların ihtiyaçları ve gereksinimleri doğrultusunda oluşturulur. Şirketin değişen çevreye hızlı adaptasyonuna etkili ve verimli bir şekilde katkıda bulunmak için değişiklik beklentisiyle geliştirilebilirler. Böylelikle kurumda bu kaynağa verilen muameleye göre her zaman katma değerli bilgi sağlayarak bunların talep ve tüketimi artacaktır.Politikalar, düzenlemeler ve bilgilendirme stratejileri bilgi kültürünün pekiştirilmesini desteklemektedir. bu da, bu kaynağın kullanımının ve uygulamasının rekabetçi avantajlar üretecek bir mekanizma olarak algılandığı bir çalışma ortamının yaratılmasına katkıda bulunur. (Rodríguez Cruz, 2008)2008)2008)Şirketin değişen çevreye hızlı adaptasyonuna etkin ve verimli bir şekilde katkıda bulunmak için değişikliklerden önce. Böylelikle kurumda bu kaynağa verilen muameleye göre her zaman katma değerli bilgi sağlayarak bunların talep ve tüketimi artacaktır.Politikalar, düzenlemeler ve bilgilendirme stratejileri bilgi kültürünün pekiştirilmesini desteklemektedir. bu da, bu kaynağın kullanımının ve uygulamasının rekabetçi avantajlar üretecek bir mekanizma olarak algılandığı bir çalışma ortamının yaratılmasına katkıda bulunur. (Rodríguez Cruz, 2008)Şirketin değişen çevreye hızlı adaptasyonuna etkin ve verimli bir şekilde katkıda bulunmak için değişikliklerden önce. Böylelikle kurumda bu kaynağa verilen muameleye göre her zaman katma değerli bilgi sağlayarak bunların talep ve tüketimi artacaktır.Politikalar, düzenlemeler ve bilgilendirme stratejileri bilgi kültürünün pekiştirilmesini desteklemektedir. bu da, bu kaynağın kullanımının ve uygulamasının rekabetçi avantajlar üretecek bir mekanizma olarak algılandığı bir çalışma ortamının yaratılmasına katkıda bulunur. (Rodríguez Cruz, 2008)her zaman organizasyonda bu kaynağa verilen muameleye uygun olarak Politikalar, düzenlemeler ve bilgilendirme stratejileri, bilgi kültürünün pekiştirilmesini destekler ve bu da, bir çalışma ortamının oluşturulmasına katkıda bulunur. bu kaynağın rekabet avantajları yaratmak için bir mekanizma olarak kullanılması ve uygulanması. (Rodríguez Cruz, 2008)her zaman organizasyonda bu kaynağa verilen muameleye uygun olarak Politikalar, düzenlemeler ve bilgilendirme stratejileri, bilgi kültürünün pekiştirilmesini destekler ve bu da, bir çalışma ortamının oluşturulmasına katkıda bulunur. bu kaynağın rekabet avantajları yaratmak için bir mekanizma olarak kullanılması ve uygulanması. (Rodríguez Cruz, 2008)
Bilginin ekonomik boyutu
Şirkette bilginin temel işlevi belirsizliği azaltmak ve rasyonel karar almaya katkıda bulunmaktır. Herhangi bir eylem için ilk adım olarak, dönüştürülecek gerçeklik, mevcut araçlar ve kullanılacak farklı süreçler hakkında mümkün olduğunca eksiksiz bilgi gerektiren bir karar olan özel bir karar gereklidir. Öte yandan, faaliyet başladıktan sonra, planlandığı gibi gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini ve belirlenen amaçlara ulaşılıp ulaşılmayacağını kontrol etmek için onu izlemek de gereklidir. Her iki durumda da aynı unsur gereklidir: bilgi.
Bilginin belirsizliğin azaltılmasında, kararların alınmasında ve gerçekleştirilen eylemlerin kontrol edilmesinde önemine ek olarak, bilginin onu kritik hale getiren ekonomik bir boyutu vardır. Ortaya çıkan ekonomik sorun, daha iyi kararlar vermek veya daha iyi bir takibi etkilemek için en iyi bilgiye sahip olmanın, daha yüksek bir maliyete yol açmasıdır. Diğer bir deyişle, söz konusu bilginin yararlılığı ile maliyeti arasındaki ilişkiye bağlı olarak, kararın alınması veya yapılacak kontrol için gerekli bilginin yeterli doğruluk düzeyini belirlememiz gerekir.
Bir bütün olarak bilgi işlevi, Şirketin Bilgi Sistemi aracılığıyla geliştirilir, bu sistemin bir dizi araç (araçsal ve insan) olduğunu ve normal bilgi için gerekli bilgileri elde etmek, işlemek ve iletmek veya depolamak için yapılandırılmış prosedürler olduğunu hatırlayın. Şirketin işleyişi. Bu tür bilgiler uygun, yeterli miktarda ve nitelikte, doğru ve doğru olmalı ve ihtiyacı olan kişiye doğru zamanda, doğru yerde, basit bir şekilde, mümkün olan en düşük maliyetle sağlanmalıdır.
Şirket çevresi ile ilgilidir ve ondan bilgi toplar, işlenen ve faaliyet gösterdiği bağlamı (ekonomik, sosyal, politik, teknik, yasal, kültürel vb.) Bilmesini sağlar. Şirketin "kendini bilmesi gerekir" Yani, durumlarını ve akışlarını optimize etmek için nasıl olduğunu, nasıl yapılandırıldığını, nasıl çalıştığını bilmek ve hedeflerine en çok uyan konfigürasyonu elde etmek. Son olarak, şirketin harekete geçmesi için bilmesi gerekir, belki de bu son husus, şirketin “bilgi” kaynaklarına verdiği değer açısından en önemlisidir. Şirket için öncelikli ve gerçekten hayati bir kaynak varsa, karar vermek için yeterli bilgiye sahip olmaktır.
Bilgi ve karar verme
Şirketin varoluş amacı bir dizi hedefe ulaşmaktır. Bu hedeflere ulaşmak için bir dizi eylemin gerçekleştirilmesi gerekir. Bu eylem, temel kalitesi diğer kuruluşlar, transformatörler veya tüketiciler için yararlı veya uygun olan ürünlerin elde edilmesinin bir sonucu olarak, yalnızca giriş transformatörü işlemlerine indirgenir. Bilgiyi eyleme dönüştürme süreci, şirket yönetiminin temel bir özelliğidir. Her eylemin arkasında, yeterli bilginin titiz bir şekilde analizine dayalı olması gereken bir karar olduğu anlaşılmaktadır. Bu nedenle bilgi, karar verme için temel bir unsur olarak görünmektedir.
Bilginin yararlılığı, bu tür bilgilere duyulan ihtiyacın derecesine, zaman faktörüne göre güncelliğine ve içeriği ve sunum şekli bakımından az ya da çok yeterli olup olmadığına bağlı olacaktır.
Öte yandan, bilginin maliyeti, değeri elde etmek istediğimiz doğruluk derecesine ve söz konusu bilgiyi elde etmek için gereken süreye bağlı olacak, mükemmel şekilde ölçülebilir bir büyüklüktür.
Ortaya çıkan sorun, kararın alınması için gerekli olan bilgilerin doğruluk düzeyinin ne olduğunun belirlenmesidir. Bir doğruluk derecesini değerlendirmemize bağlı olarak, belirli maliyetler ödeyeceğiz. Şimdi, neyin söylenmesi gerektiğini "yeterli" doğruluk düzeyini belirlemek için hangi kriterleri uygulayabiliriz?
Bu durumda, alınacak karar için nicelik, nitelik ve yeterli bilgi birikimine sahip olmanın ekonomik açıdan ölçülebilir sonuçlar elde etmeyi gerektireceğini düşünüyoruz. Bu tür bilgilere sahip olmamakla birlikte, daha önce ifade edilen terimlerle, sadece beklenen sonuçların elde edilmemesini ve dolayısıyla önerilen hedeflere ulaşılmamasını değil, aynı zamanda bir dizi önyargının üretildiği ve karar verme sürecini en uygun koşullarda yürütememe durumu nedeniyle ekonomik şartlar.
Öte yandan, hem fayda faktöründe hem de maliyet faktöründe eşit derecede belirleyici bir husus vardır, bu husus zaman boyutudur. Gerekli bilgilere daha hızlı sahip olabildiğimiz ölçüde, bu bilgiler daha faydalı olacaktır; Bu tür bilgilerin mevcudiyeti ne kadar uzun sürerse, kararın verilmesi o kadar az yararlı olacaktır. Bu ilişkiyi şu terimlerle ifade edebiliriz: ne kadar uzun olursa o kadar az yararlı olur ve bunun tersi de geçerlidir.
Mantıksal olarak, bu fayda fonksiyonu, parasal birimlerle ölçebileceğimiz bir maksimum değere sahip olacaktır; Karar verme sırasında gerekli bilgilere sahip olabildiğimiz ve aynı şartlarda ölçülebilir sonuçlar elde edebildiğimiz ölçüde. Karar vermek için gerekli bilginin fayda açısından ifade edilen değeri, söz konusu kararı geliştirdikten sonra elde etmeyi beklediğimiz sonuçların minimum değerine en fazla eşit olacaktır.
Kararın kısa sürede alınması için gerekli bilgileri elde etmek, yani söz konusu bilgileri elde etme sürecine çok az zaman ayırmak, genellikle çok yüksek bir maliyet içerecektir; Öyle ki, gerekli tüm bilgileri doğru karar verme anında, yani sıfır anında elde etmenin maliyeti çok yüksek olacak ve sonsuza meyletecektir. Karar için gerekli bilgileri elde etmek zaman aldığından, yani bu tür bilgiler daha az zorlayıcı hale geldiğinden, daha düşük maliyetlerle elde etmenin mümkün olacağını anlıyoruz. Ya da başka bir ifadeyle ifade edersek, zaman içinde ertelenen bilginin maliyeti açısından değeri, daha çabuk elde edebilirsek söz konusu bilginin değerinden daha az olacaktır.Kararın verilmesi için gerekli bilgiye ne kadar önceden sahip olursak, bu tür bilgilerin sahip olacağı ekonomik değer o kadar az olacaktır.
Bilginin belirsizliği azaltmada ve karar vermede önemi, ona kritik bir faktör olarak karakterini veren ekonomik bir boyuta sahiptir. İzlenen hedeflere uygun bir karar vermek için, alınan bilginin niceliği, kalitesi, yeterli sunumu ve zamanına göre hem daha objektif hem de faydalı olacak rasyonel bir analiz süreci geliştirilmelidir. Ortaya çıkan ekonomik sorun, en iyi bilgiye sahip olmanın daha iyi kararlar vermeyi gerektirmesi, ancak daha yüksek bir maliyetle ilişkilendirilmesidir. Başka bir deyişle, söz konusu "yeterli" bilginin kullanışlılığı ile maliyeti arasındaki ilişkiye dayanarak, kararın alınması için gerekli olan bilginin yeterli doğruluk düzeyini belirlememiz gerekir. (Mateo Mateo ve Álvarez Herranz,1999)
Bilgi denetimi
Bu makale boyunca bilginin ne olduğunu, özelliklerini, bir bilgi sistemi olduğunu tanımladık; organizasyonlardaki ekonomik önemi ve onu yönetme ihtiyacı; ve bilgi denetimi burada devreye girer, çünkü yukarıda tanımlandığı gibi, bilgi yönetimi doğru bilgiyi, doğru kişi için doğru fiyata doğru şekilde elde etmeyi ifade eder., doğru zamanda ve yerde. Ancak elde edilen bilgilerin yeterli olup olmadığını nasıl anlarsınız? Çok fazla bilginin, fazla bilgi kaynağının olduğu bir zamanda olduğumuz için, elimizde bu kadar çok bilgi olmasına rağmen doğru bilgiyi elde etmek giderek zorlaşıyor.
Niteliksiz denetim, geniş anlamda bir şeyi incelemeyi, keşfetmeyi, tanımlamayı ve değerlendirmeyi amaçlayan bir süreçtir.
Mali denetim veya dış denetim, düzensizlikleri gözden geçirmek ve şirketin varlıklarının gerçek bir resminin sağlanmasını sağlamak için bir şirketin muhasebe kayıtlarını inceler.
Bilgi denetimi analiz eder ve değerlendirir ve bununla birlikte bilginin kurum içinde kullanımını iyileştirmesi umulur.
Bilgi denetiminin tanımları çeşitlidir, ancak çoğu bazı temel önermelerden başlar:
- Bilginin bir kaynak, kuruluşun bir varlığı olarak anlaşılması gerçeği Bir kaynak olarak, bilginin yönetilmesi gerekir ve bu nedenle onu bilgi yönetimi, bilgi politikası ve Bilgi denetimi ile ilgileniyoruz Bilgi yönetimi kurumun hedefleri, misyonu ve stratejisiyle yakından bağlantılıdır.
Aşağıda çeşitli yazarların bazı tanımları bulunmaktadır;
Guy St Clair denetimi aşağıdaki terimlerle tanımlar:
“Bilginin nasıl kullanıldığını, hangi hizmet seviyelerinin talep edildiğini, müşterilerin kim olduğunu ve ne tür bilgilerin sağlanması gerektiğini anlamanın en basit yöntemi bilgi denetimidir. Basit bir ifadeyle bilgi denetimi, şirketin bilgilerle ilgili tüm işlevlerini inceleyen ve bunları nasıl kullanacaklarını belirleyen bir süreçtir ”.
İngiltere Bilgi Kaynakları Yönetim Ağı (IRM) şunları tanımlar:
"Kullanımın, kaynakların ve bilgi akışlarının sistematik bir analizi ve hem insanları ilgilendiren şeyleri hem de mevcut belgelerde bir şirketin hedeflerine ne ölçüde katkıda bulunduklarını belirleyen bir kontrol."
EM Cortez, EJ Kazlauskas şunları söylüyor:
"Bilgi denetimi, bir şirket içindeki bilgi akışının etkinliğini incelemeye hizmet eden bir dizi stratejiyi belirleyen genel bir terimdir."
P. Morgat şunu tanımlar:
"Bilgi denetimi, asgari olarak, şirket için mevcut bilgi kaynaklarının (bilgi mirası) hangilerinin gerçekten ihtiyaç duyduğu kaynaklar (hayati bilgiler) olduğunu ve bunların sahip olmadığı kaynaklar (eksiklikler) olduğunu belirlemeye izin verir. bilgi) ve son olarak, gereksiz maliyetler (gereksiz bilgi) üreten kaynaklar nelerdir ”.
Bu nedenle, bilgi denetimi, temelde şirketin hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli bilgi kaynaklarının belirlenmesi ve değerlendirilmesi sürecidir. Bu, bir bilgi yönetimi stratejisi belirlemeden önceki bir adımdır. Basitçe söylemek gerekirse: Bilgi denetiminin amacı, sistemde dolaşan bilginin kuruluşa en uygun bilgi olmasını sağlamaktır.
Bilgi denetiminin üç ana bileşeni vardır:
- Kuruluşun hedeflerini karşılaması için ihtiyaç duyduğu bilgilerin belirlenmesi Bu ihtiyaçların, kuruluşun halihazırda kullandığı bilgilerle karşılaştırılması, böylece karşılanmamış ihtiyaçlar ortaya çıkar ve mevcut kaynakların kuruma gerçekten değer katıp katmadığını değerlendirir Tanımla organizasyonda dolaşması gereken ve hatta nasıl dolaşması gerektiğini detaylandırabilen bilgi üzerine stratejiler. (Cornella, 2003)
Denetimin kapsamı çok geniştir ve bilgi denetimi aşağıdakileri yapmayı önerdiğinden her tür organizasyon için uygundur:
- Kuruluş içinde bilgi kullanımının teşhisi Mevcut bilgi kaynaklarının tanımlanması ve örneklenmesi Hangi bilgilerin, neden ve kimler için gerekli olduğunun keşfedilmesi Bilginin kullanılması ve karşılaştırılması.
Bilgi denetiminin faydası
Bilgi denetimi, bilgi sisteminin etkinliğini ve verimliliğini, mevcut bilgi ihtiyaçlarını, bilginin kullanım ve dağıtımının etkinliğini ve işlevsel alan veya departman bazında bilginin kullanım ve ihtiyaçlarını değerlendirir. Ayrıca, sistemdeki boşlukları, tutarsızlıkları ve tekrarları, yeni bilgi kaynaklarını, zayıf noktaları ve fırsatları ve bilgilere ilişkin kullanıcı / müşteri davranış ve uygulamalarını (elde etme ve dağıtma yolları) belirler.
Bir bilgi denetimi, kuruluşun bilgi ihtiyaçlarını belirler, bilgi kaynaklarının bu ihtiyaçlara nasıl cevap vereceğini belirler ve bilgi kaynağını iyileştirmek için yönergeler belirler.
Bilgi denetimi aşağıdaki noktaları bulmayı amaçlamaktadır:
- Kağıt üzerinde, elektronik ortamda veya çalışanların zihninde yer alan organizasyonel bilgiler Bilgiyi bilgiye dönüştürmesi gerekenler için erişilebilir kılmak için kaynaklar Bilgi kullanımında yer alan kişiler Formlar Hedeflere ulaşmak için bilgilerin kullanıldığı araçlar Manuel dizinlerden en karmaşık otomatik sistemlere kadar bilgilerle etkileşimde bulunmak için kullanılacak araçlar.
Bir bilgi denetiminin cevaplaması gereken sorulardan bazıları şunlardır:
Kuruluşlar bilgiyi ne kullanır?
Gerçek ve potansiyel kullanıcılarınız veya müşterileriniz kimlerdir?
Hangi bilgi kaynaklarına sahipsiniz? Kuruluşun hedefleri ve kullanıcılar veya müşteriler tarafından ihtiyaç duyulan hizmet seviyeleri için uygunlar mı?
Bilgi nasıl dağıtılır ve yayılır?
Bu ne için?
Kim yönetir ve kontrol eder?
Değerini ve maliyetini nasıl belirleriz?
Bilgi denetimi uygulaması
Bilgi denetimi, mülkiyetine bakılmaksızın her tür kuruluşa uygulanabilir: kamu, özel veya kar amacı gütmeyen kuruluş, ekonomik sektör veya faaliyet alanı.
Bilgi denetiminin uygulama alanları şunlardır:
Bir bilgi hizmetinin oluşturulması ve kurumsal bir bilgi politikasının oluşturulması.
Bir bilgi biriminin kuruluşunun ilk aşamasındaki denetim gerçeği, bunun başarısının geleceğinin garantisidir.
Bir hizmetin değerlendirilmesi.
Değerlendirmeyi dört farklı bakış açısıyla gerçekleştirebiliriz:
- Sonuçların hedeflere göre ölçülmesi Göstergeler ve karneler aracılığıyla yönetimi analiz etmek Analizi mevcut standartlarla karşılaştırmak Kullanıcıların birimin etkinliğini değerlendirmesine izin vermek.
Bilgi hizmetinin stratejik incelemesi.
Sorgu noktasının stratejik bir incelemesini gerçekleştirmek için bir denetim süreci kullanılabilir.
İş stratejisinin yeniden tanımlanması.
Bir organizasyondaki herhangi bir değişim süreci tüm kaynakları ve varlıkları etkiler ve bu anlamda bilgi ona yabancı değildir. Denetim, değişen unsurları belirlemek ve yeni bağlama uygun çözümler sunmak için ideal bir yöntemdir.
Bir bilgi stratejisinin oluşturulması.
Şirketin hedeflerine ulaşmak için gerekli bilgi kaynaklarının belirlenmesi ve değerlendirilmesi süreci olarak, bir bilgi denetimi, bir bilgi yönetimi stratejisinin belirlenmesinde önceki adımdır.
Hizmetlerin birleşmesi veya yeniden yapılandırılması.
Şirketlerin ve bilgi hizmetlerinin birleşmesi veya yeniden yapılandırılması bağlamında, denetim, yeni bilgi hizmetinin yapısını tanımlamak, misyonunu ve hedeflerini belirlemek ve bunlarla yüzleşmek için gerekli kaynakların tahsisini belirlemek için en uygun metodoloji olabilir. başarı garantili yeni aşama.
Bir intranet uygulaması.
İletişim ve bilgi dağıtımı için teknolojik bir araç olarak intranet, bilgi açısından kullanıcıların / müşterilerin gereksinimlerinin ne olduğu, bu bilgilerin nasıl kullanıldığı ve paylaşıldığı, şirketin hangi iç ve dış kaynaklara sahip olduğu konusunda çok kesin bir bilgiye sahip olmalıdır. diğer unsurlar arasında organizasyon.
Bilgi hizmetinin kısmi politikalarının gözden geçirilmesi.
Bilgi servisinin kısmi politikalarını gözden geçirmek için bir denetim de kullanılabilir.
Bilgi yönetimi projelerinin uygulanması.
Denetim, kuruluş içindeki bilgi akışlarını, kullanıcıların ihtiyaçlarını ve kuruluş için bir bilgi yönetimi politikasının uygulanmasının ilk adımını oluşturan temel bilgileri belirlemek için en uygun araçtır.
Bilgi denetiminin aşamaları
Bilgi denetimleri yapmak için farklı metodolojiler vardır, genel düzeyde aşağıdaki aşamalar göze çarpmaktadır:
- Planlama. hedefleri net bir şekilde geliştirmek, neyi başarmak istediğimizi bilmek, organizasyonu bilmek ve organizasyondaki kilit kişileri tanımlamak (hiyerarşik seviyede değil, işlevsel seviyede). Projenin boyutunu ve kaynaklarını (kaynak konumunun fiziksel, bilgi, insan, finansal ve fiziksel boyutu) bilin. Metodolojiyi seçin: veri toplama, veri analizi, veri değerlendirme, hedeflerin ve tavsiyelerin sunumu ve uygulama ve öneriler için eylem planı. Stratejik bir plan ve iletişim planı geliştirin: denetim öncesinde, sırasında ve sonrasında. Medya yönetimine katılın, bir iş planı geliştirin, Veri toplamayı teşvik etmenin veya tanıtmanın bir yolunu bulun. Bilgi kaynakları veritabanı geliştirin.Veri toplama, anket, grup ve bireysel görüşmeler için hazırlık Veri analizi, veri hazırlama, analiz yöntemleri Veri değerlendirme, boşlukları ve tekrarları değerlendirme, bilgi akışını yorumlama, sorunları değerlendirme, öneriler oluşturma, değişim için bir eylem planı geliştirin Önerileri iletin, raporu yazın, sözlü sunumlar ve seminerler, kurumsal intranetler / extranetler, katılımcılarla ve süreçteki kilit kişilerle geri bildirim alın Tavsiyelerin uygulanması. Bir uygulama programı geliştirin, değişiklikleri resmi planlara dahil edin (pazarlama, iş ve strateji), bir uygulama sonrası strateji geliştirin, bir bilgi politikası geliştirin, denetimi izlemeye devam edin.Değişiklikleri ölçün ve değerlendirin, düzenli bir bilgi denetimi döngüsü planlayın.
Sonuçlar
Şirketler için bilgiler halihazırda varlıklarının bir parçasıdır, ancak bilginin ne zaman şirket için gerçekten değerli ve yararlı olduğunu veya bu bilginin yalnızca "doldurucu" olduğunu anlamak önemlidir.
Bilgi denetimi, bilgi, kaynakları, kanalları, sistemleri ile ilgili her şeyi, uygun bilgiye sahip olmak için ve sonra evet, iyi bir şekilde yönetebilmek için değerlendirmenin bir yoludur.
Ancak bilgi denetimi, diğer denetimlerden farklı olarak standartlara göre düzenlenmediğinden, şirketlerin bir zorunluluğu ya da gerekliliği olmadığı için her zaman kötü bilgi alma riski vardır ve bu nedenle ikisi de kötü kararlar verir.
kaynakça
- Cornella, A. (2003). Önsöz. C. Ben Aumatell, Bilgi denetimi. Barselona, İspanya: UOC.Crecenegocios.com. (Sf). Bilgi kaynakları. 23 Mayıs 2013 tarihinde crecenegocios.com adresinden erişildi: http://www.crecenegocios.com/fuentes-de-informacion/Stair, R., & Reynolds, G. (2000). Bilgi sistemleri ilkeleri: idari bir yaklaşım. DF, Meksika: Uluslararası Thomson Alcalá Üniversite Kütüphanesi. (Sf). Bilgi kaynağı türleri. Alcalá Üniversite Kütüphanesi'nden 23 Mayıs 2013 tarihinde alındı: Fernandez Alarcón, V. (2006). Bilgi sistemleri geliştirme: Modellemeye dayalı bir metodoloji. Katalonya, İspanya: UPC.Mateo Mateo, C. ve Álvarez Herranz, A. (1999). Bilgi faktörünün ekonomisi. İspanya: Castilla-La Mancha Üniversitesi. Rodríguez Cruz, Y. (8 Nisan 2008).Makaleler Bilgi ve zeka yönetimi: örgütsel bağlamlarda entegrasyon. Havana Küba.
